Scopri di più su Software di gestione dei contratti
Che cos'è il software di gestione dei contratti?
Il software di gestione dei contratti fornisce agli utenti finali una visione collaborativa dei processi contrattuali. Questo consente alle aziende di accelerare la creazione dei contratti automatizzando i processi ridondanti.
Il software di gestione dei contratti offre database contrattuali che memorizzano tutti i contratti in un'unica posizione centrale. Questi database contrattuali hanno capacità di ricerca integrate, il che rende facile trovare determinati contratti che stai cercando.
Il software di gestione dei contratti aumenta anche il coinvolgimento dei clienti rendendo i contratti più chiari da leggere. La gestione dei contratti evidenzia le parti a cui i lettori devono prestare maggiore attenzione per guidarli lungo il processo.
Sebbene quasi tutte le aziende debbano redigere contratti, il software di gestione dei contratti può aiutare in particolare aziende come quelle sanitarie e studi legali che devono redigere contratti lunghi e complessi.
Con il software di gestione dei contratti, puoi:
- Aumentare l'efficienza all'interno della tua organizzazione automatizzando processi contrattuali complessi
- Semplificare la gestione dei contratti redigendoli e memorizzandoli in una posizione centralizzata
- Aumentare la comunicazione tra team interni ed esterni
- Migliorare i tempi del ciclo di vendita semplificando il processo contrattuale
- Rafforzare le relazioni con i partner commerciali
- Monitorare proattivamente il rischio e la conformità
Perché utilizzare il software di gestione dei contratti?
Il software di gestione dei contratti offre infiniti vantaggi per le aziende che cercano di semplificare il processo contrattuale con i loro clienti.
Alcuni di questi vantaggi includono:
- Database contrattuali che memorizzano tutti i contratti in un'unica posizione centrale per una facile ricerca
- Collaborazione contrattuale che consente agli utenti di collaborare tramite un portale web condiviso
- Modelli contrattuali che consentono agli utenti di sfruttare clausole pre-scritte
- Allegati contrattuali come immagini, promemoria e fatture
- Processi di approvazione contrattuale senza soluzione di continuità in modo che i flussi di lavoro dipartimentali siano integrati senza problemi nel sistema
Chi utilizza il software di gestione dei contratti?
Team di vendita — Il software di gestione dei contratti aiuta a condividere i contratti, mantenerli sicuri e identificare i problemi contrattuali. Questo aiuta i team di vendita a semplificare il processo di firma dei contratti e minimizza i ritardi significativi nella risoluzione dei contratti. Inoltre, i team di vendita possono integrare il software di gestione dei contratti con prodotti come CRM, CPQ e soluzioni di firma elettronica, il che aiuta a stabilire e mantenere buone relazioni con i clienti durante la fase di firma del contratto.
Team finanziari — Il software di gestione dei contratti consente ai team finanziari di identificare lacune nel linguaggio e individuare clausole rischiose che possono portare a problemi legali futuri per l'azienda. Questo consente ai team finanziari di migliorare la chiarezza sulle tracce di audit assicurando che il contratto non possa essere manipolato dai clienti.
Team legali — Il software di gestione dei contratti fornisce ai team legali database contrattuali per cercare tutto ciò di cui hanno bisogno con facilità. Poiché i team legali rinnovano costantemente i contratti, il software di gestione dei contratti automatizza anche questi processi in modo che non debbano ricordare le date di rinnovo.
Tipi di software di gestione dei contratti
Basato su cloud — Il software di gestione dei contratti basato su cloud consente alle aziende di accedere ai loro contratti su un server IT ospitato. Questo consente alle aziende di accedere ai contratti da qualsiasi desktop piuttosto che essere limitati a un computer specifico. I principali vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione dei contratti basato su cloud sono l'accesso remoto, il prezzo inferiore e la maggiore sicurezza. Se il disco rigido di un computer si blocca e cancella tutti i dati memorizzati, i dati saranno comunque disponibili nel cloud.
Ibrido — Una soluzione di gestione dei contratti ibrida consente di distribuire il software nel cloud o in locale. Generalmente, il software di gestione dei contratti ibrido può essere un po' più costoso rispetto alle opzioni basate su cloud, quindi se il budget è una priorità per la tua azienda, tienilo a mente.
In locale — La gestione dei contratti in locale si riferisce al software di gestione dei contratti che è memorizzato su un computer locale. I vantaggi di avere una soluzione che può essere distribuita in locale è che non richiede alcuna connessione a Internet. Questo aiuta quando manca una connessione a Internet o quando si verificano ritardi frustranti di Internet.
Quali sono le app di gestione dei contratti più apprezzate per le piccole imprese?
-
PandaDoc: Creazione di contratti semplice con modelli drag-and-drop, firme elettroniche e automazione—ottimo per piccoli team.
-
Jotform Sign: Strumento di firma elettronica semplificato con una vasta libreria di modelli di contratto pronti all'uso.
-
Signeasy: Firma e tracciamento dei contratti facili con un focus sull'accessibilità mobile.
-
Oneflow: Fornisce una piattaforma collaborativa per la creazione, negoziazione e firma elettronica dei contratti, consentendo ai team di lavorare insieme in tempo reale e accelerare il ciclo di vita del contratto.
-
GetAccept: Combina la gestione dei contratti con funzionalità di abilitazione alle vendite, inclusi video introduttivi e tracciamento in tempo reale, aiutando le piccole imprese a chiudere affari più velocemente.
Caratteristiche del software di gestione dei contratti
Creazione di contratti — Gli utenti possono creare nuovi contratti all'interno della piattaforma utilizzando funzionalità di creazione documenti integrate. All'interno della funzione di creazione dei contenuti, gli utenti possono utilizzare una funzione drag-and-drop che consente di identificare e inserire dichiarazioni rilevanti per il contratto.
Modelli di contratto — Crea e accedi facilmente a modelli che semplificheranno la creazione dei contratti, sfruttando clausole e campi contrattuali pre-scritti. Le aziende possono utilizzare lo stesso tipo di modello di contratto con più clienti, risparmiando molto tempo in futuro.
Modifica dei contratti — I soggetti interessati al contratto possono modificare, confrontare e rivedere più versioni dei contratti.
Allegati contrattuali — Informazioni aggiuntive, come immagini, promemoria e fatture, possono essere allegate ai contratti come risorse supplementari. Gli aiuti visivi aiutano i clienti a concettualizzare meglio i dettagli del contratto.
Collaborazione contrattuale — Gli utenti interni ed esterni possono collaborare sui contratti tramite un portale web condiviso che può essere dotato di funzionalità di messaggistica. Questo aumenta la comunicazione e la qualità del contratto consentendo a più utenti di accedere al documento contemporaneamente.
Processo di approvazione — Semplifica i processi di approvazione dei contratti in modo che i flussi di lavoro dipartimentali siano integrati logicamente nel sistema.
Notifiche e promemoria — La gestione dei contratti consente agli utenti di ricevere notifiche e programmare promemoria con avvisi in base alle tappe contrattuali. Questo aiuta gli utenti a rispettare le scadenze e a garantire che il contratto venga completato in modo tempestivo.
Database contrattuale — I contratti possono essere memorizzati in un archivio online centrale con capacità di ricerca integrate. Le aziende possono risparmiare molto tempo cercando i contratti digitalmente piuttosto che manualmente.
Integrazioni/API — La piattaforma di gestione dei contratti può integrarsi con software CRM per associare i contratti ai record dei clienti e con software CPQ per inserire i dettagli dei preventivi calcolati nel contratto.
Reportistica e dashboard — Abilita report standard e ad hoc sullo stato e le tempistiche dei contratti, e genera e accedi a panoramiche live delle attività contrattuali.
Quali sono gli strumenti di gestione dei contratti facili da usare?
-
ContractSafe: Offre un'interfaccia semplice con funzionalità come l'archiviazione centralizzata dei contratti, avvisi personalizzabili e capacità di ricerca robuste, rendendolo ideale per piccoli team.
-
Proposify: Specializzato nella creazione di proposte e contratti visivamente accattivanti con funzionalità drag-and-drop, analisi e integrazioni CRM, semplificando il processo di vendita per le piccole imprese.
-
DealHub.io: Combina la gestione dei contratti con strumenti di abilitazione alle vendite, offrendo vendita guidata, CPQ e capacità di firma elettronica all'interno di un'interfaccia facile da usare.
Tendenze relative al software di gestione dei contratti
Intelligenza artificiale — L'intelligenza artificiale sta rendendo il software di gestione dei contratti più efficiente e dinamico. L'apprendimento automatico può incorporare il feedback umano nel tuo software di gestione dei contratti, il che aiuta a implementare miglioramenti nel tempo. Questo può includere la riduzione del linguaggio ripetitivo, la correzione di errori grammaticali e rendere il contratto complessivamente più leggibile.
Automazione — Le tendenze dell'automazione stanno accelerando la fase del ciclo di vita del contratto tra aziende e clienti. La funzionalità di automazione può instradare automaticamente i contratti alle persone necessarie in modo che tutte le firme siano raccolte in breve tempo. Può anche automatizzare le notifiche in modo che tutte le parti siano ricordate delle scadenze, come i rinnovi e le scadenze imminenti.
Problemi potenziali con il software di gestione dei contratti
Processi legacy vs. nuovi processi — Il software di gestione dei contratti aumenta l'efficienza dei team interni automatizzando i flussi di lavoro nel processo contrattuale. Tuttavia, potresti trovare conflitti tra i processi contrattuali esistenti e il modo in cui un prodotto di gestione dei contratti è costruito per gestire i flussi di lavoro. Sebbene molte opzioni software in questa categoria possano essere personalizzate per soddisfare esigenze specifiche, un'eccessiva personalizzazione può rallentare il processo di implementazione e ridurre effettivamente l'efficienza. Trovare una soluzione che soddisfi la maggior parte delle tue esigenze con una personalizzazione minima ti darà un maggiore ROI.
Contratti legacy vs. nuovi contratti — Con l'implementazione di un nuovo sistema di gestione dei contratti, dovrai decidere quando i nuovi contratti verranno elaborati tramite il software, nonché cosa fare con i contratti legacy inattivi. Questo potrebbe risultare difficile poiché, generalmente, il processo contrattuale è continuo. Inoltre, dovrai determinare se i contratti legacy dovrebbero o devono essere catalogati nel nuovo sistema. Sebbene memorizzare tutti i contratti nello stesso sistema sia più conveniente, catalogare i contratti inattivi aumenterà il tempo necessario per implementare il nuovo software.
Software e servizi correlati al software di gestione dei contratti
Firma elettronica — Il software di firma elettronica offre agli utenti la possibilità di raccogliere firme su documenti condivisi elettronicamente, eliminando la necessità di registrare firme su documenti fisici. La gestione dei contratti e il software di firma elettronica vanno di pari passo per accelerare la finalizzazione di un contratto. Inoltre, gli standard di sicurezza integrati nel software di firma elettronica semplificano ulteriormente il processo di scambio di documenti legali e garantiscono la legittimità e le implicazioni legali delle firme effettuate tramite il software. Questo aiuta con l'aspetto della conformità del software di gestione dei contratti.
Gestione dei preventivi — Poiché la quotazione è spesso il primo passo nella fase di un contratto, è fondamentale per i team finanziari utilizzare il software di gestione dei preventivi pertinente per avviare il processo. Questo consente alle aziende di determinare le esigenze di un cliente e fornire loro preventivi personalizzati che meglio si adattano a quelle esigenze specifiche.
CRM — Il software di gestione dei contratti è spesso integrato con il software CRM per aumentare la visibilità tra i vari team all'interno di un'azienda. Poiché molti team diversi potrebbero aver bisogno di accedere a contratti esistenti o imminenti, possono beneficiare di una soluzione integrata che garantisce che le informazioni sulle relazioni aziendali e con i clienti siano memorizzate nello stesso luogo.
