Scopri di più su Software di Gestione degli Asset Aziendali (EAM)
Che cos'è il software di gestione degli asset aziendali (EAM)?
Il software di gestione degli asset aziendali (EAM) aiuta gli utenti a tracciare gli asset durante l'intero ciclo di vita, dall'installazione alla dismissione. Rispetto ai sistemi di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS), che si concentrano su piccole e medie imprese, il software EAM è utile principalmente per le grandi aziende che gestiscono vari asset fornendo strumenti dettagliati per tracciare i costi, ottimizzare le prestazioni e gestire le risorse degli asset. In questo senso, i sistemi EAM sono più dinamici e offrono più funzionalità aziendali rispetto a un CMMS.
Gli strumenti EAM portano la gestione degli asset un passo avanti coprendo la manutenzione e gestendo altre funzioni aziendali come l'approvvigionamento, la gestione dell'inventario e la gestione dei servizi sul campo. A questo proposito, le grandi aziende che cercano un software per aiutarle a gestire una vasta gamma di asset e gestire più funzioni aziendali dovrebbero considerare l'uso del software EAM. Le soluzioni EAM offriranno alle aziende una visione più olistica degli asset aziendali e una migliore comprensione delle loro prestazioni.
Cosa significa EAM?
EAM sta per gestione degli asset aziendali, il che significa che questo software è vantaggioso per le grandi aziende in settori ad alta intensità di asset.
Tipi di strumenti di gestione degli asset aziendali
I tipi di soluzioni EAM variano a seconda di come il prodotto viene venduto e implementato, delle sue caratteristiche e del modello di distribuzione del software.
EAM autonomo o parte di un altro prodotto
Mentre la maggior parte dei prodotti software EAM sono venduti e utilizzati come soluzioni autonome, alcuni sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) includono moduli EAM avanzati.
EAM specifico per settore
L'EAM si concentra solitamente sulla produzione, ma alcune alternative forniscono funzionalità per altri settori. Alcuni esempi sono software di gestione degli asset per il petrolio e il gas e software MRO per l'aviazione.
Modello di distribuzione
La maggior parte delle aziende di software EAM ha adottato il modello di distribuzione cloud, noto anche come software-as-a-service (SaaS), ma alcune soluzioni possono ancora essere implementate in sede.
Quali sono le caratteristiche comuni delle soluzioni di gestione degli asset aziendali?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software EAM che possono aiutare gli utenti a gestire tutte le fasi del ciclo di vita di un asset:
Definizione degli asset: Una delle funzioni principali che distingue il software EAM da software simili è la gerarchia degli asset. Una gerarchia degli asset consente alle aziende di tenere traccia della storia e delle caratteristiche di un determinato asset. Una gerarchia degli asset viene spesso suddivisa per mostrare cosa fa l'asset, la sua posizione e quali parti sono all'interno di quell'asset. Un esempio potrebbe essere un'unità di condizionamento dell'aria installata in una data specifica in un particolare ufficio contenente un motore, freon e un cablaggio elettrico. Sebbene questa sia una gerarchia degli asset essenziale, dà un'idea di come visualizzare la storia e le parti di un asset fornirebbe a un team di manutenzione una migliore comprensione della posizione degli asset e di quando, dove e come programmare i controlli di manutenzione.
Tracciamento degli asset: Le aziende che utilizzano asset fissi devono sapere rigorosamente quale attrezzatura viene utilizzata, dove e come. Questa funzionalità si basa sulle informazioni sugli asset fornite dai produttori di attrezzature e sulla gerarchia degli asset sopra menzionata. Il tracciamento di numerosi asset fissi in più località dipende dai sistemi di informazione geografica (GIS) e dall'identificazione a radiofrequenza (RFID).
Inventario: Le funzionalità di gestione dell'inventario aiutano gli utenti a tracciare i pezzi di ricambio e gli accessori necessari per le riparazioni e altre operazioni di manutenzione. I manager utilizzano anche la gestione dell'inventario per stimare la domanda futura di pezzi di ricambio e pianificare le operazioni di manutenzione in base alla disponibilità delle scorte.
Ammortamento: Gli asset fissi perdono valore nel tempo e le aziende devono identificare il valore contabile di tutti i loro asset. Sebbene l'EAM non includa funzionalità contabili, fornisce le informazioni necessarie per calcolare il valore degli asset in qualsiasi momento. Tracciare il valore degli asset aiuta le aziende a identificare il loro ritorno sull'investimento (ROI), noto anche come ritorno sugli asset (ROA).
Manutenzione: Gli strumenti EAM consentono alle aziende di tracciare progetti e ordini di lavoro che coinvolgono l'installazione e la manutenzione degli asset. Supponiamo che un'azienda stia costruendo un'intera nuova struttura contenente centinaia di asset. In tal caso, un dashboard di gestione dei progetti può monitorare il tempo stimato di completamento degli ordini di lavoro, chi è responsabile di quali asset e confrontare i costi stimati e reali della struttura.
Servizio sul campo: Molti lavoratori che si occupano della gestione degli asset sono spesso sul campo e lavorano in movimento. I sistemi EAM consentono a questi utenti di monitorare e gestire gli asset dai loro dispositivi mobili mentre sono sul campo. All'interno dell'applicazione mobile, gli utenti possono creare ordini di lavoro, monitorare l'inventario e registrare le prestazioni degli asset.
Monitoraggio: Il monitoraggio delle condizioni consente alle aziende di monitorare lo stato di un asset installando sensori in un sistema o in una posizione fisica. I sensori semplificano i dati su un asset e avvisano quando un asset deve essere sostituito o riparato. Questo aiuta con la manutenzione preventiva continua, riducendo la probabilità che un asset non funzioni correttamente.
Contratto e garanzia: Gli asset fissi di solito vengono forniti con una garanzia che consente alle aziende di far riparare o sostituire l'attrezzatura a un costo ridotto o gratuitamente. Le garanzie sono generalmente incluse nel contratto di vendita per l'acquisizione degli asset. La gestione dei contratti aiuta anche le aziende quando esternalizzano le operazioni di manutenzione e devono definire chiaramente gli accordi sui livelli di servizio.
Analisi: Con le funzionalità di business intelligence, gli utenti possono ottenere report in tempo reale su come gli asset si stanno comportando per determinare se un particolare asset è sottoutilizzato o non è più utile. Gli utenti possono ottenere informazioni sul tempo medio di inattività degli asset, sul tempo di attività, sul tempo medio tra i guasti degli asset e sull'ammortamento degli asset. Le analisi degli asset consentono alle aziende di vedere quali asset sono efficienti e quali sono a rischio.
Integrazione: Poiché le aziende che implementano l'EAM utilizzano anche altri tipi di software, come ERP e contabilità, è fondamentale integrare tutti questi sistemi. L'integrazione con EHS è anche essenziale perché le aziende devono garantire che ogni asset sia conforme alle normative sulla sicurezza, salute e ambiente.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dei sistemi di gestione degli asset aziendali?
I principali vantaggi dei sistemi EAM sono:
Centralizzare i dati sugli asset: Il software EAM funge da hub centrale per tutti i dipartimenti all'interno di un'organizzazione per trovare rapidamente informazioni su come gli asset stanno performando. Per le aziende che gestiscono molti asset in più località, questo tipo di visibilità è fondamentale per comprendere le prestazioni e lo stato degli asset sul campo. Dati accurati sugli asset aiutano anche nella pianificazione della manutenzione assistendo i manager nell'allocazione degli strumenti giusti per ogni operazione, come installazione o riparazioni.
Monitorare gli asset: L'EAM riduce il carico amministrativo monitorando tutti gli asset digitalmente, eliminando errori di inserimento dati e ottimizzando le attività di manutenzione. Il monitoraggio degli asset è fondamentale per le aziende che utilizzano attrezzature e strumenti in più località, come impianti di produzione, magazzini, negozi al dettaglio e centri di distribuzione. Il monitoraggio si riferisce anche al tracciamento di come gli asset vengono utilizzati, non solo dove si trovano. Le aziende dovrebbero limitare l'uso improprio degli asset, che può danneggiare le attrezzature, interrompere le operazioni e causare incidenti.
Ridurre i costi: I sistemi software EAM aiutano le aziende a ridurre i costi estendendo la vita degli asset aziendali attraverso la manutenzione. Può anche eliminare spese inutili identificando quali asset non sono efficienti e utili. I manager cercano sempre di migliorare il loro ROA, che misura quanto un'azienda è redditizia rispetto ai suoi asset totali e quanto efficacemente sfrutta quegli asset per generare guadagni. L'EAM aiuta le aziende a migliorare il loro ROA fornendo modi per ottimizzare ogni fase del ciclo di vita degli asset.
Chi utilizza le applicazioni di gestione degli asset aziendali?
L'EAM aiuta le aziende di settori ad alta intensità di asset, come la produzione, i servizi pubblici o i trasporti. Queste aziende possono anche esternalizzare le operazioni di manutenzione relative a alcune fasi della gestione del ciclo di vita degli asset, come l'installazione o la dismissione.
Manager degli asset: I manager della manutenzione utilizzano le app EAM per monitorare le prestazioni degli asset, pianificare e programmare le attività di manutenzione, allocare risorse agli ordini di lavoro e identificare opportunità per ottimizzare le prestazioni delle attrezzature dell'azienda.
Team di manutenzione: I membri del team di manutenzione utilizzano gli strumenti EAM per accedere agli ordini di lavoro, alle istruzioni e alla documentazione su come svolgere il loro lavoro, come ispezioni e riparazioni. I tecnici del servizio sul campo richiedono una versione mobile del software EAM per accedere alla soluzione durante i viaggi.
Manager della produzione: Le operazioni di produzione si basano significativamente sul tempo di attività degli asset utilizzati nella produzione. I manager della produzione utilizzano la suite software EAM per la pianificazione della produzione e per allocare le attrezzature a varie procedure e postazioni di lavoro. È quindi cruciale per loro sapere quali asset sono disponibili e quali sono i più affidabili.
Contabili: Le attrezzature complesse possono essere costose da acquistare, implementare e mantenere, e questi costi possono influire sulla redditività di un'azienda. Pertanto, è essenziale per i contabili stimare accuratamente i costi degli asset basandosi sui dati dei sistemi EAM, come i prezzi di acquisto o i costi delle parti e della manodopera relativi alla manutenzione.
Quali sono le alternative al software EAM?
Le alternative al software EAM che possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente, includono:
Software di gestione delle prestazioni degli asset: Questo tipo di software non include funzionalità standard per il tracciamento e la manutenzione degli asset, ma si concentra sulla funzionalità per ottimizzare le prestazioni degli asset. L'ottimizzazione degli asset identifica opportunità per migliorare l'utilizzo degli asset e aiuta i manager nel processo decisionale. Ad esempio, progetti di capitale come la costruzione di un impianto industriale richiedono attrezzature complesse come gru, la cui prestazione è fondamentale per il successo del progetto.
Software CMMS: Il software CMMS è una versione ridotta dell'EAM che si concentra su piccole e medie imprese (PMI) piuttosto che su acquirenti aziendali. Entrambi sono considerati sistemi di gestione degli asset, ma il CMMS di solito non include funzionalità per la manutenzione predittiva o il tracciamento di asset complessi come asset lineari (linee elettriche, strade e binari ferroviari).
Software di gestione delle strutture: I manager delle strutture devono tracciare più tipi di asset, come sistemi di trasporto, unità di stoccaggio, scaffali o attrezzature di sollevamento come carrelli elevatori. I sistemi EAM non sempre forniscono le funzionalità per tutti questi tipi di asset e potrebbero non essere sempre la scelta migliore per le aziende della catena di approvvigionamento o le strutture di vendita al dettaglio.
Software correlato alle soluzioni EAM
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software EAM includono:
Sistemi ERP: Mentre i sistemi EAM sono focalizzati sulla gestione degli asset fisici, i sistemi ERP sono più adatti per gestire le finanze e le operazioni. Quando i due sono integrati, il software ERP può fornire una migliore comprensione di come la gestione degli asset influisce sul risultato economico di un'azienda. I produttori utilizzano ERP ed EAM per allocare asset fissi alle attività di produzione e monitorarne l'efficacia.
Software GIS: Una parte significativa della gestione degli asset è comprendere la loro connessione con la posizione. Integrare GIS con il software EAM consente alle aziende di tracciare dove si trovano gli asset e come si muovono sul campo. Se un manager sul campo deve spostare un asset da una posizione all'altra, il GIS può aiutare a trovare quell'asset e monitorarne il movimento.
Gestione della qualità (QMS): La qualità dei prodotti fabbricati da un'azienda è direttamente correlata alle prestazioni delle sue attrezzature, specialmente in settori altamente regolamentati come quello alimentare e delle bevande. Miscelatori e frullatori industriali devono essere puliti e adattati regolarmente per prevenire richiami alimentari e mettere a rischio i consumatori. Oltre agli standard di qualità come ISO 9000, i produttori devono conformarsi agli standard per la gestione degli asset come ISO 55000.
Software per la salute e la sicurezza ambientale: Il software per la salute e la sicurezza ambientale (EHS) migliora le pratiche di salute e sicurezza conducendo ispezioni di sicurezza di routine sugli asset. Le attrezzature malfunzionanti possono danneggiare l'ambiente e causare incidenti che mettono a rischio la sicurezza dei dipendenti e la salute pubblica. Anche quando funzionano secondo le specifiche, alcuni tipi di attrezzature possono danneggiare l'ambiente perché emettono inquinanti come il benzene.
Sfide con gli strumenti EAM
Le soluzioni software EAM possono presentare una serie di sfide.
Migrazione da sistemi legacy: Adottare un sistema EAM può essere una sfida per le aziende che utilizzano un sistema di gestione dell'inventario vecchio di decenni. Per le aziende abituate a un sistema diverso, sarà essenziale creare strategie per ottimizzare il nuovo sistema e utilizzarlo al massimo del suo potenziale. Le aziende dovrebbero essere consapevoli che implementare un sistema EAM richiederà un buon quantitativo di tempo per la formazione.
La complessità del software: L'EAM può essere difficile da implementare e mantenere, soprattutto quando viene utilizzato per tracciare e gestire centinaia o migliaia di asset in più località. Oltre al volume di dati sugli asset, l'EAM traccia anche documenti come specifiche tecniche e garanzie, ordini di lavoro di manutenzione, inventario dei pezzi di ricambio e approvvigionamento, e movimenti degli asset.
Quali aziende dovrebbero acquistare prodotti EAM?
L'EAM aiuta le aziende di settori ad alta intensità di asset, come la produzione, i servizi pubblici o i trasporti. Queste aziende possono anche esternalizzare le operazioni di manutenzione relative a alcune fasi della gestione del ciclo di vita degli asset, come l'installazione o la dismissione.
Produttori: I produttori spesso affrontano audit e ispezioni per garantire che i loro prodotti siano conformi alle normative; il software EAM consente ai produttori di semplificare e dare priorità alle attività di audit. Quando arriva un audit, il software EAM mostrerà un elenco di quali asset devono essere auditati e come auditarli. Questo ridurrà il tempo trascorso su ciascun audit, liberando più tempo per i produttori.
Manager dei servizi pubblici e dell'energia: Molti manager dei servizi pubblici devono continuare a dare priorità alle preoccupazioni ambientali. Con il software EAM, il consumo energetico può essere monitorato regolarmente, garantendo che non venga sprecata energia. Inoltre, i sistemi EAM possono aiutare i manager dei servizi pubblici a migliorare la sostenibilità migliorando contemporaneamente la gestione delle attrezzature, delle strutture e dei veicoli.
Fornitori di servizi di manutenzione: Le aziende che forniscono servizi di manutenzione potrebbero non possedere asset fissi ma potrebbero utilizzare il software EAM per tracciare le attrezzature dei loro clienti e pianificare e programmare le operazioni.
Come scegliere il miglior software di gestione degli asset aziendali
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione degli asset aziendali (EAM)
I requisiti EAM possono includere funzionalità standard di gestione degli asset come il tracciamento degli asset e gli ordini di lavoro e criteri specifici del settore come la conformità agli standard e alle normative per la sicurezza e la protezione ambientale. I requisiti tecnici includono il modello di distribuzione (cloud o in sede), versioni mobili del software o integrazione con altri sistemi come ERP.
Confrontare i prodotti software di gestione degli asset aziendali (EAM)
Creare una lista lunga
Una lista lunga dovrebbe includere tutti i prodotti EAM con le funzionalità principali per la manutenzione a livello aziendale. I sistemi CMMS non dovrebbero essere inclusi, tranne quando offrono versioni avanzate che includono componenti simili all'EAM. Quando gli acquirenti devono anche sostituire i sistemi ERP, la lista lunga EAM può includere software ERP con funzionalità di manutenzione avanzate.
Creare una lista corta
Gli acquirenti possono utilizzare criteri per eliminare prodotti dalla lista lunga per generare una lista corta. Alcuni esempi includono funzionalità che non sono comuni a tutti i sistemi EAM, come asset lineari o manutenzione predittiva.
L'integrazione con i sistemi ERP e contabili è un altro criterio che gli acquirenti possono utilizzare per creare una lista corta. Inoltre, le aziende globali hanno bisogno di supporto multilingue e multivaluta e della capacità di condividere dati sugli asset tra più unità aziendali.
Poiché la conformità normativa è fondamentale in settori fortemente regolamentati come le scienze della vita, i sistemi EAM che non supportano gli standard e le normative del settore non dovrebbero essere inclusi nella lista corta.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni EAM dovrebbero basarsi su scenari che simulano operazioni reali in ogni fase del ciclo di vita degli asset, dall'acquisizione all'obsolescenza. Ogni scenario può concentrarsi sulle esigenze specifiche di un tipo di persona, come manager della manutenzione, pianificatori della produzione o contabili. Ad esempio, i contabili devono vedere come il sistema gestisce i metodi di ammortamento, mentre i manager della produzione sono più interessati ad allocare le attrezzature alle postazioni di lavoro sul piano di produzione. Il team di manutenzione trarrebbe maggior beneficio dal vedere come l'EAM genera e gestisce gli ordini di lavoro.
Selezione del software di gestione degli asset aziendali (EAM)
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione di solito include manager degli asset, dirigenti come il CIO e il CFO dell'azienda, ed esperti del settore con una vasta conoscenza della manutenzione specifica del settore. I manager di altri dipartimenti, come la produzione o l'approvvigionamento, possono anche essere coinvolti nei loro team che utilizzano il software EAM.
Negoziazione
La negoziazione dovrebbe concentrarsi sui punti di forza e di debolezza di ciascun prodotto e fornitore. Ad esempio, la capacità del fornitore di personalizzare il sistema o fornire supporto globale può essere un fattore decisivo.
Decisione finale
Sebbene il prezzo del software sia importante, gli acquirenti dovrebbero cercare di stimare il potenziale ROI della soluzione EAM prima di prendere una decisione.
Quanto costa il software EAM?
È importante stimare il costo reale del software, che include licenze software, servizi professionali e l'hardware e i dispositivi necessari per utilizzarlo.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Un ROI positivo si ottiene quando i benefici del software EAM superano i suoi costi. Mentre i costi sono relativamente facili da identificare, i benefici non sono sempre evidenti. Un vantaggio evidente dell'EAM è la riduzione del tempo trascorso nella manutenzione degli asset. Benefici come l'aumento delle prestazioni degli asset o della produttività dei dipendenti sono più difficili da valutare, ma anche una stima è preferibile a non considerarli affatto.
Implementazione del software di gestione degli asset aziendali (EAM)
Come viene implementato il software EAM?
A causa della sua complessità, gli acquirenti di solito richiedono aiuto dai fornitori o dai loro partner per implementare l'EAM. Tutte le parti devono creare un piano di implementazione che definisca chiaramente tutte le fasi del progetto, i deliverable e le scadenze.
Chi è responsabile dell'implementazione?
I manager della manutenzione sono responsabili dell'implementazione complessiva, concentrandosi sui processi aziendali, sulla formazione e sulla configurazione. I project manager esterni e i consulenti spesso forniscono ulteriore esperienza e supporto.
Il dipartimento IT dell'azienda è incaricato del dispiegamento tecnico del sistema. Mentre le soluzioni cloud possono essere distribuite senza l'aiuto dell'IT, i programmatori e gli amministratori di database devono integrare l'EAM con altri sistemi e gestire i ruoli e i diritti di accesso degli utenti.
Come appare il processo di implementazione per gli strumenti EAM?
Il processo di implementazione dell'EAM dovrebbe iniziare con un inventario di tutti gli asset, le attrezzature, gli strumenti e i pezzi di ricambio dell'azienda. Queste informazioni vengono quindi importate nel nuovo sistema in modo che i dipendenti possano utilizzarle quando usano l'EAM.
I dati sugli asset sono anche preziosi durante la fase di implementazione, quando la soluzione EAM dovrebbe essere personalizzata in base alle esigenze specifiche dell'acquirente. La formazione degli utenti dovrebbe anche utilizzare dati sugli asset reali con cui gli utenti sono familiari.
Il go-live dovrebbe avvenire solo quando il sistema è configurato correttamente e gli utenti sono sufficientemente informati per utilizzarlo in modo efficiente.
Quando dovresti implementare i sistemi EAM?
Non esiste un momento perfetto per implementare l'EAM, ma è preferibile evitare picchi di attività aziendale quando l'implementazione potrebbe essere interrotta. Se gli acquirenti sostituiscono anche altri sistemi significativi come l'ERP, è preferibile sincronizzare il dispiegamento di tutti i sistemi per semplificare l'integrazione e i trasferimenti di dati.
Le aziende che possiedono asset di alto valore potrebbero voler implementare un nuovo sistema EAM dopo aver chiuso il loro anno fiscale. Questo perché i contabili devono calcolare correttamente il valore degli asset per chiudere i libri, il che significa che il nuovo sistema EAM utilizzerà dati aggiornati e accurati.
Tendenze del software di gestione degli asset aziendali
Analisi predittiva
La manutenzione predittiva è una funzionalità in continua evoluzione che il software EAM cerca di perfezionare. Con i progressi nell'intelligenza artificiale, la gestione degli asset spera di trasformare l'approccio gestionale di un'organizzazione da reattivo a predittivo. Un sistema EAM potrebbe apprendere basandosi su analisi e dati storici, prevedendo quando è necessaria la manutenzione. Ad esempio, se un asset è stato storicamente auditato e monitorato ogni 30 giorni, il software EAM avviserebbe automaticamente i manager della manutenzione. Questo riduce la necessità di programmare manualmente ogni controllo di manutenzione.
Industria 4.0
L'automazione è onnipresente nei settori ad alta intensità di asset, e tecnologie come l'Internet delle cose industriale (IoT) e l'intelligenza artificiale vengono adottate a un ritmo rapido. I robot e le attrezzature intelligenti stanno sostituendo i vecchi asset, e alcune aziende hanno già strutture completamente automatizzate. Gli asset intelligenti sono molto più efficienti degli asset fissi ma richiedono manutenzione predittiva e competenze avanzate. Inoltre, le attrezzature dell'industria 4.0 si basano sullo scambio di dati in tempo reale, che richiede reti IoT e sensori sofisticati.
