Un sistema de gestión de contenido de componentes (CCMS) gestiona contenido basado en texto a un nivel granular, es decir, al nivel de palabras, párrafos, temas, conceptos o activos, en lugar de documentos completos, artículos o páginas web. Gestionar contenido a este nivel permite que estos sistemas reutilicen contenido de manera consistente sin temor a versiones incorrectas. Un CCMS gestiona contenido a un nivel granular mediante el uso de un modelo de datos basado en XML, como la Arquitectura de Tipificación de Información Darwin (DITA) o DocBook. Un CCMS permite a los usuarios mantener la consistencia a lo largo de un documento (o múltiples documentos) ya que los elementos se reutilizan, en lugar de ser copiados y pegados. También permite una mejor capacidad de búsqueda ya que el contenido se descompone aún más en temas más pequeños.
Los sistemas de gestión de contenido de componentes se utilizan comúnmente para la gestión de contenido tanto interno como externo. Son utilizados principalmente por escritores técnicos que están involucrados en la creación de documentación como capacitación laboral, documentación de productos, operaciones de campo, bases de conocimiento y más. Un CCMS a menudo se integrará con o proporcionará contenido para otros tipos de software, como sistemas de gestión de aprendizaje, plataformas de comercio electrónico y sistemas de gestión de activos fijos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Sistema de Gestión de Contenido de Componentes, un producto debe:
Buscar, clasificar y exportar contenido
Almacenar contenido de manera modular utilizando un modelo de datos basado en XML semánticamente rico
Proporcionar características de reutilización de contenido y la capacidad de crear variantes de contenido utilizando filtros y variables
Permitir la autoría colaborativa basada en temas que habilita contenido de fuente única
Ofrecer publicación multicanal, apoyando el consumo tanto impreso como digital
Separar el contenido y el diseño del entorno de autoría estructurada