Scopri di più su Strumenti di gestione di Office 365
Cosa sono gli strumenti di gestione di Office 365?
Gli strumenti di gestione di Office 365 sono soluzioni SaaS basate su cloud che aiutano a monitorare e ottenere visibilità sulla suite Microsoft Office 365. Questi pacchetti software comprendono le stesse funzionalità di base delle versioni tradizionali di Office, inclusi Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e, in base al piano sottoscritto, possono includere anche altre applicazioni e servizi come Planner, Publisher, Exchange, OneDrive, SharePoint, Access, Yammer, Skype e Microsoft Teams.
Implementare il software di gestione di Office 365 consente a un'organizzazione di governare la propria infrastruttura IT in modo più efficiente fornendo funzioni di sicurezza, analisi dei dati e comunicazione in tempo reale, migliorando così la produttività complessiva dell'organizzazione.
La soluzione di gestione di Microsoft 365 aiuta con compiti amministrativi a un livello granulare che tipicamente coinvolge la configurazione dei dispositivi dei dipendenti, la concessione di permessi agli utenti e la creazione di avvisi per compiti critici, oltre alle funzionalità di monitoraggio che offre.
Assumere un fornitore di consulenza Microsoft Office 365 può aiutare a fornire ulteriori approfondimenti alle aziende che stanno ancora valutando se l'implementazione di uno strumento di gestione di Office 365 sarà vantaggiosa.
Quali sono le caratteristiche comuni degli strumenti di gestione di Office 365?
L'efficienza è cruciale per le aziende. Avere la capacità di creare, collaborare e comunicare senza problemi e accedere a strumenti che consentono ai lavoratori di svolgere il loro lavoro in modo più efficace promuove l'agilità e rende l'organizzazione più competitiva nel loro settore.
Il software di gestione di Office 365 aumenta la produttività di un'organizzazione. Ecco le caratteristiche comuni che offre:
Gestione centralizzata: Gli strumenti di gestione di Office 365 facilitano la gestione centralizzata di diverse applicazioni, inclusi tutto, dalla posta elettronica e chat alla gestione di progetti e compiti, all'automazione e alle configurazioni di sicurezza aziendale tramite un'unica dashboard.
Supporto amministrativo: Con l'aiuto della soluzione O365, i compiti amministrativi sono delegati a un livello granulare per assistere il personale di supporto e altri utenti non IT attraverso la delega basata sui ruoli. Aiuta con l'auditing di tutte le attività degli utenti in SharePoint Online, Azure Active Directory (AD) ed Exchange Online tramite l'integrazione con l'API di gestione delle attività di Microsoft 365.
Ricerca sicura: Il software consente agli amministratori IT di cercare e gestire utenti nativi o permessi di gruppo direttamente tramite Microsoft 365 Groups, SharePoint Online e OneDrive for Business. Inoltre, aiuta a esaminare le email con la ricerca automatica dei contenuti per rilevare potenziali violazioni di informazioni personali e attacchi di spear-phishing.
Concessione di permessi: Il software consente agli utenti amministratori di assegnare permessi temporanei a singoli utenti o gruppi all'interno di Microsoft 365 e di controllare tutte le azioni amministrative.
Migrazione ad alta velocità: La gestione di Office 365 facilita il movimento o la replica di contenuti in blocco senza problemi tra le istanze di Microsoft 365 per la consolidazione interna o la migrazione da tenant a tenant.
Distribuzione granulare: Il software consente agli utenti di selezionare oggetti e personalizzazioni di SharePoint come richiesto, che includono raccolte di siti, siti, elenchi, cartelle, elementi, configurazioni, elementi di design, impostazioni di sicurezza, impostazioni del servizio di metadati gestiti, web part, flussi di lavoro e moduli. Queste personalizzazioni possono essere inviate a un'altra posizione e sono distribuite a un livello granulare.
Generazione di report: La suite di gestione di Office 365 aiuta a generare report sulle impostazioni e sulla sicurezza globali di Microsoft 365 SharePoint Online, OneDrive for Business e siti di team di gruppo per individuare eventuali modifiche non autorizzate e agire di conseguenza. Supporta anche la generazione di report di audit per l'ultimo accesso, modifiche al tipo di contenuto, ciclo di vita degli elementi, accesso ai siti, accesso agli elenchi, eliminazione degli elenchi, modifiche ai permessi e ciclo di vita degli utenti in tutto l'ambiente Microsoft 365.
Quali sono i vantaggi degli strumenti di gestione di Office 365?
Backup e recupero: Un errore comune tra le masse è che i dati creati e archiviati nel cloud non richiedono backup. Microsoft opera sul modello di responsabilità condivisa, cioè, mentre mantengono la loro infrastruttura, l'organizzazione deve assumersi la responsabilità di recuperare i propri dati. Quando i dati vengono eliminati o corrotti, le aziende rischiano di subire perdite a causa della perdita di informazioni sensibili. La perdita di dati può avvenire per vari motivi, che si tratti di errori umani, attacchi informatici o di mantenere nuove misure di conformità, che possono costare tempo e risorse preziose. Gli strumenti di gestione di Office 365 aiutano a eseguire il backup e proteggere i dati dell'organizzazione in modo efficace e a scaricare la gestione dei processi di routine. Oltre alle capacità di recupero native di Microsoft, queste soluzioni risparmiano tempo ed eliminano lo stress rendendo facile individuare e ripristinare i file e le cartelle necessari rapidamente. Le funzioni di ripristino rapido e granulare aiutano a recuperare file e cartelle persi direttamente sull'account di un utente o a scaricarli direttamente sul computer o dispositivo.
Conformità al cloud: La conformità al cloud è il principio secondo cui i sistemi forniti tramite cloud devono essere conformi agli standard di cui i loro clienti hanno bisogno. Le soluzioni di gestione di Office 365 garantiscono che i dati siano sicuri, recuperabili e protetti. Fornisce controlli sui dati e strumenti di monitoraggio, inclusi archiviazione dei log dei dati di audit, SLA di uptime e disponibilità e capacità di esportazione per soddisfare i requisiti di conformità dei clienti aziendali.
Analisi e governance: Questo software fornisce all'organizzazione una profonda comprensione per misurare i risultati. Offre visibilità totale su tutto il software Microsoft Office 365 con report abilitati all'azione e facilita la gestione tramite amministrazione delegata e automazione. Offre una dashboard unificata per gli utenti per passare senza problemi tra compiti come il calcolo dei chargeback, la prevenzione delle violazioni dei dati, l'onboarding di nuovi dipendenti e altro ancora.
Efficienza migliorata: Le soluzioni di gestione di Office 365 ottimizzano i compiti e i dati con cui i dipendenti devono interagire ogni giorno. Le sue capacità di gestione degli utenti consentono agli amministratori IT di modificare facilmente i permessi degli utenti, fornire agli utenti le licenze e i privilegi corretti tempestivamente e gestire le caselle di posta in modo efficiente.
Chi utilizza gli strumenti di gestione di Office 365?
Industria IT: I team IT di varie imprese possono aumentare la loro produttività con strumenti come Word, Excel, Exchange, Teams, SharePoint e altro ancora. Poiché Office 365 è basato su cloud, è accessibile da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, purché ci sia una connessione internet stabile. Tuttavia, risolvere i problemi di visibilità e reportistica può essere una sfida ricorrente. Il software di gestione di Office 365 fornisce un modo semplice per gestire completamente gli strumenti di Microsoft 365, rafforzando la sicurezza e la conformità, aiutando così gli utenti finali a ottenere il massimo da tutte le applicazioni di Microsoft 365.
Industria sanitaria: Gli strumenti di Office 365 assistono il settore sanitario facilitando un'efficace assistenza ai pazienti e riducendo i costi operativi migliorando la collaborazione tra il personale sanitario e le specialità indipendenti, i team sanitari e i professionisti della salute negli ospedali. Tuttavia, senza implementare il software di gestione di Office 365, gli ospedali possono perdere milioni di dollari in costi di licenza indesiderati, affrontare vulnerabilità di sicurezza e non riuscire a massimizzare il loro ROI negli strumenti di produttività di Office 365.
Industria dei servizi finanziari: L'utilizzo degli strumenti di Office 365 aiuta l'industria bancaria, finanziaria e assicurativa a ottimizzare la loro produttività. Implementare il software per gestirli aiuta ad affrontare vari problemi relativi alla governance come visibilità, gestione delle licenze, adozione, provisioning e de-provisioning e altro ancora.
Industria del retail: Office 365 ha aiutato i punti vendita al dettaglio a semplificare i processi, facilitare una comunicazione efficace tra il personale, offrire un'eccellente esperienza cliente e proteggere il loro business. Implementare uno strumento di gestione di Office 365 fornisce una governance basata sulle funzionalità per ottenere visibilità e monitorare i componenti di Microsoft 365. Aiuta a identificare chi ha accesso a quale ambiente per affrontare i problemi di sicurezza derivanti da diversi accessi degli utenti su caselle di posta, OneDrive e altri strumenti.
Sfide con gli strumenti di gestione di Office 365
Microsoft Office 365 non è un'unica applicazione ma un'intera suite, motivo per cui i team IT affrontano varie sfide quando si tratta di gestire questi strumenti. Per le grandi imprese, queste sfide sono amplificate poiché affrontano complicazioni che le organizzazioni più piccole non devono affrontare. Ecco alcune sfide con il software di gestione di Office 365 da tenere a mente:
Adozione da parte degli utenti: Office 365 è uno strumento potente. Consiste di varie applicazioni e servizi con un ampio set di funzionalità, quindi non è insolito che ci sia una sovrapposizione di funzionalità tra diverse app. Questa sovrapposizione è uno dei fattori che rendono la gestione di Office 365 impegnativa poiché può portare a confusione. Creare consenso tra gli utenti finali e tenere traccia dell'adozione delle app M365 può essere complesso e esaurire le risorse IT, specialmente durante la transizione da una soluzione on-premises. Se i servizi M365 non sono completamente adottati, può anche creare problemi quando il team IT deve dimostrare il ROI di questa soluzione. Mentre gli strumenti di amministrazione nativi di Microsoft 365 possono fornire alcune informazioni sull'adozione, può comunque essere difficile comprendere il quadro completo dell'intera suite di Office 365.
Utilizzo del personale IT: Con una varietà di applicazioni e console amministrative corrispondenti, il metodo più produttivo e sistematico per gestire Microsoft 365 può essere poco chiaro, specialmente per i piccoli team IT, spesso ridotti a causa dell'outsourcing ai servizi cloud. Un team ideale coinvolgerebbe un esperto in ciascuna applicazione o area tematica, ma questo può comportare costi enormi anche per le grandi imprese. Indipendentemente dalle dimensioni, ogni team IT affronta la sfida aggiuntiva di gestire l'implementazione esistente di MS Office 365 dell'organizzazione cercando anche di rimanere aggiornato con le nuove soluzioni e funzionalità rilasciate da Microsoft.
Monitoraggio dei problemi di prestazioni: Semplicemente implementare la suite di gestione di Microsoft 365 non è sufficiente, poiché il sistema deve essere monitorato regolarmente per tracciare problemi di prestazioni, incoerenze e utilizzo. La maggior parte delle volte, il monitoraggio delle prestazioni è un problema legato alla larghezza di banda per l'IT.
Come acquistare strumenti di gestione di Office 365
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione di Office 365
Se un'azienda sta appena iniziando e cerca di acquistare il suo primo strumento di gestione di Office 365, o forse un'organizzazione ha bisogno di aggiornare le soluzioni di gestione degli uffici legacy, ovunque un'azienda si trovi nel suo processo di acquisto, g2.com può aiutare a selezionare la migliore soluzione di gestione di Office 365 per l'azienda.
Le organizzazioni di tutto il mondo hanno adottato Microsoft 365 come soluzione di comunicazione e flusso di lavoro per il loro personale. Tuttavia, gestire un grande tenant di Microsoft 365 non è una passeggiata. Con così tanti fornitori di servizi di gestione O365 disponibili, è diventato più complesso per le aziende selezionare un fornitore che si adatti ai loro obiettivi e strategie organizzative.
Prendere una panoramica completa dell'azienda—quali strumenti vengono utilizzati per condurre affari e identificare i punti critici può aiutare il team a produrre un RFI, un elenco di una pagina con punti precisi che descrivono ciò che è necessario dalla soluzione di gestione di Office 365.
Questo elenco di controllo serve come guida che aiuta a determinare sia le funzionalità necessarie che quelle desiderabili, inclusi le funzionalità di budget, il numero di utenti, le integrazioni, i requisiti di sicurezza e altro ancora.
Confronta i prodotti di software di gestione di Office 365
Crea una lista lunga
Una lista iniziale di potenziali fornitori di software di gestione di Office 365 viene creata eliminando le opzioni che non sono in linea con la strategia aziendale dell'organizzazione. La valutazione dei fornitori dipende anche dagli strumenti di Microsoft Office 365 implementati e dal tipo di funzionalità di gestione che l'organizzazione sta cercando. La valutazione dei fornitori aiuta a preparare un elenco coerente di domande riguardanti esigenze e preoccupazioni specifiche da porre a ciascun fornitore.
Crea una lista corta
Dopo aver creato una lista lunga, è realistico esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se soddisferà le esigenze dell'organizzazione per restringere la lista. Questo dovrebbe includere la valutazione di funzionalità aggiuntive e più sofisticate di ciascun prodotto, oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se quella funzionalità aggiuntiva renderebbe la gestione dell'ambiente Microsoft 365 senza sforzo.
Conduci dimostrazioni
Le dimostrazioni forniscono un'opportunità agli acquirenti di vedere come una soluzione di gestione di Office 365 è efficace nel monitorare e risolvere una serie di problemi all'interno degli strumenti di Office 365. Mentre le dimostrazioni preregistrate sono disponibili sul sito web del fornitore, è utile richiedere al fornitore una dimostrazione dal vivo per vedere come il software aiuterà a fornire approfondimenti sulla pila di Office 365 dell'organizzazione e gestire gli strumenti.
Selezione del software di gestione di Office 365
Scegli un team di selezione
Quando si sceglie un software di gestione di Office 365, è importante coinvolgere tutti gli stakeholder rilevanti che potrebbero utilizzare il prodotto per garantire che il software soddisfi le esigenze di tutti. Questo probabilmente include la gestione e il team IT che saranno responsabili di esprimere preoccupazioni tecniche sui prodotti.
Negoziazione
Dopo aver ristretto la scelta su un prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare la tariffa di licenza e il modello di prezzo del software, come se il venditore addebita una tariffa mensile o annuale fissa o, più comunemente, addebita una tariffa basata su quanti utenti utilizzerebbero il prodotto. Inoltre, l'acquirente può considerare di negoziare uno sconto in cambio di contratti pluriennali.
Decisione finale
Le parti coinvolte nel processo decisionale dovrebbero considerare se il software è facile da implementare, migliora l'efficienza operativa e consente un migliore monitoraggio dell'ambiente O365. È pragmatico esaminare i termini e le condizioni del supporto del prodotto e degli accordi di licenza o SLA per raggiungere gli obiettivi organizzativi entro il budget definito. È essenziale catturare e monitorare i rischi di implementazione e operativi e le opportunità di miglioramento in anticipo in modo che sia possibile modificare i piani quando necessario. Ogni volta che viene implementata una nuova tecnologia, è bene elaborare piani di back-out o alternative quando le ipotesi e i risultati cambiano. Deve essere garantito che la soluzione selezionata sarà adattabile ai requisiti futuri dell'azienda.
