Le logiciel à but non lucratif basé sur l'admission fournit des outils pour les zoos, musées, théâtres, jardins botaniques, et plus encore. Presque tout le personnel de ces organisations utilise le logiciel, y compris :
Personnel de service client — Les services aux invités et les ventes sont des fonctions externes importantes qui soutiennent la génération de revenus des organisations à but non lucratif basées sur l'admission. Ces rôles incluent la conciergerie, la navigation des visiteurs et les ventes. Les utilisateurs comptent sur le logiciel pour traiter les transactions, vérifier les adhésions, enregistrer les réservations et signaler les commentaires des visiteurs. Le personnel des boutiques de cadeaux et des services alimentaires compte sur l'intégration POS pour permettre le traitement des transactions dans le même système. Cette fonction aide à la réconciliation financière mensuelle.
Personnel d'adhésion — La satisfaction des membres assure une source de revenus stable d'année en année. Le personnel d'adhésion se réfère aux dossiers des membres pour répondre aux demandes et préoccupations concernant des sujets tels que les avantages des membres, les renouvellements, les annulations ou les mises à jour des informations biographiques. Le personnel d'adhésion peut traiter les achats et renouvellements d'adhésion sur place ; ces outils permettent également les achats d'adhésion en ligne. Les membres du personnel sont également chargés de développer l'adhésion ; ces outils analysent les dossiers existants pour identifier les visiteurs et donateurs précédents qui n'ont pas encore acheté d'adhésions.
Personnel de collecte de fonds — Les visiteurs et membres sont une source principale de dons, et le personnel de collecte de fonds peut extraire des listes de ces individus qui n'ont pas fait de dons pour les cibler pour des actions de sensibilisation. D'autres membres du personnel qui interagissent avec les visiteurs peuvent prendre des notes dans leurs dossiers pour certaines affinités (ex : expositions ou événements spécifiques qu'un individu a aimés) qui aident les collecteurs de fonds à adapter leur argumentaire.
Personnel d'événement — Les organisations à but non lucratif basées sur l'admission offrent des événements et expositions tout au long de l'année qui nécessitent billetterie et réservations. Le personnel d'événement suit les ventes de billets, les inscriptions aux événements et les demandes de réservation spéciales (ex : mariages et fêtes d'anniversaire) grâce à ce logiciel. Certaines solutions permettent la création de pages d'événements, tandis que d'autres s'intègrent à d'autres outils spécialisés. Toutes les ventes en ligne sont traitées dans le logiciel également, et le personnel d'événement peut vérifier ces billets sur place pendant l'événement. De plus, ce logiciel suit l'historique complet des achats de billets d'un participant.
Personnel marketing — Similaire au personnel de collecte de fonds, le personnel marketing compte sur des données précises des visiteurs pour adapter leurs communications externes. Par exemple, les visiteurs qui préfèrent les expositions de fossiles dans un musée d'histoire peuvent recevoir des matériaux promotionnels supplémentaires sur ces événements. De plus, les communications peuvent être segmentées sur une variété d'attributs, tels que le niveau d'adhésion, donateur ou non-donateur, et l'historique de fréquentation.
Personnel des opérations — Les organisations à but non lucratif basées sur l'admission doivent suivre une variété de métriques pour évaluer leur performance et stabilité continues. Le personnel des opérations compte sur les données suivies grâce à ce logiciel pour surveiller le nombre de visiteurs, la rétention des membres, la fréquentation des expositions et événements, la collecte de fonds, et le rapport coût-bénéfice des ventes de produits. Ces outils aident le personnel des opérations à collaborer avec d'autres équipes pour corriger les métriques sous-performantes, ainsi qu'à prévoir sur la base des tendances d'année en année.
