Qui utilise le logiciel de gestion de cabinet médical ?
Prestataires de soins de santé : Les prestataires de soins de santé peuvent utiliser le logiciel de gestion de cabinet médical pour communiquer avec les patients via des messages sécurisés, ajouter des notes post-visite, suivre les médicaments et les problèmes médicaux des patients, et surveiller le parcours du patient.
Personnel de bureau médical : Le personnel de soutien de santé et les gestionnaires de cabinet médical peuvent utiliser la solution pour gérer les rendez-vous, les prescriptions, les notes et autres données liées aux patients. Il devrait y avoir une option pour créer et maintenir un profil patient complet et détaillé qui peut être utilisé pour les suivis et la communication.
Patients : Les patients peuvent utiliser le logiciel de gestion de cabinet médical pour jouer un rôle actif dans leur parcours de soins de santé et leur bien-être général, y compris envoyer des messages à leur équipe de soins, planifier des rendez-vous, consulter les résultats de tests et mettre à jour leurs informations personnelles.
Ressources humaines de santé : Les départements des ressources humaines de santé doivent relever les défis de conformité avec des outils qui offrent des méthodes rationalisées et traçables pour surveiller les résultats cliniques et la conformité. Un logiciel de gestion de cabinet médical peut aider à réduire la charge administrative, centraliser les matériaux et améliorer le suivi des données.
Logiciels liés au logiciel de gestion de cabinet médical
Logiciel de planification du personnel médical : Le logiciel de planification du personnel médical garantit que les horaires du personnel médical sont maintenus, correctement générés et équitablement distribués. Le logiciel de planification du personnel médical est exclusivement interne et peut exister comme un outil autonome ou comme une offre de la solution globale de gestion de cabinet médical.
Logiciel de planification des patients : Les patients peuvent utiliser le logiciel de planification des patients pour demander et planifier des rendez-vous avec leur médecin ou docteur. Les organisations de santé utilisent le logiciel de planification des patients pour améliorer l'expérience du patient ainsi que pour alléger le fardeau de la prise manuelle des demandes de rendez-vous des patients. Le logiciel de planification des patients s'intègre avec les solutions de gestion de cabinet médical qui n'offrent pas de créateur de rendez-vous pour les patients.
Logiciel de facturation médicale : Les hôpitaux, cliniques et cabinets utilisent le logiciel de facturation médicale pour créer et envoyer des factures pour les services de santé rendus. Bien que le logiciel de facturation médicale puisse et existe en tant qu'outil en dehors de la gestion du cycle de revenus et des solutions de gestion de cabinet médical, il doit s'intégrer avec ces dernières pour accéder à sa base de données de patients.
Logiciel de gestion du cycle de revenus : Avec le logiciel de gestion du cycle de revenus, les organisations de santé peuvent suivre efficacement le cycle financier complet de leurs patients. Le logiciel de gestion du cycle de revenus unifie les aspects commerciaux et cliniques des soins de santé, il bénéficierait donc des référentiels centralisés créés et maintenus par les systèmes de gestion de cabinet médical.
Logiciel d'accréditation des soins de santé : Bien que certaines solutions de gestion de cabinet médical fournissent un module d'accréditation, le logiciel d'accréditation des soins de santé existe spécifiquement pour prendre en charge le processus de vérification et de validation des informations d'assurance des patients.
Logiciel de gestion de la relation patient (PRM) : Le logiciel de gestion de la relation patient, également connu sous le nom de CRM de santé, agrège les données des patients à partir de toute base de données à laquelle il peut se connecter. L'intégration avec le référentiel de patients d'une solution de gestion de cabinet médical renforcera la base de données du PRM et son efficacité à favoriser des relations productives entre le patient et le médecin.
Logiciel de gestion de l'utilisation : Le logiciel de gestion de l'utilisation aide les organisations de santé à minimiser les procédures, diagnostics et traitements inutiles, réduisant ainsi les dépenses. La gestion de l'utilisation et les solutions de gestion de cabinet médical doivent s'intégrer avec les DSE pour être aussi efficaces que possible. Le logiciel de gestion de l'utilisation automatise les approbations des services médicaux, ce qui conduit directement à des avantages dans la planification du personnel et les soins aux patients.
Logiciel de messagerie conforme à la HIPAA : La plupart des communications qu'une organisation de santé a avec ses patients doivent respecter la HIPAA, c'est là que le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA entre en jeu. Le logiciel de gestion de cabinet médical rationalise le flux de communication et bénéficie d'un outil conçu pour respecter la HIPAA lors de l'envoi de textos ou d'e-mails.
Défis avec le logiciel de gestion de cabinet médical
Manque de niveaux d'accès : Tous les membres du personnel médical (ne devraient pas) avoir les mêmes niveaux d'accès lorsqu'il s'agit d'accéder et de partager des données sensibles des patients. Le logiciel de gestion de cabinet médical devrait prendre en charge la création et l'application de différents niveaux d'accès.
Non-conformité : L'un des avantages du logiciel de gestion de cabinet médical est sa capacité à automatiser les mesures de conformité actuelles. Cependant, si le logiciel est incapable de surveiller les mises à jour des réglementations de conformité ou de mettre en place des flux de travail pour maintenir le cabinet en conformité, alors il crée plus de vulnérabilités et de risques pour l'organisation de santé. Les organisations de santé doivent adopter une approche proactive en matière de sécurité et de conformité.
Navigation difficile dans la base de données : Bien que la création d'une base de données centralisée d'informations sur les patients ou d'inventaire des installations soit utile, ce référentiel n'est utile que si une fonction de recherche fonctionne. Les utilisateurs devraient tester la solution pour s'assurer que la fonctionnalité de recherche est facile à naviguer et augmente la productivité clinique.
Manque d'interopérabilité : L'intégration rationalisée avec des logiciels médicaux autonomes, tels que les DSE ou les logiciels de télémédecine, est essentielle à l'efficacité du logiciel de gestion de cabinet médical. Si le logiciel choisi ne communique pas bien avec d'autres solutions ou réseaux existants, alors la solution de gestion de cabinet n'en vaut pas l'investissement. Le logiciel devrait réduire la fatigue administrative et augmenter l'efficacité du cabinet.
Manque de support du fournisseur : Le logiciel de gestion de cabinet médical est conçu pour automatiser les tâches administratives et simplifier constamment le flux de travail administratif. Les utilisateurs devraient pouvoir se tourner vers le fournisseur de logiciels pour obtenir un support client chaque fois qu'ils rencontrent des problèmes ou des dépannages.
Tendances du logiciel de gestion de cabinet médical
La technologie moderne impacte enfin l'industrie de la santé et ses approches des exigences technologiques "agréables à avoir" et "indispensables". Améliorer l'expérience du patient est au premier plan des soins de santé depuis quelques années maintenant, et son influence est claire dans l'évolution des portails patients, des applications médicales et d'autres formes d'engagement des patients. Mais quelles autres tendances impactent le monde du logiciel de gestion de cabinet médical ?
Cybersécurité : Les violations de la sécurité des données et les cyberattaques ont directement impacté l'industrie de la santé. Plus de précautions et de mesures délibérées sont prises pour protéger les informations des patients et tout matériel ou logiciel qui fait fonctionner un hôpital ou un cabinet. Les logiciels de santé, en général, adaptent leurs fonctionnalités et renforcent toutes les fonctionnalités liées à la sécurité, donc les fournisseurs de logiciels de gestion de cabinet médical ne font pas exception.
Intelligence artificielle (IA) : Les avancées en IA ou apprentissage automatique (ML) ont le potentiel d'automatiser et de rationaliser davantage les processus quotidiens. Par exemple, les modèles de formulaires et de chartes sont déjà des fonctionnalités courantes des logiciels de gestion de cabinet médical, mais l'IA peut aller plus loin et commencer à remplir automatiquement le contenu des modèles en fonction du langage récurrent. L'IA peut également aider au traitement des données, optimiser les résultats cliniques et incorporer des algorithmes prédictifs dans les tâches cliniques et administratives.
Santé de la population : Créer un référentiel centralisé d'informations sur les patients facilite la génération de rapports sur les tendances des maladies, des traitements et de la santé globale des patients. L'intégration transparente entre les DSE et le logiciel de gestion de cabinet médical capture des tendances précises dans la santé des patients. La précision dans la traduction de ce type de données patients peut conduire à de meilleures options de traitement et à des offres de soins basées sur la valeur, ce qui peut réduire davantage les coûts généraux ou la pression inutile sur les ressources humaines ou physiques.
Réconciliation de plusieurs pratiques : Un cabinet médical n'est pas nécessairement une seule installation. Ajoutez la télémédecine, et le cabinet peut très bien nécessiter plusieurs solutions pour suivre toutes les données entrantes. Le logiciel de gestion de cabinet médical basé sur le cloud facilite le stockage et le partage de la documentation clinique. Utiliser le logiciel pour promouvoir la réconciliation et la continuité entre les pratiques est l'étape logique suivante.
Comment acheter un logiciel de gestion de cabinet médical
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion de cabinet médical
Il y a de nombreux problèmes à considérer lors du choix d'un logiciel de gestion de cabinet médical. Il y a souvent des besoins uniques à prendre en compte lors de l'évaluation du logiciel à acheter : taille et nombre de membres de l'équipe, processus d'intégration, coût du logiciel, options de support client du fournisseur, compatibilité mobile et personnalisation en font partie. Les acheteurs doivent déterminer quel ensemble de fonctionnalités aidera les utilisateurs à être plus efficaces et à répondre aux besoins du processus de gestion des réclamations.
Comparer les produits de logiciel de gestion de cabinet médical
Créer une liste longue
Une liste initiale de solutions potentielles de gestion de cabinet médical devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de fonctionnalités de base. À ce stade, les acheteurs devraient viser à avoir une idée des options qui répondent à leurs besoins essentiels.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit en détail pour déterminer s'il semble répondre aux besoins des prestataires de soins de santé intéressés par l'achat de ce logiciel. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si des fonctionnalités supplémentaires apporteraient plus de valeur, d'efficacité et de conformité. La scalabilité est particulièrement importante, tout comme la détermination si de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées à l'avenir, telles que plus d'utilisateurs ou plus de cours.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations sont une excellente occasion pour les acheteurs de voir comment fonctionne le logiciel. Seuls les fournisseurs présélectionnés devraient être invités à démontrer leurs solutions. Les démonstrations devraient être effectuées en direct, en utilisant le système, et non à travers des diaporamas et des captures d'écran. Tous les fournisseurs devraient suivre un scénario prédéterminé qui simule les processus commerciaux de l'acheteur. Les acheteurs devraient demander à voir une présentation du point de vue de tous les utilisateurs pour comprendre comment l'interface se présente pour les deux côtés et s'assurer qu'elle est conviviale pour tout le monde.
Lors de la réduction de la liste des fournisseurs, les acheteurs devraient envisager de poser des questions telles que :
Sélection du logiciel de gestion de cabinet médical
Choisir une équipe de sélection
Pour choisir une équipe de sélection, les décideurs doivent impliquer des experts en la matière de toutes les équipes qui utiliseront le système. Pour toute organisation, cela impliquera probablement des praticiens de santé, des gestionnaires de bureau, des membres du personnel et des employés de gestion des réclamations. Un administrateur informatique devrait également être présent pour peser les préoccupations techniques concernant les produits. L'équipe de sélection devrait être une représentation des personnes qui utiliseront le système.
Négociation
Après avoir ciblé le produit préféré, il est temps de négocier un package de tarification. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, par exemple si le vendeur facture un tarif mensuel fixe ou, plus communément, facture des frais basés sur le nombre de sièges utilisateurs dont l'acheteur a besoin. Les acheteurs devraient également noter s'ils peuvent négocier pour ajouter plus de sièges utilisateurs à un package qui répondrait autrement à leurs besoins. Ils pourraient également envisager de négocier une réduction en échange de la signature d'un contrat pluriannuel.
Décision finale
La décision finale devrait revenir aux principaux utilisateurs du logiciel, tels que les médecins, les infirmières, les gestionnaires de bureau et les membres du personnel. Toutes les parties devraient considérer si le logiciel est facile à utiliser, facile à mettre en œuvre, améliore l'efficacité opérationnelle et permet une meilleure expérience patient.