Scopri di più su Software di Scambio Elettronico di Dati (EDI)
Che cos'è il software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Il software di scambio elettronico di dati (EDI) è stato creato per ridurre la domanda procedurale nei processi di scambio industriale come la spedizione e l'acquisto di prodotti in massa, la generazione di ordini di acquisto (PO), ecc. Inizialmente, le fatture, i PO, le informazioni sulla spedizione della catena di approvvigionamento e simili venivano generate manualmente ed era dispendioso in termini di tempo condividerle tra i partner commerciali.
Il software EDI è una soluzione semplice e sicura che riduce significativamente il tempo impiegato nel processo di acquisto, oltre a ridurre i costi associati all'inserimento manuale grazie all'automazione. Facilita lo scambio di tali documenti aziendali in un formato elettronico in tempo reale tra partner commerciali e su una varietà di piattaforme e programmi. Consente l'automazione per la generazione di documenti elettronici come PO, fatture, avvisi di spedizione anticipata (ASN) e livelli di inventario.
Attualmente, l'EDI si è espanso oltre il commercio. I documenti e i dati scambiati utilizzando l'EDI possono ancora essere transazioni commerciali, ma ora possono anche coinvolgere dati sanitari (ad esempio, cartelle cliniche elettroniche dei pazienti), informazioni sui trasporti (ad esempio, dati di spedizione di massa), flussi di lavoro di costruzione e altro ancora.
Quando si seleziona un software EDI, è fondamentale comprendere il formato delle informazioni che vengono inviate e il formato che il destinatario può accettare. Ad esempio, UN/EDIFACT è un formato standard internazionale e viene utilizzato prevalentemente nel Regno Unito, ma le trasmissioni negli Stati Uniti seguono tipicamente lo standard ANSI ASC X12. Se i formati EDI dei dati del mittente e del ricevitore non corrispondono, le informazioni non verranno ricevute.
Il software EDI si integra bene anche con altre soluzioni software. Molti acquirenti di EDI cercano di integrarsi con un sistema di gestione del magazzino (WMS), un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), servizi SAP o altri sistemi di elaborazione dati.
Cosa significa EDI?
EDI sta per scambio elettronico di dati. Tuttavia, il trasferimento elettronico di file è solo una delle molte cose che questo software può fare. Offre anche funzionalità che possono aiutare le aziende riducendo i costi e migliorando velocità, precisione ed efficienza aziendale.
L'EDI viene utilizzato per trasferire elettronicamente documenti aziendali come PO, fatture della catena di approvvigionamento, bolle di spedizione e comunicare tra loro. Un formato specificato noto come standard EDI è stabilito da entrambe le parti per facilitare la trasmissione delle informazioni. I commercianti utilizzano l'EDI per scambiare informazioni finanziarie in forma elettronica.
Quali tipi di software di scambio elettronico di dati (EDI) esistono?
Software EDI on-premises vs. cloud-based
Una soluzione basata su cloud renderà i dati importanti facilmente disponibili a qualsiasi utente autorizzato con una connessione Internet, consentendo ai partner commerciali remoti di accedere ai dati indipendentemente dalla loro posizione. Al contrario, una soluzione on-premises sarà accessibile da una posizione o server, ma tende a consentire un maggiore controllo e sicurezza complessivi. Alcuni EDI offrono opzioni sia cloud che on-premises, consentendo all'acquirente di scegliere la propria preferenza di distribuzione. Tuttavia, alcuni EDI esistono solo come sistema cloud-based o on-premises. Un fattore determinante importante sarebbe verificare se il software esistente si integra facilmente con una soluzione on-premise o cloud-based.
Inoltre, è utile considerare le preferenze dei partner commerciali e dei clienti. Come preferiscono accedere ai file e ai media? Alcune aziende preferiscono dati che possono essere accessibili tramite servizi web in tempo reale. Questa domanda richiede anche a un'organizzazione di considerare le proprie preferenze di sicurezza. Sebbene le soluzioni cloud abbiano funzionalità di sicurezza difensiva, alcune aziende potrebbero preferire un accesso controllato ai file, che le soluzioni on-premises offrono prontamente.
Capacità di integrazione
Il software EDI è in grado di integrarsi rapidamente con altri strumenti, come quelli che aiutano a gestire i processi di back-end. Dopo l'integrazione, i processi che una volta erano manuali diventano compiti automatizzati, consentendo alle aziende di concentrare la loro attenzione su altri sforzi importanti. Gli acquirenti potenziali dovrebbero considerare i loro requisiti di integrazione e assicurarsi che il prodotto scelto funzioni bene con i processi già in atto.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Per massimizzare il valore strategico e il ritorno sull'investimento (ROI) di un investimento in software EDI, gli acquirenti dovrebbero optare per soluzioni che consentano una robusta automazione del trasferimento di documenti aziendali, minimizzino l'intervento manuale e possano scalare in modo fluido e senza intoppi man mano che le esigenze crescono. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno del software EDI:
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Scambio di dati: Le capacità di scambio di dati del software EDI consentono il trasferimento elettronico di documenti tra aziende e partner commerciali.
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Mappatura dei dati: Il software EDI può tradurre i dati avanti e indietro, convertendo il formato dei dati interni nel formato standard EDI.
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Gestione del flusso di lavoro: La funzione di pianificazione del flusso di lavoro consente l'automazione end-to-end dei processi EDI chiave senza alcun intervento dell'utente.
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Gestione delle eccezioni: Le soluzioni EDI rilevano gli errori e notificano e avvisano immediatamente il problema di trasmissione.
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Protocolli di comunicazione: Il software supporta protocolli di trasferimento file crittografati come VAN, AS2, FTP/sFTP e HTTPS.
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Reportistica in tempo reale: Le funzionalità di reportistica in tempo reale all'interno di un software EDI forniscono un dashboard personalizzabile in tempo reale che consente agli utenti di tracciare, monitorare e gestire le transazioni.
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Standard EDI: Questo software fornisce supporto integrato per gli standard EDI concordati per inviare e ricevere documenti aziendali.
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Metodi di trasferimento: Questo software consente all'azienda di scambiare dati direttamente, tramite una rete a valore aggiunto (VAN) o talvolta entrambi. VAN è un servizio di condivisione dati ospitato.
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Scambio sicuro: Il software EDI facilita lo scambio sicuro di dati tra endpoint poiché i dati di trasmissione EDI devono rimanere sicuri nella rete di condivisione.
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Integrazione: Il software si integra facilmente con diversi sistemi o software per creare un'esperienza di flusso di lavoro più fluida.
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Tracciamento dei dati: La funzione di tracciamento dei dati aggrega e genera dettagli relativi alle trasmissioni di dati. Le soluzioni offriranno tipicamente dashboard o funzionalità di reportistica per valutare le transazioni. Il software EDI consente agli utenti di utilizzare questi dati per pianificare progetti, mappare documenti e ottimizzare i trasferimenti.
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Test EDI: Il software crea un ambiente di test per le transazioni EDI per verificarle e garantire che aderiscano ai requisiti di conformità del settore.
Quali sono i vantaggi del software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Le soluzioni EDI sono altamente efficienti nell'automazione dei processi aziendali, sono completamente senza carta e richiedono poco o nessun intervento umano. L'implementazione di un sistema EDI non solo consente di risparmiare tempo e denaro, ma consente anche una stretta collaborazione tra i partner commerciali e aiuta a costruire la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.
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Risparmio di tempo: L'EDI cambia il tempo di trasmissione da giorni a minuti, consentendo agli utenti di fare di più, più velocemente. Inoltre, la maggiore precisione degli EDI consente ai team di trascorrere meno tempo a correggere fatture e altri dati.
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Risparmio sui costi: L'elaborazione degli ordini può essere costosa. Riducendo i costi associati all'invio di documentazione fisica, il software EDI riduce la spesa legata alla generazione e distribuzione dei dati.
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Efficienza e precisione: Il software EDI migliora la precisione delle trasmissioni di dati. Tra processi snelliti e maggiore precisione, i team avranno più tempo per altri compiti. Inoltre, l'EDI aumenta la trasparenza nelle interazioni B2B, offrendo una maggiore visibilità su intere transazioni a fini di audit.
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Miglioramento dei tempi: Le soluzioni EDI riducono il tempo impiegato nell'invio e ricezione manuale dei documenti in tempo reale. Riduce anche il tempo necessario per creare manualmente fatture ed elaborare PO.
Chi utilizza il software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Qualsiasi team che si occupa quotidianamente di interazioni di dati B2B potrebbe beneficiare di un software EDI. Poiché le soluzioni EDI migliorano le trasmissioni di dati aziendali con efficienza, risparmio di costi e tempo, qualsiasi team o azienda che effettua regolarmente trasmissioni di dati B2B ne trarrebbe vantaggio. La sanità è un esempio primario poiché i dati critici dei pazienti possono essere trasmessi accuratamente in minuti anziché ore o giorni.
Team di acquisto e fatturazione: Il software EDI automatizza anche le transazioni che si verificano frequentemente tra le organizzazioni, come lo scambio di PO, fatture e avvisi di spedizione della catena di approvvigionamento. I team di generazione di acquisti e fatture utilizzano l'EDI per automatizzare i processi della catena di approvvigionamento e scambiare documenti aziendali.
L'EDI aiuta molte organizzazioni che producono, spediscono, acquistano e vendono beni o forniscono assistenza, dai rivenditori e produttori alle aziende di logistica, compagnie aeree, fornitori di assistenza sanitaria, assicuratori e altro ancora.
Aziende della catena di approvvigionamento (settori retail, manifatturiero e automobilistico): L'EDI semplifica il processo di trasferimento dei documenti aziendali ed è quindi una parte essenziale dei processi di produzione. L'automazione dello scambio di dati attraverso le catene di approvvigionamento garantisce la consegna tempestiva dei dati e il tracciamento in tempo reale. Il software EDI consente tempi di elaborazione e consegna degli ordini più brevi, il che a sua volta aiuta a ridurre l'inventario.
Aziende nel settore finanziario: Queste aziende gestiscono molti dati riservati e transazioni complesse. L'EDI aiuta le aziende finanziarie a ridurre i processi cartacei manuali nei pagamenti e nei crediti. Previene anche errori grazie all'automazione dei processi nei trasferimenti e nelle generazioni di documenti.
Industria retail: L'EDI nell'industria retail consente alle aziende di ridurre i costi senza compromettere il servizio clienti. Aiuta a ridurre il tempo impiegato nelle transazioni manuali e aumenta l'efficienza attraverso la catena di approvvigionamento.
Organizzazioni sanitarie: Il software EDI consente lo scambio di informazioni sanitarie dei pazienti e l'elaborazione dei documenti di assicurazione sanitaria.
Qual è il miglior software EDI per le piccole imprese?
Per le piccole imprese che mirano a semplificare l'elaborazione degli ordini, garantire la conformità e integrarsi efficacemente con i partner commerciali, le principali opzioni di software EDI per le PMI includono:
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SPS Commerce Fulfillment EDI offre una soluzione completa con supporto completo, fornendo accesso a una vasta rete di connessioni pre-mappate. È progettato per aiutare i fornitori a soddisfare i requisiti dei rivenditori, inclusa la conformità EDI e l'elaborazione batch, rendendolo una scelta forte per le piccole imprese che cercano scalabilità e facilità d'uso.
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TrueCommerce EDI fornisce un'integrazione senza soluzione di continuità attraverso la catena di approvvigionamento, semplificando il processo di trasmissione di fatture, ordini e altri documenti. La sua interfaccia user-friendly e il supporto clienti robusto si adattano alle piccole imprese che cercano di automatizzare i loro processi EDI.
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eZCom Software EDI è riconosciuto per la sua interfaccia user-friendly e il supporto clienti robusto. Semplifica l'elaborazione degli ordini e garantisce la conformità con i partner commerciali. Il suo design intuitivo lo rende accessibile per le aziende che cercano soluzioni EDI efficienti.
Qual è il miglior software EDI per il valore nel settore manifatturiero?
Per le aziende manifatturiere che cercano soluzioni EDI convenienti che semplificano le operazioni della catena di approvvigionamento e si integrano senza problemi con i sistemi esistenti, le opzioni principali includono:
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TrueCommerce EDI offre un'integrazione completa attraverso la catena di approvvigionamento, facilitando connessioni senza soluzione di continuità con i sistemi ERP e le principali piattaforme di eCommerce come Shopify e Magento. La sua interfaccia user-friendly e il supporto clienti robusto si adattano ai produttori che mirano ad automatizzare i loro processi EDI.
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Cleo Integration Cloud fornisce una piattaforma basata su cloud che unifica le integrazioni EDI e API, offrendo visibilità end-to-end sulle transazioni B2B. La sua interfaccia personalizzabile semplifica l'onboarding dei partner e migliora la gestione delle eccezioni, soddisfacendo le complesse esigenze delle operazioni manifatturiere.
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MuleSoft Anypoint Platform consente ai produttori di integrare l'EDI con altre applicazioni e fonti di dati attraverso una connettività robusta guidata da API. Le sue funzionalità di reportistica in tempo reale e la scalabilità supportano ecosistemi manifatturieri complessi che richiedono uno scambio di dati agile.
Software correlato al software di scambio elettronico di dati (EDI)
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software EDI includono:
Software blockchain: Man mano che il software blockchain diventa più diffuso, c'è una discussione significativa su come la blockchain potrebbe aumentare l'EDI o addirittura rendere l'EDI obsoleto. La trasparenza naturale della blockchain può migliorare la responsabilità e la precisione nelle trasmissioni EDI, e la sua affidabilità può ulteriormente migliorare la precisione e l'affidabilità dell'EDI.
Sfide con il software di scambio elettronico di dati (EDI)
Le soluzioni EDI on-premises stanno diventando una sfida per le aziende. Ecco alcuni dei problemi più comuni che le imprese affrontano con le loro tecnologie EDI implementate on-premises.
Costi aumentati: L'EDI è un investimento costoso, ma mantenere soluzioni EDI obsolete e legacy può ulteriormente aumentare i costi. Quando un'impresa possiede software e hardware EDI, deve anche investire in personale per gestire e mantenere il software on-premises. Inoltre, quando qualcosa si blocca, le ore e i costi per la manutenzione si accumulano rapidamente.
Scalabilità: Il software EDI on-premises fatto in casa non è in grado di scalare per supportare le esigenze di dati man mano che l'azienda cresce. Questo diventa una sfida per le aziende a lungo termine mentre pianificano di espandere le operazioni. Gli standard EDI variano anche da settore a settore, supportare ciascuno dei formati di dati standardizzati per abilitare le transazioni EDI è difficile con i sistemi EDI on-premises.
Mancanza di automazione: L'EDI basato su cloud può integrarsi con altri sistemi aziendali e applicazioni per automatizzare i processi. Le soluzioni EDI tradizionali sono piuttosto rigide e possono eseguire solo compiti EDI specifici perché non possono integrarsi con un ERP o CRM per l'elaborazione end-to-end. L'utilizzo di soluzioni EDI on-premises diventa dispendioso in termini di tempo, inefficiente e non scalabile.
Come acquistare il software di scambio elettronico di dati (EDI)
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di scambio elettronico di dati (EDI)
Se un'azienda sta appena iniziando e cerca di acquistare il primo software EDI, o forse un'organizzazione ha bisogno di aggiornare un sistema legacy, ovunque si trovi un'azienda nel suo processo di acquisto, g2.com può aiutare a selezionare il miglior software EDI per l'azienda.
I particolari punti dolenti aziendali potrebbero essere correlati a tutti i processi manuali coinvolti nell'ordinazione e distribuzione e nello scambio di documenti aziendali in grandi volumi su base giornaliera tra i partner commerciali.
Se l'azienda ha molti trasferimenti di dati giornalieri, la necessità è di cercare una soluzione che possa crescere con l'organizzazione. Gli utenti dovrebbero pensare ai punti dolenti e annotarli; questi dovrebbero essere utilizzati per aiutare a creare un elenco di criteri. Inoltre, l'acquirente deve determinare il numero di dipendenti che avranno bisogno di utilizzare questo software, poiché ciò determina il numero di licenze che probabilmente acquisteranno.
Prendere una visione olistica dell'azienda e identificare i punti dolenti può aiutare il team a lanciarsi nella creazione di un elenco di criteri. Gli acquirenti dovrebbero identificare le funzionalità che desiderano in una soluzione EDI e avere un'idea di ciò di cui l'organizzazione ha bisogno in termini di distribuzione, settore e sicurezza informatica. Gli acquirenti devono creare un elenco di requisiti che possa essere facilmente consultato quando si valutano diverse soluzioni EDI.
Confronta i prodotti di scambio elettronico di dati (EDI)
Crea una lista lunga
Dal soddisfare le esigenze funzionali aziendali all'implementazione, le valutazioni dei fornitori sono una parte essenziale del processo di acquisto del software. Per facilitare il confronto dopo che tutte le dimostrazioni sono complete, è utile preparare un elenco coerente di domande riguardanti esigenze e preoccupazioni specifiche da porre a ciascun fornitore.
Crea una lista corta
Dalla lista lunga dei fornitori, è utile restringere la lista dei fornitori e arrivare a una lista più corta di contendenti, preferibilmente non più di tre o cinque. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le funzionalità e i prezzi delle varie soluzioni.
Conduci dimostrazioni
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe dimostrare ciascuna soluzione nella lista corta con lo stesso caso d'uso e set di dati. Ciò consentirà all'azienda di valutare come ciascun fornitore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di scambio elettronico di dati (EDI)
Scegli un team di selezione
Prima di iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti dolenti all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione che hanno l'interesse, le competenze e il tempo giusti per partecipare a questo processo.
Negoziazione
Molte aziende sono disposte a negoziare i prezzi elencati sul loro sito web. È imperativo aprire una conversazione riguardo ai prezzi e alle licenze. Ad esempio, il fornitore potrebbe essere disposto a concedere uno sconto per contratti pluriennali o per raccomandare il prodotto ad altri.
Decisione finale
Dopo questa fase, e prima di impegnarsi completamente, si consiglia di avviare un test o un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
Quanto costa il software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Una soluzione EDI può essere implementata dalle organizzazioni in due modi: on-premises o nel cloud.
Oltre al volume delle transazioni, i costi sono sempre una considerazione. Poiché l'EDI basato su cloud è un modello di abbonamento, l'azienda paga solo per ciò che utilizza. Man mano che il volume aumenta, anche il costo aumenta. Al contrario, l'EDI on-premises richiede una spesa iniziale per l'hardware. È una buona pratica mappare i requisiti attuali e futuri e il loro impatto sul budget. Le organizzazioni che richiedono il controllo sui propri dati optano per una soluzione EDI on-premises. Il software EDI può essere un grande investimento, ma in termini di efficienze migliorate, aumento della produttività e potenziale di crescita accelerato, il ritorno sull'investimento (ROI) ne vale la pena.
Alcuni dei fattori chiave per misurare il ROI di un software EDI includono la determinazione del costo e del tempo impiegato nell'inserimento manuale dei dati in PO e fatture, la percentuale di rilevamento degli errori nell'inserimento manuale dei dati e il numero di richieste di trasmissione dei dati al giorno.
Implementazione del software di scambio elettronico di dati (EDI)
Come viene implementato il software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Le opzioni di distribuzione includono on-premises o nel cloud. In una distribuzione on-premises, il software viene caricato sui server presso la sede di un'azienda. Un vantaggio della distribuzione on-premises dell'EDI è la possibilità di gestione interna. Tuttavia, questa opzione richiede un team IT qualificato con la capacità di gestire aggiornamenti e monitoraggio.
Al contrario, una distribuzione EDI cloud è ospitata e gestita in una sede di terze parti fuori sede. L'azienda ha accesso ai propri dati EDI tramite i computer dell'ufficio.
Chi è responsabile dell'implementazione del software di scambio elettronico di dati (EDI)?
Alcune persone chiave coinvolte nell'implementazione di un software EDI includono:
Coordinatore EDI: Questi sono professionisti IT con vasta esperienza nella fornitura di soluzioni EDI. Il coordinatore può essere un membro del team interno o un consulente esterno, a seconda dei requisiti EDI e dell'esperienza delle organizzazioni.
Comitato esecutivo: Questo comitato è composto da un gruppo di capi dipartimento delle unità aziendali che saranno influenzate dalla distribuzione EDI. Questo comitato è tipicamente guidato dal coordinatore EDI.
Team EDI dedicato: Questo è un team formato per concentrarsi principalmente sull'implementazione effettiva del sistema EDI.
Come appare il processo di implementazione per il software di scambio elettronico di dati (EDI)?
L'implementazione dell'EDI può essere complicata sia a livello tecnico che organizzativo, quindi seguire un approccio sistematico e strutturato al processo di implementazione può essere utile. Alcuni dei processi nell'implementazione dell'EDI sono elencati come segue:
Analisi dei requisiti: Il processo di implementazione inizia affrontando domande chiave come quali processi aziendali (ordini, fatture) il software dovrebbe supportare, dati o informazioni che devono essere scambiati, se lo scambio di dati dovrebbe essere un processo unidirezionale o bidirezionale, ecc.
Costruzione della struttura organizzativa: Per l'implementazione dell'EDI, è importante prendere decisioni strategiche riguardo all'equipaggiamento del team di progetto con le risorse e le competenze necessarie per guidare l'implementazione all'interno dell'organizzazione.
Selezione della soluzione EDI ideale (in-house o fornitore di servizi EDI): Per garantire l'elaborazione automatizzata dei dati, le aziende necessitano di un software EDI speciale che supporti gli standard di messaggistica e i requisiti di interfaccia. Le aziende devono condurre ricerche sulle soluzioni disponibili sul mercato e valutare i pro e i contro di una soluzione di outsourcing EDI.
Compilazione delle informazioni: Una varietà di informazioni è necessaria per l'implementazione e il rollout, come la traduzione EDI, i formati EDI o gli standard EDI, la traslitterazione (EBCDIC, ASCII, UTF), il trasferimento di file di dati EDI o la comunicazione gestita, ecc.
Integrazione di sistema e dati: L'infrastruttura necessaria deve essere impostata (modello in-house) o la connessione di comunicazione con il fornitore EDI (modello di outsourcing) deve essere stabilita secondo il modello operativo dell'azienda. Quindi, le interfacce con il sistema ERP interno devono essere fornite o adattate.
Test EDI: Una volta che il sistema EDI è stato implementato o tutti i requisiti sono stati soddisfatti dal fornitore EDI, viene condotto un test del progetto pilota con l'acquirente.
Tendenze del software di scambio elettronico di dati (EDI)
Passaggio dal software EDI on-premises al cloud
Con il cloud in crescita in popolarità, i fornitori di EDI stanno lavorando duramente per garantire che le organizzazioni abbiano la flessibilità di cui hanno bisogno per soddisfare i loro requisiti aziendali. Ciò include la capacità di lavorare in più ambienti, da on-premises al cloud. Acquistare hardware, configurarlo, mantenerlo e acquistare licenze software è una spesa costosa per le organizzazioni. Pagare per un servizio EDI cloud mensile può essere più facile da avviare e scalare, motivo per cui molte aziende si stanno orientando verso l'adozione di soluzioni EDI cloud.
