Beste Mobile-Formular-Automatisierungssoftware
Mobile-Formular-Automatisierungssoftware digitalisiert die Datenerfassung, indem sie den Prozess der Erstellung und Verwaltung digitaler Formulare automatisiert. Diese Art von Software ermöglicht die Erstellung einer Vielzahl von Formularen, oft mit einem Drag-and-Drop-Formular-Builder, wie Checklisten, Verträge, Umfragen, Arbeitsaufträge, interne Unternehmensunterlagen und kundenorientierte Dokumente. Diese Software kann Arbeitsabläufe in praktisch jedem Team einer Organisation optimieren, wird jedoch am häufigsten von Außenteams für Zwecke wie Feldumfragen, Standortinspektionen, Wartungsumfragen und mehr verwendet. Mobile-Formular-Automatisierungslösungen ermöglichen es Organisationen, wichtige Daten genau und effizient zu sammeln, die in bestehende Datenbanken und Arbeitsabläufe integriert werden können, um sicherzustellen, dass der tägliche Betrieb reibungslos verläuft. Neben den Kosten- und Zeiteinsparungen durch digitale Formulare bietet diese Software auch hilfreiche Analysen der abgerufenen Daten, die Organisationen Einblicke bieten, die in Dashboards einfließen können.
Mobile-Formular-Automatisierungssoftware sind oft eigenständige Anwendungen, können jedoch auch als Teil umfassenderer Lösungen angeboten werden, wie z.B. Field Service Management Software, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitssoftware und Workflow-Management-Software.
Um in die Kategorie der Mobile-Formular-Automatisierung aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Die Erstellung und Verteilung digitaler Formulare mit einem Formular-Editor und anpassbaren Vorlagen ermöglichen Formulare in einem zentralisierten, durchsuchbaren Repository speichern Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Datenbanken und Anwendungen bieten Regeln und Berechtigungen einrichten, um verschiedenen Benutzern Erstellungs-, Bearbeitungs- und Genehmigungszugriffsrechte zuzuweisenVorgestellte Mobile-Formular-Automatisierungssoftware auf einen Blick
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Was ist Mobile Forms Automation Software?
Mobile Forms Automation Software unterstützt Außendienstmitarbeiter und ihre Manager bei der Erstellung von übertragbaren Dokumenten, Formularen und Daten, die aus der Ferne oder auf andere Weise zugänglich sind. Unabhängig vom Standort einer Baustelle hilft diese Software bei der Echtzeiterfassung von Daten und unterstützt Organisationen mit Mitarbeitern im Außendienst dabei, ihre Datenerfassung zu optimieren. Oft ermöglicht sie dem Benutzer, offline zu arbeiten, sodass Remote-Teams häufiger und genauer Daten aktualisieren können. Mobile Forms Automation Software erstellt dann Analysen aus den Daten, die zur Erstellung von Dashboards und zum Ausfüllen und Einreichen von Formularen wie Inspektionen, Audits und Berichten direkt von einem mobilen Gerät verwendet werden. Diese Art von Software ermöglicht es Unternehmen, die Entscheidungsfindung zu verbessern, Kosten zu senken, wichtige Daten in Echtzeit zuzugreifen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Diese Arbeitsabläufe benachrichtigen Benutzer über Änderungen und helfen Teams, über Aufgaben, Arbeitsaufträge und andere Zuweisungen auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn sie in das IT-System eines Unternehmens integriert ist, können Papierdokumente schnell und einfach in digitale Formulare umgewandelt werden, sowohl online als auch offline, und sicher in der Cloud oder im lokalen Speicher eines Unternehmens gespeichert werden.
Hauptvorteile der Mobile Forms Automation Software
- Digitalisiert Formulare und Dokumente, um Papierunterlagen zu eliminieren
- Erfasst Daten von Mitarbeitern im Außendienst elektronisch
- Ermöglicht das Teilen digitalisierter Formulare mit Kunden und Mitarbeitern
- Automatisiert Aufgaben, Fristbenachrichtigungen und andere Alarme
- Sammelt und analysiert Daten mit verschiedenen Dashboards und Berichten
Warum Mobile Forms Automation Software verwenden?
Die Hauptfunktion der Mobile Forms Automation Software besteht darin, Dokumente aus der Ferne zu erstellen und zu übertragen, sowohl online als auch offline. Es gibt jedoch mehrere andere Gründe, warum Organisationen in diese Software investieren, von denen einige unten aufgeführt sind:
Verbesserte Produktivität – Mobile Forms Automation Software hilft, die Prozesse der Datenerfassung, Berichterstattung und Speicherung zu automatisieren, während es dem Mitarbeiter ermöglicht wird, diese Formulare praktisch überall auszufüllen und abzuschließen. Dies reduziert wiederum Multitasking, sodass Mitarbeiter an komplexeren Aufgaben arbeiten können, während Routineaufgaben der Mobile Forms Automation Software überlassen werden.
Teamzusammenarbeit – Diese Software sendet Arbeitsaufträge an das gesamte Team, während sie Informationen von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern sammelt. Sie sammelt schnell und einfach die notwendigen Informationen und speichert sie sicher, sodass Mitarbeiter schnell die Dateien finden können, die sie suchen.
Zeiteinsparung bei der Datenerfassung – Mobile Formulare ermöglichen es Teams, relevante Daten auf die schnellstmögliche Weise zu sammeln, und infolgedessen werden Daten schnell und effizienter abgerufen.
Wer nutzt Mobile Forms Automation Software?
Jedes Unternehmen oder jede Organisation mit Mitarbeitern, die im Außendienst arbeiten oder entfernte Immobilien oder Projekte verwalten, kann Mobile Forms Automation Software nutzen. Innerhalb dieser Organisationen können sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber die Vorteile dieser Software nutzen.
Transportunternehmen – Transportunternehmen nutzen Mobile Forms Automation Software hauptsächlich für Fahrzeuginspektionen. Die Software hilft, Daten schnell zu sammeln und zu sichern, um Formulare für Transportregulierungsbehörden wie das US-Verkehrsministerium (DOT) oder die Federal Aviation Administration (FAA) zu erstellen. Mobile Formulare können auch von Managern verwendet werden, um die Arbeit der Mitarbeiter in Echtzeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie während der Inspektionen den Anweisungen folgen.
Bauprojektmanager – Manager von Bauprojekten nutzen diese Software, um die Dokumentation in allen Bauprozessen zu automatisieren. Diese Dokumente umfassen Stundenzettel, Verträge, Inspektionsberichte und jede andere Auftragnehmerverfolgung. Mobile Formulare helfen Managern, den Arbeitsablauf aller Dokumentationen zu optimieren und zu kontrollieren.
Facility-Management-Unternehmen — Jedes Unternehmen, das verschiedene Immobilien hat, die an das Hauptbüro berichten, kann diese Software zur Datenerfassung nutzen. Mobile Forms Automation Software speichert zahlreiche Berichte an einem zentralen Ort, sodass Mitarbeiter einfachen Zugriff auf die Daten haben. Einige dieser Berichte können Immobilienverträge, Inspektionsberichte, Arbeitsaufträge oder Kostenschätzungen umfassen.
Versorgungsunternehmen — Versorgungsunternehmen wie Gas-, Energie- und Wasser- oder Abwasserunternehmen profitieren von dieser Software durch die Automatisierung ihrer zahlreichen Berichte zur Einhaltung von Vorschriften, Arbeitsaufträge, Landvermessungen, Fotos und Videos. Mobile Formulare helfen, die Sammlung und Weitergabe dieser Daten im gesamten Feld zu optimieren.
Arten von Mobile Forms Automation Software
Es gibt verschiedene mobile Formulare, die von Mobile Forms Automation Software unterstützt werden. Sie variieren je nach Faktoren wie Funktionsumfang, Preis und Einfachheit. Einige der beliebteren Typen sind unten aufgeführt:
Webformular — Dies ist der einfachste Formulartyp, da es nur wenige Felder zum Ausfüllen gibt. Sein Hauptvorteil ist seine Einfachheit, aber es kann an anderer Funktionalität fehlen, wie Berichterstattung, Workflow-Management und Benachrichtigungen. In den meisten Organisationen handelt es sich nur um Textformulare mit mehreren Feldern.
PDF — PDF ist wahrscheinlich das beliebteste mobile Formular, da es am kompatibelsten ist und die Formulare wie das Originalformular im Arbeitsablauf aussehen. Der Hauptvorteil des Formulars ist, dass es wie ein gebrandetes Dokument mit dem Logo, dem Farbschema und der Schriftgröße des Unternehmens aussieht. Wenn spezifische Berechnungen, Dropdowns oder Sicherheitseinstellungen innerhalb des Formulars benötigt werden, muss die Software möglicherweise angepasst werden und diese Funktionen müssen implementiert werden, was nicht immer einfach oder günstig ist. Unternehmen benötigen möglicherweise zusätzliche Ressourcen und Zeit, um das Formular an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
Word-Dokumente und Tabellenkalkulationen — Diese Formulare sind ebenfalls beliebt, da sie mit weit verbreiteten Dokumenten erstellt werden. Diese Formulare können leicht erstellt und bearbeitet werden, aber manchmal fehlt es an Funktionalität, wie Formulardesign und zentralisierte Speicherung, während auch potenzielle Sicherheitsprobleme bestehen.
Funktionen der Mobile Forms Automation Software
Unter den vielen Vorteilen und Funktionen der Mobile Forms Automation Software sind die folgenden einige der häufigsten Funktionen, die in dieser Art von Software typischerweise zu finden sind:
Mobile Anwendung — Mitarbeiter müssen diese Software oft auf ihren mobilen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, verwenden. Eine mobile Benutzeroberfläche ist unerlässlich, um die Arbeit unterwegs und im Bedarfsfall auszuführen.
Benachrichtigungen — Benachrichtigungs-E-Mails oder Systemalarme werden gesendet, sobald ein Workflow-Schritt für den nächsten Mitarbeiter bereit ist, sodass der Benutzer die Aufgabe schneller abschließen kann.
Aufgabenmanagement — Damit Mitarbeiter automatisch über Alarme, Eskalationen und Nachverfolgungen benachrichtigt werden, können Workflows optimiert und spontan erstellt werden.
Berichterstattung & Analytics-Dashboards — Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards können erstellt und an definierte Kontaktlisten verteilt werden, indem Daten verwendet werden, die von der Software gefüllt und gefiltert werden. Diese Datensätze können dann für weitere Analysen vertieft werden.
Integrationen — Die Software integriert sich nahtlos mit anderen Plattformen, wie Tabellenkalkulationen, CRM-Systemen oder Marketing-Tools, um Daten zu senden und zu empfangen.
Offline-Funktionalität — Mobile Forms Automation Software funktioniert offline, erfasst Daten und füllt Formulare automatisch aus, auch wenn ein Gerät keine Internetverbindung hat. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, beginnt die Software automatisch, die Formulare zu aktualisieren.
Workflows — Sobald Formulare und Aufgaben aktualisiert und abgeschlossen sind, werden sie an den nächsten Mitarbeiter zur Eingabe oder an einen Manager zur Problemlösung oder Genehmigung gemäß den spezifischen Workflow-Regeln des Unternehmens geliefert.
Weitere Funktionen der Mobile Forms Automation Software: API-Builder-Funktionen, Eingebettete Arbeitsanweisungen-Funktionen, Bild- und Videoerfassungsfunktionen, OCR-Funktionen
Potenzielle Probleme mit Mobile Forms Automation Software
Wahl einer zu komplexen Software — Abhängig von der Größe einer Organisation und dem Umfang ihrer Projekte ist es wichtig, dass sie eine Lösung wählen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt und nicht zu kompliziert oder zu umfangreich in ihrer Funktionalität ist. Wenn es mehr Formularfelder gibt, als benötigt werden, kann es dazu führen, dass Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, irrelevante Daten zu sortieren, was den Zweck der Verwendung von Mobile Forms Automation Software zunichte macht.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Mobile Forms Automation Software
Workflow-Management-Software — Workflow-Management-Software hilft Unternehmen, Abfolgen von Geschäftsaktivitäten und Aufgaben zu definieren und zu verwalten. Diese Art von Software wird verwendet, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und die Ressourcennutzung zu optimieren. Sie erhöht auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen. Workflow-Management-Software wird hauptsächlich von Managern verwendet, um unternehmensinterne und abteilungsübergreifende Geschäftsabläufe zu definieren.
Digitale Prozessautomatisierungssoftware (DPA) — DPA-Software ist ein aufstrebender Markt von Tools, die Funktionen enthalten, die in vielen Technologien zu finden sind, einschließlich einer Reihe von Prozessautomatisierungs- und Rapid-Application-Development-Softwaretechnologien. Diese Tools helfen Unternehmen, vollständig automatisierte End-to-End-Fall- und Prozesslösungen zu entwickeln. DPA-Plattformen bieten die Werkzeuge, die notwendig sind, um Anwendungen zu erstellen, Integrationen auszulösen und die Prozesse zu verwalten, die mit praktisch jedem digitalen Workflow verbunden sind.
Geschäftsprozessmanagement-Software — Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Software hilft, Prozesse zu definieren, zu automatisieren und zu berichten, die dazu gedacht sind, Unternehmen zu optimieren, um Unternehmensziele zu erreichen. BPM-Systeme werden verwendet, um Prozesse, die den gesamten Betrieb eines Unternehmens umfassen, klar zu definieren und diese Prozesse dann zu überwachen. Diese Tools werden auch verwendet, um Prozesse zu automatisieren oder in einigen Fällen digitale Anwendungen für verschiedene Schritte im Prozess zu erstellen. Die Stärke von BPM-Systemen liegt darin, dass sie das große Gesamtbild des Unternehmens betrachten und von jeder Abteilung verwendet werden können, sie werden jedoch häufig von Operationsteams ausgewählt.
