El software de gestión de documentos captura, almacena, gestiona y comparte de manera segura los documentos de la empresa. Estas soluciones almacenan documentos electrónicos, como documentos de Word, PDFs, presentaciones, facturas e imágenes escaneadas de documentos en papel, en una ubicación centralizada. El software de gestión de documentos está diseñado para controlar todo el ciclo de vida de los documentos, incluyendo la retención, creación y accesibilidad de documentos. También gestionan las pistas de auditoría, la indexación, el control de versiones y los flujos de trabajo. Típicamente, las organizaciones tendrán un sistema central de gestión de documentos que almacena documentos de toda la empresa, pero también es común que diferentes equipos tengan sus propios sistemas de almacenamiento. Este software ayuda a las organizaciones a reducir el tiempo que lleva buscar y acceder a documentos, minimizar la necesidad de almacenamiento físico de documentos, reducir el riesgo de incumplimiento y violaciones de seguridad, y mejorar la colaboración y los flujos de trabajo.
Aunque la gestión de documentos puede existir como una solución independiente, a menudo es un módulo incluido en aplicaciones de software empresarial, como sistemas de gestión de contenido empresarial y software de colaboración de contenido en la nube.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Documentos, un producto debe:
Almacenar contenido estructurado a través de varios tipos de archivos en un repositorio centralizado
Permitir a los usuarios encontrar y gestionar documentos a través de capacidades de búsqueda y filtrado avanzado y etiquetado
Ofrecer control de versiones para mantener un registro de varias versiones de documentos
Establecer derechos de acceso para individuos o departamentos utilizando estructuras de permisos
