Scopri di più su Software di monitoraggio dei dipendenti
Che cos'è il software di monitoraggio dei dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti è ampiamente definito come un modo per monitorare i dipendenti al fine di osservare e tracciare le loro attività. Questo software aiuta a raccogliere informazioni sui dipendenti, inclusa tutta l'attività dell'utente quando accede a una rete aziendale, l'attività dei lavoratori remoti o quando rappresenta l'azienda al di fuori dell'ufficio, come presso un cliente. Il monitoraggio dei dipendenti aiuta i datori di lavoro a tracciare i messaggi email scritti e ricevuti, altre comunicazioni elettroniche, abitudini di utilizzo delle applicazioni, singoli tasti premuti, cronologia di navigazione su Internet, orari di accesso o disconnessione dalla rete, file copiati su unità USB, la loro posizione fisica (per i lavoratori remoti) e la produttività dei dipendenti. Il monitoraggio dei dipendenti fa parte di un sistema di monitoraggio più ampio, denominato sistemi di gestione aziendale (EMS), che coinvolge il monitoraggio di diversi tipi di tracciamento o sorveglianza all'interno di un'organizzazione.
Quali tipi di software di monitoraggio dei dipendenti esistono?
Monitoraggio dei dispositivi: Telefoni e computer possono essere monitorati dai manager per tenere traccia delle chiamate, delle email e dell'uso generale di Internet dei dipendenti. Funzionalità come il blocco degli URL possono impedire ai dipendenti di trascorrere tempo su siti web non appropriati in un contesto lavorativo.
Monitoraggio delle interazioni con i clienti: Le interazioni con i clienti possono essere monitorate per garantire che il dipendente comunichi con i clienti in modo corretto ed efficiente. I manager possono utilizzare le informazioni per vedere dove un dipendente ha bisogno di miglioramenti quando parla con un cliente al telefono o tramite messaggio di testo.
Perché utilizzare il software di monitoraggio dei dipendenti?
Il software di monitoraggio dei dipendenti consente alle aziende di tracciare la qualità del lavoro di un dipendente e la quantità di tempo che un dipendente trascorre lavorando. I rapporti evidenziano i dipendenti più produttivi, aiutando le aziende a visualizzare la produttività di tutti nella loro forza lavoro. Il monitoraggio non mette solo in evidenza i dipendenti che faticano a concentrarsi sul lavoro, ma mostra anche chi sono i migliori performer.
Approfondimenti sulla produttività: Osservando e gestendo come un dipendente trascorre il suo tempo, i manager possono misurare le prestazioni e il tempo perso durante le ore di lavoro.
Approfondimenti sul focus del progetto: Quando i manager sono consapevoli di quale progetto un dipendente si sta concentrando, possono cogliere l'opportunità di reindirizzare il focus del dipendente quando necessario. Ad esempio, se un manager nota che un dipendente sta dando priorità a un compito rispetto a un altro con una scadenza più vicina, il manager può affrontare il dipendente e chiedergli di concentrarsi su un compito che richiede attenzione immediata. Molti tipi di software di monitoraggio dei dipendenti possono essere integrati in soluzioni software di gestione dei progetti per semplificare questo processo.
Approfondimenti sulla sicurezza: Il monitoraggio dei dipendenti apre l'opportunità di prevenire e tracciare problemi di sicurezza legati ai dipendenti. Se la rete di un'azienda viene compromessa, il monitoraggio delle email e dell'uso di Internet può individuare dove e quando si è verificata una violazione della sicurezza. Inoltre, le chiamate telefoniche possono essere monitorate per garantire che i dipendenti non condividano informazioni sensibili o accettino informazioni sensibili dai clienti.
Trasparenza della forza lavoro: In generale, il monitoraggio dei dipendenti fornisce una maggiore trasparenza per i team di gestione. Il monitoraggio offre una visione di alto livello della produttività complessiva e degli ostacoli che i dipendenti affrontano e consente margini di miglioramento della produttività.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di monitoraggio dei dipendenti?
Monitoraggio delle chiamate: Il monitoraggio delle chiamate consente ai datori di lavoro di registrare e ascoltare le chiamate telefoniche dei dipendenti. Le chiamate vengono analizzate per garantire che siano conformi agli standard aziendali.
Monitoraggio delle email: Il monitoraggio delle email consente ai datori di lavoro di registrare l'attività email dei dipendenti. Le comunicazioni interne ed esterne possono essere analizzate per garantire che il dipendente invii consegne appropriate e comunichi in modo conforme agli standard aziendali.
Monitoraggio dell'uso di Internet: Il monitoraggio web consente ai datori di lavoro di osservare quali pagine web i dipendenti stanno visitando e per quanto tempo. Questo fornisce ulteriori informazioni su dove viene speso più tempo e se un dipendente sta trascorrendo un tempo eccessivo su siti web non correlati al lavoro.
Screenshot: Gli screenshot forniscono un contesto extra nel monitoraggio di Internet. I datori di lavoro hanno accesso a visualizzazioni in tempo reale dello schermo del computer di un dipendente. Gli screenshot offrono ulteriori informazioni su se la pagina web che un dipendente sta visitando sia appropriata in un ambiente lavorativo.
Registrazione del tempo: I datori di lavoro possono vedere quanto tempo un dipendente sta trascorrendo su un progetto o una pagina web specifica, misurando così l'efficienza del compito.
Tracciamento dei compiti: I datori di lavoro possono visualizzare su quale compito il dipendente si sta concentrando, il che consente ai manager di intervenire e comunicare cambiamenti di compito al dipendente.
Tracciamento della posizione: Il software incorpora funzioni GPS per tracciare e monitorare la posizione dei dipendenti. Questo è particolarmente utile quando si tratta di consegne e ritiro di beni aziendali.
Avvisi: Questa funzione avvisa il datore di lavoro quando vengono violati protocolli critici e aree sicure.
Analisi comportamentale: I sistemi di monitoraggio dei dipendenti si concentrano anche su metriche comportamentali. Questo aiuta i datori di lavoro a monitorare meglio i team remoti e a concentrarsi sui dipendenti che necessitano di ulteriore formazione o guida.
Quali sono i vantaggi del software di monitoraggio dei dipendenti?
Eliminare gli sprechi: Eliminare gli sprechi è la funzione principale del software di monitoraggio dei dipendenti. Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a incrementare la produttività; al centro di ciò c'è il mantenere i dipendenti aderenti alle migliori pratiche e fare ciò per cui sono stati pagati dall'azienda.
Gestione efficace: I dati raccolti utilizzando questo software aiutano a costruire un team più efficiente evidenziando i punti di forza e di debolezza dei dipendenti. Questo porta a una maggiore visibilità per i datori di lavoro, dando loro il potere di delegare i compiti in modo più efficiente.
Aumentare la produttività dei dipendenti: Poiché i dipendenti sono continuamente monitorati, diventano consapevoli delle loro azioni e del loro lavoro. Inoltre, questo aiuta i datori di lavoro a individuare gli errori di processo e a correggerli, aumentando così la produttività.
Aumentare la sicurezza: Il software di monitoraggio dei dipendenti consente agli utenti di visualizzare documenti salvati, applicazioni installate, siti web visitati e messaggi inviati su proprietà aziendali, come computer e dispositivi mobili. Monitora file aziendali, informazioni sui conti e dati dei clienti. Questo può proteggere le aziende da minacce interne, violazioni della sicurezza e comportamenti sospetti.
Migliorare le prestazioni del team: Rivedere l'attività dei dipendenti aiuta a identificare i lavoratori che non soddisfano le aspettative aziendali. L'accesso a dati come l'orario di accesso e disconnessione, il tempo totale trascorso su compiti individuali, ecc., consente alle aziende di esaminare la produttività dei dipendenti in modo efficiente.
Chi utilizza il software di monitoraggio dei dipendenti?
Tutti i tipi di posizioni di gestione beneficiano del monitoraggio dei loro dipendenti. L'aspetto più vantaggioso del monitoraggio è il reporting sulla produttività che offre ai manager un'idea di come il loro team sta performando nei compiti quotidiani. Questa conoscenza consente ai manager di assegnare compiti in base al livello di prestazione di ciascun dipendente, capire in quali compiti eccellono certi membri del team e determinare potenziali perdite di tempo o blocchi di produttività durante le ore lavorative.
Software correlato al software di monitoraggio dei dipendenti
Software di tracciamento del tempo: Il software di tracciamento del tempo consente ai lavoratori di tracciare passivamente o manualmente il tempo trascorso su progetti, compiti e altre consegne.
Software per la forza lavoro del contact center: Il software per la forza lavoro del contact center consente alle aziende di gestire gli orari, le attività e le prestazioni dei dipendenti del call center.
Software di gestione delle minacce interne (ITM): Il software ITM è un software di monitoraggio dell'attività degli utenti che aiuta le aziende a prevenire che gli utenti interni compiano azioni dannose o negligenti all'interno dei sistemi, come accedere, copiare, rimuovere, manomettere o distruggere dati aziendali o altri beni senza permesso.
Sfide con il software di monitoraggio dei dipendenti
Morale dei dipendenti abbassato: In generale, alle persone non piace essere osservate. Non solo dà una sensazione di sfiducia, ma diminuisce anche il morale ed è considerato invasivo. Consentire a un dipendente di concentrarsi solo sul lavoro durante le ore lavorative spesso contribuisce al burnout dei dipendenti, portando a tassi di turnover elevati. I dipendenti non dovrebbero essere visti come macchine che devono concentrarsi sul lavoro per l'intera durata del loro turno di lavoro. È importante che i manager trovino un equilibrio appropriato quando monitorano i dipendenti e si assicurino che non siano scoraggiati.
Problemi legali: È essenziale avere il consenso dei dipendenti per essere monitorati. Inoltre, alcuni stati hanno leggi sulla privacy specifiche che vale la pena controllare prima di implementare una soluzione. Ad esempio, la legge della California richiede ai datori di lavoro di indicare se stanno registrando le chiamate di lavoro di un dipendente. Le aziende con dipendenti all'estero devono anche considerare le leggi sulla privacy di altri paesi. Molti paesi in Europa, ad esempio, hanno leggi più severe sul monitoraggio delle email.
Reportistica fuorviante: In molti casi, i siti web considerati inappropriati per il lavoro possono essere necessari per il dipendente da visitare. Ad esempio, uno specialista dei social media avrà siti web di social media nei loro rapporti di utilizzo del monitoraggio dei dipendenti. I manager dovranno differenziare tra quali siti web sono realmente legati al lavoro e quali siti web possono contribuire a perdere tempo al lavoro.
Come acquistare il software di monitoraggio dei dipendenti?
Prima di scegliere un software di monitoraggio dei dipendenti, i datori di lavoro dovrebbero capire cosa esattamente deve essere monitorato e quanto profondamente. I datori di lavoro devono anche considerare diversi fattori prima di impegnarsi in una soluzione di monitoraggio dei dipendenti, come la dimensione della forza lavoro (remota e in ufficio) e il budget complessivo. I datori di lavoro con una forza lavoro del call center potrebbero voler considerare una soluzione con monitoraggio delle chiamate telefoniche. I datori di lavoro con una forza lavoro remota potrebbero volere una soluzione completa con tracciamento dell'uso di Internet. Soprattutto, i datori di lavoro dovrebbero considerare quanto strettamente monitorare i dipendenti e garantire che i dipendenti siano a loro agio con la soluzione scelta.
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di monitoraggio dei dipendenti
Che un'azienda stia acquistando un software di monitoraggio dei dipendenti per la prima volta o stia cercando di sostituire il loro sistema attuale, G2.com può assisterli nel processo di selezione. Il primo passo è definire un elenco di requisiti che il prodotto deve soddisfare affinché l'azienda sia più produttiva. Questi requisiti aiuteranno gli acquirenti a restringere l'elenco dei prodotti da considerare.
Innanzitutto, gli acquirenti dovrebbero valutare la necessità di un software di monitoraggio dei dipendenti e determinare quale funzionalità sarà più utile per l'azienda.
- Aiuterà i dipendenti a essere più produttivi?
- Aiuterà l'azienda a evitare responsabilità?
- Sarà in grado di individuare problemi aziendali prima che si sviluppino?
Confrontare i prodotti di software di monitoraggio dei dipendenti
Creare una lista lunga
La valutazione dei fornitori dovrebbe iniziare con una lista lunga, che aiuterà a determinare se una determinata soluzione è adatta o meno. Con una lista lunga, si crea un ampio elenco di strumenti che si allineano con gli obiettivi aziendali. Affinché ci sia un campo di gioco equo, è importante porre lo stesso set di domande a ciascun venditore.
Creare una lista corta
Successivamente, dovrebbe avvenire una riduzione. Attraverso domande mirate, demo e prove, si può passare da una lista lunga a una corta. Sebbene questo differisca per ogni azienda e caso d'uso, tre o cinque prodotti sono tipicamente un buon numero. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le caratteristiche e i prezzi delle varie soluzioni.
Condurre demo
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe dimostrare ciascuna soluzione nella lista corta con lo stesso caso d'uso e set di dati. Questo permetterà all'azienda di valutare come ciascun fornitore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di monitoraggio dei dipendenti
Scegliere un team di selezione
Prima di iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti dolenti all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione che abbiano il giusto interesse, competenze e tempo per partecipare a questo processo. Un buon punto di partenza è mirare a tre o cinque persone che ricoprano ruoli come il principale decisore, il project manager, il proprietario del processo, il proprietario del sistema o esperto di materia del personale, oltre a un responsabile tecnico, un amministratore IT o un amministratore della sicurezza. Nelle aziende più piccole, il team di selezione del fornitore può essere più piccolo, con meno partecipanti che svolgono più compiti e assumono più responsabilità.
Negoziazione
Solo perché qualcosa è scritto sulla pagina dei prezzi di un'azienda, non significa che sia fisso (anche se alcune aziende non si muoveranno). È imperativo aprire una conversazione riguardo ai prezzi e alle licenze. Ad esempio, il fornitore potrebbe essere disposto a offrire uno sconto per contratti pluriennali o per raccomandare il prodotto ad altri.
Decisione finale
Dopo questa fase, e prima di impegnarsi completamente, si consiglia di avviare un test o un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
Tendenze del software di monitoraggio dei dipendenti
Tracciamento del benessere dei dipendenti: Le aziende possono fare un passo tecnologico verso la garanzia del benessere dei dipendenti con i tracker di attività. Spesso sotto forma di un braccialetto, i tracker di attività misurano la frequenza cardiaca, la forma fisica e i modelli di sonno di un dipendente. Sebbene questo non fornisca informazioni sull'efficienza sul posto di lavoro, consente ai datori di lavoro di fornire un programma di benessere ai loro dipendenti nel tentativo di promuovere abitudini sane.
Sensori biometrici intelligenti: Sebbene rari a causa di problemi legali, alcuni datori di lavoro optano per un approccio di monitoraggio più personale con smart keycard. Questi sensori (tipicamente all'interno di badge keycard) misurano il numero di volte in cui un dipendente si alza dalla sedia, quanto spesso alza la voce e dove esattamente si trova il dipendente in ufficio.
