Beste Software-Asset-Management-Tools (SAM-Tools)
Vorgestellte Software-Asset-Management-Tools (SAM-Tools) auf einen Blick
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Was sind Software Asset Management (SAM) Tools?
Software Asset Management (SAM) Tools ermöglichen es Unternehmen, die Softwarelizenzen zu verwalten, die in ihrem Unternehmen genutzt werden. Diese Tools unterstützten traditionell das Management von On-Premises-Softwarelizenzen, aber viele Tools unterstützen auch SaaS-Assets. Software Asset Management Software hilft Unternehmen, die Softwarebereitstellung, Softwarelizenzen, Lizenzkonformität und letztendlich die Lizenzkosten für alle Endbenutzer, die an der Anwendung beteiligt sind, zu überwachen und zu verwalten. Der Hauptanwendungsfall von SAM besteht darin, das Unternehmen konform zu halten, da Softwareanbieter nicht möchten, dass das Unternehmen mehr von ihrer Software nutzt, als es gekauft oder lizenziert hat. Anbieter führen oft Software-Compliance-Audits durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen die spezifische Anwendung korrekt nutzen. Wenn sie nicht konform sind, kann eine Gebühr oder Strafe anfallen. Eine ausgezeichnete SAM-Praxis verhindert Anbieter-Audits und Strafen.
SAM-Tools entdecken On-Premises-Software, indem sie Datenbanken, Systemprotokolle und Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendungen scannen. Dies zeigt nicht nur die verwendete Software, sondern verhindert auch die unautorisierte Nutzung von Software, bekannt als Schatten-IT, da es ungemeldete Software aufdeckt. Nach der Entdeckung verfolgt SAM die Softwarekonformität mit Metriken wie Erneuerungsdaten, der maximalen Anzahl von Benutzern und Geräten usw. SAM-Software durchläuft einen Normalisierungsprozess, der diese Metriken aus Verträgen extrahiert. Die Normalisierung kann teilweise automatisiert werden, aber aufgrund der Komplexität von Softwareverträgen kann eine manuelle Eingabe für die Genauigkeit weiterhin erforderlich sein. Nachdem alle wichtigen Felder extrahiert und verfolgt wurden, visualisieren SAM-Tools die Metriken und die Softwarenutzung, um die Konformität zu überprüfen. Diese Visualisierung informiert Unternehmen, ob es Übernutzungsfälle gibt, damit sie frühzeitig handeln können, um Strafen zu vermeiden.
Darüber hinaus können Unternehmen das Beste aus ihrem Technologiestack herausholen, indem sie sicherstellen, dass jede Anwendung korrekt genutzt wird und keine ungenutzten Lizenzen bezahlt werden. Eine Visualisierung der Nutzung stellt sicher, dass Unternehmen ihr Geld am effizientesten ausgeben.
Wofür steht SAM?
SAM steht für Software Asset Management. Es ist eine Geschäftspraxis für Softwarekonformität und Beschaffung. SAM-Software übernimmt den Großteil der Arbeit, indem sie Software entdeckt, Lizenzen verfolgt und Nutzungsdaten visualisiert. Einige SAM-Software verfolgt auch SaaS- und Cloud-Anwendungen, konzentriert sich jedoch mehr auf die Nutzungsoptimierung als auf die Konformität.
Was sind die häufigsten Funktionen von Software Asset Management (SAM) Tools?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb von SAM-Tools, die Benutzern bei der Überwachung der Softwarekonformität, der Verfolgung von Nutzungsdaten und der Vermeidung von Anbieter-Audits helfen können:
Software-Erkennung: Ein Software-Management-Tool pflegt eine zentrale Software-Datenbank. Es sollte automatisch die auf Unternehmensgeräten verwendete Software entdecken und dokumentieren. Manuelle Eingabe im großen Maßstab ist unpraktisch, da sie zu zeitaufwändig und ungenau ist.
Nutzungsvisualisierung: SAM-Tools sollten die Softwarenutzung von der Beschaffung bis zur Entsorgung verfolgen. Durch die Überwachung der Nutzung durch Benutzer kann die zentrale IT wichtige Kauf- und Lizenzzuweisungsentscheidungen basierend darauf treffen, wer die Software in Echtzeit über- oder unternutzt.
Benachrichtigung: Sobald ein Übernutzungsfall oder eine ablaufende Lizenz vorliegt, sollte das System den IT-Manager benachrichtigen. Ohne diese Funktionalität können IT-Manager Softwarelizenzvereinbarungen nicht rechtzeitig kündigen oder anpassen. Daher spielt SAM eine kritische Rolle in den IT-Service-Management (ITSM)- und Information Technology Infrastructure Library (ITIL)-Prozessen.
Konformitätsdokumentation: Eine Softwarelizenzvereinbarung kann äußerst komplex sein. Um diese Konformitätsanforderungen zu dokumentieren, sollten SAM-Tools die spezifischen Metriken und Bedingungen aus den Vereinbarungen in ihrer Datenbank dokumentieren. SAM-Experten müssten diese Informationen in eine zentrale SAM-Datenbank eingeben, damit alle SAM-Tools funktionieren.
Was sind die Vorteile von Software Asset Management (SAM) Tools?
Kosteneinsparung: SAM bietet Unternehmen einen Nutzungsüberblick über ihren Softwarebestand. Dies ermöglicht es Unternehmen, untergenutzte Lizenzen in Verhandlungen mit Anbietern zu kürzen, was ihnen durchschnittlich 10-20% der Softwareausgaben einspart.
Verbessert die Beziehung zu Anbietern: Anbieter sind weniger geneigt, ein Audit durchzuführen, wenn sie über die Lizenzansprüche ihrer Kunden informiert sind. Verdächtige Änderungen bei Softwarelizenzen sind der Hauptgrund, warum Anbieter Audits durchführen. Ständige Audits und häufige Strafen verschwenden Zeit und verschlechtern die Kundenbeziehungen. Unternehmen senken das Risiko von Softwareaudits, indem sie Anbieter über Lizenzänderungen, Personaländerungen, Nutzungsdaten usw. informieren.
Verhindert Schatten-IT: Schatten-IT ist, wenn Mitarbeiter heimlich ihre gewünschte Hardware oder Software beschaffen. Es gibt Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit unbekannter Software, aber es besteht auch die Gefahr der Nichtkonformität. Nicht genehmigte Software, die daher nicht durch die Lizenzbedingungen einer Organisation abgedeckt ist, könnte ein Softwareanbieter-Audit auslösen. SAM-Tools sollten Bürokratie, lange Verzögerungen und verpasste Anfragen von Mitarbeitern angehen, damit sie weniger geneigt sind, unautorisierte Software zu beschaffen.
Wer nutzt Software Asset Management (SAM) Tools?
IT-Manager: Die Hauptnutzer dieser Software sind IT-Manager. Sie sind verantwortlich für die Einrichtung des SAM-Tools und die Verfolgung aller Software. SAM-Tools ermöglichen es ihnen auch, bessere Bedingungen mit Anbietern auszuhandeln, indem sie ihre tatsächlichen Softwareanforderungen identifizieren.
Finanzteams: Finanzteams können bestimmen, wie viele Softwarelizenzen sie basierend auf der Nutzung kürzen können. Dies gibt ihnen auch ein klares Verständnis der Softwarekosten in der Budgetplanung.
Software im Zusammenhang mit Software Asset Management (SAM) Tools
IT-Asset-Management-Software: IT-Asset-Management (ITAM) Software hilft Benutzern, ihr IT-Hardware- und Softwareinventar zu dokumentieren. SAM ist ein Teil des ITAM-Prozesses, da es nur das Softwareinventar verwaltet.
SaaS-Operations-Management-Software: SaaS-Operations-Management, oder SaaSOps, ist ein Prozess zur Verwaltung, Steuerung und Sicherung von SaaS-Produkten innerhalb eines Unternehmens. Dies ist ähnlich wie SAM, deckt jedoch hauptsächlich Cloud-Anwendungen ab. Einige Anbieter bieten heute umfassende Tools an, die sowohl SAM- als auch SaaSOps-Praktiken verwalten.
Herausforderungen mit Software Asset Management (SAM) Tools
Daten-Normalisierung: Die Daten-Normalisierung ist Teil des SAM-Automatisierungsprozesses, der wichtige Daten aus Anwendungscodes identifiziert und formatiert. Die Normalisierung wandelt unstrukturierte Daten in lesbare Metriken um, um den Konformitätsstatus und die Nutzungsinformationen anzuzeigen. SAM-Tools automatisieren diesen Prozess mit der richtigen Konfiguration. Die Herausforderung besteht darin, dass es zeitaufwändig ist, die richtigen Metriken (was ist das Limit pro Gerät, pro Benutzer usw.) mit komplexen Softwareverträgen einzurichten. Um alle Metriken korrekt zu identifizieren, sollten die Rechts-, Finanz- und IT-Teams über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. Unternehmen mit neuen SAM-Prozessen sollten sich zunächst auf einige kritische Softwarelizenzen konzentrieren.
Datenintegration: Nicht alle Anwendungen können mit jedem SAM-Tool integriert werden. Einige SAM-Anbieter bieten spezifische SAM-Tools für führende Anbieter wie Microsoft an, während einige SAM-Anbieter behaupten, All-in-One-Lösungen für alle Anwendungen anzubieten. Unternehmen sollten ihre Anforderungen überprüfen und Anbieter bitten, zu demonstrieren, ob ihre Tools spezifische Anwendungen integrieren können oder nicht.
Welche Unternehmen sollten Software Asset Management (SAM) Tools kaufen?
Unternehmen: Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sollten den Kauf von SAM-Tools in Betracht ziehen. Die manuelle Verfolgung von Softwarelizenzen ist bei so vielen Mitarbeitern schwierig, typischerweise beauftragen Unternehmen Lizenzmanagement-Lösungsunternehmen, um diese Aufgabe zu erleichtern. Anbieter zielen auch aktiv auf Unternehmen für Anbieter-Audits ab, was sie anfälliger für Strafen macht.
Wie kauft man Software Asset Management (SAM) Tools
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Software Asset Management (SAM) Tools
Ob ein Unternehmen nach seiner ersten SAM-Software sucht oder versucht, eine bestehende zu ersetzen, g2.com kann helfen, das beste Tool zu finden.
Die Bedürfnisse des Unternehmens bei der Suche nach SAM-Software beziehen sich oft auf spezifisch gewünschte Daten und Metriken. Zum Beispiel könnte der Benutzer am meisten daran interessiert sein, seine Softwarenutzung zu überwachen. Käufer sollten eine Rangliste der SAM-Funktionen erstellen, die am direktesten die Probleme ansprechen, die sie zu lösen versuchen, und dann G2-Bewertungen heranziehen, um die richtige Lösung zu finden.
Die Priorisierung des gewünschten Funktionsumfangs kann helfen, den potenziellen Pool von SAM-Lösungen einzugrenzen, sodass Teams dann weitere Überlegungen zu Budget, Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen, Sicherheitsanforderungen und mehr anstellen können. Dieser ganzheitliche Ansatz befähigt Käufer, mit einer fokussierten Checkliste voranzukommen, die in Verbindung mit der G2-Bewertung verwendet werden kann, um das beste SAM-Produkt für das Unternehmen auszuwählen.
Vergleich von Software Asset Management (SAM) Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Bei der Suche nach SAM-Software müssen Unternehmen die Kompatibilität mit bestehender ERP-, HR- und anderer Unternehmensmanagement-Software identifizieren. Käufer sollten eine Liste wichtiger bestehender Software erstellen, die integriert werden muss, und dann die SAM-Tools herausfiltern, die nicht mit bestehender Software integriert werden können.
Erstellen Sie eine Shortlist
Es hilft, die Ergebnisse der ersten Anbieterauswertungen mit G2-Bewertungen anderer Käufer zu vergleichen, deren Kombination dabei hilft, eine kurze Liste von drei bis fünf Produkten zu erstellen. Von dort aus können Käufer Preise und Funktionen vergleichen, um die beste Passform zu bestimmen. Einige Anbieter berechnen keine Implementierungskosten, während andere dies tun.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind; zum Beispiel könnte man darum bitten, durch ein typisches Leistungsproblem von der Benachrichtigung bis zur Lizenzabstimmung innerhalb des SAM-Tools geführt zu werden.
Auswahl von Software Asset Management (SAM) Tools
Wählen Sie ein Auswahlteam
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es wichtig, die relevantesten Personen in den Auswahlprozess der SAM-Software einzubeziehen. Größere Unternehmen können SAM-Spezialisten, Beschaffungsteams, IT-Manager und Entwickler einbeziehen, die am engsten mit der Software arbeiten werden. Kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern benötigen möglicherweise nur IT-Manager, um die Rolle zu übernehmen.
Verhandlung
Viele Anbieter bieten vollständige Softwarelizenzplattformen an, die über SAM (On-Premises) hinausgehen und SaaS-Lizenzmanagement- und Ausgabenplattformen umfassen. Während einige Unternehmen bei den Konfigurationen ihrer Pakete nicht nachgeben, sollten Käufer, die Kosten senken möchten, versuchen, auf die spezifischen Funktionen herunterzuhandeln, die ihnen wichtig sind, um den besten Preis zu erzielen. Zum Beispiel könnte eine Preisübersicht eines Anbieters zeigen, dass SAM-Funktionalität nur in einem umfassenden All-in-One-Überwachungspaket enthalten ist, während ein Verkaufsgespräch etwas anderes ergeben könnte.
Endgültige Entscheidung
Nach dieser Phase ist es wichtig, wenn möglich einen Probelauf mit einer kleinen Auswahl von IT-Fachleuten oder Entwicklern durchzuführen. Dies wird helfen sicherzustellen, dass die gewählte SAM-Software gut mit dem Systemsetup eines IT-Administrators oder der täglichen Arbeit eines Entwicklers integriert ist. Wenn das SAM-Tool gut angenommen und genutzt wird, kann der Käufer dies als Zeichen dafür nehmen, dass seine Auswahl die richtige ist. Wenn nicht, könnte es notwendig sein, die anderen Optionen erneut zu betrachten.
