Tipi di software di gestione dei ristoranti
La maggior parte del software di gestione dei ristoranti è progettata per essere un punto di riferimento unico per tutte le esigenze di gestione del ristorante. Tuttavia, alcuni si concentrano su aspetti diversi della gestione di un ristorante rispetto ad altri. Alcuni potrebbero concentrarsi maggiormente sul lato commerciale, con funzionalità contabili robuste. Altri potrebbero concentrarsi maggiormente sul lato del servizio, fornendo strumenti facili per semplificare il servizio. Alcuni possono concentrarsi sull'aiutare una cucina a diventare e rimanere organizzata digitalizzando i biglietti degli ordini.
In generale, la maggior parte dei sistemi di gestione dei ristoranti sarà molto simile, ma il leggero spostamento del focus può aiutare a indirizzare i miglioramenti in un ristorante dove sono più necessari. A seconda delle dimensioni del ristorante e di quante sedi ci sono, alcuni software sono costruiti specificamente per singole sedi e altri sono creati specificamente per grandi aziende che gestiscono più ristoranti.
Caratteristiche del software di gestione dei ristoranti
Tracciamento delle finanze – Tracciare ogni transazione è estremamente importante in un ristorante. Non solo aiuta a gestire le entrate rispetto alle spese, ma rende anche molto più facile se un cliente contesta un acquisto. Sapere quanti soldi vengono spesi per l'acquisto di cibo scomponendo le ricette in base al costo degli ingredienti individuali e quali articoli del menu hanno più successo di altri può aiutare i proprietari e i gestori a prendere decisioni informate in futuro. Questo può anche aiutare una cucina a vedere quanti soldi vengono persi a causa degli sprechi alimentari e apportare modifiche. In generale, è sempre una buona idea sapere come stanno andando le vendite e dove si possono tagliare i costi.
Strumenti fiscali – La stagione fiscale può essere difficile per tutti, specialmente per le piccole imprese. Le piattaforme di gestione dei ristoranti con strumenti fiscali possono aiutare a preparare un ristorante per la stagione fiscale con un lavoro minimo. Tenendo traccia di tutte le ricevute e gli acquisti, i proprietari non devono preoccuparsi di perdere informazioni cruciali o di fare molti calcoli all'ultimo minuto.
Creazione del menu – Sebbene ci sia ovviamente molto lavoro che va nella creazione di un menu al di là del software, il software di gestione dei ristoranti può aiutare a organizzare quel processo. Alcuni software di gestione dei ristoranti possono mantenere elenchi di ingredienti e ricette per gli articoli del menu. Una volta che gli articoli del menu sono finalizzati, possono essere facilmente aggiunti alla funzione POS, rendendo molto più facile per i camerieri effettuare ordini per i clienti.
Gestione degli ordini – La gestione degli ordini e le vendite di cibo ovviamente costituiscono la maggior parte dell'attività di un ristorante. Se le operazioni non funzionano senza intoppi, ciò può significare un disastro per l'intera attività. Con biglietti digitali o una stampante di biglietti integrata, la cucina può rimanere organizzata e al passo con gli ordini man mano che arrivano. Se un ristorante gestisce anche un servizio di consegna, rimanere organizzati è ancora più importante per garantire che il cibo arrivi esattamente dove deve andare. Alcune piattaforme avviseranno persino i camerieri quando un ordine è in ritardo in modo che possano tenere informati i clienti.
Elaborazione delle carte di credito – La maggior parte dei sistemi di punto vendita ha un'elaborazione delle carte di credito integrata e molti sistemi di gestione dei ristoranti non sono diversi. Poiché la maggior parte dei commensali paga con carta, l'elaborazione delle carte di credito integrata può rendere il processo di pagamento molto più fluido sia per gli ospiti che per i camerieri. Questo può anche eliminare la necessità di pagare denaro extra a un servizio di elaborazione delle carte di credito. Avendo il servizio incluso con la piattaforma software, non c'è bisogno di pagare di più di tasca propria.
Gestione della fedeltà – Ottenere e mantenere i clienti è una grande sfida per qualsiasi ristorante. Molti sistemi di gestione dei ristoranti includeranno alcune funzionalità di gestione della fedeltà sotto forma di carte regalo, carte per frequentatori abituali o newsletter via email. Avendo tutto questo all'interno della piattaforma, riscattare le carte o mantenere un record dei punti accumulati diventa facile. I clienti non devono ricordare una carta di carta e i camerieri non devono spendere molto tempo cercando di garantire che il cliente ottenga il suo sconto.
Gestione dell'inventario – Per un ristorante, il controllo dell'inventario è una preoccupazione primaria. Senza abbastanza degli ingredienti giusti, servire i clienti diventa impossibile. Il cibo non è economico, né dura per sempre, quindi ordinare la giusta quantità è estremamente importante. Con le funzionalità di gestione dell'inventario in un sistema di gestione dei ristoranti, chef e cuochi possono tenere traccia di tutti gli ingredienti disponibili, quando scadranno e cosa deve essere ordinato nel prossimo futuro. Se è disponibile una quantità impostata di qualcosa, come bottiglie di vino, un sistema intelligente aggiornerà automaticamente l'inventario quando gli articoli vengono acquistati. Sebbene ci sia anche un software di inventario per ristoranti disponibile, avere la funzionalità disponibile in un sistema già in uso rende molto più facile per la cucina comunicare con l'ufficio amministrativo e il front of house, e viceversa.
Gestione e pianificazione dei dipendenti – I ristoranti spesso hanno grandi forze lavoro che lavorano in turni separati. Le funzionalità di gestione dei dipendenti possono aiutare i ristoranti a pianificare i turni dei loro dipendenti e creare cronologie di onboarding per i nuovi dipendenti che necessitano di formazione. In questo modo, i ristoranti sono sempre adeguatamente dotati di personale e i dipendenti non sono sovraccaricati. Alcuni software di gestione dei ristoranti saranno persino in grado di segnalare quali giorni o notti sono più affollati e quali sono più tranquilli in modo che i gestori possano pianificare adeguatamente senza sotto o sovrastimare il personale.
Reportistica e analisi – I ristoranti lavorano con margini estremamente ridotti, quindi sapere esattamente cosa sta accadendo con l'attività in ogni momento è cruciale. Poiché i sistemi di gestione dei ristoranti toccano quasi ogni aspetto di un ristorante, possono raccogliere dati dai vari angoli dell'attività e creare analisi che forniscono un quadro chiaro delle sue operazioni. Con questi dati e analisi, i proprietari e i gestori dei ristoranti possono prendere decisioni informate basate su dove stanno andando bene e dove devono migliorare. Sebbene le soluzioni di analisi dei dati forniscano informazioni più robuste, gli strumenti di base all'interno dei sistemi di gestione dei ristoranti sono spesso sufficienti per i ristoratori impegnati senza un background in scienza dei dati.
Consegna e asporto – I clienti amano avere la possibilità di ordinare cibo online, quindi ha senso fornire quell'opzione. Un sistema di gestione dei ristoranti con funzionalità per creare un portale di ordinazione online aiuta a mantenere tutto in un unico posto, oltre a risparmiare tempo e denaro quando si cerca di capire come costruire un sito web ed evitare le commissioni dei fornitori. E con quegli ordini che arrivano direttamente attraverso il software di gestione dei ristoranti, è meno probabile che gli ordini vengano persi o messi da parte a favore dei commensali in loco.
Piani del pavimento – Il software di gestione dei ristoranti consente agli addetti all'accoglienza di inserire la pianta del ristorante nello strumento in modo che possano facilmente far sedere gli ospiti e riservare i tavoli. I camerieri possono utilizzare la pianta per garantire che l'ordine giusto vada al tavolo giusto. Alcuni strumenti possono persino consentire di effettuare ordini in base al posto a tavola, quindi se qualcuno ha un'allergia o una restrizione dietetica, non viene accidentalmente servito l'articolo sbagliato.
Tendenze relative al software di gestione dei ristoranti
Ordinazione al tavolo – Il software di gestione dei ristoranti basato su cloud ha la capacità di sincronizzare più dispositivi mobili in modo che i camerieri possano abbandonare il blocco degli ordini e utilizzare un tablet o un telefono cellulare per effettuare ordini direttamente al tavolo. Con la velocità e l'accuratezza aumentate offerte da tale funzionalità, è comprensibile perché sempre più ristoranti stiano implementando questa soluzione.
POS basato su tablet – La maggior parte dei sistemi di gestione dei ristoranti è ottimizzata per funzionare su un iPad o un tablet simile, risparmiando denaro ai proprietari di ristoranti essendo facilmente sostituibile e risparmiando spazio non richiedendo un mouse o una tastiera per computer. I tablet sono anche portatili e facili da configurare, rendendoli ideali se si desidera provare nuovi layout o formare nuovi dipendenti. Niente più ingombranti postazioni per i camerieri.
Ordinazione online – Ordinare cibo online è una grande tendenza, e una che probabilmente non scomparirà presto. Se un ristorante non offre ordinazioni online, è probabile che stia perdendo una grande quantità di potenziali vendite. Fortunatamente, il software di gestione dei ristoranti rende facile creare un portale di ordinazione online con uno sforzo minimo.
Software e servizi correlati al software di gestione dei ristoranti
Il software POS per ristoranti fornisce molte funzionalità simili a un sistema di gestione dei ristoranti ma non è altrettanto robusto nelle funzionalità. Il software POS per ristoranti è progettato principalmente per facilitare le transazioni con i clienti e può contenere funzionalità aggiuntive per aiutare nella gestione di un ristorante. Il software di gestione dei ristoranti è progettato per gestire tutti gli aspetti di un ristorante.
Il software per prenotazioni di ristoranti è progettato per accettare e gestire le prenotazioni. I clienti possono effettuare una prenotazione per un orario specifico, sia sul sito web di un ristorante che su un sito dedicato alle prenotazioni di ristoranti come OpenTable. Sebbene il software di gestione dei ristoranti possa essere in grado di fare anche questo, potrebbe non necessariamente interfacciarsi con i siti aggregatori più grandi.
Il software per consegne/asporto di ristoranti fornisce un mezzo per i ristoranti di creare un portale di ordinazione online. Sebbene ciò possa avvenire sul loro sito web o su un mercato più grande come GrubHub, questi strumenti si integrano tipicamente con i sistemi di gestione dei ristoranti. Alcuni moderni software di gestione dei ristoranti possono contenere questa funzionalità, ma potrebbe non interfacciarsi con i mercati più grandi.
Il software di gestione e acquisto dell'inventario per ristoranti è un insieme di strumenti progettati specificamente per aiutare i ristoranti a gestire il loro inventario alimentare e semplificare il processo di acquisto. I sistemi di gestione dei ristoranti conterranno probabilmente funzionalità simili a queste, ma potrebbero non essere altrettanto robuste.
Il software di business intelligence e analisi per ristoranti è progettato per fornire approfondimenti di alto livello sulle prestazioni di un ristorante. Questi dati spesso provengono da altri software per ristoranti utilizzati dall'attività. Il software di gestione dei ristoranti avrà la capacità di creare alcuni report e analisi perché raccoglie una grande quantità di dati da tutti gli aspetti delle operazioni del ristorante, ma potrebbero non essere altrettanto robusti di quelli creati da uno strumento dedicato di business intelligence e analisi.
