Mehr über Reisemanagement-Software erfahren
Was ist Reisemanagement-Software?
Reisemanagement-Software wird verwendet, um Reisebuchungen und -verwaltungen online für geschäftliche Zwecke zu organisieren sowie um vergangene Reisen zu verfolgen und zu berichten. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre Reisepolitik durchzusetzen und zu verfolgen sowie Reiseabrechnungen für Ausgaben- und Berichtszwecke zu konsolidieren.
Unternehmen nutzen diese Software, um Kaufentscheidungen zu vereinfachen, Aufzeichnungen über Reisekosten der Mitarbeiter zu zentralisieren und Unternehmensreisebudgets zu kontrollieren. Reisemanagement-Lösungen bieten den Nutzern ein Tool zur Buchung und automatischen Berichterstattung ihrer Reiseeinkäufe, anstatt einzelne Agenten zu verwenden oder selbst gekaufte Belege an ein Ausgabenmanagement-Produkt einzureichen. Sowohl kleine Unternehmen als auch Großunternehmen können von der Nutzung von Reisemanagement-Software profitieren.
Mitarbeiter in Unternehmen, die keine Reisemanagement-Software verwenden, haben traditionell Reisen für Unternehmen über eine Website oder ein Reisebüro gebucht und dann ein Ausgabenformular zur Erstattung eingereicht. Der neue Weg, für Organisationen jeder Größe, besteht darin, dass Mitarbeiter ihre Reisen selbst buchen, indem sie Reisemanagement-Software verwenden, die bereits die Unternehmensreisepolitik und Genehmigungs-Workflows enthält. Diese Software enthält auch Unternehmenszahlungsdetails, sodass der Mitarbeiter die Reise ohne Erstattung bezahlen kann, und das Unternehmen kann ihre Ausgaben aus Berichtsgründen leicht verfolgen.
Welche Arten von Reisemanagement-Software gibt es?
Unternehmen
Unternehmensreisemanagement-Software ist oft in einer größeren Suite von Geschäftstools enthalten oder wird als eigenständiges Produkt angeboten, das die Möglichkeit bietet, sich mit anderen Reisemanagement-Tools wie Ausgabenmanagement-Software zu integrieren. Unternehmenssoftware kann manchmal mit modernisierten Online-Versionen von Reisebüros verglichen werden.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
KMU-Reisemanagement-Software ist tendenziell benutzerfreundlicher und ähnelt Verbraucher-Apps, insbesondere auf der Buchungsseite. Ähnlich wie bei traditionellen Unternehmensoptionen neigen Reiseplattformen, die für KMUs entwickelt wurden, dazu, sich mit anderen Unternehmenswerkzeugen wie Ausgabenmanagement- und Kilometerverfolgungssoftware zu integrieren.
Was sind die häufigsten Funktionen von Reisemanagement-Software?
Die ideale Reisemanagement-Plattform sollte den gesamten Prozess verwalten, von der Reisebuchung über die Einreichung von Ausgaben bis hin zur Berichterstattung.
Interaktive Buchungsoberfläche: Mitarbeiter können das beste Inventar und die besten Preise auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche finden. Sie können Reisen im Namen eines Kollegen oder für sich selbst buchen, was gespeicherte Reisedetails, Zahlungsmethoden, Treueprogramme, Reisepräferenzen und mehr umfasst.
Filter für Unternehmensrichtlinien: Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die verfügbaren Reiseoptionen zu kontrollieren, indem sie gelistete Preise filtern, die innerhalb der Richtlinien ihres Unternehmens liegen. Dies hilft Teams, im Budget zu bleiben und die Compliance einzuhalten.
Kalender- und Terminplanung: Kalender- und Terminplanung ist eine wichtige Funktion, da sie es anderen Teammitgliedern ermöglicht, ihre Reisen bei Bedarf zu planen. Sie gibt Managern die Möglichkeit, den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und Besprechungen und Anrufe um ihre Reisepläne herum zu planen.
Erfassung, Einreichung und Verfolgung von Ausgaben: Viele Reisemanagement-Plattformen verfügen über die Funktionalität, dass Reiseangestellte Belege digital importieren und zur Erstattung einreichen können. Diese Funktion ermöglicht es ihnen, den Fortschritt ihrer Einreichungen zu verfolgen, sodass sie wissen, wann sie erstattet werden.
Berichterstattung: Mitarbeiter können Ausgabenberichte über die Software erstellen und einreichen sowie vergangene Berichte und Ausgaben einsehen. Manager nutzen die Berichterstattungsfunktion, um das Reisebudget ihres Teams zu verfolgen und zukünftige Ausgaben zu prognostizieren.
Was sind die Vorteile von Reisemanagement-Software?
Reisemanagement-Software kann den gesamten Buchungsprozess für Benutzer einfacher und effizienter gestalten, indem alle Schritte des Prozesses auf einer Plattform zusammengefasst werden.
Erstellt eine umfassende interaktive Buchungsoberfläche: Mitarbeiter können Reisen direkt über eine Schnittstelle suchen, vergleichen und buchen, entweder für sich selbst oder für einen anderen Mitarbeiter innerhalb ihres Unternehmens. Diese Schnittstelle kann auch Reisepräferenzen, Treueprogramme und Zahlungsmethoden an einem Ort speichern.
Integriert Unternehmensreisepolitiken zur Automatisierung der Compliance: Die Möglichkeit, die Unternehmensreisepolitik direkt in die Reisemanagement-Software zu integrieren, reduziert die Reisekosten, indem sie den Teams hilft, Ausgaben- und Budgetziele zu erreichen. Diese Richtlinien helfen, die Arten von Ausgaben zu klären, die Mitarbeiter geltend machen können, verweigern die Erstattung von Reisenden für nicht konforme Ansprüche und ermöglichen es Reisemanagern, sicherzustellen, dass ihr Team ihr Budget optimiert und innerhalb der Richtlinien des Unternehmens bleibt. Die Automatisierung der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien stellt auch sicher, dass keine betrügerischen Ausgaben versehentlich eingereicht und genehmigt werden.
Integriert Ausgabenmanagement-Tools: Ausgabenmanagement-Tools helfen Managern und Buchhaltungsteams, indem sie Ausgaben kategorisieren, die die Verfolgung von Reisekosten genauer organisieren und optimieren. Diese Tools verwalten den Genehmigungs-Workflow für Reiseausgaben, die verarbeitet und erstattet werden sollen, sowie analysieren große Mengen von Ausgabentransaktionen, die zur Prognose zukünftiger Ausgaben und zur Erstellung von Budgets verwendet werden können.
Verbessert die Berichterstattungsfähigkeiten: Berichterstattungstools in der Reisemanagement-Software verbessern datengesteuerte Entscheidungen und machen das Reisemanagement insgesamt effektiver. Diese Tools helfen, nicht konforme Ausgaben oder Buchungen schneller zu identifizieren und können Maßnahmen empfehlen, die ergriffen werden können, um zukünftige Ergebnisse zu verbessern. Die Berichterstattung verwaltet auch Reiseprogramme effektiver, indem sie Reisende überwacht und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert.
Wer nutzt Reisemanagement-Software?
Reisemanagement-Software kann von jedem genutzt werden, der von Unternehmen jeder Größe beschäftigt wird. Am häufigsten wird sie von den folgenden Arten von Mitarbeitern genutzt:
Vertriebsteams und Berater: Jeder Verkäufer, der reisen muss, um einen aktuellen oder potenziellen Kunden zu treffen, würde höchstwahrscheinlich Reisemanagement-Software verwenden, um seine Reise zu recherchieren und zu buchen, sei es ein Flug, ein Hotel oder eine Autovermietung.
Buchhaltungsteams: Buchhaltungsteams nutzen Reisemanagement-Software, um ihre Berichterstattungs- und Prognosefähigkeiten zu nutzen. Dies ermöglicht es ihnen, Ausgaben in Bezug auf Reisen zu verfolgen und kritische Entscheidungen in Bezug auf Reisebudgets und die Planung zukünftiger Ausgabenlimits oder -beschränkungen zu treffen.
Manager: Manager nutzen diese Software, um Mitarbeiterreisen und -ausgaben zu überprüfen und zu genehmigen sowie um Einblick in die gesamten Reiseausgaben zu erhalten. Mithilfe von Berichten und anderen Erkenntnissen können sie Trends identifizieren, um Einsparungen zu optimieren und eine bessere Klarheit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten über bevorzugte Unternehmensraten zu erzielen. Sie können diese Software auch nutzen, um den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und Zugriff auf ihre Reisepläne zu erhalten.
Software im Zusammenhang mit Reisemanagement-Software
Es gibt eine Reihe von Lösungen, die Buchhaltungsabteilungen und Einkaufsmanagern zugutekommen und die sich auch mit Reisemanagement-Software integrieren oder ähnliche Funktionen bieten. Einige Beispiele für diese Softwarekategorien sind unten aufgeführt:
Ausgabenmanagement-Software: Ausgabenmanagement-Software vereinfacht und automatisiert die Ausgabenerfassung eines Unternehmens, rationalisiert die Überprüfung, eliminiert den Papierkram und reduziert den Verwaltungsaufwand. Sie ermöglicht es Administratoren, vollständige Transparenz zu haben und die Nutzung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens durch die Mitarbeiter zu verfolgen. Diese Software analysiert die Gesamtausgaben, identifiziert Kosteneinsparungsmöglichkeiten und kontrolliert übermäßige Ausgaben.
Kilometerverfolgungssoftware: Kilometerverfolgungssoftware verfolgt und verwaltet die von Mitarbeitern für geschäftliche Zwecke zurückgelegten Entfernungen. Diese Art von Software wird verwendet, um Kilometer für Erstattungs- und Steuerzwecke zu protokollieren. Kilometerverfolgungstools werden von mobilen Mitarbeitern wie Verkäufern, Außendiensttechnikern oder Projektmanagern verwendet. Buchhalter nutzen auch Kilometerverfolgungslösungen, um Reisekosten zu berechnen, während Abteilungsleiter diese Produkte nutzen, um Ausgaben zu überprüfen und zu genehmigen.
Herausforderungen mit Reisemanagement-Software
Reisemanagement-Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Integration: Die Integration mit Ausgabenmanagement und Buchhaltung ist entscheidend, um Daten zwischen Systemen zu übertragen. Informationen zur Reisebuchung müssen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen, die dann konsolidiert und verschiedenen Kostenstellen in der Buchhaltung zugewiesen werden. Wenn die Daten nicht in allen Systemen genau und konsistent sind, kann das Unternehmen oder der Mitarbeiter Geld verlieren.
Datenschutz: Datenschutz ist ein bedeutendes Anliegen, da Mitarbeiter möglicherweise ihre eigenen Kreditkarten verwenden, um für Reisedienstleistungen zu bezahlen, und sie persönliche Bankinformationen für Erstattungen bereitstellen. Außerdem können Mitarbeiter Geschäfts- und Privatreisen mischen, was bedeutet, dass sie ihre Kreditkarte für beides verwenden können. Schließlich können persönliche Informationen, die für die Buchung eines Fluges oder eines Hotelzimmers erforderlich sind, in Ausgabenberichten enthalten sein. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur bestimmte Mitarbeiter und Manager auf private Daten zugreifen können. Schutz vor externen Bedrohungen ist ebenfalls notwendig.
„Bring your own software“-Trend: Der Trend, eigene Software und Apps zu verwenden, führt dazu, dass Mitarbeiter Software verwenden, die nicht vom Unternehmen autorisiert ist. Während Arbeitgeber normalerweise Reisemanagement-Software bereitstellen, können Mitarbeiter andere Tools und Apps für die Reisebuchung, das Verwalten von Belegen oder für Treueprogramme verwenden.
Welche Unternehmen sollten Reisemanagement-Software kaufen?
Reisemanagement-Software kann von jedem Unternehmen, unabhängig von der Größe, genutzt werden, das Mitarbeiter hat, die für die Arbeit reisen. Selbst wenn ein Mitarbeiter nur ein Mietauto buchen oder ein Mittagessen abrechnen muss, kann dies alles mit Reisemanagement-Software erledigt werden. Es gibt viele Plattformen, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurden, von kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern bis hin zu Großunternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.
Was sind die besten Apps zur Verwaltung von Geschäftsreisen?
Hier sind einige der am besten bewerteten Apps zur Verwaltung und Optimierung von Geschäftsreiseprozessen:
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Navan (ehemals TripActions) ist eine optimierte Plattform für Unternehmens-Teams, die Reisebuchung, Ausgabenverfolgung und Richtliniendurchsetzung kombiniert.
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TravelPerk bietet flexible Buchungen, Echtzeit-Reisebenachrichtigungen und Kostenkontrolltools, die für moderne Geschäftsreisende entwickelt wurden.
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SAP Concur bietet robuste Reise- und Ausgabenmanagement-Funktionen, die Unternehmen helfen, Compliance und Transparenz bei globalen Reisen zu wahren.
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myBiz von MakeMyTrip ist auf indische Unternehmen zugeschnitten. Es vereinfacht Flug-, Hotel- und Taxibuchungen und unterstützt die GST-konforme Rechnungsstellung.
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Routespring ist für finanzkontrollierte Reisen optimiert und ermöglicht zentrale Reisegenehmigungen und Zahlungen ohne Mitarbeiterkarten.
Was sind die am besten bewerteten Reisemanagement-Dienste für Bürobedarfsgeschäfte?
Hier sind einige der am besten bewerteten Reisemanagement-Lösungen, die speziell für Bürobedarfsgeschäfte hilfreich sind:
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SAP Concur bietet End-to-End-Reise- und Ausgabenautomatisierung, ideal für Bürobedarfsgeschäfte, die mehrere Anbieter und regionale Reisen verwalten.
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Navan (ehemals TripActions) bietet zentrale Buchung und Ausgabenkontrolle, was es Vertriebs- und Logistikteams erleichtert, Reisen effizient zu koordinieren.
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TravelPerk bietet flexible Reisebuchungen mit integrierten Richtlinienkontrollen – perfekt für schnell agierende Teams, die Lieferantenbesuche und Messen abwickeln.
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Routespring vereinfacht finanzgeführte Reisen, indem es Teamreisen ohne Firmenkarten ermöglicht, ideal für Filial- oder Außendienstoperationen.
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Happay kombiniert Reisebuchung mit Ausgabenanalysen und hilft Bürobedarfsgeschäften, Reisekosten über Abteilungen hinweg zu kontrollieren.
Wie kauft man Reisemanagement-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Reisemanagement-Software
Bei der Auswahl von Reisemanagement-Software ist es wichtig, zunächst zu prüfen, wie Reisen innerhalb des Unternehmens ablaufen, und sich dann mit den verschiedenen Arten von verfügbarer Software vertraut zu machen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, wenn es um Reisemanagement-Softwareprodukte geht, einschließlich solcher, die für die Geschäftsbedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleichen Sie Reisemanagement-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Der Hauptzweck von Reisemanagement-Software besteht darin, das Leben aller zu erleichtern; dazu gehören der Mitarbeiter, der Reisen bucht, der Manager, der die Reisen genehmigt, und das Finanz- und Buchhaltungsteam, das die Reiseausgaben verfolgt. Es ist wichtig, zunächst eine Longlist von Lösungen zu erstellen, die all diese Funktionen und Aufgaben in einem Dashboard zusammenführen. Käufer können in Betracht ziehen, Software einzubeziehen, die eine mobile App zur Verwaltung von Reisen unterwegs bietet.
Ein weiterer Faktor, den es bei der Erstellung dieser Liste zu berücksichtigen gilt, ist, wie benutzerfreundlich die Software beim Vergleichen und Buchen von Reisen sowie beim Erfassen und Einreichen von Ausgaben ist. Oftmals ist Reisemanagement-Software, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, benutzerfreundlicher, hat jedoch weniger Funktionen als Unternehmenssoftware.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer diese Liste basierend auf dem verfügbaren Budget verkleinern. Reisemanagement-Software ist für alle Budgets verfügbar, während einige allgemeine Reisemanagement-Anwendungen möglicherweise kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden können.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für das Geschäft möchte, sollte es bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, demonstrieren. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind, zum Beispiel könnte man bitten, durch die Suche und den Vergleich von Autovermietungen geführt zu werden, wie man Ausgabenberichte erstellt oder wie man Belege für die Erstattung importiert und einreicht.
Auswahl der Reisemanagement-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Es ist wichtig, dass die Reisenden und Manager, die diese Software nutzen werden, in den Auswahlprozess einbezogen werden. Jedes Unternehmen ist anders und die Benutzer sind höchstwahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung darüber abzugeben, welche die beste Wahl für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens ist.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um eine Rendite (ROI) zu erzielen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Aushandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien vollständig darüber einig sind, was sie voneinander erwarten können.
Wenn das Unternehmen über den Cashflow verfügt, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Andere Male kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung der Reisemanagement-Software oder der Integration mit einem anderen System benötigen. In der Regel enthält das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es zu einem niedrigeren Preis tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und die Lösung auszuwählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Trends in der Reisemanagement-Software
Inhouse-Plattformen
Ähnlich wie große Reisebüros oft ihre eigenen proprietären Buchungsplattformen haben, die ihre Unternehmenskunden nutzen, haben einige große Organisationen interne Reisebüros, die maßgeschneiderte, dedizierte Software-Tools verwenden. Eine maßgeschneiderte Plattform zu haben, ist ziemlich teuer in der Erstellung und Wartung, aber einige Unternehmen finden mehr Wert darin, diese Flexibilität und Kontrolle zu haben, als eine externe Ressource zu verwenden, die möglicherweise zu viele Einschränkungen hat oder nicht robust genug ist.
Bleisure-Reisen
Bleisure-Reisen, oder die Aktivität, Geschäftsreisen mit Freizeit zu kombinieren, wird immer beliebter, insbesondere bei jüngeren Reisenden. Während Mitarbeiter versuchen, den Inhalt ihrer Geschäftsreise zu verarbeiten, versuchen sie auch, neue Regionen zu erkunden, während sie sich nach einer arbeitsreichen Woche entspannen und erholen. Dieser Trend wirft auch neue Fragen und Herausforderungen für Reisemanager auf, wie zum Beispiel, welche Richtlinien sie in Bezug auf nicht arbeitsbezogene Reiseeinkäufe festlegen sollten und ob diese nicht arbeitsbezogenen Reiseeinkäufe in einigen Fällen vom Unternehmen übernommen werden könnten. Zum Beispiel, wenn die Unterschiede in den Flugpreisen durch niedrigere Reisekosten an anderer Stelle ausgeglichen werden.
