Características del Software de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM)
Los sistemas de gestión de contenidos empresariales a menudo proporcionan las mismas características básicas. Sin embargo, los productos ECM para industrias específicas a menudo incluirán soluciones de características específicas.
Características de Gestión de Archivos
Soporte de tipos de archivo — Soporta el almacenamiento de múltiples tipos de archivos. Esto incluye, pero no se limita a, archivos basados en texto, PDFs, imágenes, videos y archivos de audio.
Metadatos — Agrega automáticamente metadatos descriptivos como tamaño de archivo y fecha de carga, inserta campos de metadatos estándar como palabras clave, y permite la creación de campos y vocabulario personalizados.
Escaneo OCR — Facilita la estructuración de datos no estructurados a través de software OCR u otros procesos automatizados de archivo/etiquetado para documentos escaneados.
Control de versiones — Realiza un seguimiento de las versiones que cambian incrementalmente del mismo archivo.
Colaboración — Soporta la colaboración simultánea de múltiples usuarios en la creación, anotación y revisión de documentos.
Genera automáticamente documentos basados en plantillas y envío de formularios.
Creación de formularios — Soporta la creación y gestión de formularios de usuario que se pueden enviar.
Portales y sitios — Proporciona la capacidad de crear portales y sitios de usuario.
Disposición — Archiva, elimina o revoca automáticamente el acceso a archivos que han llegado al final de su ciclo de vida.
Búsqueda — Simplifica y facilita el descubrimiento de archivos a través de una búsqueda simple o avanzada.
Interfaz web — Permite el acceso a documentos a través de una interfaz web sin requerir que un cliente lo instale en un dispositivo.
Aplicaciones móviles — Proporciona aplicaciones para iOS, Android y Windows Phone con funcionalidad que permite a los usuarios realizar las mismas funciones que harían en una PC.
Características de Flujo de Trabajo
Automatización de procesos — Automatiza procesos internos especificando una serie de condiciones y acciones, que pueden personalizarse a las complejidades de las necesidades de una organización y es fácil de configurar y ejecutar.
Condiciones — Proporciona un motor de flujo de trabajo que es relevante y personalizable a las condiciones necesarias para ejecutar reglas.
Gestión de registros — Proporciona las herramientas y funcionalidades necesarias para mantener evidencia de actividades empresariales y cumplir con los requisitos gubernamentales o estándares de la industria.
Gestión de casos — Proporciona funcionalidad especializada para agrupar contenido estructurado y no estructurado, automatizar procesos adaptativos y multipersonales, y establecer plazos para casos abiertos. También permite tanto la finalización como el cierre de casos y el almacenamiento y auditoría futura de la información asociada.
Características de Administración
Gestión de usuarios, roles y acceso — Otorga acceso a datos, características, objetos, etc., seleccionados basados en los usuarios, roles de usuario, grupos, etc.
Inicio de sesión único — Facilita la incorporación y baja de miembros del equipo con proveedores de identidad basados en Active Directory/SAML.
Políticas y controles — Proporciona la capacidad de controlar el acceso a archivos/carpetas por usuario o grupo, permisos de compartición externa, políticas de edición, restricciones de ubicación de dispositivos, etc.
Límites de almacenamiento — Facilita la administración de límites de almacenamiento por usuario o grupo.
Zonas de almacenamiento — Soporta la elección de en qué centro de datos deben almacenarse sus archivos.
Seguridad — Almacena y transfiere archivos en un entorno seguro.
Características de Plataforma
Internacionalización — Permite a las organizaciones multinacionales usar herramientas de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.
Rendimiento y fiabilidad — Asegura que el software esté consistentemente disponible (tiempo de actividad) y permite a los usuarios completar tareas rápidamente porque no están esperando que el software responda a una acción que tomaron.
Informes y auditorías — Proporciona acceso a informes preconstruidos y personalizados para monitorear la actividad del usuario y el almacenamiento.
Integración del sistema de registro — Se integra con otros sistemas de registro como CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
APIs — Permite la integración personalizada con sistemas externos.
