Melhores Ferramentas de eDiscovery
O software de descoberta eletrônica (eDiscovery) permite a revisão de documentos e informações eletrônicas para uso durante litígios. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos usam plataformas de eDiscovery para coletar todos os arquivos possíveis e metadados associados, filtrar informações além do escopo legal e, em seguida, revisar documentos individuais para determinar a relevância para o caso. Isso é precedido por uma intimação para informações digitais enviadas às partes relevantes, que especifica os tipos de arquivos, datas consideradas, conteúdo relevante e outras estipulações. Muitos produtos de eDiscovery se integram com sistemas de banco de dados, armazenamento de arquivos ou backup para agilizar os processos de importação e coleta de dados, bem como outras ferramentas de gestão de casos para agrupar esses dados com todas as outras informações relacionadas a casos específicos.
Para se qualificar para inclusão na categoria de eDiscovery, um produto deve:
Reunir e compartimentar arquivos de dados de empresas e indivíduos envolvidos em casos judiciais pendentes Filtrar e classificar documentos conforme necessário com base nas configurações do usuário, extraindo pontos de dados relevantes para o casoDestaque Software de eDiscovery Em Um Relance
A G2 se orgulha de mostrar avaliações imparciais sobre a satisfação com user em nossas classificações e relatórios. Não permitimos colocações pagas em nenhuma de nossas classificações, rankings ou relatórios. Saiba mais sobre nossas metodologias de pontuação.
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Na Relativity, fazemos software para ajudar os usuários a organizar dados, descobrir a verdade e agir com base nisso. Nosso produto SaaS, RelativityOne, gerencia grandes volumes de dados e identifica
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Everlaw usa tecnologia avançada para resolver desafios legais complexos. O software colaborativo baseado em nuvem para litígios e investigações, Everlaw capacita escritórios de advocacia, corporações
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Logikcull é uma plataforma de eDiscovery projetada para auxiliar profissionais jurídicos na gestão das complexidades da descoberta de dados, retenções legais e investigações. Em uma era onde os dados
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Simplifique, Acelere e Reduza o Custo da Descoberta de Evidências Preserve, analise e revise grandes volumes de dados com uma plataforma de eDiscovery aprimorada por IA que reduz o tempo de resolução
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A Lexbe eDiscovery Platform (LEP) é uma solução de eDiscovery baseada em nuvem, de plataforma única, desenvolvida especificamente para escritórios de advocacia e organizações envolvidas em litígios co
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CloudNine é eDiscovery, do seu jeito! Flexível, sem atritos e comprovado, CloudNine fornece software de eDiscovery automatizado projetado para tornar os profissionais jurídicos mais produtivos e efic
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Além de apenas software, o Sightline da Consilio é uma solução de eDiscovery e investigação projetada para ajudar sua equipe a ter sucesso. Confiado por escritórios de advocacia globais, corporações e
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Saiba Mais Sobre Software de eDiscovery
O que é Software de eDiscovery?
Software de eDiscovery, ou software de descoberta eletrônica, lida com o processo de descoberta de informações eletrônicas antes de processos legais civis ou criminais. Ferramentas de eDiscovery identificam, coletam e produzem informações eletronicamente armazenadas (ESI) para uso em um processo judicial ou investigação. Recursos comuns de soluções de eDiscovery incluem retenção legal, avaliação inicial de casos, coleta de documentos, produção de documentos, processamento de documentos e revisão de documentos. Soluções mais robustas oferecem ferramentas de análise e visualização de dados para ajudar equipes jurídicas a entender os dados.
Soluções de eDiscovery buscam e coletam documentos e dados, exportam e analisam informações rapidamente, compartilham arquivos com colegas e clientes, integram-se com outras ferramentas de software para otimizar processos e mantêm a segurança de arquivos e dados.
A indústria de eDiscovery, incluindo serviços de eDiscovery, explodiu nos últimos anos. O aumento na popularidade se deve a várias razões, sendo as duas principais a melhoria na tecnologia que alimenta as soluções de eDiscovery e o aumento no número de documentos armazenados digitalmente. Soluções de eDiscovery economizam tempo e dinheiro para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos ao otimizar o fluxo de trabalho das equipes jurídicas para ESI, que se expandiu muito além do e-mail para incluir dezenas de tipos de documentos admissíveis. Os principais casos de uso incluem litígios criminais e civis, investigações internas impulsionadas por supervisão regulatória, solicitações de informações públicas e manutenção de privacidade de dados (especialmente relevante dado o GDPR e o foco crescente na privacidade).
A tecnologia se baseia em reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e codificação preditiva, que se refere ao processo do aplicativo de vasculhar um subconjunto de documentos em busca de informações relevantes com base na entrada do usuário e fazer uma determinação sobre o que qualifica. O aumento da codificação preditiva, que integra inteligência artificial (IA) no fluxo de trabalho de eDiscovery, melhorou a utilidade dos aplicativos de eDiscovery e levou a uma adoção mais ampla.
Existem vários casos de uso para software de eDiscovery, sendo os principais os seguintes:
Retenção legal: eDiscovery pode rastrear e criar trilhas auditáveis para retenções legais dos usuários.
Avaliação inicial de casos: As etapas iniciais de um caso são cruciais para moldar o desenvolvimento futuro dos procedimentos de litígio. Ferramentas de eDiscovery dão à equipe jurídica a capacidade de organizar, marcar e priorizar grandes quantidades de dados não estruturados.
Projetos de descoberta: Soluções de eDiscovery garantem que o período de descoberta seja o mais indolor possível, mantendo a segurança e conformidade dos documentos.
Investigações internas: Software de eDiscovery pode ser usado por equipes jurídicas em casos de investigação interna para reunir e digerir o máximo de informações possível sem ser intrusivo. Equipes jurídicas, de conformidade e de RH podem todas utilizar o software para reunir documentos relevantes que vão ao cerne de uma disputa.
Intimações de terceiros: Software de eDiscovery pode ajudar empresas a responder a intimações governamentais e de terceiros de forma rápida e fácil. Essas soluções reúnem documentos relevantes e os entregam às partes necessárias.
Produção de documentos: Essas soluções criam documentos em vários formatos, organizam arquivos relevantes e criam logs de privilégio para que a produção de documentos seja rápida e fácil para equipes jurídicas.
Quais são os Recursos Comuns do Software de eDiscovery?
Os seguintes são alguns recursos principais dentro do software de eDiscovery que podem ajudar os usuários:
Coleta de documentos: O software de eDiscovery coleta documentos de várias fontes de dados enquanto produz uma trilha auditável.
Processamento de dados: O software processa documentos eletrônicos e extrai informações relevantes por meio de combinação de metadados, imagem de aplicativos nativos e análise de domínio. O usuário alimenta dados para o mecanismo, e o aplicativo os processa, preparando-os para revisão legal.
Revisão de documentos: O software de eDiscovery processa documentos e extrai informações relevantes por meio de combinação de metadados, imagem de aplicativos nativos e análise de domínio.
Acesso com permissão: A solução isola e protege documentos privilegiados ou protegidos por senha para permitir apenas o acesso necessário.
Análise de projetos: Analisa projetos de descoberta e produz visualizações de dados com base nas informações disponíveis do projeto. Essas ferramentas podem ajudar a analisar projetos de descoberta e produzir visualizações de dados para ajudar profissionais jurídicos a obter uma melhor compreensão do que os dados dizem.
Retenção legal: O software de eDiscovery automiza o processo de preservação de ESI relevante para litígios antecipados.
Produção de documentos: A produção de documentos é um recurso chave do software de eDiscovery. Profissionais jurídicos configuram seu aplicativo para vasculhar e selecionar documentos relevantes com base em indicadores chave, como palavras ou frases específicas. Ferramentas de eDiscovery destacam o ESI relevante e o preparam para o processo legal após a descoberta.
Revisão assistida: Ao aproveitar o recurso de revisão assistida de uma plataforma de eDiscovery, profissionais jurídicos podem melhorar a precisão da revisão de documentos e garantir que não estão perdendo informações relevantes.
Dinâmica de casos e transcrições: Algumas plataformas de eDiscovery fornecem aos usuários ferramentas que armazenam documentos de casos e criam links entre diferentes documentos legais. Transcrições podem ser vinculadas a documentos de casos díspares, e novas informações podem ser adicionadas e analisadas à medida que o caso se desenvolve.
Detecção automática de materiais privilegiados: O software de eDiscovery geralmente vasculha o ESI relevante para identificar e sinalizar documentos privilegiados para que a equipe não perca tempo com eles.
Algumas soluções de eDiscovery também incluem:
Relatórios de usuários: A solução rastreia e relata a atividade do revisor para projetos específicos.
Modelos de projetos: O software fornece modelos para diferentes tipos de projetos.
Revisão automatizada: O software de eDiscovery aproveita o aprendizado de máquina para revisar e analisar automaticamente documentos em revisão.
Visualização de dados: Certas soluções de eDiscovery contêm ferramentas de visualização de dados, que ajudam profissionais jurídicos a compreender as informações e a história apresentadas por conjuntos de dados específicos.
Cadeia de custódia em tempo real: Este recurso refere-se à trilha auditável de impressões digitais deixadas em documentos legais pelo aplicativo de eDiscovery.
Quais são os Benefícios do Software de eDiscovery?
Otimize o processo de descoberta: Profissionais jurídicos usam software de eDiscovery para otimizar o processo de descoberta. O que antes era um processo árduo, vasculhando milhares de documentos manualmente, agora foi amplamente melhorado pela introdução de software de eDiscovery com IA. A maioria dos escritórios de advocacia está movendo operações de litígio, especificamente atividades de eDiscovery, para dentro de casa. Essa mudança significa um aumento na quantidade de trabalho para equipes jurídicas internas e, portanto, um aumento na necessidade de processos eficientes e automação.
Economia de custos e tempo: Um motivo importante para usar software de eDiscovery é economizar tempo e custos durante o processo de descoberta. Essas soluções permitem que escritórios de advocacia economizem tempo ao fornecer pesquisa por palavra-chave simultânea em vários locais, deduplicação automática de resultados de pesquisa, filtragem de resultados de pesquisa baseada em permissões, indexação, recuperação de itens não indexados, redação automatizada e arquivamento de documentos. À medida que a quantidade de ESI disparou, os custos de descoberta responderam de acordo. Soluções de eDiscovery com IA ajudaram a manter os custos baixos enquanto melhoravam a precisão e a eficiência da coleta de dados.
A implementação de software de eDiscovery economiza tempo para equipes jurídicas e permite que reduzam os custos associados à revisão de documentos, avaliação inicial de casos e todas as tarefas relacionadas à descoberta. O mito de que a revisão manual de documentos por humanos é mais precisa do que a revisão assistida por computador parece ter desaparecido, já que montes de evidências empíricas apoiando a incrível precisão das soluções de eDiscovery na identificação de documentos relevantes eliminaram o apoio de observadores razoáveis. Vários estudos foram realizados comparando a precisão da revisão de documentos por humanos e a revisão automatizada de documentos, e os sistemas automatizados superaram facilmente os números gerados por humanos.
Quem Usa Software de eDiscovery?
Profissionais jurídicos usam software de eDiscovery. À medida que o software de eDiscovery melhora, está se tornando mais fácil para equipes jurídicas internas utilizarem essas plataformas em vez de contratar empresas externas de eDiscovery.
Escritórios de advocacia: Advogados e paralegais dentro de escritórios de advocacia são os dois maiores grupos de usuários de software de eDiscovery. Advogados podem não interagir tão diretamente com essas soluções, mas dependem das informações que são obtidas, organizadas e apresentadas em um formato digerível.
Departamentos jurídicos: Departamentos jurídicos corporativos internos são o outro grande grupo de usuários de soluções de eDiscovery. Essas equipes usam o software para lidar com investigações, litígios e auditorias. Departamentos jurídicos podem registrar, carregar, normalizar, analisar, avaliar, compartilhar e armazenar dados relevantes coletados por ferramentas de eDiscovery para auxiliar em suas auditorias e investigações.
Software Relacionado ao Software de eDiscovery
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de eDiscovery incluem:
Software de gestão de prática jurídica: Soluções de eDiscovery frequentemente se integram com software de gestão de prática jurídica, o que ajuda escritórios de advocacia a terem uma solução abrangente para casos envolvendo eDiscovery.
Software de gestão de casos jurídicos: Soluções de gestão de casos jurídicos, também conhecidas como soluções de gestão de assuntos, lidam com casos jurídicos para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Ferramentas de eDiscovery frequentemente se integram com software de gestão de casos jurídicos.
Desafios com Software de eDiscovery
Soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Integrações adequadas: Para que uma ferramenta de eDiscovery seja o mais útil possível, ela precisa se integrar e coletar dados de uma ampla variedade de fontes. O Microsoft Office 365 é a integração mais comum porque historicamente a maioria dos ESI eram e-mails, mas à medida que os tipos de documentos legalmente permitidos aumentam, as soluções de eDiscovery precisam ser capazes de coletar dados deles.
Dados sensíveis: Ferramentas de eDiscovery lidam com gerenciamento de dados sensíveis, então os padrões de segurança devem ser robustos. A segurança de dados, particularmente em ambientes de nuvem onde a responsabilidade pela segurança recai sobre os fornecedores que operam lá, é especialmente importante em uma era de ataques cibernéticos crescentes.
Quais Empresas Devem Comprar Software de eDiscovery?
Escritórios de advocacia, empresas com departamentos jurídicos e governos podem se beneficiar da compra de software de eDiscovery.
Corporations: Departamentos jurídicos corporativos que implementam soluções de eDiscovery são capazes de aproveitar essas ferramentas para lidar com disputas e investigações internamente, bem como acelerar a coleta de dados.
Escritórios de advocacia: Escritórios de advocacia grandes e pequenos podem se beneficiar da adoção de software de eDiscovery. Com essas ferramentas, eles são capazes de mover o trabalho de descoberta para dentro de casa e manter essa parte das horas faturáveis para revisão de documentos.
Organizações governamentais: Agências governamentais que implementam ferramentas de eDiscovery podem lidar com solicitações de registros mais rapidamente e com mais facilidade, bem como lidar com dossiês de litígios e a necessária revisão e produção de documentos.
Como Comprar Software de eDiscovery
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de eDiscovery
Para compilar uma lista longa adequada de ferramentas de eDiscovery potenciais, o comprador em potencial deve determinar quantos assuntos e quanto dados por assunto eles provavelmente lidarão. Estruturas de preços variam entre os fornecedores, então garantir que os compradores eliminem fornecedores com estruturas que seriam proibitivamente caras é um bom ponto de partida. O comprador também deve olhar para o conjunto de recursos oferecido pelo fornecedor e quão robusta é a tecnologia subjacente. Se o produto atender a todos os requisitos de recursos e estiver dentro de uma faixa de preço, então pode ser adicionado à lista.
O comprador em potencial também deve avaliar o número de usuários e sua familiaridade com soluções semelhantes. Eles serão capazes de aproveitar uma solução longa em ferramentas analíticas robustas e recursos abrangentes? Ou estão mais bem preparados para uma ferramenta básica para ajudar a coletar e reduzir o cache inicial de documentos? Uma vez que um comprador determina a prioridade de seus requisitos, eles podem passar a compilar uma lista longa de escolhas.
Compare Produtos de Software de eDiscovery
Crie uma lista longa
Compradores em potencial devem eliminar quaisquer produtos que saibam que não atendem aos critérios básicos que eles colocaram juntos durante o levantamento de requisitos. Eles devem compilar uma lista padronizada de perguntas com base nesses requisitos para fazer aos fornecedores durante as conversas iniciais.
Crie uma lista curta
Compradores em potencial devem enviar RFIs e olhar para as respostas para ajudar a compilar uma lista curta. Relatórios de pesquisa e avaliações de usuários são uma ótima maneira de avaliar soluções que fazem a lista curta e parecem promissoras.
Conduza demonstrações
Apenas fornecedores que fazem a lista curta de soluções possíveis devem ser solicitados para demonstrações. Compradores em potencial devem pedir demonstrações ao vivo e entrar com um tipo específico de cenário ou listar cenários típicos para seu negócio para demonstrar a eficácia dos sistemas. Se o preço não for transparente, o escritório de advocacia ou empresa deve pedir detalhes de preços.
Seleção de Software de eDiscovery
Escolha uma equipe de seleção
Os usuários reais do software devem ser incluídos na equipe de seleção para avaliar a usabilidade. Um membro da equipe financeira deve se juntar sempre que possível, e um líder técnico deve se juntar à equipe para lidar com especificidades em torno de integrações de sistemas e segurança.
Negociação
O processo de negociação ocorrerá entre o comprador e alguns fornecedores selecionados da lista curta. O preço será importante nesta fase, e os tomadores de decisão pesarão o retorno potencial sobre o investimento (ROI) dado o custo e as economias de tempo proporcionadas pela solução, bem como o número de assuntos esperados por ano. A decisão final é tipicamente baseada nos dados disponíveis e informações obtidas do processo de compra, e feita pela equipe de seleção.
Quanto Custa o Software de eDiscovery?
As soluções de eDiscovery variam amplamente em como são precificadas. Alguns fornecedores usam um modelo de pagamento conforme o uso, enquanto alguns precificam seu produto com um modelo de pagamento por assunto e outros um modelo de assinatura baseado em tempo. O método tradicional de precificação de empresas que fornecem serviços de eDiscovery é a precificação por item, onde o cliente paga por cada serviço no menu à la carte.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Existem algumas maneiras de calcular o ROI em uma solução de eDiscovery. Uma é calcular a redução nos dados de descoberta olhando para a taxa de revisão de documentos e o custo por hora de revisores externos. Em seguida, os compradores devem considerar a taxa de deduplicação da solução e a redução nos documentos revisáveis após a avaliação inicial de casos (ECA) e a redução adicional que a solução de eDiscovery faz. O próximo passo envolve subtrair a quantidade de dinheiro necessária para revisão de documentos após a redução de eDiscovery, da quantidade que teria sido necessária sem qualquer redução, e então, o comprador terá uma estimativa sólida de economia de custos. As equipes podem olhar para o ROI em termos de tempo economizado por assunto que teria sido gasto em revisão de documentos desnecessária.
Tendências de Software de eDiscovery
A indústria jurídica viu uma adoção generalizada de software de eDiscovery nos últimos anos, levando a uma grande quantidade de escritórios de advocacia e departamentos movendo seu processo de eDiscovery para dentro de casa.
Soluções baseadas em nuvem
Como na maioria das indústrias, os fornecedores estão se movendo de software local para construir e entregar soluções na nuvem. eDiscovery não é exceção, e o fato de que as operações agora estão na nuvem significa que é mais fácil do que nunca expandir o número de integrações com sistemas de armazenamento de documentos relacionados ou soluções de gestão de assuntos.
Descoberta impulsionada por IA
Melhorias em IA expandiram a amplitude de funcionalidades para eDiscovery. A IA está tornando o eDiscovery mais rápido e mais preciso, proporcionando mais ROI aos usuários e fornecendo mais insights baseados em dados em documentos relevantes.
Análise e visualização de dados
Outra tendência no espaço de eDiscovery são soluções que oferecem ferramentas de análise e visualização de dados mais robustas. Profissionais jurídicos querem documentos revisados e analisados, mas estão procurando recursos adicionais de visualização de dados para ajudá-los a entender as informações que encontraram em um nível mais profundo.
