Mehr über Digitale Governance-Software erfahren
Was ist Digital Governance Software?
Digitale Governance ist ein Konzept, das von Unternehmen verwendet wird, um die Verwaltung ihrer digitalen Umgebungen zu beschreiben, während sie Compliance, Sicherheit und Zugänglichkeit gewährleisten. Digitale Governance-Lösungen sind entstanden, um eine zentrale Kontrolle über die verschiedenen Standards zu bieten, die ein Unternehmen in Bezug auf das digitale Erlebnis und die Sicherheit seiner Benutzerbasis anwendet.
Viele dieser Tools helfen Unternehmen, von Grund auf zu beginnen, indem sie Rahmenwerke bereitstellen, die Governance-bezogene Verantwortlichkeiten umreißen und einen Verantwortlichen für jeden Prozess oder jede Aufgabe bestimmen. Sobald Rahmenwerke entwickelt wurden, müssen Strategien und Richtlinien festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Standards erfüllt werden und die Betriebsprozesse reibungslos ablaufen. Diese Richtlinien gibt es in vielen Formen. Sicherheitsrichtlinien helfen, Benutzer und ihre Daten zu schützen. Compliance- und Zugänglichkeitsrichtlinien stellen sicher, dass alle Personen ein Produkt nutzen können und dass alle regulatorischen Standards erfüllt werden. Andere gängige digitale Governance-Richtlinien umfassen Markenanpassung, Schutz des geistigen Eigentums (IP), Domain-Management und Richtlinien für soziale Medien.
Was sind die häufigsten Merkmale von Digital Governance Software?
Digitale Governance-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, und hier sind einige der häufigsten auf dem Markt.
Digitale Medienüberwachung: Überwachungsfunktionen helfen Benutzern, Nachrichten zu verwalten und sicherzustellen, dass Standards in digitalen Werbekampagnen eingehalten werden.
Compliance-Überwachung: Zusätzliche Überwachungsfunktionen sind oft darauf ausgelegt, Daten-, Datenschutz- und Zugänglichkeitsanforderungen zu überwachen.
Soziale Medienüberwachung: Funktionen zur Überwachung sozialer Medien protokollieren Aktivitäten in sozialen Medien und stellen sicher, dass die Themen relevant für die Unternehmensziele bleiben.
Benutzer-, Rollen- und Zugriffsmanagement: Funktionen zur Verwaltung individueller Identitäten ermöglichen Administratoren, den Zugriff auf ausgewählte Daten, Funktionen, Objekte usw. basierend auf Benutzern, Benutzerrollen, Gruppen usw. zu gewähren.
Richtlinien und Kontrollen: Die Durchsetzung von Richtlinien bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf Dateien und Ordner nach Benutzer oder Gruppe, externe Freigabeberechtigungen, Bearbeitungsrichtlinien, Standortbeschränkungen für Geräte, Freigaben nach Gerät usw. zu kontrollieren.
Sicherheit: Sicherheitsfunktionen ermöglichen Administratoren, Standards für Asset- und Risikomanagement festzulegen.
Berichterstattung: Berichterstattungsfunktionen bieten die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die bestimmte Geschäftsanforderungen erfüllen.
Konsistenz des Markendesigns: Diese Funktion überwacht Markenassets, um sicherzustellen, dass der Inhalt mit dem Design der Website übereinstimmt.
SEO-Standards: SEO-Standards können sich auf Paginierung, Seitenüberschriften und -titel, Metatags und URL-Struktur beziehen, die zur SEO der Website beitragen.
Internationalisierung: Internationalisierung ermöglicht multinationalen Organisationen, diese Tools effektiv über mehrere Sprachen und Währungen hinweg zu nutzen.
Web-Zugänglichkeit: Zugänglichkeitsfunktionen werden verwendet, um die Verfügbarkeit von Zugänglichkeitstools sicherzustellen und Informationen darüber bereitzustellen, wie Einzelpersonen Hilfsmittel nutzen, um mit der Website zu interagieren.
Was sind die Vorteile von Digital Governance Software?
Die Verwaltung einer Website, einer Anwendung, einer Online-Community oder einer anderen digitalen Umgebung ist heute viel komplizierter als früher. Digitale Governance-Lösungen bieten Struktur für Organisationen, die unsicher sind, wie sie Aufgaben delegieren und konsistente Richtlinien über die Online-Sichtbarkeit eines Unternehmens hinweg durchsetzen können. Diese geteilten Verantwortlichkeiten müssen berücksichtigt werden, wenn ein Unternehmen oder ein Team sicherstellen möchte, dass ihre online verfügbaren Angebote langfristig zugänglich und nutzbar sind.
Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, eine Website zu verwalten, könnten ihre Effizienz verbessern, wenn Standards für Inhalte, Medien, Verlinkungen und die Struktur der Website festgelegt werden. Sie müssen sich auch der verschiedenen regulatorischen Standards für Sicherheit, Datenschutz und Zugänglichkeit bewusst sein und diese berücksichtigen. Digitale Governance-Lösungen helfen Unternehmen, diese Prozesse sowohl zu entwickeln als auch die Verantwortung an Einzelpersonen zu delegieren, aber auch eine kontinuierliche Wartung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Qualitätsstandards jederzeit eingehalten werden.
Abteilungsübergreifende Ausrichtung: Der operationale Einfluss von digitalen Governance-Lösungen bietet ein erhebliches Maß an abteilungsübergreifender und teamübergreifender Ausrichtung. Wenn Workflows implementiert werden, informieren Benachrichtigungen oder Auslöser Einzelpersonen über Aufgaben, die sie erledigen müssen. Zum Beispiel hat ein Unternehmen eine Website, die einige sensible Informationen speichert. Die Überwachungsfunktion der digitalen Governance-Plattform entdeckt die exponierten Daten und benachrichtigt den Administrator. Dies löst eine Aufgabe für die Person aus, die für die Verschlüsselung sensibler Daten verantwortlich ist. Diese Person entdeckt, dass es sich um ein Integrationsproblem handelt und kommuniziert mit dem dafür zuständigen Team. Die Teammitglieder diskutieren das Problem gemeinsam und folgen den im Governance-Rahmenwerk festgelegten Schritten, um das Problem zu lösen.
Standards und Compliance: Standards und Compliance beziehen sich auf die Haltung eines Unternehmens, sowohl interne Standards als auch die in staatlichen Vorschriften festgelegten Standards zu erfüllen. Unternehmen können digitale Governance-Lösungen verwenden, um Standards in Bezug auf Veröffentlichung, Datenqualität, technische Anforderungen oder alles andere, wofür das Unternehmen einen Standard festlegt, zu umreißen und durchzusetzen. Compliance-Anforderungen beziehen sich in der Regel auf den Schutz persönlicher Informationen, das Verbergen sensibler Daten und die Einhaltung von Steueranforderungen. Digitale Governance-Plattformen ermöglichen es Benutzern, Anforderungen zu umreißen und zu priorisieren, dann diese Richtlinien durchzusetzen und Umgebungen kontinuierlich zu überwachen, um sicherzustellen, dass Standards eingehalten werden.
Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit: Unternehmen nutzen digitale Governance-Lösungen, um das Benutzererlebnis zu verbessern (d. h. die direkte Erfahrung einer Person mit einem Produkt). Mit festgelegten Standards können Teams Benachrichtigungen für defekte Links, nicht funktionierende Medien, langsame Leistung und mehr einrichten. Wenn Probleme im Zusammenhang mit diesen Standards auftreten, werden die Teams informiert und die Lösungsprozesse lösen Aufgaben für relevante Personen aus. Die Erfüllung von Zugänglichkeitsanforderungen hilft, Menschen mit Behinderungen die Nutzung von Software oder das Navigieren auf Websites zu ermöglichen. Digitale Governance-Tools stellen sicher, dass Personen mit Seh-, Hör- und motorischen Beeinträchtigungen sowie Personen, die verschiedene Sprachen sprechen, die Produkte oder Websites eines Unternehmens nutzen können.
Wer nutzt Digital Governance Software?
Digitale Governance-Lösungen sind darauf ausgelegt, Teams die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg zu ermöglichen und sicherzustellen, dass digitale Ökosysteme auf jeder Ebene Standards erfüllen. Hier sind einige Beispiele für typische Benutzer von digitaler Governance.
IT-Mitarbeiter: IT-Mitarbeiter können für eine Vielzahl von Governance-Aufgaben verantwortlich sein. Der häufigste Anwendungsfall hier ist die Sicherstellung der Datenqualität und die Beseitigung technischer Probleme, die die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen. Diese Personen können auch dafür verantwortlich sein, andere Teams zu benachrichtigen, digitale Standards festzulegen und die digitale Governance-Plattform selbst zu warten.
Operationsteams: Operationsteams können mit der Implementierung der digitalen Governance-Software und der Festlegung von Standards beauftragt werden. Sie sind oft an der Gestaltung von Workflows und operativen Übergaben beteiligt. Sie können auch dafür verantwortlich sein, die Software selbst zu verwalten.
Sicherheitsteams: Sicherheitsteams haben wahrscheinlich eine eher tangentiale Rolle, wenn es um digitale Governance geht. Diese Teams können über Sicherheitsrisiken oder exponierte Daten informiert werden und es wird erwartet, dass sie das Problem beheben. In kleineren Unternehmen können diese Teams auch für die Durchsetzung mehrerer Datenschutz-Compliance-Standards verantwortlich sein.
Digitale Medienteams: Digitale Medienteams sind normalerweise am Ende von Workflows beteiligt, um Grammatikfehler, defekte Links, nicht ladende Medien und andere nicht-technische Probleme im Zusammenhang mit Text-, Video- und Audioinhalten zu beheben.
Software im Zusammenhang mit Digital Governance Software
Die folgenden Technologiefamilien stehen entweder in engem Zusammenhang mit digitalen Governance-Lösungen oder es gibt eine erhebliche Überschneidung zwischen den Produktfunktionen.
Software zur Überwachung digitaler Erlebnisse (DEM): DEM-Lösungen sind darauf ausgelegt, Endbenutzer zu überwachen und sicherzustellen, dass Anwendungen verfügbar sind. Überwachung ist eine der Funktionen von digitaler Governance-Software, bietet jedoch in der Regel nicht das gleiche Maß an individueller Analyse. Wenn eine Anwendung ausfällt, würde das digitale Governance-Produkt stattdessen eine Benachrichtigung an die für die Behebung der Anwendung verantwortlichen Personen senden.
Digitale Erlebnisplattformen (DXP): DXP bietet die gleichen Funktionen wie DEM-Lösungen und noch viel mehr. Diese Lösungen haben die Funktionalität, Inhalte zu verwalten und Medien zu speichern, einfache Anwendungen zu erstellen und Daten zu integrieren. Dies ist erheblich umfassender als eine digitale Governance-Lösung.
Governance-, Risiko- und Compliance-Software (GRC): Allgemeine GRC-Lösungen bieten Risikoanalysen und helfen Unternehmen, Compliance in verschiedenen Branchen zu erreichen. Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, jeden Teil der Compliance-Prozesse im Zusammenhang mit allgemeinen Geschäftsabläufen und branchenspezifischen Compliance-Anforderungen zu erleichtern, während eine digitale Governance-Lösung einfach Teams darüber informiert, dass ein Bestandteil ihres digitalen Ökosystems nicht konform ist.
Website-Zugänglichkeitstests und Website-Zugänglichkeitssoftware: Website-Zugänglichkeitslösungen sind speziell darauf ausgelegt, die Zugänglichkeit von Websites zu testen und aufrechtzuerhalten. Diese Lösungen helfen jedoch in der Regel nicht dabei, abteilungsübergreifende Workflows zu erstellen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen oder Workflows zu erleichtern, um diese Zugänglichkeitsanforderungen zu erfüllen.
Wie kauft man Digital Governance Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Digital Governance Software
Der erste Schritt beim Kauf einer digitalen Governance-Software besteht darin, die Optionen zu skizzieren und ein Rahmenwerk zur Festlegung digitaler Standards zu entwickeln. Von dort aus sollten Softwarekäufer Tools identifizieren, die eine Kombination von Funktionen bieten, die darauf abzielen, die vom Benutzer gewählten Standards durchzusetzen.
Vergleich von Digital Governance Software-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Unternehmen sollten die verschiedenen Online-Medien, die sie verwalten möchten, skizzieren und Tools identifizieren, die alle erforderlichen Umgebungen unterstützen. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, welche Kombination von Funktionen sie benötigen, wie Konsistenzüberwachung, Zugänglichkeitsüberwachung und Compliance-Überwachung.
Erstellen Sie eine Shortlist
Sobald die Longlist erstellt ist, können Käufer sie basierend auf einer Vielzahl von Faktoren verkürzen. Diese Faktoren können Informationen aus echten Benutzerbewertungen, Branchenanalysten sowie Kollegen umfassen. An diesem Punkt können Preisinformationen gesammelt und Produkte außerhalb des Budgets des Käufers ausgeschlossen werden.
Führen Sie Demos durch
Für die Produkte mit allen gewünschten Funktionen, die in das Budget des Käufers passen, können sie sich an die Anbieter wenden, um eine Demo zu vereinbaren. Dies ist ihre Gelegenheit, den Käufer zu überzeugen. Sie sollten alle relevanten Personen, die mit dem Tool und seiner Implementierung zu tun haben, einbeziehen, um eine umfassende Bewertung sicherzustellen.
Auswahl von Digital Governance Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Um ein Auswahlteam zu wählen, müssen Entscheidungsträger Fachexperten aus allen Teams im Unternehmen einbeziehen, die das System nutzen werden. Beim Kauf von digitaler Governance-Software umfasst dieses Auswahlteam in erster Linie IT-Manager, Inhaltsersteller und Mitarbeiter im digitalen Marketing. Jeder Manager oder Abteilungsleiter sollte auch Personen einbeziehen, die jede Lösung verwalten, mit der das Produkt integriert wird.
Verhandlung
Je nach Reife des Unternehmens kann die Seniorität des Verhandlungsteams beim Kauf von Lösungen variieren. Es ist ratsam, relevante Direktoren oder Manager in den Abteilungen Marketing, Produkt und IT sowie aus anderen abteilungsübergreifenden Abteilungen, die betroffen sein könnten, einzubeziehen.
Endgültige Entscheidung
Obwohl die Entscheidung wahrscheinlich in den Händen von ein oder zwei Personen liegt, sollten die Meinungen jeder relevanten Partei berücksichtigt werden.
Was kostet Digital Governance Software?
Die meisten digitalen Governance-Softwarelösungen bieten typische Software-as-a-Service (SaaS)-Lizenzen an, was bedeutet, dass Kunden einen variablen Betrag basierend auf der Nutzung zahlen. Die Nutzung kann sich auf die Anzahl der individuellen Konten beziehen, die ein Kunde haben kann, oder auf verschiedene skalierende Bandbreitennutzungsmetriken.
Return on Investment (ROI)
Der ROI kann für diese Tools etwas schwer zu messen sein, da die meisten Vorteile nicht auf den Umsatz ausgerichtet sind. Dennoch kann garantiert werden, dass Kunden viel lieber Anbieter bevorzugen, die Inhalte online konsistent und fehlerfrei präsentieren, als einen weniger organisierten Anbieter. Wenn also die Online-Qualitätskontrolle ein Schwerpunktbereich für ein Unternehmen ist, wird der ROI schnell erreicht.
