Meilleur Logiciel de gestion des dossiers publics

Qu'est-ce que le logiciel de gestion des archives publiques ?

Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels de gestion des archives publiques ?

Quels sont les avantages du logiciel de gestion des archives publiques ?

Qui utilise le logiciel de gestion des archives publiques ?

Citoyens : Aux États-Unis, les lois sur les archives ouvertes—Freedom of Information Act (FOIA)—imposent la divulgation complète ou partielle de données et de documents non publiés ou non partagés gérés par des entités fédérales, étatiques ou autres entités publiques américaines sur demande. De même, de nombreux gouvernements dans le monde ont leurs versions de cette législation. Les agences gouvernementales utilisent le logiciel de gestion des archives publiques pour récupérer et partager des archives publiques avec les citoyens sur leurs demandes faites via le portail public du logiciel.

Agences gouvernementales : La gestion des archives publiques pour les agences gouvernementales est cruciale. Les gouvernements étatiques, fédéraux et locaux produisent constamment des archives publiques. Ces archives fournissent un aperçu de la conduite et des actions prises qui sont d'intérêt public. Le logiciel de gestion des demandes d'archives publiques permet aux organisations gouvernementales d'accepter, de traiter et de répondre aux demandes FOIA.

Équipes juridiques : Les équipes juridiques utilisent le logiciel de gestion des archives publiques pour accéder à des documents juridiques, des dossiers judiciaires et d'autres informations publiques cruciales pour la gestion des affaires, la conduite de recherches et la préparation d'arguments juridiques de manière efficace et précise.

Médias et organes de presse : Les journalistes utilisent les systèmes de gestion des archives publiques pour accéder aux archives gouvernementales, aux données publiques et aux informations historiques, leur permettant d'enquêter sur des histoires, de vérifier des informations et de fournir des nouvelles fiables et précises.

Quelles sont les alternatives au logiciel de gestion des archives publiques ?

Les solutions alternatives qui peuvent partiellement remplacer le logiciel de gestion des archives publiques incluent :

Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Les systèmes ECM offrent des capacités complètes de gestion des archives et des documents, des fonctionnalités avancées de flux de travail et de collaboration. Bien que les solutions ECM puissent gérer efficacement les archives publiques, elles nécessitent souvent une configuration plus étendue pour répondre aux nuances légales et de conformité spécifiques requises pour la gestion des archives du secteur public.

Logiciel d'archivage d'informations d'entreprise : Le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise peut stocker et gérer en toute sécurité de grands volumes d'informations critiques, offrant des capacités de stockage à long terme et de récupération efficace pour les archives publiques archivées.

Logiciels liés au logiciel de gestion des archives publiques

Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de gestion des archives publiques incluent :

Logiciel eDiscovery : Le logiciel eDiscovery aide à rechercher et à récupérer des documents spécifiques du système de gestion des archives publiques pertinents pour les affaires juridiques. Ce processus diminue le risque de négliger des détails importants. De plus, le logiciel améliore les capacités de rapport et d'analyse, renforçant ainsi la prise de décision juridique.

Logiciel d'engagement citoyen : Le logiciel d'engagement citoyen facilite l'interaction entre les entités gouvernementales et les citoyens, et lorsqu'il est combiné avec le logiciel de gestion des archives publiques, il permet un accès public transparent aux informations, aux commentaires et aux services gouvernementaux, favorisant une citoyenneté plus engagée et informée.

Défis liés au logiciel de gestion des archives publiques

Le logiciel de gestion des archives publiques peut présenter son propre ensemble de défis.

Transformation numérique et données héritées : De nombreuses archives publiques étaient traditionnellement conservées sous forme physique mais sont maintenant numérisées. Passer de systèmes basés sur le papier à des formats numériques tout en préservant l'intégrité et l'accessibilité des archives historiques peut être complexe. Les utilisateurs ont cité des problèmes de précision, de cohérence et de complétude des données lors du processus de migration.

Confidentialité des données : Malgré toutes les fonctionnalités de sécurité offertes par le logiciel de gestion des archives publiques, des préoccupations potentielles en matière de confidentialité des données persistent. Les violations de données restent un risque, car même les systèmes les plus sécurisés peuvent être vulnérables. De plus, un accès inapproprié, des menaces internes, un manque de sensibilisation et de formation des utilisateurs, et l'évolution des réglementations peuvent créer des complexités dans la protection des archives publiques.

Comment acheter un logiciel de gestion des archives publiques ?

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des archives publiques

Il est crucial de recueillir autant d'informations que possible lors de la planification de l'achat d'un logiciel de gestion des archives publiques pour s'assurer que le logiciel répond aux besoins de l'organisation. Voici quelques questions à poser lors de la recherche d'une solution de logiciel de gestion des archives publiques :

• Quelles sont les fonctionnalités clés ?
• Le logiciel est-il intuitif et facile à utiliser, ou nécessite-t-il une formation approfondie ?
• Le logiciel est-il personnalisable pour s'aligner sur les besoins et les flux de travail de l'organisation ?
• Comment le logiciel garantit-il la sécurité et la confidentialité des archives publiques sensibles ?
• Est-il conforme aux réglementations et normes pertinentes pour la gestion des archives publiques, telles que HIPAA ou GDPR ?
• Le logiciel peut-il s'intégrer à d'autres systèmes utilisés par l'organisation ?
• Le fournisseur propose-t-il une formation pour l'équipe sur l'utilisation du logiciel, et offre-t-il un support technique continu en cas de problèmes ?
• Quelle est la structure de prix, et le coût inclut-il les frais de licence, les coûts de mise en œuvre et la maintenance continue ?
• Le logiciel peut-il gérer la croissance potentielle des besoins de gestion des archives de l'agence au fil du temps, et y a-t-il des coûts supplémentaires associés à la montée en charge ?
• Le logiciel peut-il aider à migrer les archives publiques existantes du système actuel avec intégrité des données ?
• Le fournisseur fournit-il des mises à jour et des améliorations régulières du logiciel, et les mises à jour sont-elles incluses dans le prix, ou nécessitent-elles des coûts supplémentaires ?

Répondre à ces questions peut être difficile. Cependant, elles fournissent une base solide pour construire la longue liste.

Comparer les produits de logiciels de gestion des archives publiques

Créer une longue liste

Étant donné le nombre d'options disponibles sur le marché des logiciels de gestion des archives publiques, il est crucial d'évaluer et de comparer les réponses aux questions ci-dessus. À ce stade, il est également essentiel d'évaluer la réputation du fournisseur et les expériences des acheteurs d'organisations similaires en lisant des avis d'utilisateurs authentiques sur G2.com.

Créer une courte liste

Après avoir compilé les réponses aux questions ci-dessus et les avoir comparées, l'étape suivante consiste à examiner chaque logiciel de gestion des archives publiques avec plus de rigueur. Les acheteurs doivent effectuer une comparaison détaillée côte à côte pour vérifier si le logiciel s'aligne sur les exigences de l'organisation.

Cela inclut l'évaluation des fonctionnalités et des fonctionnalités supplémentaires au-delà des fonctionnalités essentielles du système de gestion des archives publiques qui bénéficieraient à l'organisation. Les acheteurs peuvent utiliser les avis et les fonctionnalités de comparaison de G2 pour comparer les produits et réduire leur liste.

Conduire des démonstrations

Après avoir présélectionné les fournisseurs, les acheteurs peuvent demander des démonstrations pour obtenir une expérience pratique et évaluer l'adéquation du logiciel à leurs besoins spécifiques. Il est important de noter que pour une expérience de démonstration fluide, les utilisateurs doivent s'assurer que le fournisseur est bien informé de leurs besoins et exigences à l'avance. Cette préparation permet au fournisseur d'adapter efficacement sa présentation.

Lors de la démonstration, les utilisateurs doivent explorer divers aspects, tels que tester les capacités de numérisation et de téléchargement de documents du logiciel, comprendre la fonctionnalité de la fonctionnalité de rédaction et apprendre le flux de travail du logiciel pour gérer les demandes. Comprendre comment le logiciel rationalise le processus pour les citoyens faisant des demandes par rapport aux employés répondant à ces demandes fournit des informations précieuses sur la praticité et la convivialité du logiciel.

En simulant des scénarios et en recherchant des explications détaillées dans des domaines spécifiques, les utilisateurs peuvent mieux comprendre comment le logiciel s'aligne sur leurs besoins opérationnels et leur conformité réglementaire, permettant un processus de prise de décision bien informé.

Sélection du logiciel de gestion des archives publiques

Choisir une équipe de sélection

Choisir la bonne équipe de sélection pour décider de la meilleure solution logicielle est crucial. L'équipe de sélection pour le logiciel de gestion des archives publiques doit inclure différentes personnes avec les compétences, les intérêts et le temps requis de l'équipe de gestion des archives, de l'équipe informatique, de l'équipe juridique et de conformité, et des leaders clés de différents départements.

Négociation

Le prix est une décision clé qui pourrait faire ou défaire un accord. Les acheteurs doivent discuter de la structure de prix et vérifier s'il y a des frais de licence ou des coûts supplémentaires. Les acheteurs peuvent demander des devis à plusieurs fournisseurs, les comparer et les utiliser comme levier pour négocier de meilleures conditions avec leur fournisseur préféré.

L'acheteur doit prêter attention aux termes du contrat, y compris la durée de l'accord et les conditions de renouvellement, et peut négocier des termes qui fonctionnent pour les besoins à long terme de leur organisation et ne doit pas hésiter à demander des réductions, surtout s'ils envisagent un engagement à long terme. Une fois que l'acheteur a conclu un accord, il doit s'assurer que les termes négociés sont documentés dans le contrat pour éviter les malentendus plus tard.

Décision finale

Les acheteurs peuvent opter pour un essai logiciel si possible. Essayer le logiciel permet aux utilisateurs d'évaluer ses fonctionnalités de manière pratique. Après l'essai, les utilisateurs peuvent recueillir des commentaires qui contribuent au processus de prise de décision ultime. La décision finale nécessite un consensus de l'ensemble de l'équipe de sélection, ce qui garantit l'alignement avec les exigences de l'organisation.

Quel est le coût du logiciel de gestion des archives publiques ?

Le coût du logiciel de gestion des archives publiques est influencé par des facteurs tels que l'industrie, la région géographique, les fonctionnalités et la société offrant le logiciel.

Il existe généralement deux principales façons d'acheter ce logiciel : un achat unique ou un modèle d'abonnement. Le coût initial d'un achat unique est plus élevé que celui d'un abonnement, mais il élimine les frais continus pour l'utilisation du logiciel année après année. D'autre part, un modèle d'abonnement est généralement plus rentable au départ. Il offre plus de flexibilité, mais il peut limiter le nombre d'utilisateurs pouvant y accéder en même temps.

La personnalisation et les intégrations peuvent également entraîner des dépenses supplémentaires. Par conséquent, il est crucial d'obtenir des devis exacts pour toutes les fonctionnalités offertes par différents fournisseurs et de les comparer. De nombreux fournisseurs proposent également des essais gratuits ou des versions limitées du logiciel de gestion des archives publiques pour que les organisations puissent essayer avant de s'engager financièrement.

Tendances du logiciel de gestion des archives publiques

Adoption croissante des plateformes cloud

Le cloud offre une accessibilité à distance, une évolutivité, une efficacité des coûts et des mises à jour automatiques, favorisant la collaboration tout en améliorant la sécurité et en garantissant la conformité aux lois. Les organisations bénéficient d'une réduction des frais généraux informatiques et d'une récupération robuste en cas de sinistre.

Intégration des capacités d'IA

L'IA et l'automatisation sont intégrées dans le logiciel de gestion des archives publiques pour rationaliser les processus de gestion des archives, catégoriser les données et améliorer les capacités de recherche. Cela a amélioré l'efficacité globale de la gestion des archives en réduisant l'effort manuel.