Le logiciel de gestion des visiteurs surveille et enregistre électroniquement les informations sur les visiteurs et les employés d'une entreprise, d'une école ou d'un bâtiment public. Ces outils aident les visiteurs à s'enregistrer et à sortir après leur visite.
Dans le cadre du processus d'enregistrement, un employé scanne généralement l'identification du visiteur et délivre un badge physique aux visiteurs approuvés. Les informations des visiteurs sont ensuite stockées dans une base de données et peuvent être consultées pour divers cas d'utilisation, y compris les audits, en cas d'urgence, ou pour vérifier les anomalies. Les hôtes peuvent souvent choisir de recevoir des notifications concernant les visiteurs, telles que leur arrivée, leur départ, s'ils ont terminé le dépistage, s'ils figurent sur des listes de visiteurs restreints, et plus encore.
Les meilleurs outils de gestion des visiteurs aident à rendre les installations plus sécurisées et à maintenir la conformité avec les exigences internes et externes. Ils rendent également le processus d'enregistrement des visiteurs plus efficace, précis et cohérent en documentant les informations sur les horodatages et le type d'accès des visiteurs sur place.
Ces plateformes peuvent être installées sur une borne en libre-service, un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette. Les administrateurs du logiciel de gestion des visiteurs sont généralement des professionnels de la santé et de la sécurité, des professionnels des ressources humaines, des réceptionnistes et du personnel de sécurité du bâtiment.
Selon le logiciel de gestion des visiteurs, il existe des options pour des fonctionnalités plus spécifiques qui peuvent être adaptées à l'entreprise. Par exemple, la préinscription des visiteurs pour aider au pré-dépistage, à la signature de documents et à la formation peut être utile et aider à réduire les goulots d'étranglement pour l'enregistrement. Certaines solutions de gestion des visiteurs incluent la fonctionnalité de filtrer les visiteurs par rapport à des listes de surveillance, ce qui augmente encore la sécurité du bâtiment et protège les employés.
Certaines outils de gestion des visiteurs peuvent offrir la possibilité d'incorporer des NDA, la signature de documents, des supports de formation, des vidéos et des vérifications de sécurité dans le processus d'enregistrement. Cela serait particulièrement utile dans les installations de fabrication et industrielles, les écoles, les cabinets juridiques et d'autres industries hautement réglementées. Il peut également y avoir la possibilité d'intégrer un support multilingue afin que tout visiteur parlant sa langue maternelle puisse être assisté lors de son enregistrement dans un bâtiment.
Le logiciel de gestion des visiteurs s'intègre généralement avec le logiciel de gestion des identités et des accès (IAM) pour améliorer la sécurité et garantir un contrôle d'accès physique centralisé et la conformité pour une entreprise. Si une entreprise souhaite un système de planification pour accompagner son processus d'enregistrement des visiteurs, l'utilisation d'un logiciel de planification de rendez-vous en ligne peut aider à suivre les arrivées en fonction de l'heure du rendez-vous. Parfois, il peut être bénéfique d'avoir un logiciel de notification push intégré dans le système de gestion des visiteurs pour informer directement les invités d'informations importantes. Après le COVID-19, il y a également eu une augmentation des intégrations avec le logiciel de suivi des vaccins pour assurer la sécurité dans les bâtiments.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Visiteurs, un produit doit :
Être déployé sur un ordinateur personnel (PC), une tablette, un téléphone mobile ou une borne en libre-service
Scanner le visage ou l'identification, stocker des photos et délivrer des badges de visiteur
Automatiser la vérification sur site et l'enregistrement des visiteurs
Fournir une visibilité en temps réel sur les visiteurs présents sur le site
Créer des bases de données avec des rapports pour les informations sur les visiteurs de l'entreprise
