Más Información Sobre Software de gestión de almacenes
¿Qué es el Software de Gestión de Almacenes?
El software de gestión de almacenes (WMS) se utiliza principalmente para proporcionar visibilidad del inventario de una organización. Los usuarios deben considerarlo como una forma de monitorear, rastrear y optimizar la eficiencia de cómo se almacena, gestiona y envía el inventario. El WMS proporciona estas características de gestión de inventario principalmente al estar vinculado a características de seguimiento de códigos de barras. Normalmente, las empresas etiquetan los artículos con códigos de barras, lo que les proporciona visibilidad total de ese artículo en particular. Esta tecnología se vincula luego al WMS. Esto es extremadamente beneficioso para las empresas porque cuando se escanea el artículo, proporciona visibilidad sobre la cantidad de stock restante, la ubicación de un artículo en el almacén, así como el estado de envío del artículo. En este sentido, el código de barras es el factor clave que permite que los sistemas de gestión de almacenes sean tan efectivos como lo son.
Además de monitorear y optimizar el inventario del almacén, el WMS también puede gestionar las operaciones de la cadena de suministro desde el fabricante hasta el almacén. Esto proporciona más visibilidad sobre cuándo llegan los envíos y cómo almacenar esos envíos de la manera más eficiente posible.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Almacenes Existen?
WMS integrado en ERP
A veces, los sistemas de gestión de almacenes pueden estar empaquetados en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Aunque puede que no tenga tanta funcionalidad como un producto independiente, definitivamente proporcionará un amplio alcance de otros procesos empresariales. Si es importante tener un sistema que alinee el sistema de gestión de almacenes con recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y fabricación, entonces los compradores podrían optar por un producto que esté incluido en un sistema ERP.
WMS independiente
Los sistemas de gestión de almacenes independientes se venden como un producto especializado que no ofrece ninguna funcionalidad adicional de la cadena de suministro. Se centrará específicamente en la gestión de inventario y las operaciones del almacén. Esta sería una elección ideal para una empresa que no busca un software que se expanda más allá del alcance de la gestión de almacenes.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Almacenes?
Las siguientes son algunas de las características principales que se encuentran típicamente en un WMS:
Control de inventario: Las características de control de inventario permiten a los gerentes de almacén monitorear los niveles de inventario en tiempo real. Esto permite a los gerentes monitorear si su inventario está sobrestockeado o substockeado, lo que puede indicar si la empresa está desperdiciando dinero en ciertos productos que no se están comprando.
Diseño del almacén: El diseño del almacén permite a los usuarios identificar productos por peso o tamaño para que las empresas puedan almacenar artículos en ubicaciones que hagan que el movimiento sea más eficiente alrededor del almacén. Si los datos de ventas indican que un producto en particular se está vendiendo rápidamente, los gerentes de almacén pueden asegurarse de que el producto esté almacenado en una ubicación óptima para los tiempos de envío más rápidos.
Monitoreo de cumplimiento: Las características de monitoreo de cumplimiento permiten a los usuarios rastrear, gestionar y analizar los tiempos de cumplimiento de sus productos. Al sincronizar etiquetas RFID que están en cada producto, los usuarios pueden rastrear y localizar cada artículo para ver si llegaron a su destino final a tiempo.
Gestión laboral: Las herramientas de gestión laboral permiten a los gerentes de almacén monitorear el rendimiento de los trabajadores dentro del software. El software puede ayudar a indicar si los trabajadores están rindiendo por encima o por debajo de los estándares.
Modelado de almacén: El modelado de almacén permite a los usuarios simular un cambio en el flujo de trabajo del almacén y proporcionar métricas de eficiencia. Esta es una excelente manera de probar cambios antes de que se implementen. Dentro de la característica, el modelado de almacén incluso recomendará proactivamente optimizaciones para que los gerentes de almacén sepan cómo cambiar los flujos de trabajo para maximizar la eficiencia.
Otras características: Integraciones contables, Portales de clientes, eCommerce, Procurement, Informes de historial de stock, Visualización, Rendimiento de los trabajadores
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Almacenes?
El WMS puede mejorar drásticamente la eficiencia del seguimiento y monitoreo del inventario a medida que se mueve por el almacén. Como resultado de un mejor seguimiento y planificación del inventario, los usuarios harán que procesos como la recepción, selección y almacenamiento de productos sean más rápidos y precisos. Estos procesos mejorados resultarán en más envíos saliendo a tiempo y clientes recibiendo sus pedidos más rápidamente.
Satisfacer las demandas de los clientes: El tiempo de envío es extremadamente importante para el comprador promedio en línea. Con sitios de comercio electrónico masivos estableciendo el estándar con envíos en dos días o menos, otras tiendas de comercio electrónico en línea deben ofrecer lo mismo para mantenerse competitivas. Maximizar la eficiencia del inventario con un sistema de gestión de almacenes permitirá a la empresa enviar más envíos a tiempo y satisfacer las crecientes demandas de los clientes.
Ahorrar dinero: Los sistemas de gestión de almacenes ayudan a las empresas con procesos como la previsión de la demanda. Al monitorear cuánto inventario queda de un producto determinado, las empresas pueden determinar si necesitan ralentizar o aumentar la producción de ese producto. Usar datos históricos para desarrollar una estimación de la demanda esperada del cliente ahorrará dinero a la empresa.
Mejor gestión laboral: El WMS puede mejorar drásticamente el proceso de incorporación de nuevos trabajadores, así como la eficiencia de los trabajadores veteranos del almacén. Algunas características de gestión laboral que se encuentran típicamente en un WMS incluyen la gestión del rendimiento de los trabajadores, la previsión laboral, la gestión de KPI y la optimización de horarios. Hay características que permiten a las empresas establecer objetivos para sus trabajadores, lo que les proporcionará métricas específicas para alcanzar. Esto puede ser excelente para compensar a los trabajadores en función del rendimiento. Por el contrario, también hay excelentes características de optimización de horarios que proporcionan horarios y tareas diarias a los trabajadores del almacén. Esto les permite mantenerse siempre en el camino y no estar inactivos en el almacén.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Almacenes?
Gerente de almacén: El WMS permite a los gerentes de almacén facilitar la planificación de tareas diarias, la gestión del personal, la incorporación de nuevos empleados y otras características organizativas que hacen más sencillo gestionar la eficiencia de su equipo.
Gerente de centro de distribución: Los gerentes de centros de distribución son responsables del inventario, el envío y la recepción de stock. El WMS ayuda a los gerentes de centros de distribución con información sobre los niveles de stock de inventario y el paradero de los envíos entrantes y salientes.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Gestión de Almacenes?
Aquí hay una lista de alternativas de gestión de almacenes que pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de control de inventario: Para compradores que buscan solo gestionar el inventario entrante y el stock actual, el software de control de inventario es una buena opción. El software de control de inventario se centra principalmente en el seguimiento de productos, materias primas, así como en la previsión de la demanda. Está más preocupado por el inventario actual y cómo se puede utilizar para satisfacer la demanda del cliente. Sin embargo, el WMS es adecuado para compradores que desean un producto que abarque más aspectos de la gestión de un almacén, incluida la gestión laboral y la logística de salida.
Sistemas ERP: Los sistemas ERP son sistemas completos e integrados que gestionan todos los aspectos de una empresa de producción o distribución, alineando la gestión financiera, los recursos humanos, la gestión de la cadena de suministro y la fabricación o distribución con la función principal de contabilidad. Los sistemas ERP generalmente tienen sus propias capacidades de gestión de almacenes, pero suelen ser limitadas en funcionalidad. Si el comprador necesita un sistema más completo para gestionar otros aspectos del negocio, entonces un ERP podría ser el camino a seguir.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Almacenes
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con WMS incluyen:
Sistemas ERP: Integrar WMS con un sistema ERP es clave para maximizar su potencial. La integración entre estos dos sistemas permitirá a los gerentes ver todos los datos relacionados con la fabricación, la cadena de suministro y el envío en un solo lugar. Esto conducirá en última instancia a una mayor visibilidad de cómo están conectados los procesos empresariales.
Software de contabilidad: Integrar WMS con software de contabilidad permitirá a los usuarios presentar con precisión el inventario en los informes financieros. Documentos importantes como las declaraciones de impuestos pueden reflejar con precisión el valor del inventario. Si los activos declarados del almacén no coinciden con la contabilidad, entonces la empresa puede ser auditada. La mejor manera de mantener la integridad financiera del almacén es integrando el sistema de gestión de almacenes con el software de contabilidad.
Plataformas de comercio electrónico: Integrar el sistema de gestión de almacenes con la plataforma de comercio electrónico es fundamental para llevar un seguimiento del inventario. Sin integrar estas dos soluciones, los gerentes deben rastrear manualmente los pedidos en su plataforma de comercio electrónico y luego ajustar el stock en una hoja de cálculo. Por el contrario, cuando estos dos están integrados, cada venta que se realiza en línea se reflejará automáticamente en el WMS. El resultado es más visibilidad y precisión, lo que se traducirá en menos errores de inventario.
Desafíos con el Software de Gestión de Almacenes
Implementación: El mayor desafío con WMS es la implementación. La razón de esto es que no hay estandarización en cómo utilizar un sistema de gestión de almacenes. Mientras que un negocio de comercio electrónico en línea puede gestionar el inventario de una manera, un concesionario de automóviles o una empresa de fabricación de procesos puede gestionarlo de una manera completamente diferente. Estas empresas tendrán diferentes procesos en distribución, requisitos de cumplimiento minorista y envío. Esto requiere que las empresas adapten el WMS a sus necesidades.
Desafíos de integración: Otro desafío con la implementación de un WMS puede ser la integración del software en toda la cadena de suministro. Dependiendo del nivel de conexión, algunas empresas pueden querer integrar su sistema de gestión de almacenes junto con el software de visibilidad de la cadena de suministro o el software de planificación de la cadena de suministro. Esto puede resultar desafiante para cualquier empresa.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Gestión de Almacenes?
Empresas de comercio electrónico: Un WMS permite a las empresas de comercio electrónico vincular las compras de su tienda en línea directamente con su inventario. De esta manera, si un cliente realiza una compra, se refleja automáticamente en su conteo de stock. Esto permite a las empresas de comercio electrónico determinar con precisión el nivel de stock y señala si necesitan reabastecerse.
Empresas manufactureras: Las operaciones de fabricación a menudo incluyen un híbrido de bienes prefabricados y bienes recién creados para hacer un producto final. Esto hace que la gestión del inventario para los fabricantes sea un poco más difícil, ya que a menudo ciertas partes dependen de otras partes para combinarse y hacer un producto terminado. Como tal, es crítico que los fabricantes tengan una buena lectura de los niveles de inventario para asegurar que la producción pueda funcionar sin problemas.
Empresas de alimentos y bebidas: Un WMS es una necesidad para las empresas de alimentos y bebidas, ya que estas empresas necesitan asegurarse de que su inventario siempre se mantenga fresco. Estos productos deben ser entregados y enviados a tiempo para asegurar que no se echen a perder en el camino hacia el cliente. Esto puede incluir tiendas de comestibles, así como distribuidores mayoristas de alimentos.
Cómo Comprar Software de Gestión de Almacenes
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Almacenes:
La recolección de requisitos para un WMS es absolutamente crítica para asegurar que la empresa esté implementando un producto que cumpla con todas sus necesidades. Mientras que algunos WMS tendrán una lista completa de características con características como gestión laboral y gestión del rendimiento, estas soluciones son generalmente más caras. Para los compradores que desean la funcionalidad básica de un sistema de gestión de almacenes, solo las características principales como la gestión de inventario, la recepción, la selección y el envío son esenciales. Estas soluciones pueden ser menos costosas y cubrir todos los requisitos, en lugar de una solución que cubra todas las campanas y silbatos.
Comparar Productos de Software de Gestión de Almacenes
Crear una lista larga
Las listas largas se crean eliminando opciones de software que no proporcionan funcionalidad crítica. Para hacer una lista larga para un WMS, un comprador debe observar las siguientes funcionalidades y determinar qué productos proporcionan la funcionalidad necesaria
- Almacenamiento
- Recepción
- Configuración de patio y citas
- Gestión de activos
- Gestión de inventario
- Control de calidad
- Selección
- Empaque
- Envío
- Gestión del rendimiento
- Slotting integrado de WMS
- Alertas
- Auditorías
- Gestión laboral
Crear una lista corta
Una vez que un comprador ha reducido su lista a partir de la funcionalidad anterior, es importante obtener requisitos aún más específicos. Por ejemplo, si una empresa está en la industria de alimentos y bebidas, debe asegurarse de que haya funcionalidad para la cadena de frío, lo que podría requerir capacidades únicas de WMS. Si una empresa está en la industria manufacturera, podría querer asegurarse de que el software se integre con su ERP.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una de las etapas más importantes en el proceso de compra. Esto permite a un comprador asistir a una demostración real del producto y ver si el producto cumple con todos los requisitos necesarios. Para asegurarse de que la demostración se desarrolle sin problemas, asegúrese de que el proveedor tenga todos los requisitos de antemano para que pueda mostrar sus características adecuadamente.
Selección de Software de Gestión de Almacenes
Elegir un equipo de selección
Es importante tener la opinión de las personas que realmente usarán este software antes de realizar una compra de software tan importante. Como tal, es importante crear un equipo de selección de tres a ocho personas para la compra de un WMS. Primero, las empresas deben obtener la opinión del equipo de TI que se ocupa de la tecnología detrás de las transacciones de control de inventario y la tecnología de escaneo actual en el almacén. Pueden asegurarse de que el WMS pueda integrarse con esta tecnología. En segundo lugar, deben consultar a los gerentes de almacén para asegurarse de que el software tenga los requisitos que buscan, como la gestión laboral y la incorporación. Por último, es importante tener a cualquier otro líder de equipo relevante en el equipo de selección; estos son los miembros del equipo que son responsables de los movimientos de inventario y el control de inventario.
Negociación
Cuando se trata de la etapa de negociación, los compradores deben considerar los costos de implementación y capacitación. Una vez que un comprador se asegura de que se cumplan todos los demás requisitos, la última etapa es asegurarse de que los trabajadores sean capacitados adecuadamente en el nuevo software. Esto debe incluirse en el precio del software, especialmente si es un costo de ingresos recurrentes.
Decisión final
Después de que se lleva a cabo la etapa de negociación, la decisión final requiere la aceptación de todos en el equipo de selección. Es importante que todos estén en la misma página para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos y que la decisión final sea apoyada por todos los involucrados.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gestión de Almacenes?
El WMS generalmente se divide en dos modelos de precios diferentes: esto es ya sea una licencia perpetua o un modelo de suscripción. A continuación se presentan las diferencias clave entre los dos:
Soluciones locales: Una licencia perpetua es a menudo un pago único por una solución local. Este tipo de solución se está volviendo menos común entre la mayoría de los proveedores de software, ya que los modelos de suscripción están tomando el control, sin embargo, para algunas empresas, una solución local puede tener sentido.
Las soluciones locales generalmente no requieren una conexión a Internet. Además, los usuarios con una solución local controlan todos los datos dentro de ella. Esto incluye información confidencial de los empleados y otros datos sensibles. Otra ventaja importante puede incluir más personalización del producto. Si un WMS es una compra única, un comprador generalmente se asegura de que el producto esté configurado para satisfacer sus necesidades y pueda adaptarse como tal. Esto es generalmente menos común entre los productos en la nube.
Software como servicio (SaaS) y soluciones en la nube: Los productos en la nube a menudo operan bajo un modelo SaaS y se ejecutan a través de Internet (en la nube). Estos generalmente se venden como una suscripción y requieren un pago recurrente, más a menudo como pagos mensuales o anuales.
Una de las grandes ventajas de los sistemas en la nube es que generalmente proporcionan más innovación tecnológica continua. Una vez que se vende el producto, el comprador se beneficia de mejoras constantes del proveedor. Esto permite a los compradores mantenerse al día con nuevas características que pueden estar dando forma al mercado. Otra ventaja es que no hay una inversión inicial masiva. Esto permite a los compradores probar un producto sin pagar una suma considerable por adelantado.
Retorno de la Inversión (ROI)
A continuación se muestra el desglose del tiempo estimado para el ROI según nuestros datos de revisión en G2 al 30 de noviembre de 2020:
- 31% de los compradores ven un ROI en 6 meses o menos
- 23% de los compradores ven un ROI en 7-12 meses
- 21% de los compradores ven un ROI en 13-24 meses
- 25% de todos los demás compradores ven un ROI a partir de los 24 meses
Implementación del Software de Gestión de Almacenes
¿Cómo se Implementa el Software de Gestión de Almacenes?
La implementación para WMS puede diferir dependiendo del nivel de personalización necesario.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Gestión de Almacenes?
En términos generales, habrá algunos equipos involucrados en el proceso de implementación. Estos equipos incluyen un equipo de implementación interno, un equipo de ejecutivos de almacén y, por último, el proveedor que vendió el producto. Al pasar por el proceso de implementación, es importante tener al proveedor a mano, ya que son los que pueden responder cualquier pregunta que pueda requerir su experiencia.
¿Cómo es el Proceso de Implementación para el Software de Gestión de Almacenes?
El proceso de implementación para WMS a menudo incluye meses de personalización, capacitación y pruebas para finalmente acostumbrar a todos en el equipo al software. Según nuestros datos de revisión de G2 al 30 de noviembre de 2020, aquí hay un desglose de cuánto tiempo puede tomar:
- 28% de los compradores ven un tiempo de puesta en marcha en menos de 1 mes
- 27% de los compradores ven un tiempo de puesta en marcha de 1-3 meses
- 11% de los compradores ven un tiempo de puesta en marcha de 3-6 meses
- 16% de los compradores ven un tiempo de puesta en marcha de 6-12 meses
- El resto de los compradores ven un tiempo de puesta en marcha en cualquier momento después de 1 año
