Scopri di più su Software di creazione documenti
Che cos'è il software di creazione documenti?
Gli strumenti di creazione documenti basati su cloud possono essere condivisi, visualizzati e modificati con chiunque l'utente scelga di collaborare. Inoltre, gli strumenti includono impostazioni di privilegio di accesso in modo che solo gli utenti con permessi possano visualizzare determinati documenti. Gli strumenti basati su cloud forniscono anche agli utenti l'accesso ai documenti in qualsiasi momento e ovunque, a condizione di avere accesso a Internet. In alcuni casi, gli strumenti di creazione documenti consentono modifiche offline, anche se tali modifiche non verranno salvate fino a quando non si riacquista l'accesso a Internet, il che è particolarmente utile per i lavoratori che viaggiano e non possono accedere facilmente a Internet.
Oltre ai suoi vantaggi di accessibilità, il software di creazione documenti consente una migliore organizzazione. In molti casi, il software fornisce un repository per archiviare e gestire tutti i documenti creati. Tale repository esiste generalmente su un'unità che può essere facilmente condivisa con un team. Se un intero team ha accesso ai documenti creati, può localizzare più facilmente progetti specifici e collaborare meglio con i membri del team.
Vantaggi chiave del software di creazione documenti
- Fornisce una soluzione di collaborazione facile
- Configura facilmente le impostazioni per formalizzare standard di formattazione coerenti e garantire la privacy
- Facilita la condivisione e la gestione dei documenti archiviati
Perché utilizzare il software di creazione documenti?
Per le aziende, il principale vantaggio di una soluzione di creazione documenti è la collaborazione su progetti scritti o visivi. Il software di creazione documenti può semplificare notevolmente i progetti collaborativi, archiviando, organizzando e consentendo facilmente modifiche a qualsiasi documentazione relativa al progetto. Questo vantaggio può essere percepito sia in situazioni in cui più membri del team devono contribuire equamente a un progetto, sia quando un singolo documento richiede una seconda occhiata prima della pubblicazione.
Inoltre, il software di creazione documenti fornisce una soluzione senza interruzioni per gli scrittori. Prendiamo, ad esempio, scrittori freelance remoti o membri del team: piuttosto che inviare incessantemente via email pezzi di contenuto avanti e indietro, possono facilmente inviare il loro contenuto scritto su un'unità condivisa dell'azienda. Una volta che il contenuto esiste sull'unità, può essere facilmente condiviso con altri membri del team e manager, integrandosi senza problemi nei processi e nei flussi di lavoro esistenti.
Chi utilizza il software di creazione documenti?
I contenuti scritti e visivi sono ovunque, indipendentemente dal settore, quindi tutte le aziende e i liberi professionisti hanno un caso d'uso per il software di creazione documenti. Gli strumenti di creazione documenti sono più comunemente visti in settori che pubblicano o condividono contenuti, come marketing, media ed educazione. Inoltre, le società di servizi finanziari, gli studi legali e altre entità aziendali utilizzano tutti strumenti di creazione documenti per produrre documenti. Ad esempio, un originatore di prestiti potrebbe utilizzare un generatore di documenti per creare rapidamente e facilmente un contratto di prestito. L'aspetto collaborativo aiuta a connettere i team su singoli progetti, assiste con le conversioni di file e fornisce una soluzione di elaborazione testi facile, motivo per cui il software è popolare in tutti i settori.
Tipi di software di creazione documenti
Esistono un paio di diversi strumenti di creazione documenti disponibili:
Elaboratore di testi — Quando l'obiettivo è mettere parole sulla pagina, un elaboratore di testi è il tuo strumento di creazione documenti di riferimento. Che si tratti di un rapporto, un contratto o anche di appunti di brainstorming, gli elaboratori di testi forniscono una varietà di risorse per facilitare il processo di scrittura. Ad esempio, il conteggio delle parole e delle pagine, che sono caratteristiche comuni degli elaboratori di testi, aiutano l'utente a tenere traccia di qualsiasi obiettivo o parametro di compito che ha impostato.
Creatore/editor di PDF — Gli editor di PDF assistono nella creazione, modifica e conversione di PDF. Gli editor di PDF sono utili in situazioni in cui il testo deve essere redatto o quando è necessario rendere ricercabile il testo di un documento.
Caratteristiche del software di creazione documenti
Nonostante la loro apparente semplicità, il software di creazione documenti è dotato di funzionalità per semplificare il processo di digitazione dei documenti. La maggior parte dei prodotti nello spazio avrà le stesse funzionalità di base, ma molte soluzioni basate su cloud sono in grado di fornire funzionalità collaborative extra grazie alla loro natura sincronizzabile.
Elaboratore di testi — Tutte le soluzioni di creazione documenti fungono da elaboratore di testi. L'uso principale e di base di una soluzione di creazione documenti è consentire agli utenti di inserire, modificare e formattare il testo.
Controllo grammaticale e ortografico — La maggior parte delle soluzioni di creazione documenti fornisce un controllo grammaticale e ortografico integrato. Le parole che sono scritte in modo errato o utilizzate in modo errato in termini di grammatica vengono evidenziate in modo che gli utenti possano rivederle e apportare modifiche. I controlli grammaticali e ortografici spesso forniscono anche una correzione raccomandata che offre la potenziale ortografia o uso corretto di una parola.
Modificatori di font — Il software di creazione documenti può fornire dozzine di font preinstallati tra cui gli utenti possono scegliere. Per le soluzioni on-premises, gli utenti possono anche scaricare font online e utilizzarli all'interno del software dopo l'installazione. Gli utenti hanno anche la possibilità di mettere in grassetto, corsivo e sottolineare il testo, e alcune opzioni consentono anche di cambiare il colore del testo e evidenziare sezioni.
Salva e archivia — Gli utenti possono salvare e archiviare i loro documenti dall'interno del software di creazione documenti. Le soluzioni on-premises consentiranno agli utenti di nominare i loro documenti e decidere dove nel loro hard drive vogliono archiviare il documento. Le soluzioni basate su cloud spesso si integrano con un sistema di gestione dei contenuti per archiviare i documenti salvati. Tutti i documenti salvati possono essere riaperti in seguito in modo che gli utenti possano continuare a scrivere o modificarli.
Formattazione del documento — Gli strumenti di creazione documenti consentono agli utenti di cambiare tutti gli aspetti di un documento, inclusi margini, intestazioni e piè di pagina, spaziatura delle righe e rientri.
Modelli — I formati dei documenti possono essere salvati come modelli per un uso ripetuto. Molti strumenti di creazione documenti forniranno anche modelli predefiniti per documenti come curriculum, moduli legali, lettere e brochure.
Inserisci immagini — Gli strumenti di creazione documenti possono aggiungere immagini ai documenti da archiviazione locale salvata o dal cloud, a seconda della soluzione. Alcune soluzioni possono persino estrarre immagini come grafici o diagrammi da altri software come fogli di calcolo se sono fornite integrazioni.
Tipi di file — La maggior parte degli strumenti di creazione documenti consentirà agli utenti di salvare o scaricare i loro documenti come diversi tipi di file, inclusi PDF, file di testo semplice e file di testo arricchito.
Caratteristiche aggiuntive di creazione documenti
Modifica collaborativa — Poiché le soluzioni di creazione documenti basate su cloud possono sincronizzarsi tra dispositivi, la maggior parte consente a più utenti di modificare un documento contemporaneamente. Gli utenti possono visualizzare modifiche e aggiunte in tempo reale (e vedere chi le sta facendo). Le soluzioni basate su cloud consentono anche agli utenti di vedere chi sta visualizzando il documento in un dato momento, anche se non stanno apportando aggiunte al documento stesso.
Suggerisci modifiche — Le soluzioni basate su cloud consentiranno agli utenti di condividere documenti con altri in modo che possano correggere il loro lavoro. I correttori avranno l'opzione di suggerire modifiche invece di modificare direttamente il documento. Queste modifiche suggerite possono quindi essere approvate dal proprietario del documento o da chiunque il proprietario dia il permesso. Una volta approvate le modifiche, la modifica raccomandata viene quindi applicata al documento originale.
Condivisione — Mentre i documenti creati utilizzando soluzioni di creazione documenti on-premises dovranno essere allegati a un messaggio per condividerli, quelli realizzati con soluzioni basate su cloud possono semplicemente condividere un link che porta l'utente al documento. Il proprietario del documento può impostare permessi diversi per documento o utente, come solo visualizzazione o consentire ad altri di apportare modifiche.
Tendenze relative al software di creazione documenti
Man mano che gli strumenti di creazione documenti diventano più popolari all'interno di ambienti collaborativi, c'è più spazio per la trasformazione digitale:
Integrazione sociale — Molte soluzioni di creazione documenti offrono connessioni a siti web di social media, come Facebook e Twitter, che migliorano le funzionalità di collaborazione e archiviazione. Ad esempio, alcuni strumenti basati su cloud consentono agli utenti di condividere istantaneamente un file tramite social media.
Più piattaforme basate su cloud — Ci sono numerosi vantaggi nell'utilizzare uno strumento di creazione documenti basato su cloud, come la facilità di collaborazione, la responsabilità e la gestione dei progetti. Per questo motivo, sempre più persone sono interessate a utilizzare strumenti di creazione documenti basati su cloud. Man mano che le aziende reagiscono a questo cambiamento, le soluzioni basate su cloud stanno diventando più abbondanti e sviluppate.
Problemi potenziali con il software di creazione documenti
Potenzialmente costoso — Mentre alcuni computer verranno forniti con uno strumento di creazione documenti locale on-premises preinstallato, quelli che non lo fanno dovranno pagare per una licenza per una soluzione on-premises se ne vogliono una. Le soluzioni on-premises possono essere costose senza sconti come voucher o licenze gratuite tramite scuole, università o datori di lavoro. Mentre sono disponibili soluzioni di creazione documenti on-premises gratuite, le opzioni di marca che a volte sono richieste da scuole o luoghi di lavoro hanno un prezzo elevato.
Mentre le soluzioni di creazione documenti basate su cloud popolari offrono un prodotto base gratuito, le aziende che cercano uno spazio di archiviazione che possa ospitarle potrebbero dover pagare un extra. Mentre la possibilità di utilizzare il software di creazione documenti è di solito gratuita, lo spazio di archiviazione cloud associato richiesto può essere costoso.
Software e servizi correlati al software di creazione documenti
Ci sono diverse altre opzioni software disponibili che integrano gli strumenti di creazione documenti:
Software di fogli di calcolo — Simile al software di creazione documenti, il software di fogli di calcolo organizza, cataloga e mantiene i dati ma sotto forma di foglio di calcolo. I dati all'interno del foglio di calcolo possono quindi essere trasformati in grafici e diagrammi. Il software di fogli di calcolo offre anche funzionalità di collaborazione simili a quelle offerte nel software di creazione documenti.
Software di presentazione — Il software di presentazione consente agli utenti di creare presentazioni interattive basate su diapositive utilizzando modelli personalizzati o predefiniti. Simile agli strumenti di creazione documenti, il software di presentazione consente agli utenti di generare documenti visivi in modo collaborativo.
Suite per ufficio — Il software di creazione documenti a volte viene fornito in bundle con una suite più ampia di strumenti per ufficio che includerà anche software di presentazione e software di fogli di calcolo. Gli utenti beneficeranno del fatto che il software nella suite per ufficio integrata si integra tra loro, consentendo agli utenti di estrarre facilmente informazioni da uno all'altro. Ad esempio, uno strumento di creazione documenti che si integra con un software di fogli di calcolo può estrarre grafici e diagrammi da esso e aggiungerli a un documento di testo senza richiedere all'utente di lasciare il software.
Software di generazione documenti — Il software di generazione documenti è simile al software di creazione documenti, in quanto entrambi si occupano della creazione di documenti basati su testo. Tuttavia, il software di generazione documenti è utilizzato specificamente per documenti che richiedono che i dati vengano estratti da una fonte esterna e utilizzati per generare un modulo. Mentre gli strumenti di creazione documenti possono essere utilizzati in istanze non di routine, le aziende che richiedono un flusso di lavoro semplificato tra dati e creazione di moduli avrebbero le loro esigenze meglio soddisfatte con una soluzione di generazione documenti.
Software di editor PDF — Mentre gli strumenti di creazione documenti possono solitamente salvare un documento come PDF, pochi possono modificare i PDF stessi. Se gli utenti non hanno accesso a una versione non PDF di un documento, non saranno in grado di apportare modifiche ad esso utilizzando solo una soluzione di creazione documenti. Invece, gli utenti dovranno rivolgersi a un editor PDF se vogliono apportare modifiche a un file PDF.
