Melhor Software de Gestão de Propriedade Intelectual
Destaque Software de Gestão de Propriedade Intelectual Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Propriedade Intelectual
O que é Software de Gestão de Propriedade Intelectual?
O software de gestão de propriedade intelectual (IPMS) ajuda empresas e escritórios de advocacia a gerenciar seu portfólio de propriedade intelectual (PI) e as entidades legais projetadas para proteger sua PI, que inclui marcas registradas, direitos autorais e patentes. As soluções de gestão de propriedade intelectual centralizam todas as tarefas relacionadas à PI e atuam como sistemas de registro para depósitos de PI. As ferramentas facilitaram a transição de planilhas para sistemas abrangentes de gestão de patentes, direitos autorais e marcas registradas. Empresas e escritórios de advocacia utilizam ferramentas de gestão de PI para registro de PI, para arquivar pedidos de patentes, construir fluxos de trabalho de PI, agilizar o processo de proteger uma ideia com proteção legal e armazenar todos os documentos relacionados à PI.
Por exemplo, o departamento de pesquisa e desenvolvimento de uma empresa desenvolve uma ideia que acredita ser única. A empresa usaria o IPMS para armazenar documentos relacionados à ideia ou invenção e solicitar proteção de PI na forma de um direito autoral, marca registrada ou patente. O software também lidará com todas as tarefas relacionadas à gestão do pedido e ao armazenamento de informações relacionadas à ideia ou invenção uma vez que ela obtenha proteção legal.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Propriedade Intelectual?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de gestão de propriedade intelectual que podem ajudar os usuários a gerenciar seu portfólio de PI:
Armazenamento de documentos: Este software armazena documentos relacionados à PI, incluindo pedidos de patentes e informações relacionadas à invenção.
Gestão de ativos de PI: O IPMS atua como um repositório para todos os ativos relacionados à propriedade intelectual da empresa ou escritório de advocacia.
Automação: O software de gestão de PI automatiza processos e tarefas manuais repetitivas, incluindo o envio de lembretes e alertas relacionados a prazos de pedidos.
Registro: O IPMS centraliza todos os cronogramas de propriedade intelectual, incluindo datas-chave e prazos legais. O Escritório de Patentes e Marcas dos Estados Unidos (USPTO) ou órgão equivalente de emissão de patentes em um determinado país pode levar anos para decidir sobre um pedido de patente. Empresas com grandes portfólios de PI e múltiplos pedidos usam a funcionalidade de registro em soluções de gestão de PI para cumprir prazos e lidar efetivamente com seu pedido de PI.
Gestão de tarefas: Este recurso do software atribui e rastreia tarefas relacionadas a pedidos de patentes, marcas registradas e direitos autorais.
Relatórios: Com este recurso, o IPMS produz relatórios pré-construídos usando dados armazenados no sistema de gestão de PI.
Integrações: Este software se integra a outras ferramentas para fornecer soluções completas para gerenciar cada etapa do ciclo de vida da PI. A integração mais comum é com soluções de busca de patentes, que ajudam a navegar em bancos de dados de patentes existentes.
Colaboração com clientes: Este recurso fornece acesso ao cliente, geralmente por meio de um portal, para que os clientes possam ter uma visão em tempo real dos pedidos em andamento e do status de sua PI.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Propriedade Intelectual?
A seguir estão alguns dos benefícios do software de gestão de propriedade intelectual.
Consolidar tarefas relacionadas à PI: Os sistemas de gestão de PI fornecem aos usuários uma única fonte de verdade para todas as atividades e documentos relacionados a ativos de PI. Desde o registro até a gestão de documentos e a centralização de especificidades de invenções, as soluções de gestão de PI agilizam o processo de gerenciamento de portfólios complexos de diversos ativos de PI.
Aumentar a eficiência: As soluções de gestão de PI ajudam a introduzir eficiência no processo de gestão de portfólio de PI. Múltiplas partes podem colaborar dentro de um IPMS, e fluxos de trabalho específicos para as necessidades de uma determinada empresa ou escritório de advocacia podem ajudar a organizar todos os ativos de PI e garantir uma visão única de um portfólio ou de um pedido específico.
Aumentar a colaboração com clientes: Para escritórios de advocacia que gerenciam pedidos de PI para múltiplos clientes, o IPMS permite que eles colaborem com esses clientes em tempo real e forneçam atualizações de status, solicitem informações adicionais e fechem a lacuna entre cliente e escritório de advocacia para que todas as partes estejam avançando em direção ao mesmo objetivo. Departamentos jurídicos internos usam o IPMS para aumentar a colaboração dentro de suas respectivas empresas.
Quem Usa Software de Gestão de Propriedade Intelectual?
Advogado de patentes: Advogados de propriedade intelectual, especificamente advogados de patentes, usam software de gestão de PI para lidar com os portfólios de PI de seus clientes e gerenciar efetivamente o processo de pedido de proteções de PI em nome de seus clientes.
Inventores: Inventores, pessoas que criam novas propriedades intelectuais, usam software de gestão de PI para rastrear o status de seus pedidos de proteção de PI e portfólios de marcas registradas.
Empresas: Pessoal de pesquisa e desenvolvimento em empresas utiliza soluções de gestão de PI para lidar com seus portfólios de PI. Essas soluções são usadas em conjunto com ferramentas de pesquisa e análise de patentes para fornecer uma imagem precisa do cenário atual de PI.
Desafios com Software de Gestão de Propriedade Intelectual
Soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão alguns relacionados ao software de gestão de propriedade intelectual:
Integração: As soluções de gestão de PI precisam de dados precisos para melhorar o processo de gestão de PI. Um determinado IPMS pode não ter um conjunto robusto de integrações pré-construídas que se encaixem na pilha de tecnologia de um escritório de advocacia ou empresa. Um comprador em potencial deve avaliar as integrações nativas dentro de qualquer solução potencial para evitar dificuldades relacionadas a sistemas incompatíveis.
Segurança de dados: A segurança de dados, particularmente para invenções e potenciais marcas registradas ainda não protegidas por lei, é vital para um IPMS. Soluções SaaS devem ser geridas cuidadosamente, e a superfície de ataque deve ser reduzida e protegida para proteger a valiosa PI.
Como Comprar Software de Gestão de Propriedade Intelectual
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Propriedade Intelectual
A lista de requisitos de cada empresa ou escritório de advocacia será ligeiramente diferente, mas há algumas funcionalidades principais que permanecerão as mesmas. Registro, fluxos de trabalho e gestão de portfólio de PI devem ser incluídos em qualquer solução de software de gestão de PI. Um dos principais benefícios do software de gestão de PI é a simplificação dos fluxos de trabalho relacionados à PI. Para realizar esse benefício específico, os compradores em potencial devem ter uma compreensão clara de onde e como uma solução potencial se encaixará em sua pilha de tecnologia existente, bem como quão robustas são as integrações com bancos de dados de patentes. Soluções com integrações nativas devem estar no topo da lista, enquanto soluções pontuais com interoperabilidade limitada devem ficar mais abaixo em qualquer lista longa.
Certas ferramentas de gestão de PI oferecem funcionalidades além do conjunto de recursos principais que um comprador poderia esperar ver em todas as soluções da categoria. Certas empresas com um alvo estreito e uma quantidade significativa de recursos de pesquisa e desenvolvimento podem valorizar mais a funcionalidade de análise e relatórios personalizáveis do que outras e devem adicionar isso à lista de considerações. Para escritórios de advocacia, recursos de colaboração com clientes, de preferência na forma de painéis de controle únicos e digeríveis, devem estar na lista de requisitos.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Propriedade Intelectual
Crie uma lista longa
Os compradores em potencial de software de gestão de propriedade intelectual devem criar uma lista longa de candidatos potenciais com base na lista de requisitos que compilaram. A lista longa deve incluir soluções que atendam a todos os critérios principais e ferramentas que forneçam funcionalidades além do conjunto de recursos principais.
Crie uma lista curta
A lista curta deve incluir soluções que a equipe de seleção considera candidatas genuínas para compra. As equipes de segurança da informação e privacidade de dados devem avaliar a lista e considerar todas as integrações nesta fase. Se uma solução não se integrar bem com a pilha de tecnologia existente, a gestão de PI pode ser mais difícil.
Conduza demonstrações
O processo de demonstração deve envolver perguntas pré-construídas específicas para as necessidades da organização. Se a equipe vai trabalhar com uma dúzia de clientes diferentes simultaneamente, a equipe de seleção deve pedir que a demonstração seja configurada para mostrar quão fácil é gerenciar essas dúzias de portfólios dentro da ferramenta.
Seleção de Software de Gestão de Propriedade Intelectual
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve ser composta por pessoas que usarão o software, ou seja, advogados, paralegais e profissionais de pesquisa e desenvolvimento dentro da organização. O TI deve estar envolvido no processo de seleção para opinar sobre a interoperabilidade do software e como melhor integrar a ferramenta na pilha de tecnologia da empresa.
Decisão final
A decisão final deve ser colaborativa e levar em conta o tamanho do portfólio de PI junto com qualquer crescimento pretendido, os tipos de usuários que usarão o software, o número de ativos de PI, o ponto de preço e quaisquer considerações de interoperabilidade.
