Scopri di più su Software per firme elettroniche
Panoramica del software per firme elettroniche
Il software per firme elettroniche consente agli utenti di ricevere, firmare e inviare documenti virtualmente, eliminando la necessità di distribuzione fisica. Inviare un contratto o un altro documento che richiede firme elettroniche diventa ancora più conveniente quando si può garantire che tali documenti siano condivisi e archiviati in modo sicuro.
Oltre a creare un ambiente di lavoro senza carta, il software per firme elettroniche allevia anche il peso dell'attesa che il destinatario firmi e invii il contratto senza confermare se il documento è stato ricevuto o inviato.
Secondo l'Electronic Signature & Records Association, può essere un suono, un simbolo o un processo. Le firme elettroniche possono essere catturate su un computer, tablet o dispositivo mobile. Verificano e convalidano le intenzioni del firmatario fornendo anche la conservazione dei documenti.
Poiché firmare e tracciare documenti in movimento può essere conveniente o forse una necessità, i fornitori di firme elettroniche continuano ad aggiungere maggiore funzionalità ai loro prodotti attraverso app native per iOS, Windows, Android o browser mobili.
Il software per firme elettroniche offre agli utenti un'alternativa efficiente ai metodi tradizionali di preparazione, invio, firma e verifica di documenti, accordi e contratti. Fornisce un'esperienza cliente migliorata, efficienze del flusso di lavoro migliorate e un metodo efficace per resistere al vaglio legale.
Tuttavia, a causa della sensibilità dei documenti scambiati e firmati con una soluzione di firma elettronica, la maggior parte dei prodotti aderisce a rigorosi standard di settore per autenticità, sicurezza e crittografia.
Alcune soluzioni di firma elettronica sono dotate (o facilitano l'integrazione) di soluzioni che offrono funzionalità di e-notary. Mentre entrambe le soluzioni supportano l'integrità dei dati di documenti sensibili, la notarizzazione elettronica va oltre la crittografia e la sicurezza delle firme elettroniche. Entrambe le soluzioni supportano la condivisione e l'archiviazione dei documenti, ma la generazione di documenti consente ulteriormente agli utenti di creare tipi di documenti complessi, inclusi quelli basati su testo e grafica.
Inoltre, molti prodotti per firme elettroniche offrono integrazioni pronte all'uso con popolariCRM o strumenti di gestione documentale. Integrare un prodotto di firma elettronica con il software CRM dell'utente osistema di gestione dei contenuti può rendere il processo di firma dei contratti più efficiente e facile da gestire.
Chi utilizza il software per firme elettroniche?
Data la vasta applicabilità che le firme elettroniche offrono alle aziende, una vasta gamma di gruppi di stakeholder sfrutta questo software. Di seguito sono riportati alcuni esempi:
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Team di vendita: Il software per firme elettroniche aiuta i team di vendita a inviare rapidamente accordi di vendita, ordini di acquisto o contratti ai fornitori e aumenta l'efficienza del processo di firma. I professionisti delle vendite sono incaricati quotidianamente di comunicare con potenziali clienti e condividere documenti contrattuali di vendita sensibili.
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Team HR: Il software per firme elettroniche consente ai professionisti delle risorse umane di interagire in modo efficiente con potenziali dipendenti condividendo, esaminando e ricevendo offerte di lavoro e altri documenti HR direttamente con il candidato. I professionisti delle risorse umane possono facilmente inviare documentazione ai potenziali dipendenti con piattaforme di firma elettronica e tracciare dove si trovano i potenziali dipendenti nel processo di firma.
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Team legali: I professionisti legali inviano e ricevono costantemente documenti legali. Il software per firme elettroniche consente ai team legali di accedere efficacemente alla moltitudine di documenti di cui hanno regolarmente bisogno per agire e adattarli di conseguenza.
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Professionisti della gestione immobiliare: I professionisti del settore immobiliare e della gestione immobiliare sono incaricati di inviare, esaminare e ricevere diversi tipi di documenti quotidianamente per svolgere i loro compiti. Questo software consente ai lavoratori della gestione immobiliare di inviare rapidamente contratti di locazione, tra altri documenti rilevanti per il settore, a inquilini attuali o futuri e tracciare i progressi dell'inquilino nella firma dei documenti.
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Team di approvvigionamento e catena di fornitura: Tra le loro responsabilità, i professionisti della catena di fornitura sono costantemente incaricati di esaminare e firmare documenti come contratti, licenze e accordi di acquisto. Le soluzioni di firma elettronica consentono ai professionisti della catena di fornitura di semplificare i loro processi di gestione dei contratti e consolidare tutte le attività di firma dei documenti in un unico luogo.
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Professionisti delle assicurazioni: I professionisti delle assicurazioni sono costantemente incaricati di fornire ai clienti applicazioni, richieste di risarcimento e rinnovi, tra altri documenti, che possono essere scomodi da consegnare e ricevere in forma fisica. Il software per firme elettroniche consente ai lavoratori delle assicurazioni di fornire rapidamente ai loro clienti copie digitali per accelerare il processo di firma dei documenti e garantire che i clienti siano adeguatamente protetti.
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Servizi finanziari: Nel settore dei servizi finanziari, i lavoratori sono tenuti a esaminare regolarmente accordi o documenti finanziari. Questi strumenti consentono ai lavoratori della finanza di esaminare e firmare facilmente documenti in un ambiente remoto, anche su un dispositivo mobile, il che li aiuta a semplificare il processo per quelli che possono essere accordi finanziari complessi. I professionisti dei servizi finanziari devono aderire a varie normative del settore, e il software per firme elettroniche garantisce senza problemi la conformità, risparmiando tempo e risorse ai lavoratori.
Quali sono i tipi di software per firme elettroniche?
Esistono tre principali tipi di software per firme elettroniche. Essi sono:
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Firme elettroniche semplici (SES): Le SES sono il tipo più basilare di firma elettronica. Includono un'immagine scansionata di una firma manoscritta, una casella di controllo o un nome digitato alla fine di un documento elettronico. Sono spesso considerate meno sicure rispetto agli altri tipi poiché non forniscono un forte livello di autenticazione o verifica dell'identità del firmatario. Le SES non sono legalmente vincolanti poiché offrono poca o nessuna protezione contro le frodi. Tuttavia, possono essere utilizzate in vari scenari di firma a bassa sicurezza.
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Firme elettroniche avanzate (AES): Le AES sono più sicure delle firme elettroniche semplici e hanno funzionalità aggiuntive per migliorare l'autenticazione e l'integrità del documento elettronico firmato. Incorporano tecniche crittografiche che aiutano a proteggere l'identità del firmatario e possono utilizzare certificati digitali, biometria o altri metodi di autenticazione avanzati. Molti paesi le riconoscono come legalmente vincolanti.
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Firme elettroniche qualificate (QES): Le QES sono il livello più alto di firma elettronica in termini di sicurezza e validità legale. Soddisfano i requisiti normativi e gli standard stabiliti dalle autorità in varie giurisdizioni. Le QES tipicamente coinvolgono procedure di autenticazione rigorose e possono richiedere l'uso di dispositivi di creazione di firme sicure (SSCD) come token USB o smart card. Sono ampiamente riconosciute come equivalenti alle firme manoscritte e sono utilizzate per transazioni che richiedono un alto livello di fiducia e sicurezza.
Quale app di firma elettronica è la migliore per documenti legali?
Le caratteristiche di conformità e sicurezza sono importanti quando si cerca la migliore app di firma elettronica per documenti legali. Ecco alcune opzioni per te:
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Secure Signing - Si distingue per le sue funzionalità di sicurezza e autenticazione di alto livello
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Adobe Acrobat Sign - Conosciuto per la sua alta conformità agli standard legali e il suo ricco set di funzionalità.
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PandaDoc - Conosciuto per le sue forti misure di sicurezza e facilità d'uso.
Vantaggi del software per firme elettroniche
Il software per firme elettroniche può avere i suoi vantaggi, come indicato di seguito.
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Aumentare l'efficienza del flusso di lavoro: Le soluzioni di firma elettronica consentono agli utenti di creare e condividere documenti digitalmente con il firmatario, permettendo alla forza lavoro di concentrarsi su compiti più impegnativi. Gli strumenti di firma elettronica consentono agli utenti di sfruttare modelli già creati, inviare documenti virtualmente attraverso soluzioni basate su cloud e ricevere notifiche quando i documenti sono stati visti, firmati e restituiti, risparmiando tempo e sforzi manuali.
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Migliorare l'esperienza del cliente: Piuttosto che controllare costantemente le cassette postali fisiche, incontrare il firmatario e garantire la ricezione dell'accordo, queste soluzioni di automazione consentono al firmatario di ricevere, esaminare e firmare virtualmente il documento, fornendo una migliore esperienza utente a tutte le parti coinvolte.
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Fornire tracciabilità e conformità: Gli strumenti di firma elettronica forniscono alle aziende un metodo semplice per tracciare il movimento dei loro documenti e rilevare modifiche o modifiche apportate a documenti e accordi. Questi strumenti forniscono una tracciabilità dove le aziende possono vedere chi ha firmato il documento, quando è stato firmato, dove è stato firmato e con chi è stato condiviso.
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Aumentare l'efficienza dei costi: Le soluzioni di firma elettronica eliminano la traccia cartacea dei contratti, riducendo le esigenze di stampa e archiviazione fisica dei file. Questo riduce l'impatto ambientale delle aziende e consente alle aziende di risparmiare su spese d'ufficio e amministrative come carta, stampanti, fax e penne.
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Migliorare la produttività: Un altro vantaggio chiave del software per firme elettroniche è migliorare la produttività allocando meno tempo per firmare, inviare e processare contratti o accordi di persona. Oltre al tempo ridotto necessario per firmare e processare documenti, le piattaforme di firma elettronica aiutano le aziende a ridurre le spese amministrative e consentono ai dipendenti di concentrarsi su priorità aziendali elevate piuttosto che spedire e ricevere contratti.
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Consentire facilità di scalabilità: Il software per firme elettroniche consente alle aziende di scalare facilmente l'uso del software ad utenti aggiuntivi, team o all'intera impresa grazie alla sua facilità d'uso. Poiché firmare documenti elettronicamente è relativamente facile da addestrare agli utenti, rispetto a software più approfonditi, le aziende possono aumentare l'uso del loro software per aumentare la produttività in altre aree aziendali.
Quali sono le caratteristiche del software per firme elettroniche?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno delle piattaforme di firma elettronica che possono aiutare gli utenti a sfruttarle al meglio:
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Firma dei documenti: Lo strumento consente al firmatario di firmare facilmente e intuitivamente i documenti virtualmente. Questa caratteristica consente alle aziende di concentrarsi su compiti di priorità più alta piuttosto che ottenere, esaminare, firmare e inviare documenti. Le soluzioni di firma elettronica sono user-friendly e accelerano il processo di firma.
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Tracciamento dei progressi: Questa tecnologia consente alle parti interessate di tracciare i documenti e identificare se il documento è stato ricevuto, aperto e firmato in tempo reale. Questa caratteristica fornisce alle aziende una maggiore visibilità nelle attività del firmatario e consente loro di comprendere più accuratamente quando gli accordi saranno firmati e consegnati.
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Conformità normativa: Le firme spesso aderiscono a rigide normative, permessi e standard legali. Il software per firme elettroniche consente ai firmatari di concentrarsi sui compiti di lavoro piuttosto che preoccuparsi della conformità normativa di un accordo, poiché questi strumenti hanno tipicamente la conformità normativa integrata nel software.
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Creazione di documenti e modelli: Gli accordi e i documenti spesso hanno differenze sfumate e variano a seconda del loro caso d'uso. Tuttavia, le soluzioni di firma elettronica consentono agli utenti di utilizzare modelli predefiniti o creare modelli per personalizzare rapidamente gli accordi per il firmatario individuale.
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Accessibilità mobile: Gli utenti possono facilmente inviare, esaminare e firmare documenti su dispositivi mobili o app mobili. Questo consente agli utenti di esaminare e firmare liberamente gli accordi in modo indipendente, piuttosto che essere fisicamente presenti davanti alle parti interessate o su un computer.
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Firme digitali in massa: Gli utenti possono inviare documenti e accordi che richiedono migliaia di firmatari contemporaneamente. Le piattaforme di firma elettronica consentono alle aziende di inviare documenti in massa a varie parti, aumentando l'efficienza del processo di firma e migliorando i processi di gestione dei documenti. Questa caratteristica fa risparmiare alle aziende innumerevoli ore di invio, ricezione e tracciamento dello stato dei documenti.
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Archivio documenti: Un'altra caratteristica chiave degli strumenti di firma elettronica è la conservazione di tutti i documenti o accordi e la loro archiviazione all'interno della soluzione o su una piattaforma di terze parti. Le aziende possono migliorare le loro capacità di gestione dei documenti avendo una soluzione che archivia tutti i documenti in modo sicuro ed è accessibile per futuri casi d'uso come negoziazioni contrattuali, rinnovi o questioni legali.
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Creazione di firme: Una caratteristica fondamentale del software per firme elettroniche è la creazione e personalizzazione di blocchi di firma e iniziali per i firmatari da utilizzare. La creazione di firme può avvenire su tutti i tipi di documenti elettronici richiesti o moduli e può essere individualizzata per l'utente. Questo consente alle aziende di firmare documenti elettronicamente e creare una firma autentica in qualsiasi punto del flusso di lavoro del documento.
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Branding personalizzato: Molte soluzioni di firma elettronica consentono alle aziende di implementare un branding personalizzato nei vari tipi di documenti che verranno condivisi, firmati e archiviati. Questa caratteristica consente alle aziende di sfruttare il loro marchio nei documenti o accordi e avere un marketing del marchio coerente in tutti i loro documenti.
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Condivisione di file: Oltre a firmare documenti, gli strumenti di firma elettronica consentono alle aziende di condividere rapidamente file con più parti in tempo reale. Questo consente alle aziende di condividere e inviare in modo efficiente qualsiasi tipo di documento alle parti interessate senza muoversi fisicamente.
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Integrazioni API: Il software per firme elettroniche può anche sfruttare le integrazioni API per consentire agli utenti di creare e aggiornare documenti, moduli o modelli e integrarli in altri processi aziendali o flussi di lavoro sfruttando un sistema di firma elettronica all-in-one. Le integrazioni API forniscono alle aziende un modo efficace per integrare senza problemi il processo di firma dei documenti in qualsiasi altro aspetto fondamentale del loro business.
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Promemoria e scadenze: Un'altra caratteristica offerta all'interno delle soluzioni di firma elettronica è la possibilità di ricordare ai firmatari documenti o accordi in attesa di essere firmati e notificarli delle date di scadenza per i documenti digitali. Gli utenti possono essere notificati attraverso vari mezzi, inclusi SMS ed email. Questa caratteristica aiuta a far progredire il processo di firma dei documenti, aumenta il tempo di risposta e garantisce che le parti interessate non perdano rinnovi contrattuali o scadenze di offerte.
Prezzi del software per firme elettroniche
Il software per firme elettroniche è spesso prezzato a livelli, con opzioni di livello inferiore che forniscono un numero limitato di utenti e, in alcuni casi, documenti limitati e accesso ristretto a tutte le funzionalità incluse nello strumento.
I livelli sono tipicamente strutturati, con il livello più basso che offre una licenza per un singolo utente e la possibilità di firmare e caricare un volume specifico di documenti. Man mano che i livelli aumentano, alle aziende vengono tipicamente offerte licenze e funzionalità aggiuntive da sfruttare, come modelli aggiuntivi, opzioni di integrazione o branding personalizzato.
Il costo continuo è il costo dell'abbonamento per utilizzare il software per firme elettroniche. Questi strumenti di solito funzionano su un modello di abbonamento, il che significa che gli utenti pagheranno una tariffa mensile o annuale. Inoltre, alcuni fornitori addebitano funzionalità aggiuntive per utilizzo, come capacità di documenti API (addebito per documento) o firme di documenti in massa.
Inoltre, quando si considera l'implementazione del software per firme elettroniche, le aziende dovrebbero approfittare delle prove gratuite offerte dai fornitori per accedere alle funzionalità fornite da ciascuna soluzione di software per firme elettroniche prima di prendere una decisione di acquisto.
I prezzi per il software per firme elettroniche variano in base al numero di utenti e alle funzionalità desiderate. Tuttavia, alcuni fornitori offrono un piano gratuito con funzionalità limitate, mentre altri forniscono un piano base che può essere addebitato a partire da $10 al mese per utente.
Man mano che i piani a livelli aumentano in funzionalità e numero di utenti, così fa il prezzo, con piani che possono arrivare fino a $80-$140 al mese con il potenziale di aumentare ulteriormente in base alle esigenze di un'azienda o al numero di utenti. Le aziende dovrebbero considerare il numero di utenti che intendono utilizzare la soluzione di firma elettronica, poiché questo potrebbe essere una buona strategia di negoziazione quando si discutono i piani tariffari.
Come scegliere il miglior software per firme elettroniche
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software per firme elettroniche
La raccolta dei requisiti per una soluzione di firma elettronica è fondamentale per garantire che l'azienda stia sfruttando un prodotto che soddisfi le sue esigenze. Per farlo, le aziende devono valutare il software in base alle loro esigenze critiche, come indicato di seguito.
Confrontare i prodotti di software per firme elettroniche
Creare una lista lunga
Le liste lunghe vengono create eliminando le opzioni software che non forniscono funzionalità critiche. Per creare una lista lunga per un fornitore di firme elettroniche, un acquirente dovrebbe esaminare le funzionalità essenziali e determinare quali prodotti forniscono la funzionalità necessaria. Le funzionalità comuni fornite dal software per firme elettroniche includono la creazione e la modellazione di documenti, la capacità di integrarsi con il software esistente, l'accessibilità mobile, la scalabilità, la personalizzazione e la reportistica.
Una lista lunga tipica non dovrebbe contenere più di 10 prodotti a meno che non ci siano molte opzioni simili. In questo caso, gli acquirenti possono utilizzare dettagli aggiuntivi, come la presenza geografica o le normative e gli standard del settore, per eliminare i fornitori.
Creare una lista corta
Dalla lista lunga dei fornitori, è utile restringere la lista e sviluppare una lista più corta di contendenti, preferibilmente non più di tre o cinque. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le caratteristiche e i prezzi delle varie soluzioni.
Condurre dimostrazioni.
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe fare una dimostrazione, o una prova gratuita dove applicabile, di ciascuna soluzione nella lista corta con lo stesso caso d'uso e set di dati. Questo permetterà all'azienda di valutare come ciascun fornitore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software per firme elettroniche
Scegliere un team di selezione
Il software per firme elettroniche può essere ampiamente utilizzato in un'organizzazione, dal dipartimento HR ai team di vendita, marketing e legali. È importante considerare l'input di un membro di ciascun gruppo di dipendenti che intende sfruttare il software, poiché ciascun gruppo può avere esigenze e applicazioni diverse per il software.
Il team di selezione per lo strumento di firma elettronica dovrebbe includere un membro senior di ciascun dipartimento che utilizzerà il software, come un membro senior delle vendite, un rappresentante legale, un dipendente HR e un professionista IT per garantire la compatibilità del software. Questo team di selezione garantirà che tutti i casi d'uso e le potenziali applicazioni del software possano essere valutati e garantirà la conformità di una potenziale soluzione di firma elettronica.
Negoziazione
Quando si negozia un contratto software, è cruciale minimizzare il rischio in termini di prestazioni o sicurezza e valutare accuratamente le esigenze aziendali relative a questo software. Poiché la maggior parte delle soluzioni è prezzata in base al numero di licenze, con il potenziale per addebiti aggiuntivi in base alle funzionalità desiderate, le aziende devono stimare il numero di licenze di cui potrebbero aver bisogno. Se l'azienda ha flusso di cassa, potrebbe essere utile chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato piuttosto che una tariffa mensile.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di assistenza per implementare o integrare il software per firme elettroniche con un altro sistema. Infine, le aziende dovrebbero anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software per negoziare meglio con contratti a lungo termine.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe essere presa in base a tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare lo strumento che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende dovrebbero ricordare che probabilmente non esiste un software perfetto, ma ce n'è probabilmente uno che soddisfa meglio le esigenze della loro azienda.
Tendenze del software per firme elettroniche
Maggiore attenzione alla sicurezza e alla conformità
Per promuovere l'accettazione della tecnologia delle firme elettroniche, molti fornitori si sforzano di soddisfare o superare gli standard di sicurezza del settore come ilDigital Signature Algorithm (DSA), uno standard federale di elaborazione delle informazioni per le firme digitali adottato nel 1993. Misure come queste garantiscono linee guida per il trasferimento sicuro e la firma di contratti utilizzando tecnologie di crittografia moderne.
Le aziende che utilizzano software per firme elettroniche sono soggette a una varietà di requisiti di conformità. Secondo l'E-SIGN Act, le istituzioni finanziarie devono mantenere registri elettronici accessibili dei documenti per un certo periodo di tempo. Anche i dipartimenti HR devono garantire che l'uso delle firme elettroniche per l'onboarding dei dipendenti sia conforme alHealth Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) del 1996.
La maggior parte dei prodotti per firme elettroniche offre informazioni dettagliate sui loro standard di sicurezza e tecnologia. Se le caratteristiche di sicurezza sono la preoccupazione principale nella scelta di una soluzione di firma elettronica, l'acquirente dovrebbe selezionare un prodotto che fornisca capacità avanzate di crittografia dei documenti e funzionalità di accesso e autenticazione sicure.
Intelligenza artificiale e integrazione delle app
Molti fornitori di software per firme elettroniche hanno iniziato a sfruttare tecnologie innovative come l'intelligenza artificiale per fornire analisi sul processo di firma dei documenti. Man mano che le aziende continuano ad aggregare dati sull'esperienza di firma dei documenti, possono iniziare ad analizzare l'esperienza dei loro clienti e dissezionare quali aree del documento possono essere più scrutinate o esaminate più a lungo.
L'uso di questa tecnologia è ulteriormente evidenziato dalle innumerevoli applicazioni che possono essere integrate con soluzioni di firma elettronica, che semplificano ulteriormente il processo e aiutano a centralizzare la gestione. Integrare il software per firme elettroniche con altre applicazioni aziendali può portare a una maggiore comprensione dei clienti, poiché le aziende possono analizzare quali accordi sono stati firmati più velocemente e incrociare questo con l'esperienza del cliente durante il processo di vendita.
Autenticazione avanzata
Man mano che il mondo diventa sempre più preoccupato per la sicurezza e il potenziale di violazioni, il software per firme elettroniche sta anche esplorando metodi per garantire ulteriormente il processo e prevenire firme non autentiche. I fornitori hanno iniziato a esplorare e sfruttare le firme elettroniche biometriche per aiutare a prevenire che un utente falsifichi la firma di qualcun altro.
Una forma di firma elettronica biometrica è quella manoscritta, il che significa che un utente disegnerebbe manualmente la propria firma su uno schermo tattile o utilizzando un dispositivo stilo. Un'altra forma che sta diventando più popolare è quella basata su impronte digitali, in cui un lettore utilizzerebbe un lettore di impronte digitali per confermare la propria identità e firmare i documenti. Sfortunatamente, questi fattori di autenticazione biometrica hanno ancora difetti, come la disponibilità di schermi tattili o dispositivi di scansione delle impronte digitali quando si verifica il processo di firma.
Inoltre, il dispositivo di impronte digitali più accessibile, il lettore di impronte digitali di uno smartphone, utilizza una scansione di impronte digitali 2D, che è relativamente facile da fabbricare, portando a preoccupazioni su firme riutilizzabili con questa tecnologia. I dispositivi di lettura delle impronte digitali più sofisticati utilizzano un processo di scansione 3D. Tuttavia, questi sono meno probabilmente disponibili durante il processo di firma poiché sono meno comunemente usati. Tuttavia, man mano che la tecnologia continua ad avanzare e la minaccia di violazioni della sicurezza persiste, i fornitori di software per firme elettroniche potrebbero esplorare pratiche di autenticazione avanzate per migliorare la sicurezza e verificare la firma di documenti digitali.
Revisionato e modificato da Jigmee Bhutia
