Mejor Software de verificación de antecedentes
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Más Información Sobre Software de verificación de antecedentes
¿Qué es el Software de Verificación de Antecedentes?
El candidato puede haber presentado un currículum impresionante, haber superado la prueba de habilidades y haber deslumbrado a los entrevistadores, pero generalmente hay otro paso importante en el proceso antes de que una empresa extienda una oferta de trabajo: la verificación de antecedentes. Las empresas realizan verificaciones de antecedentes previas al empleo antes de tomar una decisión final de contratación para verificar la exactitud de la información que un candidato ha presentado y descubrir otra información que podría influir en una decisión de contratación. El software de verificación de antecedentes agiliza este proceso al automatizar aspectos del proceso y permitir a las empresas gestionar verificaciones para múltiples candidatos desde un solo sistema.
Las plataformas de verificación de antecedentes generalmente no son sistemas independientes. Estas plataformas a menudo son desarrolladas por empresas de verificación de antecedentes, conocidas en la industria como agencias de informes de crédito (CRAs). Estas empresas acreditadas utilizan la tecnología para gestionar el proceso mientras proporcionan a las empresas servicios de selección de empleo. Dependiendo del proveedor, las selecciones pueden implicar una búsqueda de registros públicos que es automatizada, o realizada por humanos, o una mezcla de ambos. De esta manera, el uso del software generalmente debe operar junto con los servicios de verificación de antecedentes proporcionados por una empresa.
¿Qué Tipos de Software de Verificación de Antecedentes Existen?
Los productos de software de verificación de antecedentes existen como soluciones independientes así como módulos que son parte de una plataforma más grande de gestión de capital humano (HCM).
Soluciones independientes
Estos productos están específicamente dedicados a gestionar verificaciones de antecedentes previas al empleo. A menudo se integran con otros software de recursos humanos, incluidos los sistemas de seguimiento de candidatos y el software central de recursos humanos.
Plataforma HCM
Algunas plataformas HCM vienen con un módulo de verificación de antecedentes integrado, lo que puede agilizar el intercambio de datos de candidatos para las empresas que ya utilizan ese HCM.
¿Qué tipos de productos de selección de antecedentes están disponibles?
Hay muchos tipos de verificaciones que los empleadores pueden solicitar utilizando software de verificación de antecedentes, pero las más comunes incluyen verificaciones de antecedentes penales, informes de vehículos motorizados, verificación de empleo, verificaciones de crédito y pruebas de drogas.
Verificación de antecedentes penales
Las verificaciones de antecedentes penales son un servicio de selección común proporcionado durante el proceso de empleo. Estas búsquedas implican revisar registros federales, estatales y locales para las condenas penales pasadas de un candidato, tanto delitos graves como menores, así como casos penales activos en los que el candidato está nombrado. Algunos proveedores incluyen búsquedas de antecedentes penales globales como parte de sus servicios.
Verificación de registros de conducción o informe de vehículos motorizados (MVR)
Las revisiones del historial de conducción de una persona, a veces conocidas como selecciones de registros de vehículos motorizados (MVR), localizan información sobre el historial de conducción de una persona. Esto incluye el estado y la clase de su licencia de conducir y cualquier violación pasada, retrocediendo un cierto número de años. Estas verificaciones son comunes para roles en los que alguien opera un vehículo como parte de sus responsabilidades laborales.
Verificación de empleo
La verificación de empleo implica confirmar el historial laboral de un candidato, incluidos los lugares de empleo pasados, las fechas en que fueron empleados y sus responsabilidades laborales. Verificar estas credenciales ayuda a las empresas a asegurarse de que están contratando a alguien con la experiencia necesaria para el puesto. Muchos proveedores también ofrecen verificación de referencias.
Verificación de educación
Los empleadores generalmente quieren confirmar que un candidato tiene la educación, calificaciones y capacitación requeridas para tener éxito en el puesto. Las soluciones de verificación de antecedentes a menudo incluyen una opción para verificar las credenciales educativas de un candidato, como títulos universitarios, certificados, licencias u otra capacitación especializada.
Verificaciones de crédito
Verificar el historial de crédito de un candidato puede ayudar a las empresas a evaluar la integridad y responsabilidad financiera de los candidatos, especialmente para aquellos que pueden estar manejando las finanzas de la empresa como parte de sus roles laborales. Los gerentes de contratación deben ser conscientes de que algunos estados tienen leyes que restringen el uso de verificaciones de crédito en el empleo.
Pruebas de drogas
Las empresas de verificación de antecedentes que proporcionan pruebas de drogas en los Estados Unidos son administradores de terceros certificados (TPA) de la Asociación de Administradores de Programas de Abuso de Sustancias (SAPAA). Los estándares nacionales de SAPAA son reconocidos como el sello de excelencia para la industria de pruebas de abuso de sustancias y gestión de programas. Algunas industrias requieren pruebas de drogas para todos los solicitantes para reducir el riesgo de accidentes.
Verificaciones específicas de la industria
Algunas empresas de verificación de antecedentes pueden especializarse en ciertas industrias, mientras que otras proporcionan informes de selección general para una variedad de industrias y puestos. Las industrias que podrían tener necesidades de selección especializadas incluyen construcción, juegos comerciales y tribales, educación, finanzas, gobierno, atención médica, hospitalidad, manufactura, personal y transporte.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Verificación de Antecedentes?
Las características comunes del software de selección de antecedentes incluyen paneles administrativos, portales de candidatos, herramientas de análisis e informes y flujos de trabajo automatizados.
Paneles: Una parte clave de cualquier software de verificación de antecedentes es un panel que proporciona una visión general de cualquier verificación activa y actualizaciones de estado en tiempo real sobre cada candidato. Estos paneles permiten a los administradores rastrear el progreso de cada selección previa al empleo y ver una estimación de cuánto tiempo tomará completar cada informe.
Portal de candidatos: Las plataformas con portales orientados a los candidatos permiten a los candidatos ingresar información sobre sí mismos a través de una interfaz web para ayudar a acelerar el proceso. Estos portales de autoservicio también suelen mostrar a los candidatos el estado de su verificación de antecedentes y pueden enviar notificaciones o recordatorios, lo que mejora la experiencia general del candidato.
Flujos de trabajo automatizados: La automatización se ha convertido en una parte creciente de muchos productos de software. Por ejemplo, cuando un empleador ordena una verificación de antecedentes, el sistema podría enviar automáticamente una notificación al candidato, pidiéndole que complete documentos para iniciar el proceso. Esa documentación puede luego ser enviada al personal apropiado para su revisión. Las empresas también pueden desarrollar flujos de trabajo personalizados para que las verificaciones de antecedentes completadas se envíen al personal adecuado para aprobaciones o decisiones.
Integraciones ATS: La mayoría de las plataformas de selección previa al empleo se integran con al menos un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Las integraciones ATS facilitan la transferencia sin problemas de datos sobre candidatos entre los sistemas, lo que ahorra a los gerentes de contratación el tiempo que tomaría mover los datos de un sistema a otro y también reduce el potencial de errores de entrada de datos. Muchas plataformas ofrecen una API para facilitar integraciones con productos de software de terceros. Integrar estos sistemas también facilita a los gerentes de contratación iniciar una nueva verificación de antecedentes con unos pocos clics.
Análisis e informes: Además de los paneles que muestran actualizaciones de estado minuto a minuto para las selecciones de antecedentes actuales, muchas plataformas incluyen capacidades de análisis que facilitan una mirada más profunda a los datos de verificación de antecedentes. Estas herramientas de informes pueden revelar tendencias en los procesos de una organización, como cuánto tiempo están tomando las verificaciones en promedio, o si los tiempos de finalización varían dependiendo de la ubicación, ya que las leyes varían de estado a estado, o en diferentes momentos del año. También pueden revelar tendencias en las decisiones tomadas por los equipos de contratación, permitiendo a las empresas ajustar sus procesos según sea necesario. Identificar estas tendencias puede ayudar a las empresas a identificar formas de acelerar el proceso o llegar a un mayor número de candidatos.
Herramientas de cumplimiento: Las verificaciones de cumplimiento automatizadas ayudan a los administradores a determinar qué leyes y regulaciones se aplican a su proceso de selección previa al empleo. Si bien todas las verificaciones en los Estados Unidos deben cumplir con la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) y las pautas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), otras leyes o regulaciones pueden variar dependiendo de dónde se encuentre la empresa. El software puede monitorear las regulaciones de cumplimiento y asegurarse de generar los formularios, divulgaciones y autorizaciones adecuadas para enviar a los candidatos. Como mínimo, una plataforma debe cumplir con la FCRA y también adherirse a las últimas regulaciones de la EEOC.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Selección de Antecedentes?
Acelerar el tiempo de contratación: En entornos de reclutamiento competitivos, completar el proceso de contratación de manera oportuna puede significar la diferencia entre agregar una nueva contratación estelar o perder a esa persona ante otra empresa. Como resultado, reducir el tiempo de respuesta para una selección de candidatos es importante, y las verificaciones más rápidas ofrecen a las empresas una ventaja competitiva. El software de verificación de antecedentes laborales automatiza el proceso de verificar la información que los candidatos proporcionan durante el proceso de adquisición de talento. Muchos proveedores de verificación de antecedentes también están confiando cada vez más en la inteligencia artificial para examinar grandes conjuntos de datos en busca de registros pertinentes para acelerar el proceso. Esto reduce el tiempo que la empresa necesita para gastar en autenticar información, liberando tiempo para otros procesos de contratación e incorporación.
Mantener el cumplimiento: Las verificaciones de antecedentes de empleados son procesos altamente regulados, regidos por regulaciones locales y federales, y es importante que los empleadores mantengan el cumplimiento de estas reglas para evitar problemas legales. Pero mantener un seguimiento de esas regulaciones y asegurarse de que se sigan de cerca puede ser un desafío sin ayuda. Las soluciones de selección de antecedentes proporcionan a las empresas acceso a conocimientos de cumplimiento actualizados, lo que puede reducir la probabilidad de violaciones regulatorias y demandas. Los mejores servicios de verificación de antecedentes asegurarán que sus clientes cumplan con el cumplimiento durante todo el proceso. Estos sistemas también pueden mantener registros para demostrar el cumplimiento más adelante si es necesario.
Aumentar la confianza en las decisiones de contratación: Una mala contratación puede costar a una empresa miles de dólares en gastos de reclutamiento, pérdidas de productividad, disminución de la moral del equipo y honorarios legales. Una verificación de antecedentes previa al empleo puede ayudar al equipo de contratación a tener confianza en que la persona que están contratando es confiable y no representará un riesgo para la empresa o sus empleados. Los empleadores utilizan verificaciones de antecedentes para verificar la exactitud de la información que un candidato presentó durante el proceso de contratación, incluyendo que tienen las calificaciones requeridas para hacer bien el trabajo. Las selecciones de empleo también pueden descubrir información sobre el historial de una persona que podría presentar riesgos de seguridad en el lugar de trabajo o de responsabilidad, como un historial de conducción deficiente o un historial de violencia criminal.
Mejorar la experiencia del candidato: Muchos productos proporcionan servicios de verificación de antecedentes en línea y paneles basados en la nube para que tanto el solicitante como el profesional de recursos humanos encargado de supervisar el proceso puedan verificar el progreso de las verificaciones de antecedentes de los empleados. Dar a los candidatos esta información mejora la comunicación durante el proceso de reclutamiento, lo que puede dejar a los candidatos con una impresión más positiva de la empresa y generar confianza. A su vez, las buenas experiencias de reclutamiento pueden impactar positivamente en la marca de la empresa y llevar a un mayor éxito en el reclutamiento.
¿Quién Usa el Software de Verificación de Antecedentes?
Reclutadores: Los miembros de un equipo de contratación son los usuarios más frecuentes de las herramientas de selección previa al empleo. Esto incluye a los reclutadores internos en las empresas, así como a los reclutadores que trabajan para agencias de reclutamiento o empresas de personal. Los reclutadores utilizan plataformas de verificación de antecedentes para iniciar selecciones, monitorear el estado y ver informes analíticos sobre el proceso.
Equipo de cumplimiento: Los empleados responsables de mantener el cumplimiento de una empresa utilizan software de verificación de antecedentes para asegurarse de que los procesos de selección de empleo de la empresa cumplan con todas las regulaciones aplicables. Esto podría incluir leyes federales, estatales y locales, así como políticas internas de la empresa. Los abogados de una empresa también pueden necesitar acceder a los registros del software en caso de problemas legales.
Candidatos a empleo: Muchas soluciones de verificación de antecedentes vienen con portales orientados a los candidatos, que permiten a los solicitantes de empleo monitorear el estado de una selección que su empleador potencial está realizando. Estos portales a menudo incluyen paneles de estado y también pueden tener la capacidad de enviar notificaciones o mensajes en diferentes etapas del proceso.
Software Relacionado con el Software de Verificación de Antecedentes
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con el software de verificación de antecedentes laborales incluyen:
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): La mayoría de las plataformas de selección de antecedentes se integran con al menos un ATS. Estas integraciones facilitan la transferencia sin problemas de datos a medida que los candidatos avanzan en el proceso de contratación, lo que puede acelerar el proceso y reducir errores. También permite a los reclutadores ordenar verificaciones de antecedentes y ver información de candidatos desde la misma pantalla, mejorando los flujos de trabajo de contratación.
Software central de recursos humanos: Las soluciones de verificación de antecedentes también se integran con el software central de recursos humanos o software HRMS & HCM, ambos de los cuales contienen documentos y datos de empleados. Las conexiones entre estos sistemas agilizan la transferencia y el intercambio de datos de empleados, tanto durante el proceso de adquisición de talento como una vez que el candidato es contratado.
Desafíos con el Software de Verificación de Antecedentes
Las soluciones de verificación de antecedentes pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Cumplimiento: Una de las razones más importantes por las que las empresas utilizan servicios de selección de empleo es también una que puede causar dificultades: la capacidad del proveedor para ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento. Las diversas leyes y regulaciones que rigen las verificaciones de antecedentes deben seguirse para evitar multas, demandas y otros problemas. Sin embargo, las empresas que ordenan la selección generalmente dependen del proveedor de verificación de antecedentes para asegurarse de que están siguiendo los procedimientos adecuados y están al día con los últimos requisitos. Las plataformas que carecen de fuertes capacidades de cumplimiento podrían exponer a los empleadores a problemas legales, especialmente en el caso de acciones adversas, que se refiere a una decisión de empleo que impacta negativamente a un candidato debido a información que apareció en una verificación de antecedentes. Los compradores de servicios de verificación de antecedentes deben asegurarse de preguntar a los proveedores de software cómo aseguran que su plataforma incorpore las últimas regulaciones de cumplimiento.
Oportunidad: La velocidad importa cuando se trata de reclutamiento, pero las verificaciones de antecedentes a veces pueden ser un cuello de botella en el proceso si los resultados no se devuelven a tiempo. El tiempo que toma una verificación de antecedentes puede variar, dependiendo del número de selecciones que el empleador ordene y cuán fácil sea acceder a la información. Las empresas de verificación de antecedentes que tardan demasiado en devolver resultados podrían perjudicar los esfuerzos de reclutamiento de una empresa, ya que los candidatos fuertes podrían buscar en otro lugar. Las plataformas que ofrecen estimaciones poco realistas de cuándo llegará una selección también pueden causar problemas en el proceso.
Precisión de la información: Una razón clave por la que los empleadores realizan verificaciones de antecedentes es confirmar la precisión de la información que el candidato incluyó durante el proceso, por lo que la fiabilidad de la información contenida en los informes es crítica. Las selecciones de antecedentes que revelan información inexacta sobre un candidato o no descubren detalles importantes sobre el historial del candidato pueden causar serios problemas tanto para el empleador como para el candidato. Las empresas deben tener confianza en que las herramientas de selección previa al empleo tienen sistemas en su lugar para confirmar la precisión de la información que produce la plataforma.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Verificación de Antecedentes?
Casi todas las industrias pueden beneficiarse de implementar software de verificación de antecedentes en su proceso de contratación. Pero algunas industrias, en particular, dependen especialmente de estas soluciones.
Construcción: La industria de la construcción utiliza servicios de verificación de antecedentes para mantener la seguridad en el lugar de trabajo y asegurarse de que sus trabajadores tengan las licencias y habilidades requeridas para hacer el trabajo.
Venta al por menor y hospitalidad: Las industrias en las que las tasas de rotación son más altas, como el comercio minorista y la hospitalidad, requieren que los empleadores puedan realizar verificaciones de antecedentes rápidamente para asegurarse de que están completamente dotados de personal, especialmente durante las temporadas pico.
Atención médica: Para los roles de atención médica, especialmente aquellos que requieren contacto directo con los pacientes, los empleadores deben verificar los antecedentes de los empleados para asegurarse de que tienen las licencias y certificaciones requeridas. El software de verificación de antecedentes ayuda a las empresas a monitorear las regulaciones de cumplimiento en esta industria altamente regulada.
Organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones de voluntarios utilizan selecciones de antecedentes para identificar si hay algo en el pasado de un voluntario potencial que podría hacer que no sea adecuado para trabajar con los clientes de la organización, e incluso exponer a la organización sin fines de lucro a demandas o mala prensa.
Agencias de personal: Debido a que manejan un gran volumen de candidatos, las agencias de personal dependen de herramientas de verificación de antecedentes para seleccionar clientes de manera eficiente y colocarlos en trabajos más rápido.
Cómo Comprar Software de Verificación de Antecedentes
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Verificación de Antecedentes
Al recopilar requisitos para el software, los compradores deben considerar los tipos de selecciones de empleo que la empresa es probable que utilice con más frecuencia. Diferentes proveedores de verificación de antecedentes pueden ofrecer varios tipos de selección, por lo que las empresas deben saber de antemano qué productos de selección previa al empleo debe tener su proveedor ideal. Las empresas también deben considerar qué otras características son importantes para ellos en una solución de verificación de antecedentes, como paneles, notificaciones y portales de candidatos. Dado que hay diferentes enfoques para completar selecciones de antecedentes, los compradores también deben pensar si se sienten cómodos con que las computadoras y los algoritmos hagan gran parte de la búsqueda, o si preferirían que los humanos hagan más de ese trabajo.
Comparar Productos de Software de Verificación de Antecedentes
Crear una lista larga
Una lista inicial de servicios de selección de antecedentes potenciales debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de la empresa. En este punto, los compradores deben estar apuntando a obtener una idea de las características de las soluciones potenciales y los tipos de servicios que pueden proporcionar.
Crear una lista corta
Después de haber creado una lista larga, es hora de mirar cada producto con más detalle para determinar si cumplirá con las necesidades de la empresa y merece ser incluido en su lista corta. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional traería beneficios adicionales al proceso de reclutamiento de la empresa.
Realizar demostraciones
Para cuando la empresa esté lista para realizar demostraciones, los compradores deben tener una idea de las características que ofrecen los productos en la lista corta y estar listos para evaluar cuán efectivamente esas características satisfacen las necesidades de la organización. Los vendedores deben guiar a los compradores a través de cómo la empresa realiza la verificación de antecedentes de principio a fin. Los compradores deben considerar la interfaz de usuario de la plataforma y si la información en los informes de muestra es fácil de acceder y entender. Las demostraciones también son un buen momento para hacer preguntas sobre cuánto tiempo tardan las selecciones en promedio, cómo la empresa mantiene el cumplimiento con las leyes y regulaciones, y qué tan bien se integra el software con los sistemas existentes del comprador.
Selección de Software de Verificación de Antecedentes
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir a cualquier parte interesada que pueda estar usando el producto, incluido el equipo de reclutamiento de la empresa y cualquier otro personal relevante de recursos humanos.
Negociación
Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, incluyendo si el software viene con una tarifa mensual o anual y cuánto cuestan los diferentes tipos de selecciones. Los compradores a veces pueden negociar descuentos si compran un paquete que contiene un mayor número de selecciones. Los precios también pueden variar según cuán exhaustiva sea cada búsqueda y cuánto tiempo tome completarla.
Decisión final
Es probable que los líderes de recursos humanos tomen la decisión final sobre qué plataforma usar, ya que un proveedor de verificación de antecedentes tendrá un papel clave en proteger la reputación de la empresa y reducir su riesgo legal.
¿Cuánto Cuesta el Software de Verificación de Antecedentes?
El costo de una verificación de antecedentes generalmente varía según cuántas selecciones diferentes incluya y qué selecciones se estén realizando. Una selección básica podría costar tan solo $10 por informe, mientras que selecciones más complicadas que incluyen la búsqueda de registros judiciales, bases de datos de delincuentes sexuales, informes de crédito y otras fuentes de datos podrían costar $100 o más por informe.
Retorno de la Inversión (ROI)
Los compradores deben considerar si su proveedor de verificación de antecedentes les está dando confianza en sus decisiones de contratación mientras también proporciona servicios eficientes a un precio competitivo. Analizar si el tiempo de contratación de la empresa mejora después de implementar el software puede ser una forma clave de evaluar el ROI del sistema.
Implementación del Software de Verificación de Antecedentes
¿Cómo se Implementa el Software de Verificación de Antecedentes?
Muchos sistemas modernos de verificación de antecedentes están basados en la nube, por lo que la implementación a menudo implica configurar cuentas de usuario y hacer que los usuarios inicien sesión en un portal a través de un navegador web.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Verificación de Antecedentes?
Los reclutadores y otros empleados de recursos humanos son los usuarios más probables del software de verificación de antecedentes y probablemente serán los que lideren la implementación, con la asistencia del personal de TI.
¿Cómo es el Proceso de Implementación del Software de Verificación de Antecedentes?
El proveedor de verificación de antecedentes probablemente creará cuentas de usuario durante la implementación y asegurará que cada usuario pueda iniciar sesión en el sistema. Se debe proporcionar capacitación para guiar a los compradores a través de las capacidades del software y los flujos de trabajo generales. Las empresas también necesitarán trabajar con el proveedor de verificación de antecedentes para integrar su sistema de seguimiento de candidatos existente o el software central de recursos humanos en la nueva plataforma.
¿Cuándo Debería Implementarse el Software de Verificación de Antecedentes?
El software de verificación de antecedentes laborales puede implementarse en cualquier momento. Para las empresas en industrias que ven grandes fluctuaciones estacionales en el volumen de contrataciones, sería prudente implementar el sistema con suficiente antelación a su temporada alta de contrataciones para asegurar que los equipos de contratación estén bien capacitados antes de que necesiten manejar un gran volumen de candidatos.
Tendencias del Software de Verificación de Antecedentes
Inteligencia artificial
Al igual que la inteligencia artificial y el aprendizaje automático están impactando otros mercados de software de recursos humanos, la IA se ha convertido en parte de un número creciente de soluciones de selección de antecedentes. Las empresas utilizan la IA para ayudar a buscar en conjuntos de datos masivos, como bases de datos nacionales de antecedentes penales, información que podría ser relevante para una selección de candidatos. La IA puede reducir en gran medida el tiempo que lleva buscar en estos grandes conjuntos de datos y reducir los costos involucrados en la contratación. Sin embargo, algunos candidatos cuyos registros públicos han sido verificados utilizando herramientas de verificación de antecedentes impulsadas por IA se han quejado de que los sistemas cometen errores, como vincularlos erróneamente a una persona diferente con antecedentes penales.
