Scopri di più su Software di condivisione dello schermo
Che cos'è il software di condivisione dello schermo?
La condivisione dello schermo è il processo di visualizzazione o condivisione dell'accesso alla finestra o al desktop di un utente per scopi di collaborazione, presentazione, supporto IT e così via. Gli strumenti di condivisione dello schermo consentono a un utente di presentare il proprio schermo su un altro laptop o dispositivo mobile di un utente, a un gruppo durante una videoconferenza o persino a un display digitale pubblico in ufficio.
La maggior parte degli strumenti di condivisione dello schermo è disponibile come funzionalità secondaria di soluzioni software complete, tipicamente software di videoconferenza. A seconda della natura del software, la condivisione dello schermo è una funzionalità che spesso supporta un caso d'uso più ampio. La condivisione dello schermo è comunemente utilizzata in contesti collaborativi, ma viene anche utilizzata durante presentazioni, dimostrazioni di prodotti e formazione dei dipendenti. Se un prodotto è una soluzione di condivisione dello schermo autonoma, le sue funzionalità di supporto sono spesso specifiche per un particolare caso d'uso.
Quali tipi di software di condivisione dello schermo esistono?
Esistono molte soluzioni di condivisione dello schermo diverse. Alcuni di questi prodotti consentono la condivisione dello schermo come funzionalità della soluzione complessiva, mentre altri si concentrano sulla condivisione dello schermo come funzione principale. Poiché la domanda per questo tipo di software è aumentata, è importante che gli acquirenti comprendano la differenza tra la condivisione dello schermo come prodotto autonomo e la condivisione dello schermo come funzionalità di un prodotto più ampio.
Software di condivisione dello schermo autonomo
Molte soluzioni di condivisione dello schermo mettono questa funzionalità al centro del loro prodotto. Gli strumenti di condivisione dello schermo autonomi si concentrano tipicamente su un particolare tipo di caso d'uso, come la collaborazione in team e le dimostrazioni di vendita. Sebbene la condivisione dello schermo sia la funzione principale di queste soluzioni autonome, spesso vengono fornite con funzionalità secondarie per supportare il loro caso d'uso previsto. Per questo motivo, gli acquirenti devono assicurarsi che uno strumento di condivisione dello schermo autonomo sia adatto al loro particolare caso d'uso.
Condivisione dello schermo come funzionalità
La condivisione dello schermo è una funzionalità popolare all'interno di altri software, in particolare all'interno del software di videoconferenza e delle piattaforme di collaborazione visiva. Le piattaforme di collaborazione visiva forniscono spazi di lavoro digitali flessibili per lavagne, allegare documenti e comunicare con i compagni di squadra. Nel caso delle piattaforme di collaborazione visiva, gli utenti avranno spesso l'opzione di condividere il loro schermo in uno spazio di lavoro condiviso, su un altro dispositivo in una stanza o tramite un feed di videoconferenza.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di condivisione dello schermo?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software di condivisione dello schermo che possono aiutare gli utenti nella collaborazione, presentazione, assistenza remota e altre attività pratiche:
Videoconferenza: Il software di condivisione dello schermo consente spesso agli utenti di comunicare tramite canali video. Poiché la maggior parte delle opzioni di condivisione dello schermo è collegata a una piattaforma di videoconferenza più ampia, queste funzionalità si trovano spesso insieme. Anche le soluzioni di condivisione dello schermo autonome includeranno una funzionalità di videoconferenza leggera per consentire agli utenti di comunicare.
Audioconferenza: Questo software consente agli utenti di comunicare tramite canali audio. Simile alla funzionalità di videoconferenza, gli strumenti di condivisione dello schermo sono spesso abbinati alla capacità di audioconferenza. Nel caso delle piattaforme di videoconferenza, gli utenti avranno di solito l'opzione di selezionare l'audioconferenza senza un feed video, ma avranno comunque l'opzione di condividere il loro schermo o desktop.
Chat di gruppo in tempo reale: Il software di condivisione dello schermo fornisce un feed di chat in tempo reale durante una sessione di condivisione dello schermo. La chat in tempo reale è particolarmente utile se gli utenti stanno utilizzando il software di condivisione dello schermo per collaborare. In questo caso, i partecipanti possono discutere il contenuto presentato senza interrompere il relatore. Questa è una funzionalità popolare vista nelle soluzioni di condivisione dello schermo integrate in piattaforme di videoconferenza più complete.
Cambia presentatore: Le soluzioni di condivisione dello schermo consentono ai presentatori di cedere l'accesso al presentatore a un altro utente in una chiamata. Questa funzionalità ha benefici contestuali a seconda di ciò per cui l'utente sta sfruttando la condivisione dello schermo. Nel caso della collaborazione, cambiare presentatori consente a più persone di condividere informazioni da un'unica presentazione senza cambiare dispositivo.
Anteprima dal vivo: Il software di condivisione dello schermo fornisce agli utenti un'anteprima dal vivo di ciò che gli spettatori stanno per vedere. Questo consente ai presentatori di assicurarsi di condividere le informazioni che intendono prima di rendere visibile il loro schermo. Questa è una funzionalità utile che può aiutare a proteggere la privacy dell'utente.
Blocco delle notifiche: Questo software blocca le notifiche da altre applicazioni dall'apparire durante una sessione di condivisione dello schermo. Questa funzionalità è particolarmente popolare negli strumenti autonomi specifici per le dimostrazioni di vendita poiché i rappresentanti di vendita non vogliono che le notifiche appaiano nel mezzo delle chiamate con i clienti. Inoltre, questo è utile durante presentazioni importanti, webinar e sessioni di formazione dei dipendenti in cui le notifiche sarebbero una distrazione indesiderata.
Accesso remoto: Le soluzioni di condivisione dello schermo consentono agli utenti di dare ai membri del pubblico il controllo dei cursori o degli strumenti sullo schermo condiviso. Simile ai blocchi delle notifiche, le funzionalità di accesso remoto sono popolari negli strumenti di condivisione dello schermo per le dimostrazioni di vendita per i fornitori di software B2B e B2C. L'accesso remoto consente ai clienti di interagire con il software prospettico durante una chiamata con un rappresentante senza richiedere loro di scaricare nulla sul proprio dispositivo. Oltre alle vendite, questa è una funzionalità molto utile per il supporto IT poiché il rappresentante sarà in grado di accedere al dispositivo e risolvere i problemi tecnici più rapidamente.
Protezione con password: Il software di condivisione dello schermo fornisce protezione con password per accedere alle sessioni di condivisione dello schermo. Questa è spesso una funzionalità secondaria all'interno delle piattaforme di videoconferenza. La protezione con password garantisce che solo i partecipanti previsti si uniscano a una determinata chiamata.
Registrazione: Questo software consente agli utenti di registrare le sessioni di condivisione dello schermo per una revisione successiva. Alcuni prodotti invieranno automaticamente una registrazione di una chiamata ai partecipanti una volta terminata la sessione.
Applicazione nel browser: Il software di condivisione dello schermo consente agli utenti di accedere al software all'interno di un browser web.
Quali sono i vantaggi del software di condivisione dello schermo?
Conveniente: Il software di condivisione dello schermo è versatile e multifunzionale. Ha una vasta gamma di applicazioni pratiche ed è ideale per riunioni virtuali, presentazioni, formazioni, supporto tecnico e collaborazione su progetti.
Conveniente in termini di costi: Il software di condivisione dello schermo consente alle aziende di ridurre i costi incontrando clienti e fornitori virtualmente senza compromettere l'efficacia e la qualità di una presentazione o dimostrazione. Questo vale sia internamente che quando i dipendenti viaggiano tra gli uffici di un'azienda, sia a livello nazionale che internazionale. Con la tecnologia giusta, questi viaggi possono essere ridotti o eliminati del tutto.
Risparmia tempo: Il software di condivisione dello schermo aiuta a ridurre la comunicazione avanti e indietro, le email di follow-up e le chiamate multiple che i dipendenti spesso sperimentano. Quando gli utenti possono comunicare e collaborare in tempo reale, si riduce la necessità di metodi di comunicazione di follow-up estesi e dispendiosi in termini di tempo.
Aumento della produttività: La condivisione dello schermo consente agli utenti di collaborare in modo semplice e produttivo. Migliora la comunicazione e l'efficienza, consentendo riunioni più efficaci che possono risparmiare sia tempo che denaro.
Chi utilizza il software di condivisione dello schermo?
Rappresentanti di vendita: Un caso d'uso specifico che alcune soluzioni di condivisione dello schermo mirano è le dimostrazioni di vendita. Sia i venditori di software B2B che B2C possono sfruttare gli strumenti di condivisione dello schermo per fornire a distanza dimostrazioni approfondite dei loro prodotti a potenziali clienti, società di analisi e altre parti interessate. Gli strumenti di condivisione dello schermo destinati specificamente alle dimostrazioni di vendita spesso includono funzionalità come i blocchi delle notifiche, la possibilità di consentire ai partecipanti alla riunione di interagire con il loro schermo e la registrazione delle chiamate.
Membri del team: Il caso d'uso più comune e indipendente dal settore per gli strumenti di condivisione dello schermo è la collaborazione in team. I team remoti e co-localizzati sfruttano la funzionalità di condivisione dello schermo per presentazioni, co-autore e una moltitudine di altri scopi. Gli strumenti di condivisione dello schermo sono intrinsecamente flessibili, quindi gli utenti hanno molta libertà nel determinare per cosa vogliono usarli.
Dipartimenti IT: La capacità di condividere lo schermo è particolarmente importante per i dipartimenti IT che offrono supporto remoto poiché alcuni software di condivisione dello schermo consentono agli utenti di cedere il controllo del desktop ai loro team tecnici per diagnosticare e risolvere problemi tecnici. Questo è particolarmente vero per i lavoratori remoti che potrebbero non avere accesso in persona al dipartimento IT della loro azienda.
Risorse umane (HR): La condivisione dello schermo è uno strumento molto utile per i dipartimenti HR poiché gestiscono frequentemente orientamenti per nuovi dipendenti, formazione e valutazioni delle prestazioni. Quando si lavora con dipendenti remoti, è utile per i dipartimenti HR avere la possibilità di presentare documenti e rivedere il materiale insieme in tempo reale.
Software correlato al software di condivisione dello schermo
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di condivisione dello schermo includono:
Software di videoconferenza: Poiché gli utenti del software di videoconferenza sono già connessi tramite un feed video, la cosa migliore è includere anche la capacità di condivisione dello schermo in modo che gli utenti possano scambiare più facilmente informazioni visive. La stragrande maggioranza degli strumenti di videoconferenza includerà anche la condivisione dello schermo come funzionalità standard all'interno della loro offerta. Le opzioni di condivisione dello schermo più popolari sono spesso quelle integrate nel software di videoconferenza poiché molte offrono opzioni gratuite e sono facili da implementare. Per alcuni acquirenti, la capacità di ospitare chiamate video in HD, sia per un piccolo team che come chiamata in conferenza, è una funzionalità critica per la loro attività.
Piattaforme di collaborazione visiva: Molte piattaforme di collaborazione visiva includono anche una funzionalità di condivisione dello schermo, consentendo ai collaboratori di ospitare il loro schermo all'interno di una tela infinita. Poiché le piattaforme di collaborazione visiva mirano a essere un hub centrale per tutte le esigenze di collaborazione di un'azienda, la funzionalità di condivisione dello schermo si adatta bene alla moltitudine di altre funzionalità che questi tipi di strumenti forniscono. Tuttavia, poiché le piattaforme di collaborazione visiva sono principalmente destinate all'uso interno, gli utenti che desiderano condividere il loro schermo con clienti o stakeholder esterni dovrebbero considerare l'utilizzo di strumenti di videoconferenza o soluzioni di condivisione dello schermo autonome.
Software di desktop remoto: Una delle principali funzionalità del software di desktop remoto è la condivisione dello schermo. Tuttavia, invece di essere utilizzati in contesti collaborativi, gli strumenti di desktop remoto sono sfruttati dai tecnici IT per aiutare gli utenti con problemi al computer a distanza. Oltre alla condivisione dello schermo, le soluzioni di desktop remoto forniscono funzionalità come l'accesso remoto e le integrazioni con i sistemi di ticketing dell'help desk.
Software di segnaletica digitale: Il software di condivisione dello schermo funziona spesso in modo molto simile al software di segnaletica digitale in quanto entrambi consentono agli utenti di visualizzare un'immagine o un messaggio su uno schermo designato. Tuttavia, gli strumenti di segnaletica digitale non trasmettono i contenuti di uno schermo su un altro, come avviene per il software di condivisione dello schermo. Invece, il software di segnaletica digitale estrae immagini e video da un sistema di gestione dei contenuti designato per visualizzarli su uno o più display digitali. Tuttavia, coloro che hanno soluzioni di segnaletica digitale una tantum per uffici a volte si affidano agli strumenti di condivisione dello schermo.
Sfide con il software di condivisione dello schermo
Problemi di connessione: Questa tecnologia si basa su una connessione internet forte e potente per evitare ritardi, buffering o problemi di connettività. Si consiglia di controllare i requisiti di sistema per il software per garantire che sia disponibile una larghezza di banda adeguata. Tipicamente, si consiglia agli utenti di avere una velocità internet di 50-150 kilobit al secondo (kbps) per utilizzare con successo il software di condivisione dello schermo.
Preoccupazioni sulla sicurezza: Una delle principali preoccupazioni sulla sicurezza legate al software di condivisione dello schermo è il potenziale di esporre informazioni riservate o sensibili tramite errore dell'utente. Molte applicazioni danno all'utente l'opzione di scegliere quale schermo, desktop o finestra desiderano condividere durante una riunione. Tuttavia, è molto facile scegliere lo schermo o la finestra sbagliata, dando al pubblico accesso a informazioni private. Questa è una preoccupazione ancora maggiore se il controllo del desktop viene dato a un utente non affidabile.
Come acquistare il software di condivisione dello schermo
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di condivisione dello schermo
Che un'azienda stia iniziando a esplorare il software di condivisione dello schermo o stia cercando una soluzione più appropriata per le loro esigenze, g2.com può aiutare a informare gli acquirenti sul mercato e assisterli nella selezione del miglior prodotto software per la loro attività.
Il primo passo per decidere quale tipo di software di condivisione dello schermo un acquirente dovrebbe esaminare è valutare le esigenze dell'organizzazione nel suo complesso. L'organizzazione utilizza già questo tipo di software? In tal caso, cosa funziona e cosa no? È la prima volta che l'organizzazione utilizzerà il software di condivisione dello schermo? In tal caso, gli acquirenti dovranno determinare come intendono implementare questo software e quali funzionalità l'organizzazione avrà bisogno. Alcuni punti da considerare sono indicati di seguito:
Dimensione dell'azienda: Gli acquirenti dovranno assicurarsi che i prodotti che stanno esaminando siano adatti alla dimensione e alle esigenze dell'organizzazione. Quando si acquista software, è importante assicurarsi che il prodotto abbia la scalabilità appropriata per adattarsi alle esigenze in evoluzione.
Autonomo o funzionalità: Come menzionato sopra, una distinzione importante per gli acquirenti è determinare se la condivisione dello schermo è necessaria come parte di un prodotto completo o se questa è l'unica funzionalità di cui hanno bisogno.
Confronta i prodotti di software di condivisione dello schermo
Crea una lista lunga
Il primo passo per trovare la soluzione software perfetta è creare un elenco preliminare di prodotti che soddisfano le esigenze generali dell'acquirente. Il passo successivo è restringere l'elenco selezionando funzionalità specifiche che sono indispensabili o requisiti per l'acquirente. G2.com fornisce informazioni sui migliori software di condivisione dello schermo, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e le recensioni degli utenti per aiutare a restringere l'elenco dei prodotti a una selezione più rilevante.
Crea una lista breve
Creare una lista breve di prodotti software è un passo importante nel processo di acquisto. Anche se può essere scoraggiante filtrare tra vari prodotti, gli utenti possono ottenere aiuto utilizzando la funzione di confronto di G2. Questa funzione prenderà i prodotti di scelta e li mostrerà fianco a fianco in modo che l'acquirente possa determinare facilmente quale software soddisfa le caselle importanti nell'elenco.
Conduci demo
Una volta che l'acquirente ha ristretto l'elenco dei prodotti, il passo successivo è condurre una demo. Le demo consentono agli acquirenti di vedere un prodotto e le sue funzionalità in modo più dettagliato. Per garantire che un acquirente ottenga il massimo da una demo, è importante essere preparati. Gli acquirenti dovrebbero avere uno scenario aziendale pronto che testerà completamente ogni prodotto in considerazione. Inoltre, gli acquirenti dovrebbero informarsi sui costi, il supporto del fornitore e qualsiasi preoccupazione che hanno sul prodotto. Una preparazione adeguata renderà più facile per un acquirente confrontare i prodotti dopo che le demo sono state completate.
Selezione del software di condivisione dello schermo
Scegli un team di selezione
Il software di condivisione dello schermo è molto pratico e ampiamente utilizzato in molte aziende. Tenendo presente ciò, un buon punto di partenza sarebbe selezionare da tre a cinque membri del team provenienti da vari dipartimenti e livelli di anzianità (come IT, gestione, vendite, ecc.) per far parte del team di selezione. Più variegato è il team di selezione, meglio un'azienda può valutare quanto bene un prodotto soddisferà le loro esigenze.
Negoziazione
Una volta che il team di selezione ha ristretto le loro scelte di software, è il momento di discutere le opzioni di personalizzazione, i prezzi e il tipo di supporto necessario dal fornitore. È sempre importante affrontare le opzioni di prezzo, anche quando sono elencate sul sito web di un fornitore. Molti fornitori di software offriranno sconti e opzioni di prezzo personalizzate in base a ciò che l'acquirente sta cercando di acquistare.
Decisione finale
Una volta che un acquirente ha preso la decisione finale su un prodotto ed è pronto a procedere con un acquisto, si consiglia di condurre una demo finale, informarsi su una prova e determinare quali sono i passaggi successivi se il prodotto non soddisfa infine le loro esigenze. Questi passaggi possono fornire a un acquirente un ulteriore senso di sicurezza e fiducia quando prende una decisione finale.
Tendenze del software di condivisione dello schermo
Il software di collaborazione digitale, in particolare il software di condivisione dello schermo, è in aumento da quando è scoppiata la pandemia di COVID-19 nel 2020. Oltre a molti che utilizzano questo software per uso personale come modo per trascorrere del tempo con la famiglia, molte aziende stanno cercando il miglior software di condivisione dello schermo per soddisfare le esigenze dei loro team remoti. Funzionalità come la condivisione del desktop, strumenti di collaborazione, condivisione di file e strumenti di messaggistica sono spesso parte dell'offerta di un prodotto completo. Queste funzionalità sono molto richieste mentre le aziende si adattano al cambiamento del luogo di lavoro.
La nuova forza lavoro virtuale
La domanda di software di condivisione dello schermo è decollata all'inizio della pandemia e non sta rallentando. Le aziende stanno continuando a valutare le loro esigenze software, il che indica che le aziende stanno pianificando di incorporare il lavoro remoto come opzione a lungo termine per i dipendenti esistenti e futuri, creando la necessità di trovare una soluzione software permanente.
Oltre alla condivisione dello schermo, molte aziende stanno cercando prodotti che offrano capacità di web conferencing, la possibilità di ospitare riunioni online di varie dimensioni, avviare sale riunioni di breakout e trovare un prodotto che funzioni su una varietà di sistemi operativi e dispositivi per garantire che ogni dipendente sia attrezzato per utilizzare il software per soddisfare le loro esigenze individuali.
