Las plataformas de gestión de eventos incorporan muchas herramientas para agilizar el proceso de planificación de eventos, ofreciendo características que abordan múltiples aspectos de la gestión de eventos dentro de un solo producto. Las plataformas de gestión de eventos pueden utilizarse para gestionar eventos de cualquier tamaño, pero son más comúnmente utilizadas para eventos grandes y complejos como conferencias, festivales, ferias comerciales y reuniones de organizaciones profesionales. Los productos en esta categoría gestionan todos los aspectos de un evento de principio a fin. Esto incluye, pero no se limita a, crear un sitio web del evento, recopilar registros y vender entradas, gestionar la lista de invitados, construir una agenda, promocionar el evento en línea, involucrar a los asistentes y reportar sobre indicadores clave de rendimiento (KPIs) para un evento. Estas plataformas a menudo ofrecen características como marketing por correo electrónico integrado, páginas de eventos personalizables y encuestas relacionadas con el evento, lo que puede ayudar a agilizar y mejorar el proceso de organización de cualquier evento.
Las plataformas de gestión de eventos típicamente ofrecen una combinación de software de registro y venta de entradas para eventos, software de planificación de eventos y software de marketing de eventos. Hoy en día, la mayoría de las plataformas de gestión de eventos se implementan en la nube, lo que permite a los organizadores de eventos y asistentes acceder fácilmente a la información del evento en línea. Como resultado, algunas plataformas también pueden proporcionar herramientas como aplicaciones móviles para eventos, software de respuesta de audiencia o software de redes y emparejamiento de eventos.
Tradicionalmente, las plataformas de gestión de eventos están diseñadas para gestionar eventos en vivo y presenciales. Dependiendo del proveedor, las capacidades en el sitio pueden incluir tecnología para el registro en el sitio, impresión de credenciales, registro de entrada al evento, seguimiento de sesiones y aplicaciones de recuperación de contactos. Algunas plataformas de gestión de eventos también proporcionan características de plataformas de eventos virtuales, permitiendo a los organizadores de eventos adaptar los eventos a formatos virtuales o híbridos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Plataforma de Gestión de Eventos, un producto debe:
Permitir la creación de una página de destino o sitio web del evento específico y con marca
Proporcionar formularios personalizables para el registro de asistentes y permitir a los usuarios gestionar listas de asistentes
Incluir o integrarse con herramientas de procesamiento de pagos
Ofrecer características de marketing de eventos, como marketing por correo electrónico, marketing en redes sociales u otros medios de promoción de eventos
Incluir características para la planificación y gestión de eventos en el sitio, como registro de entrada en el sitio, impresión de credenciales, recuperación de contactos y planos de planta
Informar sobre métricas del evento como asistencia, participación y ROI a través de análisis integrados o paneles de control
