Mehr über Software für das Management von Gemeinschaftsverbänden erfahren
Was ist Community Association Management Software?
Community Association Management Software hilft Verwaltern von Eigentumswohnungen, Apartments und Wohnanlagen, administrative Aufgaben zu automatisieren, Probleme mit Mietern oder Gebäuden zu lösen und sich auf den Aufbau authentischer Beziehungen zu und zwischen den Bewohnern zu konzentrieren. Die Software ermöglicht es Immobilienverwaltern auch, effektiver mit Vorstandsmitgliedern zu kommunizieren. Mit Community Association Management Software können Immobilien- und Verbandsverwalter die Zeit und Ressourcen reduzieren, die für alltägliche administrative und operative Aufgaben aufgewendet werden, sodass sie sich auf die Gestaltung und Pflege eines idealen Wohnraums konzentrieren können. Community Association Management Software unterscheidet sich von Association Management Software, da letztere die Verwaltung von Clubs, Ligen und anderen mitgliedschaftsbasierten Verbänden vereinfacht und rationalisiert.
Wichtige Vorteile der Community Association Management Software
- Vereinfacht, automatisiert und rationalisiert operative, administrative und Management-Workflows und -Funktionen
- Konsolidiert alle Bewohner- und Immobilieninformationen in einer zentralen Datenbank
- Bietet Bewohnern und Hausbesitzern ein benutzerfreundliches Portal
- Ermöglicht eine effektive Verwaltung von Einheiten, Gebäuden und Immobilien
Warum Community Association Management Software verwenden?
Community-Manager stehen vor einer Reihe spezifischer Herausforderungen. Diese Herausforderungen reichen von der Verwaltung von Immobilien und der Kommunikation mit Bewohnern und Vorstandsmitgliedern bis hin zur Instandhaltung von Gemeinschaften und Immobilien sowie einem effektiven Rechnungswesen. Die Manager und Vorstandsmitglieder müssen auch auftretende Probleme wie Nichteinhaltung, Miet- und Architektur-Anträge sowie die Sicherheit der Gemeinschaft angehen. Mit Community Association Management Software können Verbands- und Immobilienverwalter erhebliche Effizienzsteigerungen in ihren Workflows erzielen, Kosten senken und das Leben ihrer Bewohner verbessern.
Community Association Management Software ermöglicht es auch, den Bewohnern moderne Gemeinschaftsfunktionen bereitzustellen. Alles andere in der Welt hat technologische Fortschritte integriert, sich mobilen Geräten und anderen Mitteln der Bequemlichkeit zugewandt – so sollten es auch Wohnanlagen tun, wenn auch nur, um sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen.
Welche Arten von Community Association Management Software gibt es?
Nicht alle Wohnanlagen sind gleich, daher sollte Community Association Management Software nicht gleich erstellt werden. Ein Condo oder eine Genossenschaft hat andere Bedürfnisse als eine HOA (Homeowners Association), und Manager betrachten unterschiedliche Funktionssätze, wenn sie Produkte vergleichen. Oberflächlich betrachtet können die Lösungen dieselben Bedürfnisse befriedigen, aber eine auf Eigentumswohnungen oder Apartments zugeschnittene Community Association Management Software muss damit umgehen, dass nicht alle Mieter ihre Einheiten besitzen, im Gegensatz zu Bewohnern, die Teil einer HOA sind.
Homeowners Association (HOA) — Geplante Wohnsiedlungen, die aus Einfamilienhäusern bestehen, haben in der Regel eine HOA. Der Hausbesitzer eines einzelnen Hauses besitzt das Gebäude, das Land unter dem Gebäude und das Land um das Gebäude herum (z. B. einen Vorgarten oder Hinterhof). Mehrere Hausbesitzer bilden einen Vorstand, der die Verantwortung für die Pflege der Gemeinschaft und die Festlegung von Gemeinschaftsgebühren und -vorschriften trägt. HOA-Software geht über die All-in-One-Community-Management-Funktionalitäten hinaus, die in jeder Community Association Management Software zu finden sind. Mit auf HOA zugeschnittener Community Association Management Software sind die am meisten gewünschten Funktionen eine robuste Mieterkontaktdatenbank, ein integriertes Finanzmanagementsystem, Business Intelligence und Berichterstattung sowie Transparenz der Vorschriften.
Apartments und Eigentumswohnungen — Bewohner, die in einem Apartment oder einer Eigentumswohnung wohnen, müssen ihre Einheit nicht besitzen und können sich in der Regel an Immobilienverwalter wenden, um Wartungsprobleme zu beheben. Diejenigen, die Einheiten innerhalb des Apartments oder der Eigentumswohnung besitzen, werden Mitglieder der Gebäudevereinigung und müssen sich an die Gemeinschaftsregeln und -vorschriften halten. Condo- und Apartmentgebäudeverwalter sind an Community Association Management Software interessiert, die Immobilienverwaltern helfen kann, Concierge-Dienste bereitzustellen, die Annehmlichkeiten des Apartments oder der Eigentumswohnung zu verwalten und Aufgaben wie die Bearbeitung von Besuchern und die Verfolgung von Paketen zu optimieren.
Genossenschaftsgebäude — Niemand, der in einem Genossenschaftsgebäude wohnt, besitzt seine Einheit. Eigentümer einer Genossenschaft erhalten exklusive Rechte, eine bestimmte Einheit mit bestimmten Abmessungen im Gebäude zu bewohnen. Die Genossenschaft wird von einem Vorstand geleitet, der die gesamte Genossenschaft, ihre Annehmlichkeiten und alle Belegungsvereinbarungen verwaltet, an die sich alle Genossenschaftsmieter halten müssen. Eine der am meisten gewünschten Funktionen von auf Genossenschaften zugeschnittener Community Association Management Software ist eine Field-Service-Management-Funktion, die dem Vorstand hilft, externe Anbieter zu beauftragen und zu verwalten, um Reparaturen und andere Wartungsarbeiten durchzuführen. Eine umfassende Mieterüberprüfung ist ebenfalls eine notwendige Funktion für Genossenschaften, da Genossenschaftsvorstände potenzielle neue Mitglieder gründlich prüfen, noch mehr als HOAs und Eigentumswohnungen.
Funktionen der Community Association Management Software
Die Funktionen des Community Association Managements können ein breites Spektrum abdecken, einschließlich der Überwachung und Verfolgung von Gemeinschaftsverstößen, der Bereitstellung von Zugang zu wichtigen Verbandsinformationen für den Gemeinschaftsvorstand und der Verwaltung der Auslagerung von Wartungsdiensten. Abhängig von der Art der Wohnanlage, die Sie und der relevante Vorstand verwalten, sind möglicherweise nicht alle erforderlich. Die folgenden sind Standardfunktionen, die in jeder Version von Community Association Management Software zu finden sind:
Kommunikationssystem — Die Kommunikation mit Hausbesitzern und Bewohnern kann von Newslettern, Gebäudeaktualisierungen, Benachrichtigungen über Gemeinschaftsverstöße bis hin zu Gemeinschaftsdiskussionsforen reichen. Alle Community Association Management Lösungen bieten eine Art Bewohnerportal, Vorstand oder digitale Marketingintegration. Die Granularität der spezifischen Kommunikationsangebote und -funktionen hängt vom Anbieter ab.
Wartungsanfragen — Gemeinschaftsvorstände existieren, um sicherzustellen, dass die Wohnerfahrungen der Bewohner hervorragend und konsistent sind. Ein Webportal oder System zur Bearbeitung, Verwaltung und Verfolgung von Wartungsdienstanfragen ist notwendig und wird häufig genutzt. Achten Sie auf Software, die die Zeitpläne und Aktivitäten von ausgelagertem Wartungspersonal koordinieren kann, falls Sie es benötigen.
Finanzmanagement — Fakturierung, Rechnungsstellung und Buchhaltungsfunktionen helfen Gemeinschaftsverbänden, Lücken zu reduzieren, Workflows zu rationalisieren und den Geschäftsbetrieb besser im Auge zu behalten. Einige Community Association Management Lösungen bieten einfach Integrationen oder Partnerschaften mit Buchhaltungsdiensten an, anstatt integrierte Buchhaltungsfunktionen bereitzustellen.
Zahlungstechnologie — Auf der Bewohnerseite des Finanzmanagements steht die Mietzahlungstechnologie und -systeme. Zu diesem Zeitpunkt ist es eher unkonventionell, dass Bewohner jeden Monat einen Scheck physisch abgeben. Digitale Bankpraktiken haben es fast erwartet, dass Bewohner Miete und Nebenkosten online bezahlen können. Über die Bequemlichkeit und Sicherheit hinaus, die Mietzahlungssysteme den Bewohnern bieten, kann integrierte Zahlungstechnologie auch sicherstellen, dass Immobilienverwalter und Eigentümer schneller und pünktlich bezahlt werden.
Sicherheit — Sicherheit innerhalb eines Apartmentgebäudes, einer Eigentumswohnung, einer Genossenschaft oder einer Entwicklung ist entscheidend. Bewohner werden nicht in einer Gemeinschaft weiterleben, die nicht mindestens ein Mindestmaß an Sicherheit bietet. Viele Community Association Management Lösungen bieten Besucherverfolgungsfunktionen, die Immobilien- und Gemeinschaftsverwaltern helfen, ihre Bewohner, die Gäste ihrer Bewohner und sogar den Status wiederkehrender Dienstleistungen wie Paketlieferungen im Auge zu behalten.
Trends im Zusammenhang mit Community Association Management Software
Community Association Management Software ist speziell von einem Luxuswerkzeug zu einer unverzichtbaren Lösung geworden. Allgemeine Immobilientrends beeinflussen Community Association Management Software, und Funktionen wie Bewohnerportale müssen sich an Benutzererfahrungswünsche und -schmerzpunkte anpassen, um weiterhin genutzt zu werden.
Demografie der Wohnanlagen — Die Demografie derjenigen, die in Apartments, Eigentumswohnungen und Genossenschaften leben, ist nicht homogen. Community-Manager und Mitglieder sollten darauf vorbereitet sein, mit jeder Art von Demografie umzugehen und diese zu bedienen, sei es ein Mischmasch aus Millennials und Babyboomern oder nicht. Software, die automatisierte oder vollständig digitale Prozesse einrichten und aufrechterhalten kann – von Mietzahlungen bis hin zu Wartungsanfrageportalen und E-Newslettern – wird viel wünschenswerter sein.
Soziale Medien vs. rechtliche Probleme — Soziale Medienkanäle werden zunehmend von Immobilienverwaltern genutzt, um sowohl potenzielle als auch bestehende Bewohner zu vermarkten und zu bewerben. Soziale Medien Engagement hilft Managern, mit ihren Bewohnern zu interagieren, aber es gibt keinen realistischen Weg für Gemeinschaftsvorstandsmitglieder, Aktivitäten zu regulieren, die in sozialen Medien durchgeführt werden. Handbücher können funktionieren, aber Vorstandsmitglieder müssen Richtlinien erstellen und umsetzen, wenn Vorstandsmitglieder versehentlich rechtliche Probleme verursachen.
Potenzielle Probleme mit Community Association Management Software
Das größte Hindernis bei der Bereitstellung und Implementierung einer Community Association Management Software besteht darin, ob in eine potenziell überladene Lösung investiert werden soll, wenn etwas wie QuickBooks ausreicht. Während es viele Argumente darüber gibt, was Automatisierung tun kann, um Effizienz zu schaffen, Transparenz zu fördern und Bewohnerbeziehungen zu optimieren, müssen Softwareentwickler und Vermarkter in der Lage sein, die Vorteile gegenüber den Nachteilen abzuwägen.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Community Association Management Software
Immobilienmanagement — Immobilienmanagement-Software automatisiert die operativen, finanziellen und Leasing-Verantwortlichkeiten von Immobilienverwaltern. Immobilienmanagement-Software ist darauf ausgelegt, effizientere Immobiliengeschäftsabläufe zu ermöglichen, indem Aufgaben wie Mietverwaltung, Facility Management, Buchhaltung und Mieter/Vermieter-Kommunikation vereinfacht und rationalisiert werden. Wohnanlagen bestehen aus Immobilien und selbst HOAs können von rationalisierten Front-Office-Aktivitäten profitieren.
Facility Management — Facility Management Software wird von Gebäudeverwaltern verwendet, um physische Immobilien zu verwalten und zu warten. Die Optimierung der Anfragen für Gebäude- und Einheitenwartung sowie die einfache Planung und Verwaltung von Personal und Ressourcen sind die beiden größten Vorteile von Facility Management Software. Bewohner und Verwalter von Apartments, Eigentumswohnungen und Genossenschaften profitieren von Community Association Management Software, die integrierte Funktionen oder einfache Integrationen mit Facility Management Tools bietet.
Mietzahlung — Mit Mietzahlungssoftware können sowohl Immobilienverwalter als auch Mieter sich auf eine vereinfachte, automatisierte Mietzahlung freuen. Rechnungen und Rechnungen werden automatisch erstellt und verteilt, Zahlungen können online eingezogen und verarbeitet werden, und sogar Partnerschaften mit Banken werden erheblich erleichtert.
