Meilleur Logiciel d'archivage des informations d'entreprise

Qu'est-ce que le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise ?

Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel d'archivage d'informations d'entreprise ?

Quels sont les avantages du logiciel d'archivage d'informations d'entreprise ?

Qui utilise le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise ?

Les utilisateurs finaux de la solution d'archivage d'informations d'entreprise dépendront de la fonctionnalité requise, qu'elle soit spécifique à l'informatique, juridique, d'audit, entre autres.

Équipes informatiques : L'équipe informatique de toute organisation sera le principal utilisateur de ce logiciel. L'équipe informatique utilisera le logiciel à plusieurs fins, notamment le stockage et la récupération de fichiers, de contenu, d'e-mails et de discussions. À mesure que les demandes des différentes fonctions de l'organisation parviennent à l'équipe informatique pour traitement, elle plongera profondément dans le logiciel et s'assurera que tous les fichiers ne sont pas seulement facilement accessibles, mais aussi sûrs et sécurisés.

Équipes juridiques : L'un des plus grands utilisateurs des solutions EIA sont les équipes juridiques de l'entreprise. Les équipes juridiques se concentreront sur la conformité et les règles statutaires pour l'entreprise et utiliseront donc le logiciel pour répondre à toute demande qui pourrait survenir.

Employés : Les employés peuvent également utiliser le logiciel en fonction de leur accès, car ils auraient besoin d'accéder à leur contenu sur leurs appareils mobiles. Pouvoir accéder aux e-mails et discussions archivés selon les besoins est d'une grande aide pour les employés de toute organisation.

Équipes de direction (SLT) : Étant donné que ce logiciel travaille en étroite collaboration avec les données confidentielles de l'entreprise, les dirigeants et les membres de l'équipe peuvent utiliser ce logiciel pour identifier qui peut ou ne peut pas avoir accès à différentes sections des données. Les SLT pourront également transmettre au reste de l'organisation des informations concernant la sécurité de l'information pour la définir pour les employés de l'entreprise.

Quelles sont les alternatives au logiciel d'archivage d'informations d'entreprise ?

Les alternatives aux solutions d'archivage d'informations d'entreprise peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :

Logiciel d'archivage d'e-mails : L'archivage des e-mails est une partie clé de l'archivage d'informations d'entreprise, se concentrant spécifiquement sur les e-mails. Ce logiciel garantit que les transactions complètes par e-mail sont archivées avec soin. Le logiciel d'archivage d'e-mails se concentre principalement sur la compression et le stockage des e-mails plus anciens qu'une date prédéterminée. Le but est de référencer ces e-mails à une date ultérieure selon les besoins. L'un des principaux avantages est qu'il ne nécessite pas beaucoup de stockage car il est spécifiquement destiné aux e-mails. Des tonnes de conversations au sein d'une organisation se déroulent principalement par e-mail : conversations entre employés, conversations de vente, conversations d'entreprise, entre autres. L'historique des e-mails peut être préservé. Pour les entreprises qui souhaitent uniquement archiver leurs e-mails, c'est une excellente option par rapport à l'archivage d'informations d'entreprise.

Logiciel de sauvegarde en ligne : La sauvegarde et l'archivage diffèrent en termes de données stockées. La sauvegarde est une méthode très sécurisée pour stocker des données sur Internet. Le plus grand avantage de ce logiciel par rapport aux solutions EIA est que le premier traite des copies des données et peut être répliqué pour garantir une sauvegarde complète. L'EIA, cependant, traite des données originales, en temps réel et historiques, et si elles sont perdues, il pourrait être très difficile de les récupérer.

Logiciel de sauvegarde SaaS : La sauvegarde SaaS aide à sauvegarder les données au sein de la solution SaaS elle-même. Ces outils fonctionnent avec les CRM, les e-mails et la messagerie instantanée pour sauvegarder tout type d'application SaaS. Ce logiciel vise également principalement à garantir l'absence de perte de données et à garder les données sécurisées en cas d'interruption ou de calamité commerciale.

Défis avec le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise

Les solutions d'archivage d'informations d'entreprise peuvent présenter leur propre ensemble de défis.

Nombre croissant de types de données : Les données sont en croissance continue et de nouveaux formats sont ajoutés au monde des données assez fréquemment. À mesure que les types de données augmentent, il devient plus difficile pour les entreprises de gérer et de contrôler toutes ces données. De plus, le logiciel EIA peut ne pas être bien équipé pour gérer de nouveaux types de données, ce qui pourrait être un grand défi pour l'utilisation du logiciel.

Capacité de stockage : Dans les données non structurées, il est important de considérer des millions de points de données qui pourraient être créés même en une seule journée. Stocker de si grandes quantités de données n'est pas une tâche facile et peut potentiellement être un énorme défi pour le logiciel. Le volume même des données des entreprises provenant des activités quotidiennes, de nombreux e-mails, des slacks constants et des pings de messagerie instantanée pourrait ralentir le logiciel et poser des problèmes d'archivage. Il est nécessaire de s'assurer que la solution de sauvegarde ou matérielle/offre cloud peut gérer de telles quantités énormes de données originales.

Résistance des employés : Savoir que chaque ping, message instantané, e-mail, message, contenu vidéo et message texte est stocké est assez effrayant. Les entreprises peuvent s'attendre à faire face à une certaine résistance de la part de leurs employés qui pourraient accepter de stocker certaines données, mais pas toutes. Le logiciel pourrait ne pas être généralement accepté dans toute l'entreprise, car les lignes de confidentialité pourraient être franchies, et cela pourrait donc poser un défi à la mise en œuvre du logiciel.

Vitesse d'archivage : Lorsque les données sont stockées dans leur format sur le cloud (ce qui nécessiterait une bonne connectivité Internet), le volume énorme de données pourrait facilement ralentir le logiciel, provoquant de graves décalages. Les plantages du logiciel pourraient même entraîner une perte de données, ce qui va à l'encontre de l'objectif d'installer ce logiciel. L'archivage des données est un processus chronophage, et les équipes informatiques devront travailler en étroite collaboration pour définir des procédures et des paramètres standard pour s'assurer que cela est fait en continu sans aucune faute.

Comment acheter un logiciel d'archivage d'informations d'entreprise

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise

Lors du choix d'une solution d'archivage d'informations d'entreprise, la première et principale chose à faire est de s'assurer que le logiciel aide à gérer les archives d'informations et améliore la productivité et le support de rétention. Ce sont les fonctionnalités de base et les plus importantes que presque tous les produits doivent avoir. Certaines des questions importantes à poser en tant qu'acheteur incluent :

• Le stockage dans le cloud est-il sûr et sécurisé ? Dispose-t-il de capacités de cryptage ?
• Des copies de mes données sont-elles disponibles, et ces répliques sont-elles utilisées comme sauvegarde de mes données ?
• Mon équipe et tous les employés (avec accès utilisateur) au logiciel peuvent-ils accéder aux archives de données si nécessaire ?
• Un support est-il fourni par le fournisseur ? Quelles sont les options de package disponibles ?
• Le logiciel garantit-il que mes données sont conformes aux lois du pays et respecte les règles et réglementations statutaires ?
• Fonctionnalités vs abordabilité — laquelle est la plus importante pour mon organisation ?
• Le logiciel d'archivage d'informations d'entreprise que je choisis est-il compatible avec mes autres systèmes ?

Répondre à ces questions peut être difficile, mais elles fournissent une base solide pour construire la longue liste. Les clients peuvent utiliser les avis ici sur G2.com comme guide pour avancer dans la sélection du logiciel d'archivage d'informations d'entreprise.

Comparer les produits de logiciel d'archivage d'informations d'entreprise

Créer une longue liste

À cette étape, les acheteurs doivent garder leurs options ouvertes pour considérer toute la gamme de produits. Les acheteurs ont la liberté d'explorer de nombreuses offres que le marché des logiciels EIA propose. De plus, c'est l'étape principale pour évaluer les réponses aux questions ci-dessus. La longue liste peut être rendue beaucoup plus concise et plus petite en répondant aux questions ci-dessus.

Créer une courte liste

Les acheteurs peuvent faire des comparaisons beaucoup plus granulaires à cette étape. De plus, les acheteurs peuvent utiliser les avis G2 pour affiner encore cette liste. La fonctionnalité de comparaison de G2 où les acheteurs peuvent comparer deux produits est un outil utile pour créer la courte liste.

Effectuer des démonstrations

Une fois que la liste a été réduite à quelques fournisseurs, les acheteurs peuvent commencer à demander une démonstration. Pendant la démonstration, les acheteurs doivent rechercher des informations liées à leurs termes non négociables. C'est la meilleure étape où l'acheteur peut approfondir la compréhension de la sécurité de leurs informations archivées, des différentes fonctionnalités que le logiciel fournit, des différentes demandes de plainte et des préoccupations de sécurité peuvent également être abordées ici. D'autres questions telles que le support après-vente, la formation du personnel et d'autres fonctionnalités supplémentaires peuvent être posées ici.

Sélection du logiciel d'archivage d'informations d'entreprise

Choisir une équipe de sélection

Choisir la bonne équipe pour travailler ensemble pour décider du meilleur logiciel est une partie critique du processus. Cette équipe sera chargée de superviser l'ensemble du processus, de la sélection à la mise en œuvre, ainsi que des retours après la mise en œuvre. L'équipe doit inclure un mélange de différentes personnes ayant les compétences, les intérêts et le temps requis. Certains rôles incluent les administrateurs informatiques (qui travailleraient sur le logiciel), les ingénieurs cloud (qui évalueraient les besoins en stockage cloud), les cadres de l'équipe juridique et les responsables clés de différentes équipes.

Négociation

S'enquérir des prix est la décision clé qui pourrait faire ou défaire un accord. Identifier comment la tarification est faite est un bon début. Par exemple, cela peut se concentrer sur le nombre de boîtes aux lettres ou le volume de données d'e-mails, le nombre de messages instantanés envoyés ou le nombre d'utilisateurs utilisant la messagerie instantanée. Avoir une bonne compréhension de la façon dont la tarification fonctionnerait est essentiel pour la négociation. Un acheteur peut choisir de négocier pour réduire les coûts. L'acheteur doit noter que si à l'avenir il y a un besoin d'augmenter le stockage d'archives cloud à mesure que l'entreprise se développe, il y aurait des coûts supplémentaires. Garder de tels facteurs à l'esprit aidera l'acheteur à mettre en avant de meilleures tactiques de négociation et à s'assurer que les fonctionnalités qui comptent font partie de l'accord.

Décision finale

Une fois que toutes les étapes sont terminées, la décision finale est prise en pesant tous les facteurs et scénarios. Avoir un essai du logiciel est un bon point de départ. Un petit groupe d'administrateurs informatiques peut utiliser le logiciel pour voir s'il y a des avantages viables et transmettre leurs opinions à l'équipe prenant la décision finale.