Lohnabrechnung

Was ist Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung ist der Prozess eines Unternehmens zur Verwaltung der Mitarbeitervergütung. Der Begriff kann sich auch auf die Liste der Personen beziehen, die ein Unternehmen bezahlt.

Der Lohnabrechnungsprozess ist oft komplex, da die Mitarbeiter ihre Zahlungen in vorhersehbaren Intervallen erhalten müssen, sie jedoch unterschiedliche Löhne, Überstunden und Abzüge haben können. Große Organisationen lagern die Lohnabrechnung oft aus, um Zeit zu sparen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Lohnabrechnungssoftware hilft Unternehmen, die Zahlung ihrer Mitarbeiter zu organisieren und zu verwalten, einschließlich des Druckens von Gehaltsschecks oder der Durchführung von Direktüberweisungen. Mit diesen Tools führen Unternehmen auch genaue Zahlungsaufzeichnungen für Buchhaltungs- und Buchführungszwecke.

Lohnabrechnung Software

Software, die lohnabrechnung als Funktion oder Begriff erwähnt.

ADP Workforce Now

Gusto

Paylocity

Paychex

RUN Powered by ADP

APS

Arten der Lohnabrechnung

Unternehmen haben mehrere Optionen, wenn es um die Durchführung der Lohnabrechnung geht. Die Wahl hängt von ihrer Branche und Unternehmensgröße ab. Die gebräuchlichsten Methoden zur Durchführung der Lohnabrechnung sind:

• Manuell. Kleinere Unternehmen können sich für die manuelle Verarbeitung entscheiden. Mitarbeiter geben Stundenzettel oder Arbeitszeitnachweise ab, und der Inhaber oder Buchhalter berechnet die Einnahmen jedes Einzelnen und schreibt ihre Schecks. Diese Methode erfordert, dass Unternehmen organisiert, detailorientiert und diszipliniert bleiben, um genaue Aufzeichnungen zu führen und die Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen.
• Software. Lohnabrechnungssoftware vereinfacht die Prozesse der Personalabteilung (HR) und speichert Mitarbeiterdaten sicher. Die Software speichert die Identifikationsinformationen, Löhne und Abzüge der Mitarbeiter, berechnet dann deren Einnahmen und führt Zahlungen durch. Die HR- und Buchhaltungsabteilungen können sich auf zuverlässige Datenberechnung und einfachere Arbeitsabläufe verlassen.
• Outsourcing. Diese Option ist bei Unternehmen jeder Größe beliebt, die die Gewissheit haben möchten, dass ein engagierter Fachmann ihre Lohnabrechnung bearbeitet. Diese Unternehmen beauftragen einen externen Lohnabrechnungsdienstleister, um alle Prozesse zu überwachen und ihnen regelmäßige Berichte zu liefern.

Grundlegende Elemente der Lohnabrechnung

Zunächst erfordert jede Art der Lohnabrechnung einige wesentliche Informationen. Organisationen müssen die folgenden Dokumente und Daten sammeln:

• Mitarbeiterformulare. In den Vereinigten Staaten verlangt die Regierung von Arbeitgebern, bestimmte Formulare von ihren neuen Mitarbeitern zu sammeln, bevor sie in die Lohnabrechnung aufgenommen werden. Ein W-4-Formular liefert grundlegende Informationen, einschließlich Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer, und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Steuerabzüge auszuwählen. Ein weiteres Dokument, das I-9-Formular, überprüft die Beschäftigungsberechtigung des Arbeitnehmers.
• Zahlungsfrequenz. Unternehmen müssen Intervalle für die Mitarbeiterzahlung auswählen. Standardoptionen sind wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich.
• Gehalt und Löhne. Einige Mitarbeiter verdienen ein Jahresgehalt, das durch die Anzahl der Gehaltsschecks für das Jahr geteilt wird. Andere können einen Stundenlohn erhalten, der mit der Anzahl der in der Abrechnungsperiode geleisteten Stunden multipliziert wird. Die Zahlung muss auch die Überstunden der Mitarbeiter umfassen, oft zu einem höheren Satz. Abhängig von der Position eines Mitarbeiters können sie Boni, wie Leistungsprämien, oder Provisionen für einige Abrechnungszeiträume verdienen.
• Abzüge und Einbehalte. Das Bruttogehalt eines Arbeitnehmers ist nicht der Betrag, den er auf einem Scheck oder durch Direktüberweisung erhält. Stattdessen muss das Unternehmen Abzüge und Einbehalte anwenden. Beispielsweise haben die meisten Mitarbeiter Abzüge von ihren Gehaltsschecks für Einkommensteuern, Sozialversicherung und Medicare.
• Nettogehalt. Sobald ein Unternehmen alle Abzüge von einem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters vorgenommen hat, wird der verbleibende Betrag als Nettogehalt bezeichnet. Dieser Betrag, den das Unternehmen zusammen mit dem Bruttogehalt dem Internal Revenue Service (IRS) melden muss, ist der Gesamtbetrag, den der Mitarbeiter als Zahlung für seine Dienstleistungen erhält.

Beste Praktiken für die Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist für die meisten Unternehmen eine enorme Aufgabe und Ausgabe. Um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft, sollten sich Organisationen auf Folgendes konzentrieren:

• Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Die Lohnabrechnung ist ein stark regulierter Prozess mit komplexen Gesetzen. Die für die Lohnabrechnung Verantwortlichen, einschließlich interner Mitarbeiter oder externer Agenturen, müssen alle staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien kennen. Unternehmen sollten recherchieren, um sicherzustellen, dass sie den staatlichen Mindestlohn zahlen, Überstunden gewähren, wenn erforderlich, und die Mitarbeiter innerhalb des gesetzlichen Zeitrahmens ihres Staates bezahlen.
• Erstellung eines Lohnabrechnungsleitfadens. Die schriftliche Festlegung und Klärung aller Richtlinien gewährleistet das Verständnis im gesamten Unternehmen, insbesondere in größeren Organisationen mit umfangreichen HR- und Buchhaltungsabteilungen. Unternehmen sollten eine Checkliste für neue Mitarbeiter einfügen, um sie im System zu starten.
• Festigung der Aufbewahrungspraktiken. Das Fair Labor Standards Act (FLSA) gibt vor, welche Aufzeichnungen Unternehmen führen müssen. Die meisten sollten Lohnabrechnungsunterlagen mindestens drei Jahre und Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre aufbewahren. Wenn ein Unternehmen eine große Anzahl von Mitarbeitern hat, entspricht dies Seiten von Papierkram. Unternehmen, die die Lohnabrechnung manuell durchführen, sollten einen detaillierten Plan und Arbeitsablauf entwickeln, um die Aufzeichnungen sicher zu speichern. Bei der Verwendung von Software benötigen Organisationen auch einen Plan zum Herunterladen und digitalen Speichern von Dokumenten.
• Erinnerungen für Fristen setzen. Das Arbeitsministerium (DOL) legt Fristen fest und setzt diese durch, damit Unternehmen die Dokumente und Steuerzahlungen der Mitarbeiter einreichen. Personalabteilungen sollten elektronische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass sie alle Unterlagen und Zahlungen rechtzeitig einreichen, um Geldstrafen zu vermeiden.

Möchten Sie einen entspannteren Ansatz für die Lohnabrechnung? Erwägen Sie das Outsourcing an einen Lohnabrechnungsdienstleister, um Zeit zu sparen und Genauigkeit zu gewährleisten.