Beste HIPAA-konforme Messaging-Software
Vorgestellte HIPAA-konforme Messaging-Software auf einen Blick
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Was ist HIPAA-konforme Messaging-Software?
Die Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) konforme Messaging-Software ermöglicht es Krankenhäusern, Gesundheitsorganisationen und verbundenen Unternehmen, sicher mit Patienten zu kommunizieren und elektronische geschützte Gesundheitsinformationen (ePHI) mit autorisierten Benutzern zu teilen. HIPAA-konforme Messaging-Software hilft medizinischen Praxen und Krankenhäusern, die HIPAA- und andere Branchenvorschriften einzuhalten, die Kommunikation des Personals zu optimieren, Patientenausfälle zu reduzieren, Telefonanrufe zu verringern und ihren Arbeitsablauf zu optimieren. HIPAA-konforme Messaging-Lösungen sind nach ähnlichen Instant-Messaging-, E-Mail-Software und Textanwendungen modelliert, die den Verbrauchern vertraut sind. Die Hauptmerkmale dieser Software umfassen textbasierte Nachrichtenübermittlung und die Sicherung von Nachrichten gemäß den HIPAA-Vorschriften.
Viele sichere Messaging-Lösungen existieren und wurden in der Medizinbranche genutzt, um mit Patienten zu kommunizieren. Sicherheit garantiert jedoch nicht unbedingt die Einhaltung von Vorschriften. HIPAA-konforme Messaging-Lösungen garantieren, dass Vorschriften eingehalten werden, und bieten Gesundheitsfachleuten ein intuitives Werkzeug, um nahtlos Informationen zu teilen und mit Patienten zu kommunizieren. HIPAA-konforme Messaging-Software ähnelt der klinischen Kommunikations- und Kollaborationssoftware, wenn sie intern zwischen medizinischem Personal verwendet wird. Die Mehrheit der HIPAA-konformen Messaging-Anwendungen und -Tools wird jedoch zwischen Patienten und Gesundheitsteams verwendet, um die Erfahrungen der Patienten mit der Gesundheitsversorgung zu verbessern. HIPAA-konforme Messaging-Software stellt sicher, dass Krankenhäuser, Praxen und Gesundheitsdienstleister keine sensiblen medizinischen Informationen gefährden.
Welche Arten von HIPAA-konformer Messaging-Software gibt es?
Während sich viele Diskussionen um textbasierte HIPAA-konforme Nachrichtenübermittlung drehen, bieten Anbieter auch Lösungen an, die E-Mails, Videokonferenz-Tools, Chatbots und Helpdesk-Tools verschlüsseln und sichern.
SMS oder Textnachrichten
HIPAA-konforme Textnachrichtendienste fügen nicht-HIPAA-konformen, sicheren Textnachrichtendiensten eine weitere Sicherheitsebene und Compliance hinzu.
HIPAA-konforme E-Mail-Anbieter verschlüsseln alle ausgehenden E-Mails, um die Vertraulichkeit von PHI zu gewährleisten. Alle HIPAA-konformen E-Mail-Lösungen unterstützen ausgehende E-Mails und einige unterstützen auch eingehende Antworten.
Telemedizin
HIPAA-Richtlinien schreiben vor, dass jedes System oder jede Methode, die für Telemedizin oder virtuelle Konsultationen verwendet wird, nicht über ungesicherte Kanäle wie Skype kommuniziert werden darf. Organisationen und Praktiker können einen anbieter-spezifischen HIPAA-konformen Videodienst nutzen oder HIPAA-konforme Lösungen implementieren, die sichere Video- oder Audiokonferenzen anbieten.
Helpdesk oder Chatbot
Chatbots können sogar ausgestattet werden, um die HIPAA-Compliance für Gesundheitsorganisationen zu verschlüsseln und sicherzustellen. Im Allgemeinen leitet HIPAA-konforme Chatbot-Software die Kommunikation von einer Messaging-Plattform wie Facebook Messenger oder Twitter zu einem HIPAA-konformen Chat um.
Was sind die gemeinsamen Merkmale von HIPAA-konformer Messaging-Software?
Standard-HIPAA-konforme Messaging-Funktionen umfassen die Unterstützung von Instant Messaging und sicherem Dateitransfer. Unterstützung für spezifische Software-Integration, Gruppen-Messaging, Nachrichtenarchivierung und Nachrichtensuche können Käufern helfen, zwischen verschiedenen Softwareangeboten zu unterscheiden. Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der HIPAA-konformen Messaging-Software, die Gesundheitsfachleuten helfen können, mit ihren Patienten zu kommunizieren und gleichzeitig die HIPAA-Compliance aufrechtzuerhalten:
Zwei-Wege-Messaging: Alle HIPAA-konformen Messaging-Lösungen unterstützen Zwei-Wege-Instant-Messaging, sowohl intern als auch extern. Instant Messaging kann über SMS-Textnachrichten, E-Mail oder Chatbot erfolgen. Zwei-Wege-Messaging reduziert Telefon-Tag, verpasste Anrufe und Voicemails. HIPAA-konformes Texten ist ein wesentlicher Bestandteil von HIPAA-konformen Messaging-Lösungen. Textbasierte Kommunikation erleichtert es Patienten, in Echtzeit mit ihren Anbietern zu kommunizieren. Einige Lösungen ermöglichen es Anbietern, sicheres Texten zu automatisieren, um die Kommunikation mit ihren Patienten zu optimieren.
Dateifreigabe: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen ermöglichen die Dateifreigabe zwischen Anbieter und Patient. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Anbieter Laborergebnisse oder eine andere Art von Dokument senden möchte, damit der Patient das Dokument vollständig sehen kann.
Zentralisierte Benutzerverwaltung: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen bieten einen zentralen Ort für Administratoren, um Benutzer zu verwalten. Authentifizierungsmaßnahmen stellen sicher, dass Nachrichten von der genauen Person gesendet und empfangen werden, die Zugriff auf diese Nachrichten haben sollte. HIPAA-konforme Messaging-Lösungen ermöglichen es Benutzern, diese Einstellungen zu verwalten und darauf zuzugreifen, um sicherzustellen, dass keine autorisierten Benutzer die Sicherheit der Lösungen gefährden können.
Nachrichtenverschlüsselung: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen müssen Nachrichten während der Nachrichtenübermittlung verschlüsseln. Umfassendere Verschlüsselungsfunktionen können die Verschlüsselung des Verzeichnisses einer Organisation und die Umleitung zu einem sicheren Webportal und proprietären Praxisinformationen umfassen.
Einige HIPAA-konforme Messaging-Software enthält zusätzliche Funktionen:
BYOD-Unterstützung: Viele Krankenhäuser und medizinische Praxen unterstützen Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Praktiken. HIPAA-konforme Messaging-Lösungen können auf persönliche Geräte geladen werden, was letztendlich einer Gesundheitsorganisation hilft, zu viel Geld für teure Hardware und Ausrüstung zu sparen.
Cloud-Speicher-App-Integration: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen, die mit Cloud-Speicheranwendungen integriert werden können, vereinfachen weiter das Teilen und Ablegen von Patienteninformationen zwischen Absender und Empfänger.
Integration elektronischer Gesundheitsakten (EHR): HIPAA-konforme Messaging-Lösungen, die mit EHRs oder elektronischen Krankenakten (EMRs) integriert sind, erleichtern es Gesundheitsorganisationen, auf Patientendaten zuzugreifen und Patientendatenaktualisierungen bei Bedarf zu synchronisieren.
Nachrichtenlebensdauerverwaltung: Über die Verschlüsselung und Sicherung textbasierter Kommunikation hinaus müssen HIPAA-konforme Messaging-Lösungen den Benutzern Rückruf-, Lebensdauer-, Archivierungs- und Fernlöschfunktionen bieten. Eine weitere Ebene der Bequemlichkeit, die HIPAA-Compliance-Lösungen bieten, ist die Möglichkeit, zu bestätigen, dass Nachrichten zugestellt werden.
Weitere Funktionen von HIPAA-konformer Messaging-Software: Compound Capabilities, Point Solution Capabilities.
Was sind die Vorteile von HIPAA-konformer Messaging-Software?
Gesundheitsorganisationen und -institutionen unterliegen der HIPAA-Compliance. HIPAA-konforme Messaging-Software ermöglicht es Krankenhäusern und Praxen, ihre Kommunikationspraktiken mit Patienten zu verbessern. Medizinische Fachleute können Textnachrichtentechnologie nutzen und Datenhacking und Cybersicherheitsprobleme bekämpfen, indem sie verschlüsselte E-Mails mit HIPAA-konformer Messaging-Software senden. Diese Tools unterstützen den Arbeitsablauf, die Kosteneffizienz, die Compliance und die allgemeine Sicherheit für jede Gesundheitsorganisation.
HIPAA-konforme Software bietet medizinischen Fachleuten und Mitarbeitern eine einfache Alternative zu anderen klinischen Kommunikations- und Kollaborationslösungen. Benutzer implementieren HIPAA-konforme Software, um miteinander zu kommunizieren, zusätzlich zur Kommunikation mit Patienten. Textbasierte HIPAA-konforme Messaging-Software ist besonders hilfreich in Notfällen, sowohl intern als auch extern; das Texten verkürzt erheblich die Zeit, die benötigt wird, um eine klare Nachricht zu übermitteln. Kommunikationsausfälle werden vermieden, die Koordination wird verbessert, Wiederaufnahmen und Versicherungsverifizierungen werden optimiert, und die allgemeine Patientenversorgung wird zentralisiert, wenn Organisationen Messaging-Lösungen verwenden, die HIPAA-konform sind.
Reduzierung von Telefon-Tag: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen reduzieren die Notwendigkeit von Rückrufen, Voicemails oder fehlgeleiteten Nachrichten. Darüber hinaus bietet HIPAA-konforme Messaging-Software Benutzern Zustellbenachrichtigungen, Lesebestätigungen und die Möglichkeit, sensible, geteilte Patienteninformationen sofort zu archivieren oder zu löschen.
Erhöhte Effizienz und Produktivität: Mehrere Benutzer können an derselben Diskussion teilnehmen, was die Pflegekoordination optimiert und die Produktivität steigert. Klinische Notizen, Röntgenbilder und Behandlungspläne können ebenso einfach zwischen Mitarbeitern und Gesundheitssystemen geteilt werden wie Rezepte und Terminerinnerungen mit Patienten.
Erhöhte Sicherheit: HIPAA-konforme Messaging-Software ist darauf ausgelegt, Gesundheitsorganisationen und -institutionen dabei zu helfen, die Regeln für geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), HIPAA und andere branchenspezifische Vorschriften einzuhalten. Durch die Gewährleistung der Compliance müssen sich Praktiker und medizinische Fachleute weniger Sorgen über Verstöße und die Gefährdung der Sicherheit von Patientendaten machen.
Wer nutzt HIPAA-konforme Messaging-Software?
Gesundheitsfachleute sind die Hauptnutzer von HIPAA-konformer Messaging-Software; Patienten verwenden tatsächlich kein Portal oder spezielles System, wenn sie verschlüsselte und sichere Nachrichten erhalten. Die beste HIPAA-konforme Messaging-Software schafft ein nahtloses Erlebnis für Patienten, sodass sie, während sie sicher sind, dass ihre Informationen sicher bleiben, eine Text- oder E-Mail-Korrespondenz von ihrem Anbieter oder medizinischen System erhalten.
Medizinische Fachleute: Gesundheitsfachleute, medizinisches Personal, Apotheker, Geschäftspartner im Gesundheitswesen, Spezialisten für Medicaid- und Medicare-Erstattungen fallen alle unter den Bereich der medizinischen Fachleute. Dies umfasst jede Art von medizinischem Fachpersonal, das sensible Patienteninformationen teilen oder darauf zugreifen muss, während es mit relevanten medizinischen Fachleuten oder Patienten kommuniziert. Alle medizinischen Fachleute können HIPAA-konforme Messaging-Software nutzen, um ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
Patienten: Patienten können Kommunikation von ihrem Anbieter per Textnachricht oder E-Mail erhalten. Diese textbasierten Kommunikationen werden über eine sichere und verschlüsselte Sharing-Plattform geleitet. Auf dieser Plattform können Patienten Updates, Benachrichtigungen und Bestätigungen für Termine, Rezepte und Verfahren erhalten.
Software im Zusammenhang mit HIPAA-konformer Messaging-Software
HIPAA-konforme Messaging-Software existiert nicht in einem Vakuum. Die folgenden Softwaretypen können in Verbindung mit oder neben HIPAA-konformer Messaging-Software verwendet werden:
Klinische Kommunikations- und Kollaborationssoftware: Während HIPAA-konforme Messaging-Lösungen genutzt werden können, um mit anderen medizinischen Fachleuten und Patienten zu kommunizieren, ist klinische Kommunikations- und Kollaborationssoftware immer noch eine anbieter-spezifische Lösung. Diese Software koordiniert den Datenfluss zwischen Gesundheitsfachleuten, um Lücken in der Patientenversorgung zu schließen.
Patientenengagement-Software: Patientenengagement-Software bietet Patienten Portale und Plattformen, um ihren Gesundheitsfortschritt zu überwachen, Zahlungen und Terminplanung zu optimieren und mit ihrem Anbieter nach Belieben zu kommunizieren. Das Zwei-Wege-HIPAA-konforme Messaging ist eine Version des Patientenengagements.
Patientenplanung-Software: Patientenplanung-Software optimiert und vereinfacht den Prozess der Terminvereinbarung mit einem Anbieter. Bemerkenswert ist, dass der häufigste Anwendungsfall von HIPAA-konformem Messaging darin besteht, Patienten an bevorstehende Termine zu erinnern und sie zu benachrichtigen, wenn es Zeit ist, einen Folgetermin zu vereinbaren. Der größte Vorteil von HIPAA-konformer Messaging-Software besteht darin, No-Shows zu reduzieren und die Anzahl der Patienten zu erhöhen, die ein Praktiker an einem Tag sieht.
Elektronische Gesundheitsakten (EHR) Software: HIPAA-konforme Messaging-Lösungen sind patientenzentriert. Alles, was über diese Lösungen kommuniziert wird, ist mit Patientenakten verbunden. Patientenakten werden in EHRs und EMRs gespeichert und digitalisiert.
Mobile Device Management (MDM) Software: Wenn eine Gesundheitsorganisation eine BYOD-Richtlinie anbietet, wird sie höchstwahrscheinlich eine HIPAA-konforme Messaging-Lösung wählen, die die BYOD-Praxis unterstützt. HIPAA-konforme Messaging-Software, die BYOD unterstützt, sollte Mobile Device Management-Funktionen bieten. Dies ermöglicht es Administratoren, vollständigen Zugriff auf die Messaging-App zu haben und sicherzustellen, dass Daten in der Cloud und nicht auf dem tatsächlichen Gerät gespeichert werden.
Herausforderungen mit HIPAA-konformer Messaging-Software
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Die folgenden Probleme können die weit verbreitete Einführung beeinträchtigen, selbst nach der erfolgreichen Bereitstellung und Implementierung einer HIPAA-konformen Messaging-Lösung.
Mangelnde Akzeptanz: Obwohl HIPAA-konforme Messaging-Lösungen darauf ausgelegt sind, das Benutzererlebnis moderner Messaging-Lösungen zu imitieren, gibt es immer noch einige Barrieren für die organisatorische Akzeptanz. Einige Barrieren umfassen die Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um sich mit der Plattform vertraut zu machen, Benutzereinstellungen, Skalierbarkeit und die Reaktion der Patienten.
Kosten der Einrichtung: Abgesehen vom Preis einer HIPAA-konformen Messaging-Lösung können zusätzliche Kosten für monatliche Wartung und Sicherheitsdienste oder für einen Anbieter oder ein IT-Support-Team anfallen. Es ist wichtig, alle potenziellen Kosten zu recherchieren, wenn man entscheidet, welche Lösung implementiert werden soll.
Datenverletzungen: Datenverletzungen passieren auch heute noch. Während HIPAA-konforme Messaging-Lösungen Gesundheitsfachleuten die Werkzeuge zur Einhaltung von Vorschriften und zur Beruhigung von Sorgen über die Gefährdung sensibler Patienteninformationen bieten, müssen Organisationen verstehen, dass Lösungen wie diese präventiv sind. Das bedeutet, dass Datenverletzungen immer noch möglich sind.
Bestehende Kommunikationsmethoden: Die Vorteile der Nutzung einer textbasierten HIPAA-konformen Messaging-Lösung werden sich nicht sofort auf eine Gesundheitsorganisation auswirken, die faxbasiert ist. Selbst Organisationen, die Mobiltelefone oder einheitliche VoIP-Systeme verwenden, sollten die Nuancen zwischen verschiedenen Betriebssystemtypen verstehen. Potenzielle Nutzer von HIPAA-konformer Messaging-Software sollten die Lösung nicht als magisches Werkzeug betrachten, um verworrene oder ineffiziente Kommunikationsabläufe zu beheben. Bestehende Prozesse und Lösungen müssen berücksichtigt werden, bevor ein HIPAA-konformes Messaging-Tool in einer Organisation bereitgestellt wird.
Welche Unternehmen sollten HIPAA-konforme Messaging-Software kaufen?
Alle Gesundheitsorganisationen in den Vereinigten Staaten, die mit HIPAA-geschützten Patienteninformationen umgehen, sollten HIPAA-konforme Messaging-Lösungen erwerben.
Medizinische Praxen: Medizinische Praxen, insbesondere kleinere, bauen Beziehungen zu ihren Patienten auf. HIPAA-konforme Messaging-Lösungen sind eine großartige Möglichkeit, Kommunikationsbarrieren zwischen dem Anbieter und dem Patienten abzubauen.
Krankenhäuser: Krankenhäuser können von der Implementierung von HIPAA-konformer Messaging-Software profitieren, da diese Lösungen die Kommunikation mit Patienten optimieren.
Wie kauft man HIPAA-konforme Messaging-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für HIPAA-konforme Messaging-Software
Um eine umfassende Anforderungsliste für eine HIPAA-konforme Messaging-Lösung zusammenzustellen, muss der potenzielle Käufer einige Dinge bestimmen. Eines davon ist, ob er nach einer Punktlösung sucht, die nur Messaging behandelt, oder ob er nach einer umfassenden Patientenengagement-Lösung sucht, von der HIPAA-konformes Messaging ein Teil wäre. Sobald dies bestimmt ist, sollte der Käufer die verschiedenen Kanäle betrachten, über die er mit seinen Patienten kommunizieren möchte, sowie die Anzahl der Patienten, mit denen er kommunizieren würde. Ein wichtiger Teil der Implementierung einer HIPAA-konformen Messaging-Lösung ist, wie gut sie sich in einen bestehenden Technologiestack integriert, daher sollten potenzielle Käufer auf die Interoperabilität potenzieller Lösungen achten.
Vergleich von HIPAA-konformen Messaging-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Käufer sollten alle Produkte entfernen, von denen sie wissen, dass sie die grundlegenden Kriterien, die sie während ihrer Anforderungserhebung zusammengestellt haben, nicht erfüllen. Sie sollten eine standardisierte Liste von Fragen basierend auf diesen Anforderungen zusammenstellen, die sie Anbietern während der ersten Gespräche stellen können.
Erstellen Sie eine Shortlist
Sobald sie ihre Longlist basierend auf Anbietern haben, die ihre Anforderungen erfüllen, sollten potenzielle Käufer RFIs versenden und die Antworten betrachten, um eine Shortlist zu erstellen. Das Einkaufsteam sollte zu diesem Zeitpunkt über alle verfügbaren Kanäle recherchieren, um Berichte, Benutzerbewertungen und andere Drittquellen zu nutzen, um ihr Wissen über die Lösungen auf der Shortlist zu erweitern.
Führen Sie Demos durch
Bei der Durchführung von Demos sollte das Team den Anbieter bitten, zu zeigen, wie einfach es ist, typische Situationen aus ihrem Arbeitsalltag zu bewältigen. Zum Beispiel müssen Käufer den Anbieter bitten, zu zeigen, wie einfach es ist, Laborergebnisse an Patienten hochzuladen und zu senden. Das Auswahlteam sollte auch bitten, die Lösung in Ausnahmesituationen zu sehen, um die volle Funktionalität der Lösung zu testen.
Auswahl von HIPAA-konformer Messaging-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die tatsächlichen Benutzer der Software sollten in das Gespräch einbezogen werden (Anbieter, Administratoren). Welches Team auch immer mit der Implementierung und Integration in den bestehenden Technologiestack befasst ist, sollte ebenfalls einbezogen werden.
Verhandlung
Der Preis wird in der Verhandlungsphase ein wichtiger Faktor sein. Entscheidungsträger aus dem Auswahlteam müssen die Kosten gegen die Vorteile eines optimierten Anbieter-Patienten-Kommunikationsprozesses abwägen.
Was kostet HIPAA-konforme Messaging-Software?
HIPAA-konforme Messaging-Lösungen werden in der Regel pro Benutzer der Software auf monatlicher Basis berechnet. Es können zusätzliche Kosten für Anpassungen oder schwierige Implementierungen anfallen.
Return on Investment (ROI)
Der ROI kann auf verschiedene Weise für HIPAA-konforme Messaging-Software gemessen werden. Die primären Indikatoren, die betrachtet werden sollten, sind die Reduzierung von Telefon-Tag, die Reduzierung der Wartezeit für Konsultationen, die Reduzierung der durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von Patienten, die Verbesserung der Patientenzufriedenheit und die Reduzierung vermeidbarer Wiederaufnahmen. Die Verfolgung all dieser Faktoren vor und nach der Implementierung ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, den ROI des Systems zu bestimmen.
Trends bei HIPAA-konformer Messaging-Software
Krankenhäuser, einzelne Praktiker und jede Art von Organisation, die im medizinischen Bereich tätig ist, müssen die HIPAA-Compliance berücksichtigen. Dies sind einige Trends, die den Bereich der HIPAA-konformen Messaging-Software beeinflussen; die Technologie innoviert weiterhin, wie medizinische Fachleute mit ihren Patienten kommunizieren.
Integration von Cloud-Kommunikationsplattformen: Obwohl einige Anbieter sichere Videochats innerhalb ihrer HIPAA-konformen Messaging-Lösung erlauben, ist das keine Standardfunktion. Mehr Anbieter erkennen die Notwendigkeit starker Integrationen mit Cloud-Kommunikationsplattformen und VoIP-Kanälen, um die Kommunikation zwischen Patienten und Anbietern sowie zwischen Anbietern zu sichern und zu erleichtern. Dies bedeutet, dass nicht gesundheitsbezogene Messaging-Anwendungen mit der Notwendigkeit kämpfen, Tools zu integrieren, die Organisationen helfen, die HIPAA-Compliance einzuhalten. Die Normalisierung der Telemedizin und die steigenden Kosten im Gesundheitswesen ermutigen Organisationen, in HIPAA-konforme Messaging-Lösungen zu investieren, die jedes einzelne Kommunikationsmedium nutzen.
HIPAA-konforme Dienstleistungen: HIPAA-konforme Messaging-Dienstleistungen helfen Organisationen, die Komplexität dieser Lösungen zu verstehen. Sie fördern die Einführung dieser Lösungen, da sie die Menge an Papierkram für Anbieter reduzieren. Darüber hinaus helfen sie, Verwirrung über die Lösungen zu beseitigen. Mehr Unternehmen und Berater erscheinen, die darauf abzielen, medizinischen Fachleuten zu helfen, die HIPAA- und andere Vorschriften einzuhalten.
Zusätzliche Vorschriften-Compliance: GDPR, FERPA, HITECH und CCPA sind alle bundesstaatliche Vorschriften. HIPAA ist nicht die einzige bundesstaatliche Vorschrift, die Gesundheitsorganisationen und verbundene Unternehmen einhalten müssen. Während Lösungen existieren, die speziell Organisationen bei der HIPAA-Compliance helfen, sind viele auch darauf ausgelegt, jede Art von staatlicher Vorschrift zu bewältigen, die die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit von geschützten Gesundheitsinformationen betrifft.
