Scopri di più su Software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
Che cos'è il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) assiste le aziende in ogni fase del ciclo di vita del contratto, semplificando il processo dalla creazione alle attività post-firma, inclusi il monitoraggio degli obblighi, la risoluzione dei contratti e la gestione della conformità contrattuale. Questi strumenti aiutano le organizzazioni a garantire che le parti interessate interne ed esterne siano informate e rispettino i loro obblighi contrattuali, memorizzando tutti i dati contrattuali in un archivio centralizzato e fornendo un mezzo per collaborare e comunicare.
Gli strumenti CLM si differenziano dal tradizionale software di gestione dei contratti. Le soluzioni CLM consentono agli utenti di gestire le attività dopo l'esecuzione del contratto, inclusi le prestazioni e la conformità contrattuale, il monitoraggio degli obblighi e la risoluzione delle controversie. I prodotti CLM offrono funzionalità per notificare alle parti le prossime scadenze contrattuali per aiutare a semplificare il processo di rinnovo del contratto e informare le parti appropriate delle prestazioni contrattuali.
Vari dipartimenti in un'organizzazione sono utenti delle soluzioni CLM, poiché i contratti sono intrinseci a molte operazioni aziendali. Gli strumenti CLM si integrano tipicamente con vari software, tra cui software CRM, software di firma elettronica, software di contabilità, software di proposta, e software CPQ.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali del software CLM:
Creazione di contratti e modelli: I contratti sono naturalmente sfumati e richiedono un linguaggio standardizzato e clausole specifiche. Gli strumenti CLM consentono alle organizzazioni di creare contratti e modelli per semplificare il processo di creazione e garantire l'uniformità nei documenti. Questa funzionalità consente ai professionisti non legali di creare contratti di base con fiducia, garantendo che il linguaggio richiesto sia fornito e corretto.
Modifica dei contratti: Una caratteristica chiave delle soluzioni CLM è la redazione dei contratti, ovvero la possibilità di modificare i contratti e confrontare più versioni. La modifica dei contratti può essere effettuata internamente ed esternamente ed è vitale nella gestione dei contratti poiché fornisce una traccia di controllo che evidenzia le modifiche tra le iterazioni del contratto.
Database dei contratti: Questa funzionalità aiuta a memorizzare i contratti in un archivio centrale con capacità di ricerca nativa. Le organizzazioni possono aumentare l'efficienza cercando digitalmente nei contratti anziché manualmente.
Notifiche e promemoria: Gli strumenti CLM offrono funzionalità per programmare promemoria per gli utenti e notificarli delle prossime scadenze contrattuali, come il rinnovo o la scadenza del contratto. Questo aiuta gli utenti a rispettare le scadenze contrattuali e garantisce che i contratti siano completati in tempo. Inoltre, questa funzionalità garantisce che le aziende conoscano e prendano le azioni necessarie per rinnovare i contratti o comunicare modifiche o emendamenti proposti alle future iterazioni del contratto.
Integrazioni o API: Un'altra caratteristica fondamentale delle soluzioni CLM è la sua capacità di integrarsi con i principali sistemi aziendali, come software CRM per associare i contratti con i conti dei clienti e software CPQ per inserire le informazioni sui preventivi calcolati nel contratto.
Analisi avanzata dei contratti: Gli strumenti CLM sfruttano l'analisi per ottimizzare la gestione dei contratti con questa funzionalità. Questo fornisce alle aziende una visione del processo di creazione e consegna dei contratti e aiuta a identificare i colli di bottiglia e i modi per migliorare l'efficienza del processo.
Report e dashboard: Le soluzioni CLM sfruttano i dati contrattuali per fornire report standard e ad hoc sullo stato e le tempistiche dei contratti, con la possibilità di monitorare panoramiche in tempo reale delle attività contrattuali.
Approvazioni dei contratti: Semplifica i processi per le approvazioni dei contratti per integrare i flussi di lavoro tra i dipartimenti in modo logico con questa soluzione software. Questo aumenta l'efficienza di ogni fase del processo CLM, coordinandosi facilmente con le parti interessate appropriate e garantendo che gli standard siano rispettati.
Quali sono i vantaggi del software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
Il software CLM offre vari vantaggi alle organizzazioni, tra cui:
Maggiore collaborazione: Le soluzioni CLM forniscono un mezzo digitale per gli utenti per collaborare, rivedere e revisionare i contratti con le parti interessate interne ed esterne. Questo accelera l'intero processo contrattuale, in particolare la fase di revisione interna e negoziazione del contratto.
Automazione avanzata: Un vantaggio chiave degli strumenti CLM è la capacità di semplificare i flussi di lavoro per ogni fase del processo di gestione dei contratti per ridurre al minimo le attività manuali e garantire che vengano seguite le procedure appropriate. L'automazione può essere utilizzata per notificare agli utenti e monitorare i dati chiave del contratto, come le date di scadenza o rinnovo, e semplificare i flussi di lavoro dei contratti per ridurre al minimo il tempo del ciclo contrattuale.
Traccia di controllo: A causa della natura sensibile dei contratti e del rischio finanziario e legale associato ai contratti, le organizzazioni devono avere una traccia di controllo di tutte le attività contrattuali per garantire la conformità contrattuale. Gli strumenti CLM forniscono una traccia di controllo per tracciare facilmente tutte le modifiche o revisioni apportate a un contratto e mantenere registri di conformità contabile accurati.
Monitoraggio delle prestazioni: Un vantaggio essenziale delle soluzioni software CLM è valutare facilmente le prestazioni del contratto in termini di obblighi e conformità. Questi strumenti forniscono alle parti interessate un dashboard centralizzato per monitorare efficacemente come un contratto si comporta per garantire il massimo valore e evitare potenziali perdite di entrate.
Maggiore autosufficienza: La capacità di fornire modelli di contratto è un vantaggio significativo per i professionisti non legali. Consente loro di creare accordi o contratti con fiducia ed evitare il collo di bottiglia dei professionisti legali che redigono il contratto iniziale. Questo permette ai team legali di concentrarsi su elementi di priorità più alta e consente ad altri gruppi non legali di svolgere il lavoro necessario per avviare il processo contrattuale.
Chi utilizza il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
I contratti sono un aspetto essenziale delle operazioni aziendali e, come tali, le parti interessate che utilizzano gli strumenti CLM sono ampie e possono variare in base alle esigenze e ai processi aziendali unici. Di seguito sono riportati alcuni esempi di gruppi aziendali che probabilmente utilizzano regolarmente le soluzioni CLM.
Team legali: Il software CLM consente ai professionisti legali di semplificare il processo di gestione dei contratti creando modelli per i colleghi non legali, fornendo un archivio contrattuale, monitorando gli obblighi e garantendo la conformità. Questi strumenti forniscono anche ai team legali promemoria e notifiche sui rinnovi e le scadenze dei contratti, il che è vitale poiché la maggior parte dei team legali è responsabile della gestione di una moltitudine di contratti contemporaneamente.
Team di vendita: Gli strumenti CLM consentono ai team di vendita di condividere contratti in modo sicuro, collaborare con parti interne ed esterne e ottenere la firma dei contratti. Gli strumenti CLM assistono i team di vendita nel semplificare il processo di firma dei contratti e nel mitigare i rischi associati a informazioni inaccurate poiché le informazioni sono tipicamente integrate da soluzioni CRM, CPQ o di firma elettronica. Oltre a mitigare il rischio, questo può accelerare il processo di firma dei contratti e aiutare a stabilire buone relazioni con i clienti.
Team HR: I professionisti delle risorse umane possono sfruttare le soluzioni CLM per replicare rapidamente contratti o accordi utilizzando i modelli di contratto pre-creati, semplificando i processi di assunzione.
Team finanziari: Il software CLM aiuta i team finanziari a monitorare gli obblighi e le prestazioni dei contratti, identificare le entrate perse e trovare opportunità di risparmio sui costi. Le soluzioni CLM notificano anche ai team finanziari le prossime scadenze e i rinnovi dei contratti per garantire che i team non perdano rinnovi o opportunità di entrate potenziali.
Qual è il miglior software di gestione del ciclo di vita dei contratti per le aziende tecnologiche?
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Ironclad: Una piattaforma CLM basata su cloud che offre flussi di lavoro personalizzabili, analisi contrattuale assistita dall'IA e integrazioni senza soluzione di continuità con strumenti come Salesforce e Google Drive.
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LinkSquares: Fornisce analisi contrattuale e gestione del ciclo di vita potenziate dall'IA, consentendo alle aziende tecnologiche di ottenere informazioni sui termini contrattuali, obblighi e rischi.
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DocuSign CLM: Si estende oltre le firme elettroniche per offrire una gestione completa dei contratti, inclusi flussi di lavoro automatizzati e monitoraggio della conformità, integrandosi con oltre 900 servizi.
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Juro: Una piattaforma di automazione dei contratti all-in-one progettata per i team legali interni. Combina creazione, negoziazione e firma elettronica dei contratti in un'interfaccia collaborativa nativa del browser — perfetta per startup e aziende SaaS.
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Ironclad: Progettato per i team legali di aziende tecnologiche in rapida crescita, Ironclad offre flussi di lavoro moderni e personalizzabili, integrazioni senza soluzione di continuità (come Salesforce e Slack) e solide analisi contrattuali basate sull'IA.
Qual è la soluzione CLM leader per i team remoti?
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ContractPodAi: Una piattaforma nativa del cloud progettata per i team legali e di approvvigionamento, che offre redazione di contratti, instradamento delle approvazioni e automazione dei documenti — ideale per la collaborazione remota su larga scala.
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Gatekeeper: Una piattaforma di gestione del ciclo di vita dei fornitori e dei contratti che offre automazione, estrazione dati AI e una soluzione sicura per la gestione di contratti e fornitori, rendendola adatta alla collaborazione remota.
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Evisort: Fornisce analisi contrattuale potenziata dall'IA, collaborazione in tempo reale e accessibilità cloud, consentendo ai team legali e di approvvigionamento di gestire i contratti in modo efficiente da qualsiasi luogo.
Software correlato al software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software CLM includono:
Software di firma elettronica: La firma elettronica, nota anche come software di firma elettronica, consente agli utenti di raccogliere firme in modo sicuro su documenti digitali, eliminando la necessità di copie fisiche e consentendo agli utenti di firmare in tempo reale. Le soluzioni di firma elettronica e gli strumenti CLM si integrano comunemente per accelerare il processo di firma garantendo al contempo sicurezza e conformità con gli standard e le normative del settore.
Software CRM: Il software CLM si integra tipicamente con il software CRM per aumentare la visibilità tra più unità aziendali in un'azienda. Questa integrazione consente anche ai team di vendita di associare i contratti a un particolare account in un database centrale per comprendere appieno l'aspetto contrattuale di una relazione con il cliente.
Software CPQ: Il CPQ, o software di configurazione, prezzo, preventivo, si integra comunemente con gli strumenti CLM per inserire dati di preventivo e prezzo. L'integrazione tra questi software riduce il rischio di errore manuale e garantisce che le informazioni sui prezzi siano coerenti con le politiche aziendali.
Software di proposta: Il software di proposta aiuta a generare richieste di proposte (RFP) per le operazioni di vendita. Questi strumenti si integrano tipicamente con il software CRM e CPQ per automatizzare il recupero dei dati. Il software di proposta si integra spesso con i prodotti CLM poiché la proposta viene finalizzata e passa alla fase successiva del processo contrattuale.
Software di analisi dei contratti: Il software di analisi dei contratti si integra spesso con le soluzioni CLM per recuperare e analizzare i dati contrattuali. Gli strumenti di analisi dei contratti utilizzano l'intelligenza artificiale (AI) o l'apprendimento automatico (ML) per eliminare i duplicati ed estrarre i dati chiave del contratto come parole chiave, termini di pagamento o obblighi.
Sfide con il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
I prodotti CLM possono presentare una serie di sfide. Alcune di esse sono elencate di seguito.
Sicurezza: I contratti sono estremamente sensibili poiché possono contenere informazioni finanziarie, informazioni personali identificabili (PII) o altri dati contrattuali che sono un obiettivo chiave durante le violazioni dei dati. Garantire la sicurezza è di fondamentale importanza quando si utilizza uno strumento CLM, e le aziende dovrebbero essere consapevoli degli standard del settore in termini di sicurezza, implementazione e operazioni. Poiché la maggior parte degli strumenti CLM sono basati su cloud, le aziende potrebbero non essere in grado di controllare e proteggere l'ambiente cloud in modo indipendente. Inoltre, poiché i contratti sono frequentemente collaborati tra più unità aziendali, garantire che vengano lavorati in un ambiente sicuro è essenziale.
Requisiti di conformità: Poiché le soluzioni CLM gestiscono ogni fase del processo contrattuale, è fondamentale che le aziende comprendano i vari standard e regolamenti a cui devono aderire, che possono dipendere dal settore e dalla posizione.
Integrazioni complesse: Gli strumenti CLM spesso si integrano con vari sistemi, portando a integrazioni ingombranti. Le aziende che scelgono strumenti CLM dovrebbero garantire che lo strumento scelto possa integrarsi nella loro infrastruttura IT esistente e comprendere i processi dettagliati per garantire la sua compatibilità e i flussi di lavoro. Le aziende dovrebbero anche essere consapevoli dei flussi di lavoro richiesti per il loro software CLM poiché potrebbe entrare in conflitto con i processi aziendali esistenti e richiedere aggiustamenti interni.
Accessibilità e adozione: Una sfida che alcune organizzazioni affrontano quando utilizzano uno strumento CLM è l'accessibilità adeguata. I CLM gestiscono l'intero processo contrattuale, dalla pre-firma all'esecuzione post-contrattuale. Pertanto, è cruciale garantire che tutte le unità aziendali rilevanti abbiano accesso al sistema e abbiano controlli appropriati. Perché i prodotti CLM siano più efficaci, devono essere ampiamente adottati in tutta l'organizzazione, poiché senza l'adozione degli utenti, il sistema non può funzionare al massimo delle sue capacità.
Come acquistare il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
La raccolta dei requisiti per gli strumenti CLM è fondamentale per garantire che l'azienda stia utilizzando un prodotto che soddisfi le sue esigenze. Per farlo, le aziende devono valutare il software in base alle loro esigenze critiche, come indicato di seguito.
Confronta i prodotti di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
Crea una lista lunga
Le liste lunghe vengono create eliminando le soluzioni software che non forniscono funzionalità critiche. Per creare una lista lunga per un prodotto CLM, un acquirente dovrebbe valutare le funzioni essenziali e analizzare quali prodotti forniscono le funzionalità necessarie. Il software CLM fornisce funzioni durante l'intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione e templatizzazione del contratto alla reportistica e analisi. Una lista lunga tipica non dovrebbe contenere più di 10 prodotti a meno che non ci siano molte opzioni simili. In questo caso, gli acquirenti dovrebbero considerare la capacità di un prodotto di integrarsi con il software esistente, la scalabilità, la personalizzazione, l'accessibilità mobile e qualsiasi regolamento o standard del settore rilevante per eliminare i prodotti.
Crea una lista corta
Dalla lista lunga dei fornitori CLM, è utile restringere la lista e sviluppare una lista più corta di contendenti, preferibilmente non più di tre o cinque. Con questo in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le varie offerte in termini di funzionalità, compatibilità e prezzi.
Conduci dimostrazioni
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe provare una demo o una prova gratuita per ciascuna soluzione software nella lista corta con gli stessi casi d'uso e criteri. Questo permetterà all'azienda di valutare come ciascun prodotto si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di gestione del ciclo di vita dei contratti
Scegli un team di selezione
Il software CLM impatta una varietà di unità aziendali all'interno di un'organizzazione, evidenziando l'importanza di selezionare un team di selezione critico. È vitale considerare l'input e i criteri di qualificazione di ciascun membro dell'unità aziendale che utilizzerà il software, poiché le esigenze e i casi d'uso possono variare. Il comitato di selezione per uno strumento CLM può essere composto da un membro di ciascun dipartimento destinato a utilizzare il software, come un rappresentante legale, un dipendente delle risorse umane, un leader delle vendite e un professionista IT per garantire la compatibilità del software. Il comitato di selezione sarà responsabile della valutazione di ciascun caso d'uso del software e della garanzia della conformità con gli standard organizzativi e del settore.
Negoziazione
Quando si negozia un contratto software, è fondamentale prima garantire che il software soddisfi le normative e gli standard del settore e fornisca un mezzo sicuro per gestire l'intero ciclo di vita del contratto. Questo è imperativo poiché il costo degli strumenti CLM può variare notevolmente. Il prezzo dipende dalle dimensioni dell'azienda, dalla quantità di spazio di archiviazione necessaria e dal numero di licenze, tra altri fattori. Inoltre, poiché i prodotti CLM si estendono su più unità aziendali, gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di assistenza per l'implementazione o l'integrazione con altri sistemi di supporto aziendale. Infine, le aziende dovrebbero considerare la durata del contratto più appropriata per le loro esigenze per negoziare meglio contratti a lungo termine.
Decisione finale
Gli acquirenti dovrebbero prendere la decisione finale basandosi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero classificare le loro esigenze in ordine di importanza e selezionare lo strumento che soddisfa prima le loro esigenze più critiche, quindi valutare quale software si adatta meglio alle loro esigenze aziendali.
