Scopri di più su Software di tracciamento delle risorse
Che cos'è il software di tracciamento degli asset?
Il software di tracciamento degli asset gestisce le posizioni fisiche e la disponibilità di asset fissi e attrezzature. Le aziende con un'intensa attività di asset utilizzano soluzioni di tracciamento degli asset per ottimizzare i flussi di lavoro per l'allocazione degli asset, migliorare la gestione dell'inventario e monitorare lo stato dei loro asset. Questo software aiuta le organizzazioni a localizzare e sostituire asset fisici persi o mancanti e quelli che non possono più essere utilizzati o che non hanno più valore.
Quali tipi di software di tracciamento degli asset esistono?
Gli strumenti di tracciamento degli asset sono molto simili e ci sono pochissime variazioni di questo tipo di software, le più importanti sono:
Standalone o add-on
Il software di tracciamento degli asset è fornito come prodotto standalone o come parte di un software CMMS o di un software di gestione degli asset aziendali (EAM). Quando viene fornito separatamente, il software di tracciamento degli asset è integrato con altri software di gestione degli asset.
Indipendente dall'industria o focalizzato su un settore specifico
Mentre la maggior parte degli strumenti di tracciamento degli asset offre funzionalità simili, alcuni di essi si concentrano su settori specifici come la produzione o il petrolio e il gas.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di tracciamento degli asset?
Crea registri degli asset (o elenchi di asset): I registri degli asset (o elenchi di asset) sono elenchi completi delle risorse fisiche di un'azienda o di un'entità. Il software di tracciamento degli asset aiuta a elencare e tracciare la data di acquisto degli asset, calcolare il loro valore e identificare le loro posizioni fisiche in qualsiasi momento.
Gestisce le categorie di asset: Quando un asset viene acquistato, venduto o non ha più alcun valore, deve essere correttamente registrato nel bilancio e nei rendiconti finanziari di un'organizzazione. Questo è il motivo per cui il software di tracciamento degli asset deve avere la capacità di classificare e gestire diverse categorie di asset, come fissi, correnti e non correnti. A seconda del tipo di asset che un'azienda possiede, potrebbe essere registrato come un afflusso di cassa, un deflusso o completamente cancellato dal bilancio se non ha più valore monetario.
Traccia vari tipi di asset in più posizioni fisiche: Il software di tracciamento degli asset può tracciare il movimento fisico degli asset etichettandoli con più tecnologie. Queste tecnologie di etichettatura includono tipicamente tag RFID, codici QR e codici a barre. Quando un tag di un asset viene scansionato, la sua posizione e l'utente che lo ha controllato vengono aggiornati e memorizzati nel software, che mostra esattamente dove si trova e dove è stato ogni asset. Questa funzionalità aiuta la gestione a rivedere i movimenti precedenti degli asset per la pianificazione futura e il miglioramento continuo.
Include tecnologia GIS (sistema di informazione geografica) per tracciare gli asset: Il GIS raccoglie e analizza molti tipi diversi di dati per creare visualizzazioni utilizzando mappe. Queste mappe contengono posizioni, percorsi, caratteristiche geografiche e altre informazioni spaziali che i gestori degli asset possono utilizzare per un'analisi più approfondita dei dati per scoprire schemi, risolvere problemi e prendere decisioni più intelligenti.
Quali sono i vantaggi del software di tracciamento degli asset?
Il software di tracciamento degli asset offre molti vantaggi ai suoi utenti in un'organizzazione con asset fissi, digitali o IT che vengono conservati e trasferiti tra posizioni fisiche. Alcuni dei vantaggi più importanti sono elencati di seguito.
Registri degli asset accurati: Questo software aiuta a mantenere un elenco dettagliato degli asset aziendali, che include informazioni rilevanti sugli asset, come il proprietario, la posizione, la condizione attuale e lo stato della garanzia. Questo registro consente all'azienda di conoscere costantemente il valore attuale, il prezzo, lo stato e la svalutazione di ciascun asset, per citarne alcuni.
Costi ridotti: Il software di tracciamento degli asset riduce i costi implementando una manutenzione proattiva sugli asset che altrimenti richiederebbero quantità di capitale più significative se fallissero in futuro. Questo software può anche monitorare lo stato e la posizione degli asset per aiutare a prevenire il furto da parte dei dipendenti e contabilizzare automaticamente gli asset fantasma e rimuoverli dal libro mastro generale (GL). Questo vantaggio aiuta a evitare il pagamento eccessivo delle tasse e la sostituzione degli asset inutilmente.
Migliorata gestione dell'inventario: Il software di tracciamento degli asset aiuta a contare automaticamente l'inventario e automatizzare l'acquisto di più beni quando viene attivato un livello di scorta basso. Questo aiuta a ridurre i conteggi manuali dell'inventario, che sono dispendiosi in termini di tempo, costosi e aprono la porta a potenziali errori di conteggio o informazioni inaccurate a causa di errori umani.
Maggiore visibilità: Il software di tracciamento degli asset offre ai manager e ai lavoratori la visibilità necessaria per aumentare la produttività e l'efficienza e ridurre sia la perdita di proprietà che il tempo di ricerca mentre gli oggetti si muovono attraverso tutte le fasi delle operazioni quotidiane. Aiuta anche a localizzare, gestire e tracciare asset, persone e attrezzature in tutto il mondo. Questa visibilità semplifica e automatizza i flussi di lavoro e i processi che riducono i tempi di inattività, gli sprechi migliorando la produttività.
Migliorata accuratezza dei dati: I dati raccolti e analizzati attraverso il software di tracciamento degli asset possono aiutare i manager a prendere decisioni informate e identificare opportunità e inefficienze nei processi. Questo software aiuta in questo raccogliendo e analizzando dati in tempo reale mantenendoli contenuti e accessibili attraverso un unico repository centrale.
Chi utilizza il software di tracciamento degli asset?
Tutti i dipendenti che utilizzano o gestiscono asset e attrezzature possono beneficiare dell'uso di questo tipo di software, ma il tracciamento degli asset è fondamentale per i seguenti ruoli:
Gestori degli asset: Questo tipo di software è utilizzato dai tecnici di manutenzione e dai supervisori per il tracciamento degli asset. Questo include la posizione fisica delle attrezzature e degli strumenti, il loro valore, stato e informazioni sulla garanzia. Il lavoro di manutenzione si basa sui registri degli asset e sul posizionamento GIS fornito dalle soluzioni di tracciamento degli asset. Un tracciamento accurato migliora la gestione della manutenzione e riduce i tempi di inattività.
Tecnici sul campo: I dipendenti responsabili delle attività di servizio sul campo possono utilizzare il tracciamento degli asset per gestire la disponibilità degli asset e le loro posizioni fisiche. In alcuni casi, come i servizi di gestione delle strutture, i tecnici del servizio sul campo non possono eseguire la manutenzione senza strumenti e attrezzature, rendendo il tracciamento degli asset fondamentale per il loro lavoro.
Manager delle operazioni: I manager della produzione e del magazzino utilizzano il tracciamento degli asset per ottimizzare le operazioni in base alla disponibilità di ciascun pezzo di attrezzatura. Ad esempio, i carrelli elevatori vengono utilizzati per scaricare i camion e per spostare oggetti pesanti tra le posizioni di un magazzino. Poiché le aziende di logistica hanno un numero limitato di carrelli elevatori, i manager del magazzino devono ottimizzare le loro prestazioni pianificando e monitorando il loro utilizzo.
Contabili: Anche i contabili possono utilizzare il software di tracciamento degli asset per la svalutazione degli asset o le variazioni nel valore degli asset durante il loro ciclo di vita. Gli asset e la loro manutenzione sono una componente critica del costo totale dei prodotti e dei servizi.
Quali sono le alternative al software di tracciamento degli asset?
Le alternative al software di tracciamento degli asset possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
CMMS: Il CMMS è una buona alternativa quando gli acquirenti necessitano di funzionalità per la gestione del ciclo di vita degli asset, non solo per il tracciamento degli asset. Utilizzare il CMMS solo per il tracciamento degli asset non è raccomandato. L'unica eccezione è quando un'azienda utilizza il CMMS in più sedi e alcune di esse utilizzano il sistema solo per il tracciamento degli asset.
Software di gestione degli asset IT: I dipartimenti IT possono teoricamente utilizzare il software di tracciamento degli asset ma trarrebbero maggiori benefici dall'adozione di soluzioni di gestione degli asset IT progettate per le loro esigenze specifiche. Oltre al tracciamento, gli asset IT come hardware e software richiedono aggiornamenti regolari e politiche e procedure relative alla privacy e alla sicurezza.
Software di tracciamento degli strumenti: Il software di tracciamento degli strumenti è una versione leggera del tracciamento degli asset, che aiuta le aziende a tracciare piccole attrezzature e strumenti piuttosto che asset fissi. Ad esempio, un'azienda di pulizie deve tracciare strumenti come aspirapolvere, idropulitrici o macchine per la pulizia dei pavimenti.
Software di tracciamento delle flotte: Sebbene i veicoli siano asset fissi, tracciarli è una sfida perché sono sempre in movimento. Il GIS è quindi fondamentale per monitorare i veicoli e i conducenti in tempo reale. Inoltre, le aziende devono tracciare il chilometraggio dei veicoli per determinare le loro prestazioni e programmare la manutenzione preventiva.
Software correlato al software di tracciamento degli asset
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di tracciamento degli asset includono:
Software di controllo dell'inventario: Oltre agli asset e alle attrezzature, le aziende devono anche gestire l'inventario dei pezzi di ricambio e degli accessori necessari per la manutenzione e le riparazioni. La gestione dell'inventario è cruciale quando le aziende hanno più sedi con un alto volume di inventario.
Software di gestione delle officine: Questo tipo di software si concentra sulle esigenze dei piccoli produttori con operazioni di base come l'assemblaggio e il kitting. Le attrezzature utilizzate da queste aziende non sono abbastanza complesse da giustificare un investimento in software CMMS, rendendo il tracciamento degli asset la scelta ottimale.
Software di calibrazione: I dipendenti utilizzano il software di calibrazione per garantire che le attrezzature e gli strumenti funzionino entro i parametri standard definiti dal produttore degli asset. La calibrazione richiede strumenti di misurazione che possono anche essere gestiti utilizzando il software di tracciamento degli asset.
Software di gestione dei servizi sul campo: Le aziende che utilizzano asset per le operazioni sul campo devono integrare il loro software di tracciamento degli asset con la gestione dei servizi sul campo. Questo consente ai dispatcher di programmare il lavoro in base alla disponibilità dei loro asset e tecnici.
Sfide con il software di tracciamento degli asset
Le soluzioni di software di tracciamento degli asset possono presentare una serie di sfide, le più importanti sono:
Ambito ristretto del software: Mentre il software di tracciamento degli asset è l'opzione migliore per le PMI, alcune aziende superano questo tipo di software e devono sostituirlo con sistemi di gestione degli asset più avanzati come le soluzioni CMMS o EAM.
Integrazione: Il tracciamento degli asset deve integrarsi con più tipi di software, dall'ERP e contabilità al controllo dell'inventario e alla gestione dei servizi sul campo. Le soluzioni cloud o SaaS sono più facili da integrare tramite API, ma gli strumenti ERP e di tracciamento degli asset possono ancora essere utilizzati on-premises, rendendo l'integrazione una sfida.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di tracciamento degli asset?
Qualsiasi azienda che utilizza attrezzature e strumenti può utilizzare questo tipo di software, ma è particolarmente vantaggioso per le aziende con un'intensa attività di asset, come:
Produttori: Le aziende manifatturiere utilizzano asset per la produzione e devono sapere quali asset vengono utilizzati dove e come. La pianificazione delle operazioni di produzione dipende molto dalla disponibilità delle attrezzature necessarie per produrre beni.
Rivenditori: I rivenditori e i distributori si affidano a attrezzature come i carrelli elevatori per garantire che i negozi siano riforniti in modo efficiente. È anche essenziale che i rivenditori monitorino l'uso degli asset in più sedi come negozi e magazzini.
Fornitori di servizi di riparazione: Le aziende di servizi professionali che si concentrano sulla manutenzione e le riparazioni devono tracciare gli strumenti e le attrezzature utilizzati per eseguire il lavoro. In alcuni casi, possono anche monitorare gli asset dei loro clienti.
Come acquistare il software di tracciamento degli asset
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di tracciamento degli asset
I requisiti dovrebbero concentrarsi sulla funzionalità di tracciamento degli asset, non su funzionalità più ampie per la gestione e la manutenzione degli asset. Le funzionalità specifiche del settore sono anche importanti come le app mobili per il servizio sul campo o l'integrazione con i sistemi ERP per la produzione.
Confronta i prodotti di software di tracciamento degli asset
Crea una lista lunga
Una lista lunga include software che forniscono funzionalità di base per il tracciamento degli asset, come la gestione dell'inventario, gli ordini di lavoro, la scansione dei codici a barre e i registri degli asset e la storia della manutenzione.
Crea una lista corta
La lista corta può essere creata eliminando i prodotti dalla lista lunga in base a vari criteri. Ad esempio, il tracciamento GIS non è sempre incluso e i tecnici sul campo necessitano di app mobili che possano essere utilizzate online e offline. Gli acquirenti possono anche utilizzare riferimenti e recensioni degli utenti per eliminare i prodotti dalla lista lunga.
Conduci demo
Una demo dovrebbe concentrarsi sulla funzionalità critica per l'acquirente, non sulle funzionalità generiche fornite dalla maggior parte delle soluzioni di tracciamento degli asset. Idealmente, gli acquirenti dovrebbero vedere come il sistema gestisce operazioni simili alle loro. Tracciare gli asset in un'unica posizione può essere molto diverso dal monitorare le attrezzature utilizzate sul campo.
Altri fattori da considerare sono la facilità d'uso del sistema, la sua compatibilità con hardware come scanner di codici a barre o la capacità di generare report personalizzati.
Selezione del software di tracciamento degli asset
Scegli un team di selezione
Il team di selezione include i gestori degli asset e i membri del team di manutenzione che utilizzeranno il software. A seconda del settore dell'acquirente, possono essere coinvolti altri manager, come i manager della produzione nella produzione o i project manager nei servizi professionali.
Negoziazione
Mentre il prezzo e gli incentivi come gli sconti possono essere essenziali nella negoziazione, la funzionalità dovrebbe avere la precedenza sul costo. Il software che non copre i requisiti principali dell'acquirente può essere conveniente, ma l'azienda potrebbe dover investire in tecnologia aggiuntiva. Ad esempio, se la soluzione non fornisce il tracciamento GIS, l'acquirente dovrà acquistare un software separato per il GIS.
Decisione finale
I gestori degli asset dovrebbero prendere la decisione finale selezionando il software che fornisce le migliori funzionalità per l'azienda.
Quanto costa il software di tracciamento degli asset?
I costi diretti comprendono licenze software, implementazione, personalizzazione, supporto e servizi. I costi indiretti si riferiscono all'impatto finanziario della migrazione a un nuovo sistema e alle spese associate al software. Ad esempio, gli acquirenti potrebbero dover acquistare dispositivi mobili robusti o lettori di codici a barre per ottimizzare l'uso del loro software di tracciamento degli asset.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Il ROI positivo si ottiene quando i benefici superano i costi del sistema. Per calcolare il ROI, gli acquirenti devono stimare il valore numerico dei benefici e poi confrontarlo con il costo totale. Ad esempio, se i tecnici trascorrono meno tempo a cercare attrezzature, il beneficio realizzato può essere stimato moltiplicando il tempo risparmiato in ore e il salario medio per ora.
Implementazione del software di tracciamento degli asset
Come viene implementato il software di tracciamento degli asset?
A seconda della complessità del sistema, il tracciamento degli asset può essere implementato dai team interni degli acquirenti o attraverso la collaborazione con il fornitore e i suoi partner. Le medie e grandi aziende con più sedi beneficiano dell'uso di un approccio graduale all'implementazione. Ciò significa che ogni sito viene implementato seguendo un programma prestabilito, non contemporaneamente.
Chi è responsabile dell'implementazione del software di tracciamento degli asset?
Il team di implementazione dovrebbe sempre includere i gestori degli asset dell'acquirente e i project manager del fornitore. Possono essere coinvolti anche i manager IT e altri dirigenti, nonché consulenti esterni con esperienza di implementazione.
Come si presenta il processo di implementazione per il software di tracciamento degli asset?
Il team di implementazione lavora a stretto contatto con il fornitore per pianificare il deployment. Il piano include fasi come la migrazione dei dati, il test del software, la formazione e la data di go-live. Tutti i dati degli asset dai sistemi precedenti o dalle fonti di dati vengono consolidati e puliti prima di essere importati nel nuovo sistema.
Quando dovresti implementare il software di tracciamento degli asset?
Sebbene non ci sia un momento ideale per implementare il tracciamento degli asset, si consiglia agli acquirenti di evitare i periodi di picco quando gli asset sono utilizzati al massimo della capacità. L'azienda non può permettersi di interrompere le sue operazioni. Il momento per implementare il tracciamento degli asset dipende anche da altri progetti di deployment software. Ad esempio, un'azienda che implementa un sistema CMMS o EAM in più sedi e uno strumento di tracciamento degli asset separato in un altro sito dovrebbe sincronizzare l'implementazione in tutte le unità aziendali.
Tendenze del software di tracciamento degli asset
Consolidamento del mercato
Molti prodotti di software di tracciamento degli asset si evolvono in soluzioni CMMS o vengono acquisiti da fornitori di CMMS.
