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Che cos'è il software di Business Process Management (BPM)?
Il Business Process Management (BPM) è la pratica di ottimizzare e migliorare le attività aziendali per eseguire più efficacemente azioni specifiche. Spesso queste azioni richiedono la collaborazione tra team e consistono in molte parti mobili, che siano sistemi software o interventi umani. Esistono molti prodotti software BPM che possono aiutare le aziende a raggiungere l'obiettivo finale di un'automazione del flusso di lavoro senza interruzioni. Gli strumenti BPM spesso forniscono funzionalità di modellazione, esecuzione e analisi dei processi per aiutare i manager aziendali a garantire che i processi necessari siano eseguiti in modo efficiente ed efficace. Le possibilità sono vaste e varie: questo software può essere utilizzato per una serie di casi d'uso diversi, come la fatturazione, il marketing e la contabilità.
Con le soluzioni di automazione dei processi aziendali, le aziende sono in grado di migliorare e aumentare la collaborazione e avviarsi verso l'automazione. Attraverso mappature dettagliate dei processi e strumenti per la gestione dei flussi di lavoro, i professionisti possono ottenere una visione d'insieme delle operazioni aziendali e quindi avere una chiara comprensione di come ottimizzarle.
Quali tipi di software di Business Process Management (BPM) esistono?
Esistono diversi tipi e casi d'uso di software BPM, ma ciascuno aiuta un'organizzazione a ottimizzare i flussi di lavoro. Sebbene tutti questi strumenti catturino i processi aziendali e diano agli utenti la possibilità di automatizzarli, differiscono in termini di capacità per gli utenti di creare applicazioni autonome sopra questi processi.
Software BPM standard
Con il software BPM standard, gli utenti ottengono il pieno controllo sui loro processi aziendali, fornendo loro strumenti per monitorare le prestazioni di esecuzione e analizzare i loro obiettivi attuali, i flussi di lavoro e altro ancora. Va notato che le soluzioni BPM non esistono in isolamento rispetto al più ampio stack software di un'azienda. Al contrario, è fondamentale che si integrino in vari altri strumenti, come software CRM e software ERP. Con una corretta integrazione, gli utenti sono in grado di comprendere meglio i molteplici processi dell'azienda per ottimizzarli o automatizzarli.
Automazione dei processi digitali (DPA)
La DPA è un sottoinsieme del BPM e si riferisce a quei prodotti che includono tutte le funzionalità principali del software BPM, ma consentono anche agli utenti di creare applicazioni autonome sopra i processi aziendali. Ad esempio, un'azienda al dettaglio può utilizzare l'automazione dei processi digitali per analizzare come i rappresentanti di vendita vendono i loro prodotti in varie regioni, come inseriscono i dati del pipeline nei fogli di calcolo, inviano email ai potenziali clienti e altro ancora. Poi, un amministratore può creare un'applicazione che i venditori possono utilizzare per ottimizzare e automatizzare questo processo, aiutandoli a diventare più efficienti.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di Business Process Management (BPM)?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software BPM che possono aiutare le aziende a definire, automatizzare e riportare sui processi che sono destinati ad aiutare a ottimizzare le aziende per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Monitoraggio dei processi in tempo reale: Tenere traccia dei molteplici processi che un'azienda ha può essere difficile, specialmente quando lo si fa in tempo reale attraverso vari sistemi. Con un software BPM correttamente implementato, gli utenti possono monitorare questi processi in tempo reale. Questo offre il vantaggio di poter testare rigorosamente variazioni e cambiamenti a questi processi. Ad esempio, un'azienda può testare l'effetto di indirizzare tutti i loro casi di supporto a un particolare individuo o sistema. Se si scopre che questo non funziona bene, possono iterare e testare diverse opzioni, tenendo sempre d'occhio la loro funzione di monitoraggio BPM per ottenere informazioni.
Automazione dei documenti: Moduli e documenti sono onnipresenti nelle aziende, come i documenti di onboarding per i nuovi dipendenti, i contratti per i clienti o i fornitori e i sondaggi. Inserire manualmente e analizzare i dati da queste fonti può essere dispendioso in termini di tempo e noioso. Il software BPM può aiutare ad automatizzare questo processo, sia in parte che totalmente. Ad esempio, si può utilizzare il BPM per automatizzare l'inserimento dei dati dai documenti personali dei nuovi dipendenti nel software HR core dell'azienda.
Gli strumenti BPM differiranno in merito a quanto intelligenza, o comprensione del linguaggio naturale, hanno incorporato. Pertanto, sebbene la maggior parte delle soluzioni avrà il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrato, alcune forniranno anche la capacità di comprendere i documenti. Questo permetterebbe di "leggere" i documenti e, ad esempio, riassumere il testo in essi contenuto o riconoscere termini chiave per inserirli in altri documenti o sistemi.
Automazione dei processi: L'automazione dei processi e dei flussi di lavoro non avviene dall'oggi al domani. Il software BPM fornisce funzionalità per facilitare questa automazione attraverso la progettazione e l'esecuzione dei processi. In altre parole, gli utenti possono utilizzare questo software non solo per documentare i processi, ma anche per crearli ex nihilo e automatizzarli, spesso tramite un'interfaccia drag-and-drop.
Per quanto riguarda come questo è facilitato, molti prodotti BPM hanno una libreria in cui conservare i flussi di lavoro precedentemente utilizzati o progettati per un uso futuro. Inoltre, alcuni strumenti forniscono modelli per casi d'uso comuni, come contabilità fornitori, onboarding dei dipendenti e approvvigionamento. Gli utenti possono adottare e adattare questi modelli per le loro particolari esigenze e casi d'uso.
Altre caratteristiche del software di Business Process Management: Generazione di documenti, Finanza, Sviluppo app low-code, Sviluppo app no-code, Analisi dei processi
Argomenti specifici: Risorse umane
Quali sono i vantaggi del software di Business Process Management (BPM)?
Le aziende acquistano software BPM perché hanno bisogno di risolvere un obiettivo operativo in modo ottimizzato ed efficiente. Il software BPM consente agli utenti di costruire facilmente flussi di lavoro unici, valutare i passaggi necessari per raggiungere l'obiettivo e integrare tutte le diverse soluzioni coinvolte nel processo. Le azioni che devono essere eseguite sono solitamente dispendiose in termini di tempo e complesse, quindi trovare un modo per automatizzare questi processi aziendali può essere molto vantaggioso per qualsiasi azienda. Inoltre, le soluzioni BPM possono fornire informazioni sull'efficienza dei processi. Gli strumenti BPM possono aiutare a identificare i colli di bottiglia e i passaggi del processo non necessari, e persino aiutare a responsabilizzare i dipendenti per le loro azioni.
Aumento dell'efficienza: L'uso delle soluzioni BPM garantisce che i compiti siano eseguiti nel modo più efficiente possibile. I processi sono impostati in modo ottimale in modo che le aziende non sprechino risorse e i dipendenti non sprechino tempo, i passaggi non vengano saltati e tutte le azioni vengano eseguite come dovrebbero essere; pertanto, tutti i compiti vengono eseguiti al massimo delle loro possibilità.
Produttività migliorata: Se le aziende sfruttano correttamente gli strumenti BPM, significa che stanno risparmiando tempo ai loro dipendenti attraverso l'automazione. Ottimizzando e automatizzando i compiti noiosi, i lavoratori hanno più tempo per concentrarsi sui compiti critici per l'azienda invece di lavorare su quelli dispendiosi in termini di tempo.
Collaborazione migliorata: Le aziende possono facilmente diventare compartimentate, con unità aziendali che lavorano da sole, concentrate sui propri obiettivi e metriche. Sebbene tutte si sforzino di migliorare l'azienda nel suo complesso, la collaborazione tra i dipartimenti può essere difficile. Un vantaggio chiave per il software BPM è fornire una visione d'insieme di tutti i processi di un'azienda, attraverso i suoi dipartimenti. Con una sola fonte di verità in atto, le conversazioni interdipartimentali diventano più facili e più fruttuose.
Chi utilizza il software di Business Process Management (BPM)?
Tradizionalmente, gli strumenti BPM sono utilizzati da aziende di medie e grandi dimensioni. Le aziende più grandi tendono ad avere dipartimenti più compartimentati, e quando le azioni aziendali devono essere integrate per essere efficienti, il software BPM è una soluzione facile. È molto più raro che le piccole imprese abbiano bisogno di uno strumento dedicato per la gestione dei flussi di lavoro.
All'interno delle aziende, gli strumenti BPM sono frequentemente utilizzati dagli amministratori delle operazioni e dagli amministratori IT ma possono espandersi a qualsiasi dipartimento che abbia bisogno di automatizzare i processi aziendali. Alcune aziende possono avere analisti aziendali dedicati o direttori di processo che garantiscono che i processi interni siano il più ottimizzati possibile. Ecco alcuni esempi specifici per dipartimento:
Vendite: Il software BPM può aiutare ad automatizzare le azioni eseguite da un team di vendita, in particolare quando si tratta di creazione e approvazione dei contratti. Molti strumenti BPM offrono funzionalità di gestione dei documenti specificamente costruite per la creazione di contratti. Una volta che un rappresentante di vendita convince un potenziale cliente ad acquistare, il passo successivo nel flusso di lavoro è inviare un contratto. In base alle specifiche particolari dell'accordo, un contratto può essere creato utilizzando strumenti BPM.
Catena di approvvigionamento: Una volta che un accordo è finalizzato, il passo successivo in un flusso di lavoro può essere spedire i beni acquistati. Se un documento è firmato, il software BPM può aiutare a effettuare l'ordine esatto acquistato dal cliente. Questo è il punto in cui lo strumento passa dal lavorare con il CRM di un'azienda a lavorare con il loro software della catena di approvvigionamento. L'ordine viene automaticamente inserito nel sistema ERP di un'azienda e i beni vengono prodotti e spediti.
Contabilità: Ora che i beni sono stati spediti e ricevuti, il dipartimento contabile deve annotare l'esatto scambio di beni (cioè, quanto è stato spedito, quanto hanno pagato, ecc.). Queste informazioni possono essere inserite in un sistema contabile utilizzando il software BPM.
Quali sono le alternative al software di Business Process Management (BPM)?
Le alternative al software BPM possono sostituire questo tipo di software, sia parzialmente che completamente:
Software di gestione dei flussi di lavoro: Le aziende dovrebbero avere un'idea chiara di ciò che stanno cercando di ottenere per determinare il tipo di software che stanno cercando. Pertanto, se un'azienda sta cercando una soluzione più leggera per facilitare il flusso di lavoro, il software di gestione dei flussi di lavoro potrebbe essere la soluzione migliore. Questo software aiuta a definire e gestire le sequenze di attività e compiti aziendali ed è più vantaggioso per le piccole e medie imprese con un livello di complessità basso o medio delle loro operazioni.
Software di automazione dei processi robotici (RPA): Se un'azienda sta cercando di automatizzare compiti di routine, l'RPA potrebbe essere una buona opzione. L'RPA fornisce robot che imitano i clic e altre attività sullo schermo del computer e facilita l'automazione di una serie di compiti, come la fatturazione e l'onboarding dei dipendenti. Questi agenti virtuali eseguono azioni seguendo questi flussi di lavoro sia con che senza supervisione o intervento umano.
Software di sviluppo rapido delle applicazioni (RAD): Le aziende dovrebbero capire che possono perseguire diverse strade per raggiungere l'automazione. Invece del BPM o in aggiunta ad esso, gli utenti dovrebbero investigare il software RAD, come la forma di piattaforme di sviluppo low-code e no-code. Con questo software, le aziende sono in grado di sviluppare software rapidamente con un minimo di codifica, riducendo la necessità di un'esperienza di codifica estesa. Alcuni di questi strumenti sono costruiti appositamente per l'automazione dei processi.
Software correlato al Business Process Management (BPM)
Le seguenti soluzioni possono essere utilizzate in combinazione con gli strumenti BPM per creare un'automazione dei processi aziendali end-to-end e avanzare ulteriormente la trasformazione digitale:
Software di automazione dei processi robotici (RPA): Il software RPA è una sorta di avanzamento dell'automazione nato dal BPM. Il software RPA consente alle aziende di costruire e addestrare bot per eseguire compiti noiosi. Fornendo sia automazione supervisionata che non supervisionata, il software RPA aiuta a portare il BPM un passo avanti, in termini di automazione del flusso di lavoro senza interruzioni e esecuzione dei processi. Gli strumenti RPA possono essere utilizzati fianco a fianco o al posto delle soluzioni BPM.
Software di process mining: Mentre gli strumenti BPM aiutano a impostare flussi di lavoro e automazione, il software di process mining aiuta a monitorare l'automazione e garantire che i processi siano eseguiti correttamente. Il software di process mining aiuta a trovare dove i processi stanno fallendo, quali passaggi vengono saltati e quanto efficaci sono i processi rispetto all'obiettivo aziendale complessivo. Questi strumenti possono monitorare i log degli eventi per assicurarsi che i dipendenti stiano seguendo tutti i passaggi necessari o se stanno saltando determinati compiti. Con l'aiuto del machine learning, il software di process mining può spesso informare gli analisti aziendali di passaggi non necessari che possono ottimizzare i processi aziendali.
Sfide con il software di Business Process Management (BPM)
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide. Soprattutto quando si tratta di soluzioni BPM, che si integrano e si collegano ai sistemi in tutta l'organizzazione, è importante prestare attenzione ai seguenti problemi principali:
Ritorno sull'investimento (ROI): Il problema più grande con il software BPM è comprendere il ROI. È difficile misurare il livello esatto di produttività ed efficienza ottenuto dagli strumenti BPM, il che può rendere difficile ottenere trazione e adozione interna.
Integrazione: L'integrazione è un'altra preoccupazione, specialmente con la frequenza rapida con cui le aziende aggiungono nuove soluzioni software. Tuttavia, con i prodotti SaaS che diventano la norma, la facilità di integrare prodotti software disparati tra i dipartimenti sta diventando più semplice. Se un'azienda utilizza soluzioni legacy, on-premises, può essere difficile e costoso far funzionare i processi teorici senza problemi nella pratica.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di Business Process Management (BPM)?
L'implementazione dell'intelligenza artificiale (AI) può avere un impatto positivo sulle aziende in una serie di settori diversi. Ecco alcuni esempi:
Servizi finanziari: All'interno delle istituzioni finanziarie, come banche, società di intermediazione e cooperative di credito, è comune utilizzare una serie di sistemi diversi. Possono beneficiare di uno strumento BPM che può aiutarli a ottenere una migliore comprensione dei loro processi aziendali e dell'uso di questi vari sistemi in tutta l'azienda. Come settore fortemente regolamentato, il BPM può essere particolarmente vantaggioso, poiché può assistere nell'audit dei processi aziendali.
Sanità: Per molte organizzazioni legate alla sanità, il software può aiutare con processi come l'inserimento dei dati relativi ai nuovi pazienti e l'elaborazione delle richieste di assicurazione. Questo aiuta ad analizzare l'efficienza dei processi attuali e a migliorarli. Attraverso l'automazione e l'ottimizzazione dei processi, le aziende sanitarie possono ridurre i rischi e i costi, e rendere più intelligenti le loro operazioni di fatturazione e riscossione.
Governo: Si dice comunemente che le organizzazioni governative siano inefficienti. Questo stereotipo è attribuito al fatto che queste organizzazioni potrebbero utilizzare tecnologie legacy, così come strumenti disparati tra i dipartimenti. Gli effetti di questa inefficienza non sono banali. Con il software BPM, le organizzazioni governative possono ottimizzare e automatizzare i loro flussi di lavoro.
Come acquistare il software di Business Process Management (BPM)
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di Business Process Management (BPM)
Quando si cerca di implementare una soluzione BPM, è importante iniziare dall'inizio. In altre parole, un'azienda dovrebbe iniziare conducendo una panoramica dei processi aziendali. Se un'azienda è appena agli inizi e cerca di acquistare il suo primo software BPM, o ovunque si trovi nel suo processo di acquisto, g2.com può aiutare a selezionare l'opzione migliore.
Prendere una panoramica olistica dei sistemi e dei processi aziendali aiuterà le aziende a identificare i punti dolenti. Questo li aiuterà a capire quale software acquistare (ad esempio, se può gestire efficacemente i processi aziendali) e a sviluppare criteri di acquisto. Una checklist accuratamente creata può aiutare a determinare le caratteristiche necessarie e quelle "nice-to-have", come funzionalità, budget, integrazioni, numero di utenti, requisiti di sicurezza, soluzioni cloud o on-premises e altro ancora.
Una richiesta di informazioni (RFI) può essere utile, specialmente se l'implementazione è di grande scala e portata. Producendo questo, un'azienda può essere ben posizionata per raccogliere informazioni dai venditori. A seconda della portata dell'implementazione, potrebbe essere utile produrre un RFI, un elenco di una pagina con alcuni punti elenco che descrivono ciò che è necessario da un software BPM.
Confrontare i prodotti di Business Process Management (BPM)
Creare una lista lunga
La valutazione dei fornitori dovrebbe iniziare con una lista lunga, che aiuterà a determinare se una determinata soluzione è adatta o meno. Gli acquirenti dovrebbero creare un elenco ampio di strumenti che si allineano con i loro obiettivi aziendali. In modo che ci sia un campo di gioco equo, è importante porre lo stesso set di domande a ciascun venditore.
Creare una lista corta
Successivamente, dovrebbe avvenire una riduzione. Attraverso domande mirate, demo e prove, si può passare da una lista lunga a una corta. Sebbene questo differirà per ogni azienda e caso d'uso, tre o cinque prodotti sono tipicamente un buon numero. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le caratteristiche e i prezzi delle varie soluzioni.
Condurre demo
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe dimostrare ciascuna soluzione nella lista corta con lo stesso caso d'uso e set di dati. Questo permetterà all'azienda di valutare come ciascun venditore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di Business Process Management (BPM)
Scegliere un team di selezione
Prima di iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti dolenti all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione che abbiano l'interesse, le competenze e il tempo giusti per partecipare a questo processo. Un buon punto di partenza è mirare a tre o cinque persone che ricoprano ruoli come il principale decisore, il project manager, il proprietario del processo, il proprietario del sistema o l'esperto di materia del personale, oltre a un responsabile tecnico, un amministratore IT o un amministratore della sicurezza. Nelle aziende più piccole, il team di selezione del fornitore può essere più piccolo, con meno partecipanti che svolgono più compiti e assumono più responsabilità.
Negoziazione
Solo perché qualcosa è scritto sulla pagina dei prezzi di un'azienda, non significa che sia fisso (anche se alcune aziende non si muoveranno). È imperativo aprire una conversazione riguardo ai prezzi e alle licenze. Ad esempio, il venditore potrebbe essere disposto a concedere uno sconto per contratti pluriennali o per raccomandare il prodotto ad altri.
Decisione finale
Dopo questa fase, e prima di impegnarsi completamente, si consiglia di avviare un test o un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
Tendenze del software di Business Process Management (BPM)
La trasformazione digitale sta entrando in ogni tipo di software, e il BPM non fa eccezione. L'AI e l'analisi predittiva sono due delle tendenze più potenti nel settore del BPM oggi.
Machine learning
Implementando la funzionalità di machine learning negli strumenti BPM, queste soluzioni possono diventare più adattive e predittive. Se una soluzione BPM può apprendere cosa funziona e cosa no, e apportare modifiche autonomamente che beneficiano l'azienda, allora risparmia tempo, sforzi e denaro all'azienda. Tuttavia, mentre i prodotti BPM veramente intelligenti sono ancora lontani anni, la logica è presente e potrebbe avere un impatto enorme sull'industria.
Analisi
L'analisi è una tendenza molto più immediata per gli strumenti BPM. Essere in grado di monitorare e visualizzare i dati che entrano in ciascun processo è fondamentale per le aziende. Fornisce agli utenti aziendali una comprensione esatta di quanto sia efficace ed efficiente ciascun processo aziendale e consente ai team di adattarsi di conseguenza.
