Mejor software de gestión de bibliotecas

¿Qué son los sistemas de gestión de bibliotecas?

¿Quién utiliza los sistemas de gestión de bibliotecas?

¿Qué tipos de sistemas de gestión de bibliotecas existen?

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de gestión de bibliotecas?

• Mejora de la eficiencia y productividad: Varias tareas que los bibliotecarios realizan manualmente, como registrar y devolver materiales, renovar cuentas y realizar reservas, pueden automatizarse utilizando sistemas de gestión de bibliotecas. Esto permite a los bibliotecarios dedicar más tiempo a otras actividades esenciales como el servicio al cliente, la selección de materiales y el desarrollo de programas.
• Acceso mejorado a los recursos de la biblioteca: Los usuarios pueden buscar y acceder fácilmente a los recursos con la ayuda de un LMS. Por ejemplo, los usuarios pueden buscar el catálogo de la biblioteca en línea, realizar reservas de títulos y renovar sus cuentas desde la comodidad de sus hogares.
• Reducción de costos: Los sistemas de gestión de bibliotecas pueden ayudar a las bibliotecas a ahorrar dinero al automatizar procesos y eliminar la necesidad de papel y correo postal.
• Mejora en la toma de decisiones: Las bibliotecas pueden beneficiarse de los metadatos recopilados por los sistemas de gestión de bibliotecas sobre sus colecciones, distribución y usuarios. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, el desarrollo de colecciones y la programación.
• Aumento de la satisfacción del usuario: Un sistema de gestión de bibliotecas puede ayudar a las bibliotecas a proporcionar una mejor experiencia general de biblioteca para sus usuarios. Por ejemplo, los usuarios pueden realizar el auto-préstamo de artículos, renovar sus membresías en línea y recibir notificaciones en tiempo real cuando los artículos prestados están vencidos.

¿Cuáles son los desafíos con los sistemas de gestión de bibliotecas?

• Complejidad: Los sistemas de gestión de bibliotecas pueden ser complejos de entender ya que tienen muchas características y funciones. Esto puede hacer que sean difíciles de aprender y usar, especialmente para el personal que no está familiarizado con la tecnología.
• Migración de datos: Migrar datos de un sistema de gestión de bibliotecas antiguo a uno nuevo puede ser un proceso que consume tiempo y propenso a errores. Esto puede interrumpir las operaciones de la biblioteca y dificultar el acceso a los recursos.
• Integración: El software de automatización de bibliotecas debe integrarse con otros sistemas de la biblioteca, como catálogos, sistemas de circulación y herramientas de descubrimiento de recursos. Este puede ser un proceso complejo que requiere experiencia técnica.
• Seguridad: Las bibliotecas a menudo contienen datos sensibles, como registros de usuarios e información financiera. Esto las convierte en un objetivo para ciberataques. Las bibliotecas deben proteger sus datos del acceso no autorizado y las violaciones de seguridad.
• Mantenerse al día con la tecnología: La tecnología está en constante cambio, y las bibliotecas deben actualizar continuamente su software. Esto puede ser un desafío, ya que las actualizaciones pueden ser costosas y consumir tiempo.

¿Cuáles son las características comunes de los sistemas de gestión de bibliotecas?

Las características del software de gestión de bibliotecas ofrecen varias características específicas que pueden adaptarse a las necesidades de bibliotecas individuales. Algunas de estas características incluyen:

• Gestión de datos: El software de gestión de bibliotecas ayuda a gestionar los datos de la biblioteca, desde los activos hasta los registros de membresía.
• Codificación de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID): Los sistemas de gestión de bibliotecas generalmente proporcionan capacidades de codificación de barras y RFID. Esto permite a los usuarios realizar el auto-registro y devolución de materiales prestados y mejora la eficiencia de la biblioteca.
• Gestión de adquisición de activos: Una biblioteca está en constante expansión de su colección. Para hacerlo, debe adquirir nuevos activos. Esta característica gestiona el proceso de adquisición de activos desde la obtención hasta la compra y almacenamiento.
• Circulación: Los sistemas de gestión de bibliotecas pueden ayudar a las bibliotecas a gestionar la circulación de materiales, incluyendo el registro y devolución de materiales, renovación de cuentas y realización de reservas.
• Gestión de usuarios: Los sistemas de gestión de bibliotecas pueden ayudar a las bibliotecas a gestionar los registros de usuarios, incluyendo información de contacto, historial de circulación y reservas.
• Acceso móvil: Un sistema de gestión de bibliotecas proporciona a los usuarios acceso a través de aplicaciones móviles, generalmente para miembros de la biblioteca.
• Informes: Un sistema de gestión de bibliotecas puede generar informes sobre varios temas, como el uso de la colección, estadísticas de circulación y demografía de los usuarios.

Precios de los sistemas de gestión de bibliotecas

El costo promedio de los sistemas de gestión de bibliotecas varía según las características requeridas, la funcionalidad y las opciones de implementación. Sin embargo, el precio típico de un sistema básico de gestión de bibliotecas es entre $25,000 y $50,000. Esto incluye la licencia del software, la instalación y los gastos de capacitación.

Aquí hay un desglose del precio promedio para diferentes tipos de implementaciones de sistemas de gestión de bibliotecas:

• Basado en la nube: $20 a $50 por usuario por mes.
• En las instalaciones: $10,000 a $50,000 para costos anuales de licencia y mantenimiento.
• Código abierto: Gratis para descargar e instalar, pero puede requerir cargos adicionales por características personalizables y soporte.

También hay varias opciones gratuitas o de bajo costo para bibliotecas más pequeñas o aquellas con presupuestos limitados. Estas soluciones pueden no ofrecer todas las características de un LMS más caro, pero aún pueden ser una opción viable para gestionar operaciones básicas de biblioteca.

Aquí hay algunos factores que pueden afectar el precio de un LMS:

• Tamaño de la biblioteca: Las bibliotecas más grandes con más usuarios generalmente pagan más por los sistemas de gestión de bibliotecas que las más pequeñas.
• Características y funcionalidad: Los sistemas de gestión de bibliotecas con características más avanzadas generalmente tienen costos adicionales.
• Personalización: Si se requiere personalización para satisfacer necesidades específicas, esto aumentará el costo.
• Soporte: El nivel de soporte necesario también varía con el costo.

Los compradores deben considerar cuidadosamente sus necesidades y presupuesto al elegir un LMS. Pueden contactar a varios proveedores de sistemas de gestión de bibliotecas para obtener cotizaciones y comparar características. Los compradores también deben preguntar sobre el proceso de implementación y capacitación del proveedor para asegurarse de que puedan aprovechar al máximo el LMS.

Cómo elegir los mejores sistemas de gestión de bibliotecas

Elegir el mejor sistema de gestión de bibliotecas para una organización requiere una consideración cuidadosa de varios factores, incluyendo las necesidades específicas de la empresa, el presupuesto y las capacidades técnicas.

Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de gestión de bibliotecas

Los compradores deben identificar las características y funcionalidades esenciales que su biblioteca necesita de un LMS. Deben considerar la catalogación, circulación, adquisiciones, informes y gestión de usuarios. Algunos puntos a considerar son:

Tamaño de la biblioteca

Los compradores deben considerar el tipo de biblioteca (pública, académica, escolar, especial) y el tamaño de su colección y base de usuarios. Esto ayudará a reducir las opciones adecuadas para sus necesidades específicas.

Requisitos de integración

Los compradores deben saber de antemano qué sistemas empresariales requieren integración con un nuevo LMS. Deben evaluar la capacidad del LMS para integrarse con los sistemas existentes de la biblioteca, como OPACs, sistemas de información estudiantil y sistemas de gestión del aprendizaje.

Selección de software de gestión de bibliotecas

Investigar proveedores de sistemas de gestión de bibliotecas

Se espera que los compradores realicen una investigación exhaustiva sobre los posibles proveedores de sistemas de gestión de bibliotecas. Pueden leer reseñas, comparar características y verificar la compatibilidad con sus sistemas existentes. Evaluar características como:

• Facilidad de uso e interfaz amigable para el usuario
• Soporte y capacitación del proveedor

Evaluar el presupuesto

Los compradores deben determinar los recursos financieros disponibles para la implementación de sistemas de gestión de bibliotecas y los costos de mantenimiento continuo. Deben considerar tanto las tarifas de licencia iniciales como cualquier costo de suscripción recurrente y comparar los planes de precios, opciones de licencia y costos adicionales por personalización o soporte para encontrar la solución más rentable para su biblioteca.

Crear una lista corta

Hacer una lista corta de productos de software es un paso esencial en la compra. Aunque puede ser desalentador filtrar entre varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función tomará los productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar rápidamente qué software marca las casillas esenciales en la lista.

Realizar demostraciones

Los compradores también deben solicitar demostraciones a los proveedores de sistemas de gestión de bibliotecas seleccionados para experimentar el software de primera mano. Pueden utilizar períodos de prueba para probar la funcionalidad y adecuación del LMS para su biblioteca.

Decisión final

Antes de tomar la decisión final, los compradores no deben olvidar recopilar comentarios de las partes interesadas. Deben involucrar a los bibliotecarios, personal de la biblioteca y usuarios de la biblioteca en el proceso de evaluación para recopilar comentarios y asegurarse de que el sistema de gestión de bibliotecas se alinee con las necesidades de todas las partes interesadas.

Los compradores deben recordar que los mejores sistemas de gestión de bibliotecas no se tratan solo de características y funcionalidad; se trata de encontrar una solución que satisfaga sus necesidades, se integre sin problemas con sus formatos existentes y proporcione soporte continuo para garantizar el éxito de su biblioteca.

Software y servicios relacionados con los sistemas de gestión de bibliotecas

• Software de contabilidad: El software de contabilidad ayuda a las empresas a agilizar y automatizar los procedimientos de gestión financiera, mantener registros precisos y mejorar la eficiencia operativa en actividades recurrentes como la facturación y la conciliación. Los sistemas de gestión de bibliotecas generalmente se integran con el software de contabilidad para completar la funcionalidad financiera de las soluciones.
• Software de gestión de catálogos: El software de gestión de catálogos organiza y gestiona catálogos de productos. Esto puede incluir la creación y mantenimiento de descripciones de productos, establecer precios y gestionar niveles de inventario. Los sistemas de gestión de bibliotecas probablemente se integren con el software de gestión de catálogos para etiquetar, mapear y gestionar la base de datos de productos en línea y fuera de línea de la biblioteca.
• Plataformas de aprendizaje digital: A medida que las bibliotecas digitales se vuelven más deseadas por los miembros de la biblioteca, se vuelve cada vez más importante que las bibliotecas mantengan bibliotecas de contenido actualizadas. Las aplicaciones de gestión de bibliotecas a menudo se integran con plataformas de aprendizaje digital, que pueden ofrecer experiencias de aprendizaje interactivas y abastecer a la biblioteca con versiones digitales de materiales de lectura.

Tendencias relacionadas con los sistemas de gestión de bibliotecas

Implementación en la nube

Los sistemas de gestión de bibliotecas basados en la nube están ganando popularidad, ofreciendo varias ventajas sobre los métodos tradicionales en las instalaciones. Los sistemas de gestión de bibliotecas basados en la nube son típicamente más asequibles, escalables y seguros que los sistemas en las instalaciones. También requieren menos experiencia en TI y pueden accederse desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML)

La IA y el ML se están utilizando para desarrollar características nuevas e innovadoras para los LMS. Por ejemplo, la IA puede recomendar libros a los usuarios en función de su historial de lectura anterior, y el ML puede identificar patrones en los datos de la biblioteca que pueden ayudar a los bibliotecarios a tomar mejores decisiones. Estos datos pueden utilizarse para mejorar los servicios de la biblioteca, desarrollar campañas de marketing dirigidas y recursos electrónicos, y tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos.

Experiencia del usuario (UX)

Las bibliotecas están cada vez más enfocadas en proporcionar una experiencia positiva al usuario para sus usuarios. Esto incluye garantizar que el sistema de gestión de bibliotecas sea fácil de usar y proporcione una experiencia fluida en todos los canales, incluidos la web, dispositivos móviles y quioscos de auto-préstamo.

Integración holística

Las bibliotecas están integrando sus sistemas de gestión de bibliotecas con otros sistemas, como sistemas de información estudiantil, sistemas de gestión del aprendizaje y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta integración puede agilizar los flujos de trabajo y mejorar el intercambio de datos.

Escrito e investigado por JaKayla D. Lathon

Revisado y editado por Jigmee Bhutia