Como Comprar Software de Gestão de Receita
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Receita
Ao selecionar software de gestão de receita, é essencial primeiro olhar para como o negócio opera e depois se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções quando se trata de produtos de software de gestão de receita, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas. Algumas coisas a considerar incluem a capacidade de automatizar cálculos de receita complicados, lidar com diferentes tipos de contratos de produtos e monitorar a receita por cliente, contrato ou projeto.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Receita
Crie uma lista longa
Dependendo da indústria, o comprador pode querer primeiro criar uma lista longa de produtos de software projetados para ajudar empresas na indústria específica. Por exemplo, existem plataformas especificamente construídas para empresas no varejo, fabricantes, restaurantes, hotéis, etc.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzir essa lista com base no orçamento. O software de gestão de receita está disponível para atender a todos os orçamentos, e algumas aplicações gerais podem ser baixadas gratuitamente ou compradas na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Conduza demonstrações
Como regra geral, as empresas devem garantir que façam demonstrações de todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por quaisquer funcionalidades de reconhecimento e alocação de receita, previsão de custo e receita de projetos, e análise do desempenho de ofertas especiais, pacotes e incentivos.
Seleção de Software de Gestão de Receita
Escolha uma equipe de seleção
Os contadores ou gerentes de departamentos como vendas, marketing e operações que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. Cada negócio é diferente, e os contadores, ou outros usuários frequentes, provavelmente estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio. O contador pode até ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada levianamente, pois, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é vital para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre o que esperar uma da outra. Se o negócio tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software ficam felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se o comprador pagar antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisam de ajuda para implementar o software ou integrá-lo com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa usará o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio. Se possível, os compradores devem tentar conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar quão bem o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for considerada ineficiente ou não estiver desempenhando conforme o esperado, pode ser hora de testar outro software.
