Más Información Sobre Software de Gestión de Activos Empresariales (EAM)
¿Qué es el software de gestión de activos empresariales (EAM)?
El software de gestión de activos empresariales (EAM) ayuda a los usuarios a rastrear los activos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la instalación hasta la disposición. En comparación con los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), que se centran en pequeñas y medianas empresas, el software EAM es beneficioso principalmente para grandes empresas que gestionan diversos activos al proporcionar herramientas detalladas para rastrear costos, optimizar el rendimiento y gestionar los recursos de los activos. En este sentido, los sistemas EAM son más dinámicos y ofrecen más funcionalidad empresarial que un CMMS.
Las herramientas EAM llevan la gestión de activos un paso más allá al cubrir el mantenimiento y manejar otras funciones empresariales como la adquisición, la gestión de inventarios y la gestión de servicios de campo. En este sentido, las grandes empresas que buscan software para ayudarles a gestionar una amplia gama de activos y manejar múltiples funciones empresariales deberían considerar el uso de software EAM. Las soluciones EAM ofrecerán a las empresas una visión más holística de los activos de la empresa y una mejor comprensión de su rendimiento.
¿Qué significa EAM?
EAM significa gestión de activos empresariales, lo que significa que este software beneficia a las grandes empresas en industrias intensivas en activos.
Tipos de herramientas de gestión de activos empresariales
Los tipos de soluciones EAM varían según cómo se vende e implementa el producto, sus características y el modelo de entrega del software.
EAM independiente o parte de otro producto
Mientras que la mayoría de los productos de software EAM se venden y utilizan como soluciones independientes, algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) incluyen módulos EAM avanzados.
EAM específico de la industria
EAM generalmente se centra en la fabricación, pero algunas alternativas proporcionan funcionalidad para otras industrias. Algunos ejemplos son software de gestión de activos de petróleo y gas y software de MRO de aviación.
Modelo de entrega
La mayoría de las empresas de software EAM adoptaron el modelo de entrega en la nube, también conocido como software como servicio (SaaS), pero algunas soluciones aún pueden implementarse en las instalaciones.
¿Cuáles son las características comunes de las soluciones de gestión de activos empresariales?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software EAM que pueden ayudar a los usuarios a gestionar todas las etapas del ciclo de vida de un activo:
Definición de activos: Una de las funciones principales que separa el software EAM de software similar es la jerarquía de activos. Una jerarquía de activos permite a las empresas realizar un seguimiento de la historia y las características de cualquier activo dado. Una jerarquía de activos a menudo se desglosa para mostrar qué hace el activo, su ubicación y qué partes están dentro de ese activo. Un ejemplo sería una unidad de aire acondicionado instalada en una fecha específica en una oficina particular que contiene un motor, freón y un arnés eléctrico. Si bien esta es una jerarquía de activos esencial, da una idea de cómo visualizar la historia y las partes de un activo proporcionaría al equipo de mantenimiento una mejor comprensión de la ubicación de los activos y cuándo, dónde y cómo programar revisiones de mantenimiento.
Seguimiento de activos: Las empresas que utilizan activos fijos deben saber estrictamente qué equipo se utiliza, dónde y cómo. Esta funcionalidad se basa en la información de activos proporcionada por los fabricantes de equipos y la jerarquía de activos mencionada anteriormente. El seguimiento de numerosos activos fijos en múltiples ubicaciones depende de los sistemas de información geográfica (GIS) y la identificación por radiofrecuencia (RFID).
Inventario: Las características de gestión de inventario ayudan a los usuarios a rastrear piezas de repuesto y accesorios necesarios para reparaciones y otras operaciones de mantenimiento. Los gerentes también utilizan la gestión de inventario para estimar la demanda futura de piezas de repuesto y planificar operaciones de mantenimiento basadas en la disponibilidad de existencias.
Depreciación: Los activos fijos pierden su valor con el tiempo, y las empresas necesitan identificar el valor contable de todos sus activos. Si bien EAM no incluye características contables, proporciona la información necesaria para calcular el valor del activo en cualquier momento. Rastrear el valor de los activos ayuda a las empresas a identificar su retorno de inversión (ROI), también conocido como retorno sobre activos (ROA).
Mantenimiento: Las herramientas EAM permiten a las empresas rastrear proyectos y órdenes de trabajo que involucran la instalación y el mantenimiento de activos. Supongamos que una empresa está construyendo una instalación completamente nueva que contiene cientos de activos. En ese caso, un panel de control de gestión de proyectos puede monitorear el tiempo estimado de finalización de las órdenes de trabajo, quién está a cargo de qué activos y comparar los costos estimados y reales de la instalación.
Servicio de campo: Muchos trabajadores que se ocupan de la gestión de activos a menudo están en el campo y trabajando sobre la marcha. Los sistemas EAM permiten a estos usuarios monitorear y gestionar activos desde sus dispositivos móviles mientras están en el campo. Dentro de la aplicación móvil, los usuarios pueden hacer órdenes de trabajo, monitorear inventario y registrar el rendimiento de los activos.
Monitoreo: El monitoreo de condiciones permite a las empresas monitorear la condición de un activo instalando sensores en un sistema o ubicación física. Los sensores agilizan los datos sobre un activo y alertan cuando un activo necesita ser reemplazado o reparado. Esto ayuda con el mantenimiento preventivo continuo, reduciendo la probabilidad de que un activo falle en funcionar correctamente.
Contrato y garantía: Los activos fijos generalmente vienen con una garantía que permite a las empresas reparar o reemplazar equipos a bajo costo o de forma gratuita. Las garantías generalmente se incluyen en el contrato de venta para las adquisiciones de activos. La gestión de contratos también ayuda a las empresas cuando subcontratan operaciones de mantenimiento y necesitan definir claramente los acuerdos de nivel de servicio.
Analítica: Con características de inteligencia empresarial, los usuarios pueden obtener informes en tiempo real sobre cómo están funcionando los activos para determinar si un activo en particular está infrautilizado o ya no es útil. Los usuarios pueden obtener información sobre el tiempo promedio de inactividad de los activos, el tiempo de actividad, el tiempo medio entre fallos de activos y la depreciación de activos. La analítica de activos permite a las empresas ver qué activos son eficientes y cuáles están en riesgo.
Integración: Dado que las empresas que implementan EAM también utilizan otros tipos de software, como ERP y contabilidad, es fundamental integrar todos estos sistemas. La integración con EHS también es esencial porque las empresas necesitan asegurarse de que cada activo cumpla con las regulaciones de seguridad, salud y medio ambiente.
¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas de gestión de activos empresariales?
Los principales beneficios de los sistemas EAM son:
Centralizar los datos de activos: El software EAM sirve como un centro central para que todos los departamentos dentro de una organización encuentren rápidamente información sobre cómo están funcionando los activos. Para las empresas que gestionan muchos activos en múltiples ubicaciones, este tipo de visibilidad es fundamental para comprender el rendimiento y el estado de los activos en el campo. Los datos precisos de los activos también ayudan con la planificación del mantenimiento al ayudar a los gerentes a asignar las herramientas adecuadas para cada operación, como la instalación o las reparaciones.
Monitorear activos: EAM reduce la carga administrativa al monitorear todos los activos digitalmente, eliminando errores de entrada de datos y optimizando las actividades de mantenimiento. El monitoreo de activos es crítico para las empresas que utilizan equipos y herramientas en múltiples ubicaciones, como instalaciones de producción, almacenes, tiendas minoristas y centros de distribución. El monitoreo también se refiere a rastrear cómo se están utilizando los activos, no solo dónde están ubicados. Las empresas deben limitar el uso inadecuado de los activos, lo que puede dañar el equipo, interrumpir las operaciones y causar accidentes.
Reducir costos: Los sistemas de software EAM ayudan a las empresas a reducir costos al extender la vida útil de los activos de la empresa a través del mantenimiento. También puede eliminar el gasto innecesario al identificar qué activos no son eficientes ni útiles. Los gerentes siempre buscan mejorar su ROA, que mide cuán rentable es una empresa en relación con sus activos totales y cuán eficientemente aprovecha esos activos para generar ganancias. EAM ayuda a las empresas a mejorar su ROA al proporcionar formas de optimizar cada paso del ciclo de vida del activo.
¿Quién usa aplicaciones de gestión de activos empresariales?
EAM ayuda a empresas de industrias intensivas en activos, como la fabricación, los servicios públicos o el transporte. Estas empresas también pueden subcontratar operaciones de mantenimiento relacionadas con algunas etapas de la gestión del ciclo de vida de los activos, como la instalación o la disposición.
Gerentes de activos: Los gerentes de mantenimiento utilizan aplicaciones EAM para monitorear el rendimiento de los activos, planificar y programar tareas de mantenimiento, asignar recursos a órdenes de trabajo e identificar oportunidades para optimizar el rendimiento del equipo de la empresa.
Equipos de mantenimiento: Los miembros del equipo de mantenimiento utilizan herramientas EAM para acceder a órdenes de trabajo, instrucciones y documentación sobre cómo realizar su trabajo, como inspecciones y reparaciones. Los técnicos de servicio de campo requieren una versión móvil del software EAM para acceder a la solución mientras viajan.
Gerentes de producción: Las operaciones de fabricación dependen significativamente del tiempo de actividad de los activos utilizados en la producción. Los gerentes de producción utilizan el conjunto de software EAM para la planificación de la producción y para asignar equipos a varios procedimientos y estaciones de trabajo. Por lo tanto, es crucial para ellos saber qué activos están disponibles y cuáles son los más confiables.
Contadores: El equipo complejo puede ser costoso de comprar, implementar y mantener, y estos costos pueden afectar la rentabilidad de una empresa. Por lo tanto, es esencial que los contadores estimen con precisión los costos de los activos basándose en los datos de los sistemas EAM, como los precios de compra o los costos de piezas y mano de obra relacionados con el mantenimiento.
¿Cuáles son las alternativas al software EAM?
Las alternativas al software EAM que pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente, incluyen:
Software de gestión del rendimiento de activos: Este tipo de software no incluye características estándar para el seguimiento y mantenimiento de activos, pero se centra en la funcionalidad para optimizar el rendimiento de los activos. La optimización de activos identifica oportunidades para mejorar la utilización de activos y ayuda a los gerentes en la toma de decisiones. Por ejemplo, los proyectos de capital como la construcción de una instalación industrial requieren equipos complejos como grúas, cuyo rendimiento es crítico para el éxito del proyecto.
Software CMMS: El software CMMS es una versión reducida de EAM que se centra en pequeñas y medianas empresas (PYMES) en lugar de compradores empresariales. Ambos se consideran sistemas de gestión de activos, pero CMMS generalmente no incluye características para el mantenimiento predictivo o el seguimiento de activos complejos como activos lineales (líneas eléctricas, carreteras y vías férreas).
Software de gestión de instalaciones: Los gerentes de instalaciones necesitan rastrear múltiples tipos de activos, como sistemas de transporte, unidades de almacenamiento, estantes o equipos de elevación como montacargas. Los sistemas EAM no siempre proporcionan las características para todos estos tipos de activos y pueden no ser siempre la mejor opción para empresas de la cadena de suministro o instalaciones minoristas.
Software relacionado con soluciones EAM
Las soluciones relacionadas que se pueden utilizar junto con el software EAM incluyen:
Sistemas ERP: Mientras que los sistemas EAM se centran en la gestión de activos físicos, los sistemas ERP son más adecuados para gestionar finanzas y operaciones. Cuando los dos se integran, el software ERP puede proporcionar una mejor comprensión de cómo la gestión de activos impacta en el resultado final de un negocio. Los fabricantes utilizan ERP y EAM para asignar activos fijos a actividades de producción y monitorear su efectividad.
Software GIS: Una parte significativa de la gestión de activos es comprender su conexión con la ubicación. Integrar GIS con el software EAM permite a las empresas rastrear dónde están ubicados los activos y cómo se mueven en el campo. Si un gerente de campo necesita mover un activo de un lugar a otro, GIS puede ayudar a encontrar ese activo y monitorear su movimiento.
Gestión de calidad (QMS): La calidad de los productos fabricados por una empresa está directamente relacionada con el rendimiento de su equipo, especialmente en industrias altamente reguladas como alimentos y bebidas. Los mezcladores y licuadoras industriales deben limpiarse y adaptarse regularmente para evitar retiradas de alimentos y poner en riesgo a los consumidores. Además de los estándares de calidad como ISO 9000, los fabricantes deben cumplir con estándares para la gestión de activos como ISO 55000.
Software de salud y seguridad ambiental: El software de salud y seguridad ambiental (EHS) mejora las prácticas de salud y seguridad al realizar inspecciones de seguridad de rutina en los activos. El equipo que funciona mal puede dañar el medio ambiente y causar accidentes que ponen en peligro la seguridad de los empleados y la salud pública. Incluso cuando funcionan con especificaciones, algunos tipos de equipos pueden dañar el medio ambiente porque emiten contaminantes como el benceno.
Desafíos con las herramientas EAM
Las soluciones de software EAM pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Migración desde sistemas heredados: Adoptar un sistema EAM puede ser un desafío para las empresas que utilizan un sistema de gestión de inventario de décadas de antigüedad. Para las empresas familiarizadas con un sistema diferente, será esencial crear estrategias para optimizar el nuevo sistema y utilizarlo a su máximo potencial. Las empresas deben ser conscientes de que implementar un sistema EAM requerirá una buena cantidad de tiempo de capacitación.
La complejidad del software: EAM puede ser difícil de implementar y mantener, principalmente cuando se utiliza para rastrear y gestionar cientos o miles de activos en múltiples ubicaciones. Además del volumen de datos de activos, EAM también rastrea documentos como especificaciones técnicas y garantías, órdenes de trabajo de mantenimiento, inventario de piezas de repuesto y adquisiciones, y movimientos de activos.
¿Qué empresas deberían comprar productos EAM?
EAM ayuda a empresas de industrias intensivas en activos, como la fabricación, los servicios públicos o el transporte. Estas empresas también pueden subcontratar operaciones de mantenimiento relacionadas con algunas etapas de la gestión del ciclo de vida de los activos, como la instalación o la disposición.
Fabricantes: Los fabricantes a menudo se enfrentan a auditorías e inspecciones para garantizar que sus productos cumplan con los códigos; el software EAM permite a los fabricantes agilizar y priorizar las actividades de auditoría. Cuando llega una auditoría, el software EAM mostrará una lista de qué activos necesitan ser auditados y cómo auditarlos. Esto reducirá la cantidad de tiempo dedicado a cada auditoría, liberando más tiempo para los fabricantes.
Gerentes de servicios públicos y energía: Muchos gerentes de servicios públicos deben seguir priorizando las preocupaciones ambientales. Con el software EAM, el consumo de energía se puede monitorear regularmente, asegurando que no se desperdicie energía. Además, los sistemas EAM pueden ayudar a los gerentes de servicios públicos a mejorar la sostenibilidad mientras mejoran simultáneamente la gestión de equipos, instalaciones y vehículos.
Proveedores de servicios de mantenimiento: Las empresas que proporcionan servicios de mantenimiento pueden no poseer activos fijos, pero podrían utilizar software EAM para rastrear el equipo de sus clientes y planificar y programar operaciones.
Cómo elegir el mejor software de gestión de activos empresariales
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de gestión de activos empresariales (EAM)
Los requisitos de EAM pueden incluir características estándar de gestión de activos como el seguimiento de activos y órdenes de trabajo, y criterios específicos de la industria como el cumplimiento de estándares y regulaciones para la seguridad y la protección ambiental. Los requisitos técnicos incluyen el modelo de entrega (en la nube o en las instalaciones), versiones móviles del software o integración con otros sistemas como ERP.
Comparar productos de software de gestión de activos empresariales (EAM)
Crear una lista larga
Una lista larga debe incluir todos los productos EAM con las características principales para el mantenimiento a nivel empresarial. Los sistemas CMMS no deben incluirse, excepto cuando ofrecen versiones avanzadas que incluyen componentes similares a EAM. Cuando los compradores también necesitan reemplazar sistemas ERP, la lista larga de EAM puede incluir software ERP con funcionalidad de mantenimiento avanzada.
Crear una lista corta
Los compradores pueden usar criterios para eliminar productos de la lista larga para generar una lista corta. Algunos ejemplos incluyen funcionalidad que no es común a todos los sistemas EAM, como activos lineales o mantenimiento predictivo.
La integración con sistemas ERP y contabilidad es otro criterio que los compradores pueden usar para crear una lista corta. Además, las empresas globales necesitan soporte multilingüe y multicurrency y la capacidad de compartir datos de activos entre múltiples unidades de negocio.
Dado que el cumplimiento normativo es crítico en industrias altamente reguladas como las ciencias de la vida, los sistemas EAM que no admiten estándares y regulaciones de la industria no deben incluirse en la lista corta.
Realizar demostraciones
Las demostraciones de EAM deben basarse en escenarios que simulen operaciones reales en cada etapa del ciclo de vida del activo, desde la adquisición hasta la obsolescencia. Cada escenario puede centrarse en las necesidades específicas de un tipo de persona, como gerentes de mantenimiento, planificadores de producción o contadores. Por ejemplo, los contadores necesitan ver cómo el sistema maneja los métodos de depreciación, mientras que los gerentes de producción están más interesados en asignar equipos a estaciones de trabajo en el piso de producción. El equipo de mantenimiento se beneficiaría más al ver cómo el EAM genera y gestiona órdenes de trabajo.
Selección de software de gestión de activos empresariales (EAM)
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección generalmente incluye gerentes de activos, ejecutivos como el CIO y el CFO de la empresa, y expertos en la materia con amplio conocimiento del mantenimiento específico de la industria. Los gerentes de otros departamentos, como producción o adquisiciones, también pueden estar involucrados en sus equipos que utilizan el software EAM.
Negociación
La negociación debe centrarse en las fortalezas y debilidades de cada producto y proveedor. Por ejemplo, la capacidad del proveedor para personalizar el sistema o proporcionar soporte global puede ser un factor decisivo.
Decisión final
Si bien el precio del software es importante, los compradores deben intentar estimar el ROI potencial de la solución EAM antes de tomar una decisión.
¿Cuánto cuesta el software EAM?
Es importante estimar el costo real del software, que incluye licencias de software, servicios profesionales y el hardware y dispositivos necesarios para usarlo.
Retorno de la inversión (ROI)
Se logra un ROI positivo cuando los beneficios del software EAM superan sus costos. Si bien los costos son relativamente fáciles de identificar, los beneficios no siempre son evidentes. Una ventaja aparente de EAM es la disminución del tiempo dedicado al mantenimiento de activos. Beneficios como el aumento del rendimiento de los activos o la productividad de los empleados son más difíciles de evaluar, pero incluso una estimación es preferible a no considerarlos.
Implementación del software de gestión de activos empresariales (EAM)
¿Cómo se implementa el software EAM?
Debido a su complejidad, los compradores generalmente requieren ayuda de los proveedores o sus socios para implementar EAM. Todas las partes deben crear un plan de implementación que defina claramente todas las etapas del proyecto, entregables y plazos.
¿Quién es responsable de la implementación?
Los gerentes de mantenimiento son responsables de la implementación general, centrándose en los procesos empresariales, la capacitación y la configuración. Los gerentes de proyectos externos y los consultores a menudo brindan experiencia y apoyo adicionales.
El departamento de TI de la empresa está a cargo del despliegue técnico del sistema. Si bien las soluciones en la nube se pueden implementar sin ayuda de TI, los programadores y administradores de bases de datos deben integrar EAM con otros sistemas y gestionar roles de usuario y derechos de acceso.
¿Cómo es el proceso de implementación para las herramientas EAM?
El proceso de implementación de EAM debe comenzar con un inventario de todos los activos, equipos, herramientas y piezas de repuesto de la empresa. Esta información se importa luego al nuevo sistema para que los empleados puedan usarla al utilizar EAM.
Los datos de activos también son valiosos durante la fase de implementación, cuando la solución EAM debe personalizarse según las necesidades específicas del comprador. La capacitación de usuarios también debe utilizar datos de activos reales con los que los usuarios estén familiarizados.
La puesta en marcha solo debe ocurrir cuando el sistema esté configurado correctamente y los usuarios tengan suficiente conocimiento para usarlo de manera eficiente.
¿Cuándo se deben implementar los sistemas EAM?
No hay un momento perfecto para implementar EAM, pero es preferible evitar picos en la actividad empresarial cuando la implementación puede verse interrumpida. Si los compradores también reemplazan otros sistemas importantes como ERP, es preferible sincronizar el despliegue de todos los sistemas para agilizar la integración y las transferencias de datos.
Las empresas que poseen activos de alto valor pueden querer implementar un nuevo sistema EAM después de cerrar su año fiscal. Esto se debe a que los contadores necesitan calcular correctamente el valor de los activos para cerrar los libros, lo que significa que el nuevo sistema EAM utilizará datos actualizados y precisos.
Tendencias del software de gestión de activos empresariales
Analítica predictiva
El mantenimiento predictivo es una característica en constante evolución que el software EAM intenta perfeccionar. Con los avances en inteligencia artificial, la gestión de activos espera transformar el enfoque de gestión de una organización de reactivo a predictivo. Un sistema EAM podría aprender basado en análisis y datos históricos, prediciendo cuándo es necesario el mantenimiento. Por ejemplo, si un activo ha sido auditado y monitoreado históricamente cada 30 días, el software EAM alertaría automáticamente a los gerentes de mantenimiento. Esto reduce la necesidad de programar manualmente cada revisión de mantenimiento.
Industria 4.0
La automatización es omnipresente en las industrias intensivas en activos, y tecnologías como el Internet Industrial de las Cosas (IoT) y la inteligencia artificial se están adoptando a un ritmo rápido. Los robots y equipos inteligentes están reemplazando a los activos antiguos, y algunas empresas ya tienen instalaciones completamente automatizadas. Los activos inteligentes son mucho más eficientes que los activos fijos, pero requieren mantenimiento predictivo y experiencia avanzada. Además, el equipo de la industria 4.0 depende del intercambio de datos en tiempo real, lo que requiere redes IoT y sensores sofisticados.
