Más Información Sobre Software ERP de Distribución
¿Qué es el Software ERP de Distribución?
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) de distribución proporciona a los distribuidores y mayoristas soluciones integrales para todas las tareas involucradas en la distribución de bienes. Este sistema de gestión incluye la gestión de flotas, gestión de almacenes, control de inventario, marketing, envío y gestión de relaciones con los clientes (CRM). En lugar de instalar software individual para cada paso en la cadena de suministro de distribución, el software ERP de distribución proporciona funcionalidad para todos los procesos de distribución al simplificarlos utilizando una sola plataforma.
Una empresa de distribución (también conocida como distribución mayorista) compra productos terminados de los fabricantes y los vende a otras empresas o individuos. Algunas empresas de distribución también pueden adquirir bienes terminados, que venden a los fabricantes. Para ayudar a estas empresas, un software ERP de distribución proporciona un repositorio central para gestionar todos los procesos involucrados con la distribución, ayuda a mantener mejores relaciones con los clientes y permite a los usuarios analizar el rendimiento financiero y operativo de sus operaciones con precisión.
¿Qué Tipos de Software ERP de Distribución Existen?
Existen algunos tipos principales de soluciones ERP para distribución:
En la nube o en las instalaciones
El ERP en la nube está reemplazando lentamente a los sistemas heredados entregados en las instalaciones, y el ERP de distribución no es una excepción a la regla. Hay dos tipos de soluciones ERP en la nube para distribución: software tradicional en las instalaciones que ha sido modernizado y trasladado a la nube, y productos nativos de la nube que solo están disponibles como un modelo de suscripción (o software como servicio (SaaS)).
Agnóstico de la industria o enfocado en verticales
El sector de distribución mayorista abarca múltiples industrias, desde la manufactura y el comercio minorista hasta la construcción y los minerales. Cada una de estas industrias requiere condiciones especiales de transporte y almacenamiento. Por ejemplo, la distribución de alimentos depende de camiones y almacenes refrigerados, mientras que la distribución de productos químicos requiere protección contra materiales peligrosos potencialmente peligrosos. Una solución ERP de distribución para empresas de alimentos y bebidas debe proporcionar características para gestionar fechas de caducidad y ventas al por mayor o por lotes (en lugar de piezas y unidades para productos discretos).
Independiente o parte de sistemas ERP
Mientras que algunas soluciones ERP se centran exclusivamente en la distribución, el software ERP para manufactura también proporciona características para la logística. Los fabricantes que necesitan características avanzadas de logística se beneficiarían más al usar sistemas ERP como ERP discreto, ERP ETO, y ERP de modo mixto.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software ERP de Distribución?
Un sistema ERP dedicado a la distribución está diseñado para servir a cada función empresarial involucrada en el proceso de distribución. Como tal, los sistemas ERP de distribución incluyen una amplia variedad de características y funcionalidades. Desde la adquisición hasta el envío, las características enumeradas a continuación ayudan a cualquier empresa a gestionar todo su proceso de distribución.
Contabilidad: Las características de gestión financiera permiten a los distribuidores gestionar cuentas por pagar, cuentas por cobrar, libros mayores y otros aspectos financieros involucrados en el proceso de distribución. Los distribuidores también pueden configurar diferentes modos de pago en sus facturas para asegurar pagos oportunos de sus clientes.
Inventario: Los distribuidores necesitan rastrear el inventario de productos terminados almacenados en sus almacenes en múltiples ubicaciones. El ERP de distribución permite a los gerentes de inventario monitorear los movimientos de inventario en tiempo real para asegurar que la empresa pueda cumplir con los pedidos de sus clientes.
Gestión de almacenes: Las características de gestión de almacenes permiten a los distribuidores gestionar todos los aspectos de su inventario. Esto incluye características de control de inventario que rastrean los pedidos de ventas y los comparan con la disponibilidad de inventario y características de inteligencia empresarial que permiten a los distribuidores identificar stock que no se está comprando.
Compras: Los distribuidores crean órdenes de compra para satisfacer la demanda de los clientes. Las empresas proactivas también pueden adquirir bienes basándose en pronósticos de demanda, sin tener pedidos firmes de los clientes. El ERP de distribución ayuda a los departamentos de compras a encontrar el equilibrio óptimo entre las cantidades ordenadas y la demanda de los clientes.
Ventas y marketing: La mayoría de los sistemas ERP de distribución tienen características de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que permiten a los usuarios interactuar con los clientes a un nivel más personal. Las características de CRM proporcionan una visión completa del perfil de un cliente con actividad de contacto, historial de compras, información de contacto y oportunidades de venta relacionadas. Esto ayuda a impulsar una comunicación más significativa y efectiva con el cliente. Además, algunos sistemas ERP de distribución proporcionan un portal de internet para los clientes, lo que les permite realizar pedidos y rastrear el tiempo estimado de llegada (ETA) en el envío.
Montaje: Las empresas de distribución no necesitan software de manufactura, pero a veces pueden requerir funcionalidad para la producción "ligera", a veces denominada montaje o kitting. El montaje se refiere a la combinación de componentes para crear un producto (similar a los muebles de Ikea) mientras que el kitting agrupa productos que se pueden vender juntos (como una camisa y una corbata). Estas operaciones no requieren software de manufactura, pero necesitan ser gestionadas para reducir el desperdicio y optimizar los procesos, especialmente para el montaje y kitting de alto volumen.
Logística: Para ser efectivos, los distribuidores necesitan rastrear con precisión el movimiento de bienes desde los proveedores hasta los clientes. El ERP de distribución proporciona funcionalidad para abordar este desafío, como recepción, selección y empaque, y envío. Un software ERP de distribución también está hecho a medida para operaciones de almacenamiento.
Recursos humanos (HR): Los módulos de HR de las soluciones ERP de distribución generalmente se limitan a gestión de la fuerza laboral y nómina. La funcionalidad para la gestión del talento se entrega a través de la integración con sistemas de gestión de capital humano.
Comercio electrónico: Algunos sistemas ERP de distribución permiten a los usuarios configurar escaparates digitales desde dentro del software. Si el usuario elige configurar un escaparate digital, el sitio web puede estar vinculado al inventario disponible para que los clientes puedan acceder a un catálogo completo de productos. Las características de comercio electrónico B2B, como la gestión de pedidos, a menudo se incluyen en el software.
Analítica: Los paneles de analítica permiten a los distribuidores evaluar tendencias y datos operativos dentro de su negocio. Los usuarios pueden personalizar los paneles para observar el rendimiento del inventario, los tiempos de envío y las oportunidades de ventas para obtener más inteligencia empresarial.
Otras características del software ERP de distribución: BOM, Desensamblaje, Integraciones, Lotes de Pago, y Tiempo y Asistencia.
¿Cuáles son los Beneficios del Software ERP de Distribución?
El software ERP de distribución es beneficioso de múltiples maneras, siendo las más comunes:
Fuente única de verdad: El software ERP de distribución está diseñado para funcionar como un sistema de gestión empresarial centralizado para gestionar todas las actividades de front-end y back-office para empresas mayoristas y de distribución. Desde la gestión de almacenes hasta el envío a la puerta del cliente, el software ERP de distribución proporciona características para ayudar a las empresas mayoristas y de distribución a asegurar que todas sus operaciones y necesidades empresariales estén optimizadas.
Visibilidad de la cadena de suministro: Una de las razones principales para implementar un software ERP de distribución es lograr una visibilidad unificada en todos los procesos de distribución. El sistema ERP de distribución puede considerarse un software unificado que conecta flujos de trabajo de varios departamentos empresariales. Por ejemplo, supongamos que un trabajador minorista realiza una venta y registra el producto vendido en el software ERP de distribución. En ese caso, esto alertará automáticamente al almacén sobre los niveles de inventario dentro de esa tienda en particular. Esto permitirá al almacén saber si el stock está agotándose en esa tienda específica y si necesitan enviar más envíos. La mayor visibilidad asegura que los departamentos se mantengan conectados, permitiendo a las empresas reaccionar rápidamente.
Pronóstico de ventas e inventario: El software ERP de distribución facilita la planificación y el pronóstico de la demanda. Utilizando datos históricos de ventas y adquisiciones almacenados en el software, los distribuidores y proveedores pueden evaluar qué productos están en alta demanda o tienen un bajo rendimiento. Esto ayuda con pronósticos de ventas más precisos y señala la potencial salud financiera de un negocio.
Mayor rentabilidad: El ERP de distribución rastrea todos los costos asociados con las actividades de distribución, como costos de productos, envío y manejo, procesamiento de pedidos y devoluciones. Al comparar estos costos con los números de ventas, el distribuidor puede calcular su nivel de rentabilidad.
Mejora de la satisfacción del cliente: El software ERP de distribución facilita a los distribuidores entregar los productos correctos en el momento adecuado. Con una visibilidad mejorada a lo largo de la cadena de suministro, los clientes que realizan un pedido en el escaparate digital alertarán automáticamente a los trabajadores en el almacén para comenzar a empacar el pedido. Una vez que esos pedidos están empacados y enviados, los conductores pueden participar en comunicación en vivo con los gerentes de flotas y los clientes con actualizaciones sobre cuándo llegarán sus envíos. En el mundo empresarial actual, los tiempos de envío rápidos y la visibilidad para los clientes son cruciales para mantenerse competitivo.
¿Quién Usa el Software ERP de Distribución?
Los sistemas ERP de distribución son utilizados principalmente por departamentos encargados de compras, inventario, almacenamiento y logística. Estos departamentos se encuentran a menudo en empresas de comercio electrónico, distribuidores mayoristas y otras empresas minoristas y de cadena de suministro. Si bien los departamentos involucrados con la logística son los principales usuarios del software ERP de distribución, la naturaleza integral del software permite que otros departamentos se beneficien de sus ofertas. Esto incluye equipos de ventas, mercadólogos y contadores.
Gerentes de inventario: El software ERP de distribución proporciona gestión y control de inventario, genera documentos de conteo de inventario para conteos cíclicos, rastrea órdenes de venta y las compara con la disponibilidad de inventario, e incluye características para gestionar almacenes en múltiples ubicaciones. Estas características permiten a los almacenes tener visibilidad completa sobre su inventario, permitiéndoles optimizar procesos para empaque y envío.
Adquisiciones: Los profesionales de adquisiciones utilizan este software para identificar y satisfacer la demanda de materias primas y productos terminados. El sistema calcula las cantidades necesarias para cumplir con los pedidos de los clientes y determina los proveedores óptimos para estos productos basándose en su rendimiento pasado.
Logística: Las herramientas ERP de distribución ayudan a los equipos de logística a planificar y monitorear actividades como la recepción de inventario, selección y empaque, y envío. Los usuarios también pueden usar el sistema para subcontratar operaciones como envío y almacenamiento y para gestionar relaciones con socios y proveedores.
Ventas: Los equipos de ventas utilizan el ERP de distribución para crear y rastrear cotizaciones de ventas, pedidos y facturas, así como para mantener relaciones con clientes y prospectos. Al integrarse con el módulo de inventario, los vendedores pueden proporcionar a los clientes información sobre la disponibilidad de productos o un tiempo estimado de entrega. Además, las ventas pueden rastrear devoluciones de productos para identificar productos de bajo rendimiento y clientes insatisfechos.
Contabilidad: Los contadores rastrean los costos y la rentabilidad de la empresa utilizando el ERP de distribución. La mayoría de las soluciones incluyen módulos completos de contabilidad con gráficos de cuentas, libros mayores y características de gestión financiera.
¿Cuáles son las Alternativas al Software ERP de Distribución?
Las alternativas al software ERP de distribución pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Sistemas ERP: Los sistemas ERP proporcionan funcionalidad para múltiples negocios, como fabricantes, proveedores de servicios profesionales y empresas de logística. Una empresa de distribución puede beneficiarse al usar sistemas ERP para expandir sus operaciones en nuevos segmentos de la industria no cubiertos por soluciones ERP de distribución.
Suites de cadena de suministro: Las suites de gestión de la cadena de suministro (SCM) pueden ser muy similares al ERP de distribución, con algunas excepciones notables. En primer lugar, las suites SCM no incluyen módulos para contabilidad y finanzas. También suelen proporcionar características avanzadas para operaciones logísticas como el transporte, que no siempre están incluidas en el software ERP de distribución.
Software Relacionado con el Software ERP de Distribución
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con un software ERP de distribución incluyen:
Plataformas de comercio electrónico: Si bien algunos sistemas ERP de distribución permiten a los usuarios configurar sus tiendas de comercio electrónico, la integración con plataformas de comercio electrónico más robustas permitirá a los usuarios acceder a una gama más amplia de características. Esto también permite a los usuarios vincular su inventario para lograr una mayor precisión en la representación de los niveles de stock.
Contabilidad: Dado que las características de gestión financiera de las soluciones ERP de distribución pueden ser limitadas, a menudo se requiere la integración con software de contabilidad. Por ejemplo, las soluciones ERP de distribución pueden proporcionar funcionalidad de facturación y gestión de costos, pero no siempre cubren requisitos como transacciones entre empresas u optimización de ingresos.
Ventas: Las características de ventas y CRM, como la generación de leads y las campañas de marketing, no siempre están incluidas en el software ERP de distribución, por lo que los distribuidores a menudo necesitan integrar su ERP con herramientas de CRM y automatización de marketing.
HR básico: Como se mencionó anteriormente, un software ERP de distribución puede incluir características de HR como nómina, pero la funcionalidad avanzada requiere integración con software de gestión del talento o HR básico. Los distribuidores también pueden optar por comprar software de nómina separado para necesidades empresariales específicas, como nómina global.
POS minorista: Muchos sistemas ERP de distribución incluyen características de punto de venta (POS). Cuando el POS no es parte del ERP, los usuarios pueden integrar sin problemas el sistema ERP con el software POS. Cuando un cliente realiza una compra, esto actualiza automáticamente los niveles de inventario en las tiendas y rastrea el rendimiento de ventas de ese producto.
Desafíos con el Software ERP de Distribución
Si bien un software ERP de distribución ayuda a cerrar muchas brechas de visibilidad dentro de un almacén y a lo largo de la cadena de suministro, viene con su propio conjunto de desafíos. Desde el tiempo de implementación hasta el costo, los usuarios deben ser conscientes de estos problemas potenciales, que pueden impactar en el resultado final de cualquier empresa en la industria de distribución.
Costo: El mayor problema con cualquier software de gestión de distribución es su naturaleza costosa. Con el precio promedio de un software ERP que oscila en los miles, puede ser una suma costosa para cualquier pequeña o creciente empresa. El precio varía según el número de usuarios en cada sistema ERP, con el costo aumentando dramáticamente con cada nuevo usuario. Por el contrario, también debe tenerse en cuenta que el software ERP está diseñado para durar al menos cinco años o más dentro del stack tecnológico de una empresa. Para las empresas que tienen los medios financieros, esto puede resultar ser una inversión inteligente. Esto se debe principalmente a que los sistemas ERP cubren todos los procesos empresariales a través de un solo software en lugar de introducir la necesidad de instalar muchas soluciones dispares.
Tiempo de implementación: El software ERP lleva mucho tiempo para implementarse en todos los departamentos. Puede llevar desde unos pocos meses hasta un par de años a medida que los usuarios cambian de sistemas heredados antiguos que probablemente albergaban todos sus datos de distribución. Los usuarios deben ser conscientes de estos largos tiempos de implementación y practicar la paciencia cuando se trata de la implementación.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software ERP de Distribución?
A diferencia del software ERP agnóstico de la industria, este tipo de software se centra en las necesidades empresariales de los siguientes tipos de empresas:
Mayoristas y distribuidores: Los fabricantes medianos y grandes tienen departamentos o divisiones a cargo de la distribución cuando no subcontratan operaciones logísticas. Estas unidades de negocio pueden necesitar un sistema ERP separado de los otros departamentos, y no es inusual que los fabricantes usen múltiples soluciones ERP para diferentes propósitos.
Fabricantes: Los fabricantes medianos y grandes tienen departamentos o divisiones a cargo de la distribución cuando no subcontratan operaciones logísticas. Estas unidades de negocio pueden necesitar un sistema ERP separado de los otros departamentos, y no es inusual que los fabricantes usen múltiples soluciones ERP para diferentes propósitos.
Minoristas: Muchas soluciones ERP de distribución proporcionan características minoristas como POS, que permiten a los minoristas usar el mismo sistema para todas las actividades en la tienda y operaciones de front-office y back-office. Estas características permiten a los minoristas buscar rápidamente números de parte de clientes y números de parte de proveedores. Además, el sistema POS acepta varios tipos de pago para asegurar que cada cliente tenga sus necesidades satisfechas.
Proveedores de logística de terceros: Las empresas 3PL gestionan operaciones logísticas en nombre de sus clientes. Un sistema ERP de distribución les permite gestionar el inventario de sus clientes y el movimiento de bienes desde los proveedores hasta los usuarios finales.
Cómo Comprar Software ERP de Distribución
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software ERP de Distribución
La lista de requisitos debe incluir características esenciales necesarias por el comprador para gestionar operaciones. Cuando los compradores ya usan software de contabilidad que no tienen la intención de reemplazar, los requisitos para la gestión financiera no deben incluirse en la lista. En su lugar, los requisitos para la integración entre el software ERP y el software de contabilidad existente deben ser parte de la lista de requisitos.
Comparar Productos de Software ERP de Distribución
Crear una lista larga
Una lista larga debe incluir todas las opciones que puedan proporcionar a los compradores la funcionalidad que necesitan. La lista larga debe consistir en software ERP de distribución y sistemas ERP con módulos de logística si el comprador es un fabricante.
Crear una lista corta
La mejor manera de crear una lista corta es eliminar productos de la lista larga utilizando criterios, como el modelo de entrega del software o la presencia global del proveedor. Los compradores también pueden eliminar proveedores que no estén dispuestos a responder a sus RFI o RFP.
Realizar demostraciones
Las demostraciones deben centrarse en cómo cada producto proporciona datos en tiempo real y apoya actividades de distribución como el reabastecimiento y las operaciones de almacén. También es esencial evaluar cuán amigable es un software para el usuario. La experiencia del usuario es crítica para todos los tipos de usuarios, desde empleados regulares hasta gerentes y empleados móviles como conductores de camiones.
Selección de Software ERP de Distribución
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección incluye gerentes de todos los departamentos que se beneficiarían más al usar el software, como adquisiciones, logística, almacén y gestión de inventario. El equipo también puede incluir miembros de otros departamentos que usarán el sistema, como ventas, contabilidad y HR. Además, los proyectos de selección complejos pueden requerir un gerente de proyecto dedicado y consultores externos con experiencia en el campo.
Negociación
Los productos en la lista corta suelen ser muy similares, por lo que los compradores necesitan negociar con cada proveedor para tomar una decisión final. El precio del software es una parte integral del proceso de negociación, así como los servicios que el proveedor proporciona.
Dado que los proveedores tienden a agrupar software y servicios juntos, los compradores necesitan evaluar el valor de su oferta, no solo su costo. Por ejemplo, un software de bajo costo que solo proporciona características básicas para la distribución puede ofrecer menos valor por dólar gastado que una solución avanzada más cara que incluye personalización y soporte ilimitado.
Decisión final
Considerando todo, el ROI estimado del software es el factor más crucial al tomar la decisión final. Si bien los proveedores suelen proporcionar un ROI estimado de su software, los compradores deben solicitar pruebas que responsabilicen al proveedor por su oferta. Por ejemplo, los compradores pueden pedir hablar con empresas similares a las suyas para evaluar cómo el software les ayudó. Una empresa de distribución de alimentos no debe aceptar referencias de mayoristas en otras industrias como moda o electrónica.
¿Cuánto Cuesta el Software ERP de Distribución?
Si bien el precio del ERP de distribución suele ser directo, los compradores deben intentar identificar cualquier costo oculto. Por ejemplo, la funcionalidad de intercambio electrónico de datos (EDI) está incluida, pero requiere configuración para diferentes socios comerciales.
Si los compradores planean expandir sus operaciones, deben saber cuánto les costará agregar nuevos usuarios o implementar el sistema en una nueva ubicación.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI estimado mencionado anteriormente puede compararse con los beneficios reales del software, como reducciones de costos o aumentos en los volúmenes de ventas.
Implementación del Software ERP de Distribución
¿Cómo se Implementa el Software ERP de Distribución?
La implementación del software ERP de distribución requiere una planificación cuidadosa, un equipo dedicado y múltiples actividades, como migración de datos, configuración, pruebas y capacitación.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software ERP de Distribución?
Los miembros del equipo de selección suelen estar involucrados en la implementación, ya que ya tienen algo de experiencia con el software. Los socios del proveedor pueden estar involucrados cuando el sistema se implementa en múltiples ubicaciones o unidades de negocio. Los proveedores también suelen proporcionar un gerente de proyecto dedicado para implementaciones complejas.
¿Cómo es el Proceso de Implementación del Software ERP de Distribución?
Una implementación por fases es preferible para operaciones complejas en múltiples ubicaciones, como empresas manufactureras globales con divisiones logísticas. Las ubicaciones o unidades de negocio que más se beneficien al usar el software deben implementarse primero. Un centro de distribución debe estar en funcionamiento antes de que las instalaciones de manufactura que dependen de él comiencen a usar el sistema.
¿Cuándo Debería Implementarse el Software ERP de Distribución?
La implementación del software ERP de distribución debe tener un impacto mínimo en las operaciones del comprador. Por ejemplo, los distribuidores cuyo pico de temporada es durante las vacaciones de invierno deben evitar implementar nuevo software durante este tiempo.
Los compradores también deben estar listos para la implementación del nuevo sistema. Esto significa que la empresa tiene suficientes empleados para usar todos los componentes del software. Los datos que necesitan ser transferidos al nuevo sistema deben estar actualizados y ser precisos. Si bien los proveedores pueden ayudar con la limpieza de datos, el comprador es responsable de actividades como los conteos de inventario. Un distribuidor no debe comenzar a usar un nuevo software a menos que sepa exactamente cuántos productos tiene disponibles en cada ubicación, almacenamiento en almacenes externos o en tránsito desde proveedores.
Tendencias del Software ERP de Distribución
Algunas tendencias significativas que están permeando el mercado de distribución incluyen una mayor visibilidad y más automatización a lo largo de la cadena de suministro. Aquí hay algunas tendencias que pueden surgir en el futuro previsible del software ERP de distribución:
Retail omnicanal
El retail omnicanal es una tendencia creciente que permite a los clientes comprar y devolver artículos a través de varios canales minoristas. Por ejemplo, un cliente puede comprar un producto en línea y luego devolver ese artículo en una tienda física para obtener un reembolso si no está satisfecho con el artículo. Para las empresas, esto significa llevar un registro de ese artículo en particular con códigos de barras y números de artículo para tener en cuenta el hecho de que el producto ha sido comprado y devuelto. Los sistemas ERP de distribución ayudan a mejorar la visibilidad del inventario para ayudarles a llevar un registro de los productos disponibles en stock.
Internet de las cosas (IoT)
Las tecnologías IoT ayudan aún más a los almacenes y distribuidores a mantener la visibilidad sobre el paradero de todo su inventario. Por ejemplo, los distribuidores pueden adjuntar etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) a productos esenciales o de mayor precio para tener visibilidad completa sobre ellos hasta que se vendan. Con etiquetas RFID adjuntas a los productos, los clientes también tienen visibilidad real sobre la ubicación exacta de un producto en cualquier momento dado. Esto ayuda con los ETAs de entrega y notificaciones sobre cualquier retraso en el envío de un producto.
