Il software di conformità HR aiuta le aziende, i manager e i professionisti o i dipartimenti delle risorse umane a rimanere aggiornati su tutte le normative aziendali HR e le leggi di conformità. Queste soluzioni permettono alle aziende di comprendere la complessa e in continua evoluzione legislazione e regolamentazione di conformità statale e federale. Le soluzioni di conformità HR aiutano anche le aziende a comunicare e far rispettare le politiche aziendali e legislative ai propri dipendenti. Inoltre, questi strumenti spesso automatizzano i flussi di lavoro di gestione dei documenti classificati e la reportistica.
Tradizionalmente, le soluzioni di conformità si sono concentrate esclusivamente sulla conformità finanziaria per le buste paga, ad esempio, ma negli ultimi anni si sono ampliate per fornire soluzioni più olistiche. Oggi, il software di conformità HR copre tipicamente buste paga, benefici, rischi e sicurezza, reclutamento e relazioni con i dipendenti. La maggior parte dei fornitori non offre soluzioni che coprono ogni area, ma piuttosto si specializzano in specifiche leggi di conformità come ACA, benefici o piccole imprese. Il software di conformità HR è spesso fornito in tandem con altri software HR, inclusi software di onboarding, software di gestione del tempo e delle presenze, o software di amministrazione dei benefici, per citarne alcuni. Il software di conformità HR può anche essere venduto come soluzione autonoma. Inoltre, alcune soluzioni di conformità HR forniscono integrazioni con software HR di base o software per le buste paga per automatizzare i report delle buste paga e mantenere efficacemente la conformità.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Conformità HR, un prodotto deve:
Monitorare le normative di conformità
Fornire documenti HR personalizzabili per diversi tipi di politiche
Classificare, archiviare e gestire documenti pertinenti
Fornire agli amministratori gli strumenti per comunicare i rischi di conformità ai dipendenti
