O software de gerenciamento de documentos captura, armazena, gerencia e compartilha documentos da empresa de forma segura. Essas soluções armazenam documentos eletrônicos, como documentos do Word, PDFs, apresentações, faturas e imagens digitalizadas de documentos em papel, em um local centralizado. O software de gerenciamento de documentos é projetado para controlar todo o ciclo de vida dos documentos, incluindo retenção, criação e acessibilidade de documentos. Eles também gerenciam trilhas de auditoria, indexação, versionamento e fluxos de trabalho. Tipicamente, as organizações terão um sistema central de gerenciamento de documentos que armazena documentos de toda a empresa, mas também é comum que diferentes equipes tenham seus próprios sistemas de armazenamento. Este software ajuda as organizações a reduzir o tempo necessário para buscar e acessar documentos, minimizar a necessidade de armazenamento físico de documentos, reduzir o risco de não conformidade e violações de segurança, e melhorar a colaboração e os fluxos de trabalho.
Embora o gerenciamento de documentos possa existir como uma solução independente, muitas vezes é um módulo incluído em aplicativos de software empresarial, como sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial e software de colaboração de conteúdo em nuvem.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gerenciamento de Documentos, um produto deve:
Armazenar conteúdo estruturado em vários tipos de arquivos em um repositório centralizado
Permitir que os usuários encontrem e gerenciem documentos por meio de pesquisa e capacidades avançadas de filtragem e marcação
Oferecer controle de versão para manter um registro de várias versões de documentos
Definir direitos de acesso para indivíduos ou departamentos usando estruturas de permissões
