Meilleur Logiciel de services humains

Qu'est-ce que le logiciel de services humains ?

Pourquoi utiliser un logiciel de services humains ?

Qui utilise le logiciel de services humains ?

Fonctionnalités du logiciel de services humains

Le logiciel de services humains offre une gamme de fonctionnalités pour aider les organisations à but non lucratif à améliorer l'efficacité opérationnelle, à maintenir la conformité et à offrir un engagement client positif.

Documentation — Les agences peuvent télécharger et gérer des documents tels que des enquêtes, des formulaires d'admission et de décharge, des notes de cas et des signatures numériques. Le logiciel de services humains permet au personnel de créer des modèles de formulaires et d'enquêtes directement dans le système, permettant au personnel de capturer les détails des clients numériquement depuis n'importe quel endroit. Ces informations couvrent la première communication d'un client avec une agence jusqu'à sa sortie ou la fin du programme, et tout le personnel autorisé peut accéder à ces détails à tout moment.

Gestion de cas — Il est important pour les organisations à but non lucratif d'enregistrer la communication continue avec les clients, d'évaluer les inscriptions aux services, d'identifier les références et de surveiller les progrès des clients vers les objectifs établis. Pour le personnel clinique, ces produits capturent l'implication des clients avec des parties externes telles que les forces de l'ordre et le système judiciaire.

Planification — Le personnel des programmes a la capacité de planifier et de gérer les sessions des clients, les cycles de programme, la supervision inter-départementale, les réunions et les événements connexes. Certaines plateformes de services humains possèdent la fonctionnalité d'envoyer des rappels par e-mail et SMS aux clients concernant les sessions à venir, réduisant encore le fardeau administratif.

Facturation — Les utilisateurs peuvent créer des factures pour les paiements des clients et enregistrer les heures facturables pour Medicaid, les réclamations d'assurance et le financement des subventions. Certaines plateformes peuvent également aider à surveiller les allocations de subventions.

Automatisation du flux de travail — Les organisations à but non lucratif peuvent activer des fonctionnalités telles que les signatures numériques, les alertes et les affectations de tâches, pour garantir l'efficacité. Le personnel approprié est signalé pour compléter l'étape suivante dans le cycle de soins d'un client.

Conformité et sécurité — Ce logiciel garantit la conformité avec les politiques réglementaires au niveau local, étatique et fédéral, une fonctionnalité nécessaire pour toute organisation à but non lucratif fournissant des services sociaux. Les plateformes de services humains offrent une intégration de conformité pour les législations réglementaires courantes telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et la loi sur les droits éducatifs et la confidentialité de la famille (FERPA), et d'autres en fonction de la zone de service d'une organisation à but non lucratif. La HIPAA protège les informations de santé sensibles, tandis que la FERPA protège les dossiers éducatifs. De plus, les organisations à but non lucratif peuvent configurer des autorisations pour la visualisation de documents spécifiques et s'assurer qu'aucun dossier en double n'est créé pour les clients préexistants. Ces systèmes signalent les utilisateurs lorsque des violations sont commises, comme essayer d'approuver des documents clients sans signatures.

Rapports — Les organisations peuvent générer des rapports pour une gamme de données, y compris les données démographiques des clients, le nombre d'heures de prestation de services, les résultats des clients, les références et la facturation. Ces rapports informent les examens internes et fournissent aux bailleurs de fonds toutes les informations requises sur les progrès des programmes.

Tableaux de bord — Les agences peuvent obtenir un aperçu de tous les livrables des programmes et services. Elles peuvent visualiser les données des clients pour identifier les domaines de réussite et d'amélioration. Le personnel des programmes et des services évalue les données historiques des clients pour identifier les opportunités de références internes et externes, et inspirer des changements dans la conception de la prestation des programmes et services.

Fonctionnalités supplémentaires du logiciel de services humains

Hébergement cloud — Les organisations peuvent établir une sécurité supplémentaire grâce au cryptage et à la création constante de sauvegardes par rapport aux solutions sur site. Lorsque le personnel se déplace hors site, il a toujours accès aux données des clients. Les thérapeutes en santé comportementale et en intervention de crise bénéficient de cette fonctionnalité, étant donné la nature imprévisible des incidents des clients.

Portail client — Les services sociaux peuvent engager les clients dans leur plan d'inscription aux programmes et services via un portail client. Cette fonctionnalité est généralement incluse uniquement dans les plateformes de services humains robustes. Les portails clients permettent aux clients d'accéder à leurs dossiers et de communiquer avec leurs prestataires de services. Les clients peuvent créer des profils pour suivre leurs progrès, recevoir des mises à jour et vérifier leur solde.

Tendances liées au logiciel de services humains

Analytique prédictive — Les organisations à but non lucratif utilisent souvent les données pour les rapports ou pour détecter les erreurs de conformité après coup. Les agences de services sociaux peuvent tirer parti de la technologie de manière proactive, en analysant les données pour cibler stratégiquement leurs ressources à l'aide de l'analytique prédictive. L'analytique prédictive permet aux agences de voir quels programmes et services sont efficaces et de développer des approches préventives avant que les clients ne s'aggravent. L'analytique prédictive construit des programmes plus intelligents qui servent les communautés à fort besoin.

Intelligence conversationnelle — Des outils tels que les plateformes de bots améliorent l'expérience client lors de la navigation sur les sites Web et les portails clients. Lorsqu'il s'agit de populations à risque, la confiance est corrélée à des résultats réussis. Par conséquent, les agences doivent donner la priorité à l'expérience client. L'intelligence conversationnelle fournit un support client automatisé sans ajouter de fardeau administratif aux organisations à but non lucratif fonctionnant avec des ressources limitées.

Intelligence géospatiale — Similaire à l'analytique prédictive, l'intelligence géospatiale informe les agences sur les tendances spécifiques à un lieu au sein des communautés qu'elles servent. Armées de ces connaissances, les agences peuvent adapter des interventions spécifiques pour traiter les problèmes de fond. Ces tendances peuvent aller de la toxicomanie, à la violence et aux taux de criminalité, à l'insécurité alimentaire. Il n'existe pas d'approche unique pour les interventions ; différents lieux ont besoin de services différents pour traiter leurs facteurs de risque spécifiques.

Problèmes potentiels avec le logiciel de services humains

Coût — Bien que ces solutions soient conçues en tenant compte des limitations budgétaires des organisations à but non lucratif, de nombreuses agences ont encore du mal à se permettre un produit qui répond à tous leurs besoins. Au lieu de cela, les agences économisent souvent sur les fonctionnalités et achètent des produits qui ajoutent plus de fardeau administratif au personnel. De plus, les produits moins chers manquent souvent de toutes les intégrations de conformité qui garantissent que les agences administrent les programmes et services conformément aux réglementations. Certaines solutions manquent d'intégration de facturation, créant plus de travail administratif et de potentiel d'erreur humaine. La soumission incorrecte de factures retarde le remboursement ou entraîne parfois aucun remboursement du tout.

Interopérabilité — Contrairement à certains de leurs homologues de la santé, le logiciel de services humains peut laisser les données des clients isolées, incapables d'être partagées avec tous les prestataires de soins auxiliaires. Si les clients ont besoin de références à des services externes, la plupart des plateformes de services humains n'ont pas la capacité de transmettre les données des clients à d'autres systèmes d'agences. Pour les travailleurs sociaux, cela nécessite souvent une communication supplémentaire avec des parties externes pour discuter de l'historique d'un client. Les systèmes interopérables peuvent contourner les problèmes de communication fastidieux.

Logiciels et services liés au logiciel de services humains

Gestion de cabinet médical — Le logiciel de services humains offre une grande partie des mêmes fonctionnalités que le logiciel de gestion de cabinet médical. Les deux solutions servent d'outils de gestion opérationnelle à l'échelle de l'agence, gérant le flux de travail administratif tel que la planification et la facturation tout en stockant les informations des clients et en effectuant des analyses sur les données capturées.

Gestion de cas de patients — Comme le logiciel de gestion de cas de patients, les plateformes de services humains permettent un accès rapide aux données des clients pendant toute la période d'engagement des clients. Ces solutions suivent et surveillent les performances des clients, et stockent la documentation pertinente et les dossiers de planification. Ces solutions améliorent la communication inter-départementale pour s'assurer que les clients reçoivent le spectre complet des soins dont ils ont besoin.

Dossier de santé électronique (EHR) — Pour les agences de services sociaux investies dans les services de santé mentale, les solutions EHR pourraient être envisagées plutôt que les plateformes de services humains. Les EHR permettent un accès en temps réel aux données des clients. Ils facilitent le partage de ces données avec tous les prestataires pertinents, y compris les hôpitaux, les services psychiatriques, les laboratoires et les pharmacies. Ces solutions créent une vue d'ensemble d'un client, peu importe où il accède aux soins. Le logiciel de services humains partage la fonctionnalité d'accès aux données en temps réel, mais les EHR excellent à permettre à tous les prestataires de soins d'accéder au dossier d'un client, permettant de prendre des décisions hautement informées concernant le traitement.

Facturation médicale — La plupart des plateformes de services humains ont une intégration de facturation médicale pour rationaliser les processus de réclamation, surveiller les subventions et créer des factures pour les clients. Toutes les solutions de services humains n'ont pas la capacité de vérifier la couverture d'assurance d'un client ; c'est là que l'intégration ou l'interopérabilité entre les systèmes de services humains et les systèmes de facturation médicale est utile.