El software de gestión de contratos automatiza la creación, seguimiento y monitoreo de contratos. Los profesionales, como los vendedores o representantes de cuentas, que están involucrados en el aspecto de negociación de los contratos, tienen la tarea de definir términos y acuerdos de nivel de servicio, enmendar acuerdos y ejecutar contratos. Los departamentos legales de ambas partes de un acuerdo participan en el proceso de contratación para garantizar el cumplimiento de leyes y regulaciones, así como de las normas internas de la empresa.
El software de gestión de contratos simplifica estos procesos al permitir a los usuarios crear, almacenar, gestionar, revisar y compartir contratos comerciales complejos. Este tipo de software ayuda a eliminar cuellos de botella dentro del proceso de negociación de contratos al permitir a las organizaciones agilizar las operaciones de ventas y colaborar durante la creación de contratos. El mejor software de gestión de contratos típicamente se integra en un portafolio de herramientas utilizadas para manejar las relaciones generales con proveedores o contratistas y comúnmente se integra con software CRM, software de propuestas, software de contabilidad y software de firma electrónica.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Contratos, un producto debe:
- Incluir un repositorio de documentos que puedan almacenarse en diferentes categorías para cada tipo de contrato
- Ofrecer plantillas que puedan ser personalizadas por los usuarios involucrados en la creación de contratos comerciales
- Proporcionar la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar fácilmente en contratos internamente (con otros empleados) y externamente (con clientes o socios)
- Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos significativos, como el vencimiento o renovación del contrato
- Cumplir con los requisitos legales comerciales, así como con las normas internas de las partes involucradas en el contrato