Le nuove tecnologie come il cloud hanno democratizzato il software di gestione dei progetti, rendendolo accessibile a tutti. Teoricamente, una vasta gamma di opzioni può essere vantaggiosa per gli acquirenti. Inoltre, un mercato competitivo significa che i fornitori cercano costantemente di superare i loro concorrenti migliorando i loro prodotti. Significa che non ci sono problemi nel mercato del software di gestione dei progetti? L'unico modo per scoprirlo è analizzare il feedback di oltre 30.000 recensori di soluzioni di gestione dei progetti.

Gli acquirenti hanno sentimenti contrastanti riguardo al software di gestione dei progetti

Ci sono centinaia di prodotti di software di gestione dei progetti, la maggior parte dei quali offre versioni gratuite o molto convenienti, per non parlare di molti altri strumenti che si concentrano sulla gestione "leggera" dei progetti (come il software di gestione delle attività)—ma questa tendenza non è del tutto positiva.

Il software più economico è solitamente meno robusto e fornisce funzionalità di base che la maggior parte degli utenti supera rapidamente. Di conseguenza, il 42% dei recensori di G2 ha menzionato di aver recentemente sostituito il software di gestione dei progetti cloud, e il 58% ha sostituito fogli di calcolo, sistemi vecchi o interni, e tutti i tipi di prodotti Google e Microsoft come calendari, documenti, persino email.

Oltre alle versioni ridotte della gestione dei progetti, sempre più fornitori offrono moduli come la gestione delle risorse, come prodotti separati. Suddividere la gestione dei progetti in componenti che possono essere utilizzati indipendentemente ha senso per le piccole aziende o i dipartimenti di aziende più grandi. Invece di acquistare e utilizzare un sistema completo di gestione dei progetti, i piccoli team possono scegliere solo i componenti di cui hanno bisogno.

La sfida in questo approccio è che diversi fornitori offrono strumenti separati che devono integrarsi per scambiare informazioni e migliorare la collaborazione. Questo può essere particolarmente dirompente per le aziende medie e grandi. La mancanza di un unico repository di dati porta a errori e lavoro duplicato, rendendo difficile tracciare i progetti in ogni fase del loro ciclo di vita. Inoltre, l'allocazione delle risorse e la collaborazione tra più team da diverse località possono essere difficili da gestire.

Per affrontare questi problemi, alcuni fornitori hanno sviluppato software complessi come la gestione dei progetti e del portafoglio (PPM), l'automazione dei servizi professionali (PSA), e l'ERP basato su progetti. Le grandi aziende utilizzano ancora questi tipi di software, ma le aziende di medie dimensioni non possono permetterseli e necessitano di alternative.

Ci sono anche nuove opzioni per la gestione dei progetti, che mirano ad espandere la portata del software a tutti o alla maggior parte dei dipendenti.

Un'altra alternativa al software standard di gestione dei progetti sono le soluzioni specifiche per settore. La gestione dei progetti verticali esiste da decenni ma si sta evolvendo per includere funzionalità di collaborazione e allinearsi con il concetto di gestione del lavoro descritto sopra. Il modo in cui questo tipo di software sta cambiando varia a seconda del settore. Molte soluzioni di gestione dei progetti per settori complessi, come l'architettura, l'ingegneria e la costruzione, sono ancora per lo più rigide, complicate e costose. D'altra parte, il software di gestione delle agenzie per le aziende di marketing è meno complesso e più agile per adattarsi rapidamente alle esigenze dei professionisti creativi.

C'è molta sovrapposizione funzionale tra tutte queste opzioni, rendendo difficile per gli acquirenti scegliere l'opzione migliore per le loro esigenze specifiche. Inoltre, gli acquirenti spesso devono scegliere tra la gestione dei progetti best-of-breed, che include tutte le funzionalità di cui hanno bisogno e strumenti separati che possono essere utilizzati insieme.

Per aiutare gli acquirenti a comprendere meglio i pro e i contro delle diverse opzioni, abbiamo analizzato oltre 30.000 recensioni di utenti reali che gli utenti del software di gestione dei progetti hanno pubblicato su G2. I risultati più importanti sono riassunti di seguito.

Cosa pensano gli acquirenti del software di gestione dei progetti

A prima vista, tutto è fantastico nel mercato del software di gestione dei progetti: alti livelli di soddisfazione e adozione, centinaia di alternative tra cui scegliere e molti nuovi prodotti consegnati nel cloud, rendendoli più convenienti e flessibili.

Una volta analizzati i dati per dimensione aziendale e settore, sono emerse alcune sfide significative, come la robustezza del software e i costi aggiuntivi richiesti per funzionalità avanzate. Alcuni dei benefici possono anche essere sfide:

• Troppa flessibilità può essere confusa per gli utenti inesperti
• L'alto numero di prodotti disponibili rende difficile per gli acquirenti confrontare e selezionare l'opzione migliore

Il software di gestione dei progetti soddisfa i requisiti degli utenti?

Gli utenti della gestione dei progetti sono soddisfatti e molto soddisfatti del loro software. L'80% degli intervistati ha dato punteggi di soddisfazione alti e massimi quando ha recensito il software di gestione dei progetti. G2 traccia la soddisfazione degli utenti chiedendo ai recensori di valutare il criterio Soddisfa i Requisiti su una scala da 1 a 7, dove 7 è il punteggio massimo. Analizzando i dati per dimensione aziendale, abbiamo notato che la soddisfazione varia per segmento, come mostrato di seguito.

Gli utenti delle piccole imprese hanno dato più punteggi massimi per Soddisfa i Requisiti e le valutazioni a stelle più alte (5 su 5) rispetto agli altri segmenti. Questo non è sorprendente poiché la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti, specialmente quelli nuovi, offrono funzionalità standard che sono più vantaggiose per le piccole imprese. È molto più efficiente lanciare un prodotto che fornisce funzionalità di base e svilupparlo ulteriormente a seconda dei requisiti dei clienti. La sfida con questa strategia è che crea un mercato gonfiato per le piccole imprese, mentre gli acquirenti del mercato medio devono investire in ulteriori sviluppi.

Infine, la soddisfazione degli utenti dipende dallo stadio di sviluppo di ciascun prodotto. Molti nuovi prodotti sono ancora limitati nelle funzionalità, mentre i prodotti vecchi non si sono completamente adattati alle nuove tecnologie come il cloud o il mobile. Poiché i prodotti vecchi tendono ad essere rigidi, aggiungere funzionalità di collaborazione è difficile. I nuovi prodotti facilitano la collaborazione ma non sempre includono funzionalità robuste per la gestione delle risorse, le dipendenze delle attività o l'analisi.

La necessità di funzionalità e servizi aggiuntivi ha un impatto diretto sul costo del software di gestione dei progetti.

Quanto costa la gestione dei progetti?

Per quanto riguarda i prezzi, la maggior parte dei recensori di G2 considera il software di gestione dei progetti ragionevolmente prezzato ma non sempre conveniente. La maggior parte degli intervistati ha dato punteggi di 4 e 5 per i prezzi, su una scala da 1 a 7 dove 1 è il meno costoso e 7 il più costoso.

Può sembrare sorprendente che gli utenti aziendali abbiano dato per lo più punteggi di 3 e 4, considerando che la gestione tradizionale dei progetti per le grandi aziende era piuttosto costosa. Questo può essere spiegato dal fatto che il modello di consegna cloud ha avuto un impatto positivo sui prezzi in tutti i segmenti aziendali, non solo per le piccole imprese.

La vera sorpresa è stata che 1 su 3 dei rispondenti del mercato medio considera il proprio software costoso o molto costoso dando punteggi tra 5 e 7. Il 40% degli utenti delle piccole imprese esprime la stessa preoccupazione. Questo è sorprendente perché il modello di consegna cloud è stato inizialmente sviluppato per le piccole e medie imprese che non potevano permettersi di investire in infrastrutture IT e personale qualificato.

Il costo e il livello di supporto per le funzionalità di gestione dei progetti sono alcuni dei fattori che influenzano l'adozione di questo tipo di software. Li abbiamo analizzati, e altri, di seguito.

Cosa influenza l'adozione del software di gestione dei progetti?

I livelli di adozione della gestione dei progetti sono distribuiti in modo uniforme—quasi il 30% dei recensori ha menzionato livelli di adozione inferiori al 50%, il 40% ha adottato tra il 50% e il 90%, e il 32% lavora per aziende che hanno adottato completamente il loro software di gestione dei progetti.

Come mostrato sopra, i livelli di adozione variano per dimensione aziendale, come segue:

• Le piccole aziende sono più propense a utilizzare completamente il software di gestione dei progetti (39,46%), e pochissimi utenti hanno menzionato bassi livelli di adozione (meno del 10% ha indicato un'adozione del 0-10%).
• Le aziende di grandi dimensioni hanno avuto la percentuale più bassa di adozione completa (17%), rispetto agli altri segmenti aziendali, e il tasso più alto (13,92%) del livello di adozione più basso (0-10%).
• I recensori del mercato medio hanno dato valutazioni miste per i livelli di adozione. Solo il 21,43% ha raggiunto l'adozione completa, e quasi il 13% ha raggiunto un livello di adozione inferiore al 10%.
• L'adozione varia anche per settore; mentre il 42% dei recensori del settore marketing e pubblicità ha menzionato l'adozione massima, il 100% di adozione è stato raggiunto solo dal 20% degli acquirenti del settore delle costruzioni e della sanità e dal 22% della produzione.

Gli acquirenti hanno menzionato una moltitudine di ragioni che hanno influenzato l'adozione, le più importanti sono:

• Il software è troppo complicato o troppo semplice: Il software vecchio è solitamente complesso e non molto user friendly. Molti nuovi strumenti tendono ad essere troppo basilari per le esigenze di alcuni utenti. Mentre la semplicità consente agli utenti di creare qualsiasi cosa, come flussi di lavoro personalizzati, i project manager devono farlo da zero, il che può richiedere molto tempo.
• Troppa o troppo poca informazione sui progetti, come notifiche e analisi: Alcuni recensori hanno menzionato di ricevere una quantità eccessiva di informazioni come notifiche email, mentre altri hanno dovuto personalizzare il loro software per ottenere i dettagli di cui avevano bisogno.
• Nuove o diverse funzionalità possono aiutare gli utenti ma anche confonderli: Diversi recensori hanno menzionato che le schede creano più problemi di quanti ne risolvano. Mentre l'uso delle schede può aiutare a visualizzare i progetti, l'uso di molte schede che non sono sempre correlate può essere controproducente.
• La formazione, la documentazione e il supporto possono essere limitati o insufficienti: Questo causa una curva di apprendimento piuttosto ripida, e alcuni utenti possono preferire utilizzare altri strumenti che sono più user friendly o semplicemente più familiari per loro.
• I modelli di licenza non sono sempre semplici: Con prezzi diversi per tipo di utente (admin, interno o esterno) e costi extra per utenti e funzionalità aggiuntive, può essere difficile per le aziende implementare il software in tutta l'azienda.

Tendenze nella gestione dei progetti

Il mercato del software di gestione dei progetti è cambiato radicalmente di recente, principalmente a causa dell'avvento di nuove tecnologie come il cloud e il mobile. Queste tecnologie flessibili e convenienti hanno permesso a molte piccole aziende di entrare nel mercato e hanno aiutato i fornitori tradizionali a modernizzare le loro soluzioni. Con più di 1000 prodotti elencati nelle categorie G2, la gestione dei progetti è uno dei mercati software più affollati, insieme a CRM e contabilità. Mentre un alto numero di opzioni è teoricamente vantaggioso per gli acquirenti, può anche creare confusione e rendere difficile scegliere il prodotto giusto.

Questa confusione danneggia anche i fornitori poiché molti di loro hanno difficoltà a differenziare la loro offerta da quella dei concorrenti. Per affrontare questa sfida, ci aspettiamo che i fornitori adottino alcuni approcci diversi:

• Specializzazione orizzontale attraverso funzionalità avanzate per la gestione delle risorse e del portafoglio, nonché pianificazione strategica
• Focus verticale combinando la gestione dei progetti con funzionalità specifiche per settore come la revisione e la gestione dei contenuti per team di marketing e agenzie
• Approccio generico con funzionalità standard per piccole imprese o piccoli team di aziende medie e grandi

Altre importanti tendenze nella gestione dei progetti sono descritte di seguito.

I benefici e le sfide della gestione dei progetti da remoto

La gestione dei progetti on-premises rendeva difficile per gli utenti lavorare da remoto. Il cloud consente ai project manager di lavorare da qualsiasi luogo con una connessione internet, e spesso offline. In teoria, questo significa che qualsiasi prodotto di gestione dei progetti cloud consente ai dipendenti di lavorare da remoto. In realtà, non tutti i prodotti sono creati uguali, e vari fattori possono rendere il lavoro da remoto più o meno efficace.

Innanzitutto, la funzionalità del software ha un impatto significativo sulla produttività dei suoi utenti, indipendentemente da dove lavorano.

Altri fattori importanti che influenzano la gestione dei progetti da remoto sono il modello di licenza del sistema e il livello di integrazione con altri software. Poiché le aziende lavorano con più appaltatori e freelancer, devono dare loro accesso al loro software proteggendo al contempo la loro proprietà intellettuale e i dati sensibili. Mentre la maggior parte dei fornitori di gestione dei progetti offre diversi livelli di accesso, i loro prezzi non sono sempre trasparenti e possono influenzare significativamente il costo totale del software.

L'integrazione è anche fondamentale per il lavoro da remoto perché la maggior parte dei project manager utilizza altri sistemi come il CRM o il software di contabilità. Sincronizzare i dati su più piattaforme è più facile nel cloud ma può ancora essere una sfida.

La gestione del lavoro mira a ridefinire il modo in cui lavoriamo

Quanti prodotti software usi al lavoro? Per non parlare di tutti i tipi di strumenti per il monitoraggio del tempo, la gestione dei flussi di lavoro o la gestione delle risorse. Secondo una ricerca di Blissfully, un'azienda con 35 dipendenti utilizza 102 app e ha sostituito il 63% delle sue app in soli due anni.

Fonte

Non sarebbe bello usarne solo uno? Forse pochi? I fornitori hanno già provato questo con l'ERP all-in-one, e non ha funzionato bene. L'ideale sarebbe avere una soluzione flessibile, non troppo costosa che chiunque possa usare, indipendentemente da cosa faccia e dove lavori. Inoltre, sempre più aziende (68% secondo PMI) stanno utilizzando appaltatori e project manager esternalizzati, che devono essere in grado di utilizzare il software fornito dall'azienda con cui lavorano.

È esattamente ciò che un nuovo tipo di software chiamato gestione del lavoro mira a fornire. Alcuni fornitori si riferiscono ad esso come work OS perché dovrebbe essere un sistema operativo per l'azienda. Questo può essere raggiunto fornendo un unico repository di dati e un sistema integrato che è abbastanza flessibile per configurazioni rapide e facili. I flussi di lavoro e i processi predefiniti dovrebbero anche essere facili da modificare per adattarsi a qualsiasi cambiamento nel modo in cui un'azienda gestisce il lavoro. Infine, la gestione del lavoro dovrebbe includere funzionalità complementari alla gestione dei progetti, come la gestione dei clienti, la fatturazione, la gestione delle spese, la gestione dei documenti e la collaborazione.

A differenza di sistemi più complessi come PPM, PSA o ERP basato su progetti, la gestione del lavoro non fornisce moduli contabili completi, funzionalità per la gestione del portafoglio progetti o HR e paghe. Pertanto, questo tipo di software deve ancora essere integrato con altre soluzioni come il software di contabilità, CRM e suite HR.

La collaborazione è di tendenza ma aiuta sempre?

La gestione dei progetti è collaborativa per natura. Se puoi fare tutto da solo, non hai bisogno della gestione dei progetti. Detto questo, le funzionalità tradizionali di gestione dei progetti per la collaborazione sono state rigide e difficili da usare. Per decenni, la collaborazione era sinonimo di assegnare compiti e tracciare il loro stato. Dare e ricevere feedback o condividere documenti richiedeva spesso software diversi dalla gestione dei progetti. Le peggiori opzioni utilizzate per questi scopi erano gli strumenti di trasferimento file FTP, email e fogli di calcolo. Nel migliore dei casi, le aziende utilizzavano software di gestione dei documenti, strumenti di chat o strumenti di collaborazione di team. In ogni caso, i project manager devono utilizzare più strumenti per gestire e collaborare sui progetti.

Per affrontare questa sfida, alcuni fornitori hanno cercato di combinare le funzionalità tradizionali di gestione dei progetti e la funzionalità di collaborazione. Questi prodotti sono noti come software di collaborazione nei progetti e possono variare significativamente in ambito e set di funzionalità. Hanno tutti in comune il fatto che si concentrano più sulla collaborazione che sulla gestione dei progetti. Mentre questo è vantaggioso per i project manager occasionali come i team creativi, non coprono le esigenze degli utenti avanzati nelle grandi aziende o nelle industrie basate su progetti come l'architettura, l'ingegneria e la costruzione.

Troppa flessibilità non è sempre ottima

Tutti vogliamo software flessibili, ma troppa configurazione può rendere una soluzione più difficile da usare, non più facile. Se sei abbastanza vecchio da ricordare i giorni in cui gli amministratori ERP personalizzavano pesantemente il software, capirai cosa intendo. Mentre il software di gestione dei progetti non è complicato come l'ERP, uno dei suoi principali benefici è che offre un modo strutturato per definire e tracciare il lavoro. Quando gli utenti possono creare una struttura completamente nuova, alcuni possono essere molto creativi mentre altri possono essere sopraffatti da un software "tabula rasa".

La maggior parte degli utenti potrebbe non preoccuparsi molto di PMI e degli standard di gestione dei progetti, ma gli amministratori e i project manager dovrebbero. Coloro che vogliono solo definire e tracciare i compiti e non amano i fogli di calcolo possono utilizzare il software di gestione delle attività. Gli utenti regolari non devono preoccuparsi di regole, flussi di lavoro o allocazione delle risorse. Gli amministratori devono definire e implementare una logica aziendale che sia coerente con la strategia dell'azienda. Il software di gestione dei progetti robusto fornisce modelli di progetto e flussi di lavoro con regole predefinite che possono essere personalizzate in base alle esigenze dell'azienda.

Il recensore di G2, Ryan R, fondatore, marketing e pubblicità, ha menzionato questa sfida dicendo che non gli piace “la facilità di rendere il progetto troppo complesso“ (Utente nella gestione delle organizzazioni non profit) o che “puoi fare praticamente qualsiasi cosa - ma questo è quasi un problema. Non è davvero impostato - fuori dalla scatola - per nessuna funzione.”

Principali fornitori nel mercato della gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti è evoluto enormemente negli ultimi decenni. La maggior parte dei fornitori non esisteva nemmeno prima del 2000. Ad esempio, Asana è stata fondata nel 2008 e monday.com nel 2012. Dei principali attori nel mercato globale del software aziendale come IBM, Infor, Intuit, Sage o SAP, solo Microsoft e Oracle hanno prodotti tra i primi 5 prodotti di gestione dei progetti basati sulle recensioni degli utenti di G2.

Inoltre, c'è una chiara differenziazione tra i prodotti che si concentrano su funzionalità standard per i progetti (gestione delle attività, gestione delle risorse, collaborazione nei progetti) e funzionalità avanzate (gestione del portafoglio e automazione dei servizi professionali). Come mostrato di seguito, i primi 5 prodotti sono completamente diversi per la gestione standard dei progetti (a sinistra) e i progetti avanzati (a destra).

Non ci aspettiamo di vedere grandi cambiamenti in questi mercati nel breve termine, tranne forse per alcune grandi acquisizioni. Gli accordi recenti includono l'acquisizione di Targetprocess da parte di Apptio (a febbraio 2021) e Workfront da parte di Adobe (a novembre 2020). Inoltre, i principali fornitori di software di gestione dei progetti standard svilupperanno nuove funzionalità avanzate e competeranno con i fornitori di PPM e PSA.