Scopri di più su Sistemi POS per ristoranti
Cosa sono i Sistemi POS per Ristoranti?
I sistemi POS per ristoranti sono cruciali per mantenere un ristorante funzionante senza intoppi. Come chiunque abbia lavorato in un ristorante sa, ci sono molte parti in movimento sia nella parte anteriore che posteriore della casa. Le operazioni quotidiane sono complicate e possono coinvolgere tutto, dalla gestione dell'inventario e degli acquisti, alla gestione del personale e alla programmazione delle prenotazioni per gli ospiti. Mentre il software di gestione dei ristoranti è pensato per essere più una soluzione end-to-end, il software di punto vendita per ristoranti può anche contenere molte delle stesse funzionalità. Uno dei principali vantaggi dei sistemi POS per ristoranti è la capacità di integrarsi con software importanti come strumenti di contabilità, piattaforme di ordinazione online, software di gestione dei clienti e molto altro. L'inclusione di un cassetto per contanti, un lettore di codici a barre e un supporto per Android e iPad da utilizzare sia al bancone che al tavolo è un vantaggio aggiunto.
Cosa significa POS per Ristoranti?
POS per ristoranti sta per Punto Vendita per Ristoranti. È un luogo nel ristorante dove viene preso un ordine dal cliente o viene completata una transazione contro un ordine effettuato. Il software POS per ristoranti ha un front end e un back end. Il front end è dove la transazione viene elaborata al punto vendita. Il back end dà accesso alle analisi, alle cifre di vendita, al monitoraggio dell'inventario e ad altre informazioni rilevanti da utilizzare dalla direzione.
Quali tipi di Sistemi POS per Ristoranti esistono?
Esistono principalmente due tipi di sistemi POS per ristoranti attualmente in uso; sistemi POS tradizionali e sistemi POS basati su cloud. Mentre la maggior parte delle operazioni tecnologiche venivano eseguite in precedenza da sistemi POS tradizionali, sempre più aziende si stanno spostando verso sistemi basati su cloud per i loro ristoranti.
Sistema POS tradizionale
I sistemi POS tradizionali, noti anche come sistemi POS on-premises o legacy, consistevano in computer desktop e altri pezzi di hardware collegati a Internet tramite un server remoto impostato separatamente all'interno delle sedi del ristorante. Questi sistemi sono tradizionali nel senso che devono essere aggiornati manualmente e la maggior parte della loro sicurezza e archiviazione dei dati avviene all'interno dei locali del ristorante. Una volta che un ordine viene effettuato manualmente e una fattura viene generata tramite una stampante, il personale di servizio deve quindi coordinarsi con il personale di cucina per soddisfare il biglietto.
Sistema POS basato su cloud
I sistemi POS per ristoranti basati su cloud o mobili (android/iOS) sono sistemi POS all-in-one che offrono enormi vantaggi rispetto ai sistemi POS tradizionali. Questi sistemi POS user-friendly sono ospitati sul cloud, quindi tutti i dati inseriti vengono salvati in tempo reale. Questo software può essere facilmente installato su uno smartphone o un iPad e posizionato al bancone o al tavolo. La funzionalità basata su cloud consente un percorso di comunicazione conveniente ed efficiente automatizzando le attività in ogni stazione; dall'effettuare un ordine senza contatto e soddisfare un biglietto, all'elaborazione di un pagamento e alla pianificazione di un aggiornamento. Questo software fornisce anche supporto clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per qualsiasi problema tecnico.
Quali sono le Caratteristiche Comuni dei Sistemi POS per Ristoranti?
Ci sono diverse caratteristiche che un software POS per ristoranti fornisce. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali che possono aiutare gli utenti in vari modi:
Ordinazione online: I clienti amano ordinare cibo online, quindi ha senso partecipare all'azione. Un sistema POS con funzionalità per creare un'ordinazione online integrata con un portale di servizi di consegna di terze parti aiuta a mantenere tutto in un unico posto e a risparmiare tempo e denaro quando si cerca di capire come costruire un sito web ed evitare le commissioni dei fornitori. Inoltre, con quegli ordini che arrivano direttamente attraverso lo strumento POS, è meno probabile che gli ordini vengano persi o messi da parte a favore dei commensali in loco.
Ordinazione al tavolo: Poiché è importante ridurre l'uso della carta al giorno d'oggi, i sistemi POS aiutano gli utenti a diventare senza carta. I sistemi POS con capacità mobili consentono ai camerieri di inserire gli ordini direttamente nel sistema utilizzando un tablet o un telefono cellulare. Non solo questo riduce gli errori, ma aumenta anche l'efficienza poiché gli ordini vengono inviati immediatamente alla cucina. C'è anche la possibilità di chioschi per gli ordini, permettendo ai clienti di inserire i loro ordini direttamente nel sistema POS e bypassare completamente i camerieri. Questo è ideale per i ristoranti dove i clienti ordinano al bancone, liberando i cassieri per aiutare a preparare gli ordini più velocemente.
Gestione dell'inventario: Collegare le funzioni del back-of-house e del front-of-house è cruciale, e molti sistemi POS per ristoranti includono funzionalità di gestione dell'inventario che consentono agli utenti di essere al passo con l'approvvigionamento e gli acquisti. In molti strumenti, questo è automatizzato in modo che ogni articolo ordinato venga automaticamente rimosso dall'inventario del ristorante. Con un rapporto accurato di ciò che è disponibile, gli utenti saranno in grado di risparmiare più denaro ordinando solo ciò che è necessario riducendo gli sprechi.
Creazione del menu: Creare un menu può essere un'impresa complessa, ma i sistemi POS per ristoranti consentono agli utenti di vedere il loro inventario e costruire un menu appropriato. Con il menu già nel sistema POS, i camerieri possono facilmente inserire gli ordini, specialmente se quel menu è organizzato in modo intuitivo specificamente per il flusso di lavoro del ristorante.
Piani di seduta: Il vantaggio di un sistema POS è che gli utenti possono sedere dinamicamente i clienti man mano che i tavoli diventano disponibili. Con la possibilità di tracciare le prenotazioni e sapere quali tavoli sono riservati all'inizio del servizio, diventa molto più facile sedere i clienti che arrivano senza prenotazione. Il sistema può anche consentire agli utenti di vedere quanto un tavolo è vicino a finire, aiutandoli a evitare di dare tempi di attesa inaccurati e potenzialmente perdere clienti.
Rapporti di qualità: Vari rapporti aiutano gli utenti a gestire le loro attività in modo più intelligente perché forniscono informazioni chiave su ciò che stanno facendo bene e su cosa potrebbero dover lavorare. Forse un certo elemento del menu viene ordinato molto meno spesso di altri. Potrebbe essere il momento di rielaborarlo o rimuoverlo dal menu. I rapporti possono anche aiutare con i costi del lavoro determinando quali turni hanno più affari e quindi necessitano di più camerieri. I rapporti forniscono una visione su larga scala dell'attività e sono quindi estremamente utili per creare un piano.
Programmi di fedeltà: Il marketing è importante per ogni piccola impresa, specialmente quando non ci sono molti fondi extra disponibili per pagarlo. I programmi di fedeltà, quindi, sono un modo semplice per garantire affari ripetuti. Utilizzando uno strumento POS con un programma di fedeltà integrato, gli utenti possono creare carte regalo, carte a punti o qualsiasi altro programma di fedeltà rapidamente e facilmente per garantire che i clienti continuino a tornare e a spendere di più.
Hardware: Molti sistemi POS vengono forniti con opzioni hardware come cassetti per contanti, tablet, lettori di carte e stampanti per ricevute. L'hardware può essere costoso, quindi qualsiasi hardware deve funzionare bene con il software acquistato. È anche importante che l'hardware sia affidabile e durevole poiché idealmente verrà utilizzato molto. Poiché l'hardware può essere una spesa significativa, gli utenti potrebbero essere riluttanti ad acquistare più del minimo indispensabile, ma il loro ristorante funzionerà più efficientemente se acquistano abbastanza hardware in modo che i dipendenti non debbano condividere.
Contabilità: Tenere traccia di quanto denaro entra e di come viene utilizzato è cruciale per qualsiasi attività. Le funzionalità di contabilità all'interno di un sistema POS rendono facile monitorare ogni transazione, tracciare gli acquisti e tenere d'occhio le spese generali. Più le finanze di un'attività sono organizzate, più è facile concentrarsi sulle operazioni quotidiane del ristorante.
Quali sono i Vantaggi dei Sistemi POS per Ristoranti?
Gestire un'attività di ristorazione di successo richiede una comprensione approfondita dell'immagine del marchio, delle esigenze dei clienti e delle sue offerte di servizi. I sistemi POS offrono molteplici vantaggi che possono tenere traccia di queste metriche e aiutare le aziende a rimanere avanti alla concorrenza.
Vantaggi per i proprietari: Con un software POS per ristoranti in atto, i proprietari possono monitorare le vendite, controllare l'uso dell'inventario e tracciare il comportamento del personale senza una presenza fisica sul sito. Inoltre, aiuta a contribuire agli sforzi di marketing del ristorante con funzionalità specifiche come programmi di fedeltà, carte regalo, premi per i clienti, strumenti di messaggistica, promozioni mirate e altro ancora. Aiuta a identificare e affrontare tutti quei problemi che possono influire sul risultato finale e a formulare una strategia per affrontarli.
Vantaggi per il personale: Il software POS aiuta a prendere ordini, comunicare quegli ordini alla cucina e fornire un servizio rapido ai clienti. Aiuta i cuochi a costruire potenzialmente menu e indicare quali articoli del menu non sono più disponibili man mano che il servizio progredisce. Il vantaggio è che i camerieri possono creare, dividere o rimborsare assegni rapidamente e facilmente. Include anche la funzionalità di orologio del tempo, con il personale che firma l'entrata e l'uscita in base ai loro orari su un terminale POS. Nel complesso, garantisce una maggiore sicurezza finanziaria e una gestione del tempo semplificata.
Vantaggi per i clienti: I risultati di tutte le azioni di cui si occupa un software POS portano a un aumento della soddisfazione dei clienti, della fidelizzazione, dell'affluenza al ristorante. Riduzione dei tempi di attesa, opzioni di auto-ordinazione, esecuzione di ordini corretti, fatture elettroniche, processi di pagamento senza contatto, offerte e sconti sono alcuni dei vantaggi che un cliente ottiene con lo sforzo congiunto del software POS e dei ristoranti.
Chi Utilizza i Sistemi POS per Ristoranti?
Camerieri: Il software POS per ristoranti è utilizzato principalmente dai camerieri e dai cassieri dei ristoranti per inserire ordini ed elaborare pagamenti.
Manager: Con funzionalità aggiuntive come contabilità o prenotazioni per ristoranti, i manager e i proprietari dei ristoranti possono tenere d'occhio la loro attività.
Clienti: I clienti possono persino essere in grado di effettuare i loro ordini utilizzando un sistema POS iPad montato al tavolo o terminali POS intorno al ristorante.
Personale di cucina: I sistemi POS influenzano anche la cucina, poiché molti sistemi POS includono o si interfacciano con un sistema di ticketing per aiutare a mantenere gli ordini organizzati e fornire un servizio rapido ai clienti.
Quali sono le Alternative ai Sistemi POS per Ristoranti?
Alternative che possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di gestione dei ristoranti: Il software di gestione dei ristoranti contiene funzionalità POS tra altre funzionalità aggiuntive per gestire il ristorante. Queste sono soluzioni end-to-end che tengono traccia dell'inventario, delle buste paga, degli ordini e delle analisi. Il software di gestione dei ristoranti serve allo scopo di tenere traccia dei processi dietro le quinte in un ristorante piuttosto che occuparsi solo delle attività rivolte ai clienti.
Software Correlati ai Sistemi POS per Ristoranti
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme a questo software includono:
Software di programmazione dei ristoranti: Il software di programmazione dei ristoranti aiuta a organizzare il programma della forza lavoro di un ristorante. Aiuta a creare calendari e a tracciare lo stato attuale dei dipendenti che lavorano nel ristorante. Durante i cambiamenti di turno dell'ultimo minuto, questo software di programmazione aiuta a organizzare i turni e a informare il personale tramite messaggi di testo. Il software di programmazione può essere facilmente integrato con i sistemi POS o il software di gestione dei ristoranti per usufruire di un pool di funzionalità.
Software di gestione dell'inventario e degli acquisti per ristoranti: Questo software aiuta le attività di ristorazione a gestire il loro inventario alimentare, il che a sua volta aiuta a controllare i costi banali causati dagli sprechi alimentari. Mantiene le informazioni sull'inventario, tiene i dettagli dei fornitori e digitalizza le fatture e le ricevute per una contabilità più semplice. Bilancia anche le entrate in entrata con il costo delle materie prime acquistate. Inoltre, il software di gestione dell'inventario dei ristoranti può essere integrato nei sistemi POS per ristoranti.
Sfide con i Sistemi POS per Ristoranti
Il software POS presenta le proprie sfide. Potrebbe essere durante le fasi di implementazione o operazione. Tuttavia, queste sfide possono essere monitorate e superate seguendo i passaggi necessari.
Aggiornamenti del sistema: Il software POS potrebbe richiedere aggiornamenti frequenti. Passare a nuove versioni da una vecchia versione non solo richiede tempo ed esperienza, ma crea anche confusione nella mente degli utenti. Gli utenti potrebbero ricevere aggiornamenti del sistema nel mezzo delle ore del ristorante, il che potrebbe rallentare i processi sul POS. Sebbene questi aggiornamenti siano necessari per un funzionamento regolare, è necessario assicurarsi di programmare questi aggiornamenti in un momento che non interferisca con le ore del ristorante.
Connettività Internet: Molti sistemi POS necessitano di una connessione Internet. Se Internet si interrompe improvvisamente, potrebbe creare problemi nell'accettare ordini, elaborare ordini e accettare pagamenti, e così via. Una connessione Internet costante è essenziale per un'operazione ininterrotta. Ci sono anche alcuni software POS avanzati che non richiedono una connessione Internet. È sempre meglio avere qualcosa che possa operare sia in modalità online che offline.
Problemi di frode/sicurezza: Il POS per ristoranti consente molteplici metodi di pagamento per i clienti. Con l'aumento dell'uso dei pagamenti tramite carta di debito/credito, esiste un rischio di frode online. Pertanto, è obbligatorio avere sistemi POS conformi a EMV e gateway di pagamento conformi a PCI per garantire la sicurezza delle transazioni. Gli acquirenti devono assicurarsi che il software del fornitore soddisfi tutti i criteri necessari prima di implementarlo nel ristorante.
Quali Aziende Dovrebbero Acquistare Sistemi POS per Ristoranti?
Fornitori di servizi alimentari: Questo software POS non è limitato solo ai ristoranti ma anche ad altri fornitori di servizi alimentari come centri di fast food, caffetterie, food truck e carretti alimentari, cucine cloud, panetterie e pasticcerie, pub e bar, gelaterie, ecc. Tutti i fornitori di servizi alimentari interessati ad automatizzare le loro attività quotidiane semplici come ordinazioni online, modifiche agli ordini, rilascio di rimborsi, elaborazione dei pagamenti, controllo dell'inventario e altro, possono implementare questo software nelle loro attività.
Come Acquistare Sistemi POS per Ristoranti
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per Sistemi POS per Ristoranti
Trovare il miglior software POS per ristoranti per l'attività è altamente essenziale. Esiste una varietà di software POS per ogni tipo di ristorante. I ristoranti di piccole dimensioni, fissi o mobili, che operano in una singola sede richiederebbero un tipo di software molto basilare che soddisfi esigenze specifiche. Allo stesso modo, i ristoranti di medie dimensioni che sono in fase di crescita richiederebbero un software che soddisfi i loro ordini ad alto volume e fornisca funzionalità necessarie come controllo dell'inventario, ordinazioni online, rapporti e analisi, e altri. I ristoranti di grandi dimensioni che operano in più sedi dovrebbero cercare software POS con funzionalità allettanti con accesso alla gestione di più sedi.
Gli acquirenti devono fare una ricerca approfondita e chiedere ai fornitori tutte le informazioni necessarie tramite un preventivo o RFI/RFP prima di acquistare qualsiasi tipo di software. La soluzione dovrebbe rispondere alle loro esigenze aziendali, quindi una volta ricevuto un preventivo o RFI/RFP, un'analisi comparativa delle funzionalità offerte dal fornitore dovrebbe essere mappata contro i problemi che il software risolverà. Gli acquirenti devono anche esaminare attentamente le offerte di prezzo del fornitore. Poiché la maggior parte del software POS rientra in un pacchetto di abbonamento o una tariffa mensile anziché un pagamento una tantum, gli acquirenti devono considerare tutti gli attributi essenziali prima di effettuare un acquisto. È necessario stabilire un chiaro percorso di comunicazione tra l'acquirente e il fornitore per un accordo commerciale di successo.
Confronta i Prodotti Software POS
Crea una lista lunga
Una lista lunga può essere creata per selezionare alcuni fornitori le cui offerte sono esattamente allineate con le esigenze dell'acquirente. Elimina il software che non supporta funzionalità critiche. Ad esempio, un software POS che non supporta analisi e rapporti per un'attività di ristorazione di medie o grandi dimensioni non si qualifica per essere nella lista lunga perché manca di tale funzionalità che è non negoziabile. Pertanto, si consiglia di esaminare e selezionare i fornitori in base alle loro offerte di prodotti/servizi, alle recensioni e valutazioni ricevute da altri acquirenti e alla reputazione complessiva che ha nella categoria.
Crea una lista corta
Una lista corta viene preparata riducendo il numero di fornitori meno rilevanti dalla lista lunga. Questo dovrebbe essere fatto comprendendo a fondo i requisiti aziendali e mappandoli contro le funzionalità del software, tenendo presente il costo associato a ciascuno di essi. Nei casi in cui i fornitori non rispondono agli RFI, vengono eliminati direttamente. Ad esempio, su 10 fornitori selezionati per la lista lunga, gli acquirenti devono fare uno sforzo per portarlo a cinque fornitori specifici per la lista corta che soddisferebbero i loro requisiti aziendali sul posto con un'offerta di prezzo desiderabile. Gli utenti non devono ignorare le funzionalità più importanti richieste durante la decisione finale di acquisto.
Conduci demo
È essenziale condurre demo del software prima di selezionare un fornitore finale. Garantisce la compatibilità del software ed evita inutili confusioni dell'ultimo minuto. Gli acquirenti, con l'aiuto dei dipartimenti IT interni o esperti IT esterni, possono avviare il processo di demo. Nella maggior parte dei casi, i fornitori forniscono tutto il supporto necessario per un test demo di successo.
Selezione dei Sistemi POS per Ristoranti
Scegli un team di selezione
C'è meno possibilità di avere un team di selezione adeguato nei ristoranti di piccole e medie dimensioni, quindi dipendono da esperti IT esterni per tutte le esigenze IT. Nella maggior parte dei casi, diventa compito del proprietario valutare il software giusto per l'attività. I ristoranti di grandi dimensioni che fanno parte di grandi catene alberghiere di solito hanno una gestione in atto e hanno dipartimenti IT separati come qualsiasi altra organizzazione. In tali sistemi, è facile formare un team di selezione composto da dipendenti che utilizzeranno il software, un dirigente che gestisce il budget, personale IT che valuta le specifiche tecniche e la direzione che si occupa dell'intero processo.
Negoziazione
La negoziazione del giusto tipo di sistema POS dipende dai prezzi offerti dal fornitore per arrivare a un prezzo finale. Generalmente avviene tra due fornitori selezionati, uno dei quali vince l'accordo. La negoziazione finale deve essere fatta considerando attributi come la qualità del servizio e del supporto, le funzionalità aggiuntive offerte e le fasce di prezzo che si adattano al pacchetto.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi sull'analisi di tutte le informazioni raccolte dal fornitore e sulla ricerca del giusto prodotto adatto all'attività.
Quanto Costano i Sistemi POS per Ristoranti?
Il costo di un sistema POS per ristoranti può variare a seconda delle funzionalità che offre o delle funzionalità che supporta. Tipicamente costa tra $40-$150 al mese come spese di abbonamento per terminale. Il costo delle integrazioni hardware come tablet, cassetti per contanti, stampanti e altri potrebbe arrivare fino a $1000 per spese di pagamento una tantum.
Il software POS basato su cloud è generalmente addebitato su una struttura di prezzi di abbonamento mensile. Molti fornitori offrono sconti se il software è sottoscritto annualmente o possono addebitare un premio per l'aggiunta di funzionalità extra. I sistemi POS tradizionali o i sistemi POS on-premise possono costare una somma considerevole di denaro poiché non includono pacchetti di abbonamento e sono generalmente utilizzati per più di un terminale con attività di ristorazione che operano in più sedi sotto un unico marchio.
Implementazione dei Sistemi POS per Ristoranti
Come vengono Implementati i Sistemi POS per Ristoranti?
I ristoranti possono implementare un sistema POS all'inizio della loro attività o possono passare da un fornitore all'altro. Il sistema POS aiuta a sostituire il metodo tradizionale del registratore di cassa per documentare gli ordini, controllare l'inventario e calcolare le entrate. Una volta che un fornitore è stato finalizzato per l'onboarding, un team designato dal fornitore e dall'acquirente si riunisce e avvia il processo di implementazione.
Chi è Responsabile dell'Implementazione dei Sistemi POS per Ristoranti?
L'implementazione del software è generalmente gestita dall'ingegnere del servizio da parte del fornitore nel caso di ristoranti di piccole e medie dimensioni. Mentre, nel caso di ristoranti che fanno parte di grandi catene alberghiere, l'implementazione è gestita da esperti tecnici del fornitore o partner in collaborazione con il team tecnico interno dell'hotel.
Quando Dovresti Implementare i Sistemi POS per Ristoranti?
Il software POS può essere implementato all'inizio di una nuova attività o nel mezzo. Gli acquirenti devono assicurarsi che il processo di implementazione non interferisca con l'operazione quotidiana del ristorante. Pertanto, si consiglia di programmare un momento adatto dopo l'orario di lavoro o nei giorni di riposo settimanali che non ostacolino la tempistica regolare e rendano l'intero processo senza intoppi.
Tendenze dei Sistemi POS per Ristoranti
Ordinazione online
Ordinare cibo online è una grande tendenza e una che probabilmente non scomparirà presto. Se un ristorante non offre ordinazioni online, probabilmente sta perdendo una grande quantità di potenziale entrate. Fortunatamente, il software POS per ristoranti rende facile creare un portale di ordinazione online con il minimo sforzo da parte dell'utente.
Gestione dei tavoli
Il software POS basato su cloud semplifica la sincronizzazione di più dispositivi mobili in modo che i camerieri possano abbandonare il blocco per gli ordini e utilizzare un tablet o un telefono cellulare per inserire gli ordini. Con l'aumento della velocità e dell'accuratezza, è comprensibile perché sempre più ristoranti a servizio completo stiano implementando questa soluzione.
POS basato su tablet
La maggior parte dei sistemi POS è ottimizzata per funzionare su un iPad o tablet simili, risparmiando denaro ai proprietari di ristoranti essendo facilmente sostituibili e non richiedendo un mouse o una tastiera per computer. I tablet sono anche portatili e facili da configurare, rendendoli ideali se l'utente vuole provare nuovi layout o formare nuovi dipendenti.
Self-service del cliente
Con i sistemi POS basati su cloud, i chioschi possono essere facilmente impostati in modo che i clienti possano effettuare ordini a loro piacimento. Proprio come l'ordinazione online, i clienti sono interessati a servizi on-demand che riducono i tempi di attesa.
