Beste Virtuelle Empfangsdienstleister

Virtuelle Empfangsdienstleister bieten Unternehmen Fernempfangsdienste an, um ihre Kundenkommunikation zu verwalten. Sie fungieren als Erweiterung des Empfangsbereichs eines Unternehmens, indem sie Personen beschäftigen, die als erster Ansprechpartner für Kunden agieren. Was sind virtuelle Empfangsdienstleister? Virtuelle Empfangsdienstleister sind Drittorganisationen, die sich auf Fernkommunikationsunterstützung spezialisiert haben. In diesem Modell übernehmen geschulte Personen verschiedene Aufgaben, die traditionell von einem internen Empfangsmitarbeiter ausgeführt werden – wie das Beantworten von Anrufen, das Aufzeichnen von Nachrichten und das Erledigen anderer administrativer Aufgaben – ohne physisch im Büro des Kunden anwesend zu sein. Alternativ können Geschäftsinhaber sich für KI-Vertriebsassistenten-Software für Kundenunterstützungsaufgaben entscheiden, die keinen menschlichen Kontakt erfordern. On-Demand-Personalservices bieten auch eine praktikable Lösung für die Einstellung temporärer Empfangsmitarbeiter vor Ort. Wie funktionieren virtuelle Empfangsdienste? Virtuelle Empfangsdienste schaffen ein positives Erlebnis für Anrufer, indem sie Anfragen schnell bearbeiten und die Antworten mit den Anweisungen jedes Unternehmens abstimmen. Um den gesamten Prozess reibungslos zu gestalten, arbeiten ausgefeilte Technologie und geschulte Fachleute zusammen. Hier ist ein Überblick darüber, wie die Geschäftskommunikation über einen Drittanbieter-Empfangsdienst typischerweise funktioniert. - **Ersteinrichtung**: Dazu gehört die Anmeldung bei einem virtuellen Empfangsdienst und die Konfiguration Ihrer Präferenzen, wie eingehende Anrufe beantwortet werden sollen, welche Informationen gesammelt werden sollen und alle anderen Anweisungen zur Anrufweiterleitung. - **Anrufweiterleitung**: Dies geschieht über fortschrittliche Anrufweiterleitungssysteme, Anrufweiterleitung, Direktwahl und andere Methoden. Sobald Ihre Geschäftstelefonnummern eingerichtet sind, um Anrufe weiterzuleiten, nehmen die virtuellen Empfangsdienste Anrufe in Ihrem Namen entgegen, entweder ganztägig oder zu bestimmten Zeiten, je nach Ihren Bedürfnissen. - **Anrufbearbeitung**: Virtuelle Empfangsdienste beantworten Anrufe prompt, wenn jemand Ihr Unternehmen anruft, und folgen dabei Ihren festgelegten Skripten und Protokollen. Dies garantiert eine hilfreiche Interaktion, unabhängig von der Art der Anfrage. Falls der Anrufer eine Nachricht hinterlassen möchte oder der Anruf weitergeleitet werden muss, werden Details wie der Name des Anrufers, Kontaktdaten, Grund des Anrufs und andere relevante Informationen notiert. - **Anrufweiterleitung**: Dies geschieht, wenn weitere Unterstützung erforderlich ist. In solchen Fällen kann der Empfangsdienst den Anruf entweder direkt weiterleiten, dem Anrufer Informationen geben oder einen Rückruf vereinbaren. - **Integration**: Ermöglicht es bestimmten Geschäftstools wie Kalendern, CRMs und Messaging-Tools, mit Anrufbeantwortungsdiensten für die Anrufplanung, das Protokollieren von Kundeninteraktionen und den Informationsaustausch zu arbeiten. - **Schulung**: Virtuelle Empfangsdienste werden geschult, um die Besonderheiten Ihrer Produkte, Dienstleistungen und Unternehmenskultur zu verstehen. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kommunikation anzupassen, wie bevorzugte Begrüßungen, Anrufweiterleitungsprotokolle und Eskalationsverfahren. - **Berichterstattung und Feedback**: Informationen über Anrufvolumen oder Service-Nutzung können die Effektivität Ihres Dienstes messen, auf deren Grundlage Sie fundierte Entscheidungen treffen können. Um ihre Leistung zu verbessern, überwachen virtuelle Empfangsdienste auch Anrufdaten und Anrufqualität und nehmen regelmäßig Feedback von Kunden entgegen. - **Weitere Dienstleistungen**: Virtuelle Empfangsdienste können auch die Terminplanung, das Versenden von Erinnerungen, das Bereitstellen grundlegender Informationen über das Unternehmen und das Beantworten häufig gestellter Fragen umfassen. Wer nutzt virtuelle Empfangsdienste? Virtuelle Empfangsdienste sind für eine Vielzahl von Unternehmen in verschiedenen Branchen geeignet. Sie sind besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen, die genügend Kundenanrufe erhalten, jedoch nicht in dem Maße, dass die Einstellung eines Empfangsmitarbeiters vor Ort erforderlich wäre. - **Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und Startups** aus verschiedenen Branchen können virtuelle Empfangsdienste nutzen, um den Kundenservice zu verbessern. Eine schnelle und professionelle Bearbeitung von Kundenanfragen verbessert das Markenimage, reduziert verlorene Chancen und wandelt mehr Leads um. - **Dienstleister für den Heimgebrauch** wie Klempner, Landschaftsgärtner und Elektriker haben Schwierigkeiten, Anrufe zu beantworten, während sie vor Ort arbeiten. Virtuelle Empfangsdienste bieten ihnen erhebliche Vorteile, indem sie ihnen ermöglichen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, potenzielle Kunden zu verlieren. - **Rechts- und Finanzfachleute** verlassen sich auf virtuelle Empfangsdienste, um ihre Kundenkommunikation zu verwalten, damit sie sich auf Kernaktivitäten wie Kundengespräche, Fallvorbereitung und strategische Planung konzentrieren können. - **Gesundheitsdienstleister** haben typischerweise vielbeschäftigte Telefonleitungen. Virtuelle Empfangsdienste helfen ihnen, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren, während sie Patientenanfragen, allgemeine Anfragen, Stornierungen, die Aufnahme neuer Patienten und Notrufe außerhalb der Geschäftszeiten bearbeiten. - **Berater und Freiberufler** entscheiden sich für virtuelle Empfangsdienste, um die Kundenkommunikation zu verwalten, damit sie mehr Zeit für die Erbringung ihrer Dienstleistungen und das Wachstum ihres Geschäfts aufwenden können. Virtueller Empfangsdienst vs. virtuelle Assistenten Obwohl virtuelle Empfangsdienste und virtuelle Assistenten beide Fernunterstützungsdienste sind, unterscheiden sie sich in ihren Rollen, ihrem Arbeitsumfang, ihrem Fachgebiet, ihrer Kundeninteraktion und ihrer geschäftlichen Nutzung. Virtuelle Empfangsdienste Unternehmen nutzen virtuelle Empfangsdienste häufig für zusätzliche Unterstützung bei der Verwaltung des Anrufvolumens und des professionellen Kundenservice, ohne ein internes Team zu haben. Die Hauptaufgabe besteht darin, eingehende Geschäftsanrufe entgegenzunehmen. Ihre Aufgaben sind in der Regel stärker auf den Empfangsbereich fokussiert: Anrufe filtern, Nachrichten entgegennehmen, Kunden an die entsprechenden Parteien weiterleiten und Termine vereinbaren. Virtuelle Empfangsdienste sollten über gute Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten sowie ein grundlegendes Verständnis des Unternehmens verfügen. Virtuelle Assistenten Virtuelle Assistenten unterstützen Unternehmen und ihre internen Teams. Sie können für eine Vielzahl von Dienstleistungen eingesetzt werden, wie die Durchführung administrativer Aufgaben, das Verwalten von E-Mails, Buchhaltung, Recherche und das Verwalten von Social-Media-Kanälen. Um diese Aufgaben auszuführen, verfügen virtuelle Assistenten über ein vielfältiges Skillset. Sie sind oft detailorientiert, versiert im Umgang mit verschiedenen Softwareplattformen und verfügen über starke organisatorische und administrative Fähigkeiten. Vorteile von virtuellen Empfangsdiensten Es gibt mehrere Vorteile, einen virtuellen Empfangsdienst zu beauftragen, wie 24/7-Verfügbarkeit, Flexibilität und Kosteneinsparungen. Diese Dienste sind besonders hilfreich für wachsende und kleine Geschäftsinhaber. - **24/7-Verfügbarkeit**: Viele virtuelle Empfangsdienste bieten rund um die Uhr Dienstleistungen an, auch an Wochenenden, Feiertagen und nach Feierabend, sodass Unternehmen jederzeit Kundenanfragen beantworten können. - **Erhöhte Produktivität**: Einer der Schwerpunkte virtueller Empfangsdienste ist das Aussortieren unqualifizierter Leads und Spam-Anrufer sowie das Weiterleiten qualifizierter Leads und aktueller Kundenanrufe an die richtigen Personen. Dies garantiert, dass internes Personal sich auf Kernaktivitäten konzentriert. - **Kosteneinsparungen**: Im Vergleich zur Einstellung eines Vollzeit-Empfangsmitarbeiters sind virtuelle Empfangsdienste auf lange Sicht kostengünstiger. Mit diesen Diensten sparen Sie die Kosten für Schulung, Vorstellungsgespräche, Ausrüstung, Mitarbeiterleistungen und Büroräume. - **Mehrsprachige Unterstützung**: Mehrsprachige virtuelle Empfangsdienste bedienen eine vielfältige Kundschaft. Sie können problemlos mit Anrufern kommunizieren, unabhängig von deren Sprache. Dies erweitert den Markt und unterstreicht Ihr Engagement für globale Inklusivität. - **Verbesserte Kundenerfahrung**: Qualifizierte virtuelle Empfangsdienste bearbeiten alle Anrufe professionell und prompt. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit, was zu höheren Empfehlungs- und Bindungsraten führt. - **Bessere Lead-Erfassung**: Ein hohes Volumen an Leads erschöpft schnell interne Ressourcen. Virtuelle Empfangsdienste stellen sicher, dass keine Anrufe verpasst, keine Antworten verzögert oder keine Chancen zur Umwandlung potenzieller Kunden verschwendet werden. Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Empfangsdienst Bestimmte Herausforderungen müssen bei der Beschäftigung eines virtuellen Empfangsdienstes angegangen werden, wie anfängliche Einstellungskosten, begrenzte persönliche Interaktion und potenzielle Missverständnisse. - **Verlust des persönlichen Kontakts**: Der Aufbau von Beziehungen und persönlichen Verbindungen zu Kunden kann manchmal weniger effektiv sein, wenn virtuelle Empfangsdienste genutzt werden, als bei direkten Interaktionen mit Mitarbeitern. - **Kostenbedenken**: Einige kleine Unternehmen bevorzugen möglicherweise kostenlose und kostengünstige Tools wie Anrufbeantworter und Telefonbäume, obwohl Anrufer diese Lösungen in der Regel nicht mögen. Darüber hinaus können bei einer Abrechnung nach Nutzungsminuten hohe Anrufvolumina die Kosten im Vergleich zur Einstellung eines Empfangsmitarbeiters vor Ort erhöhen. - **Aufgabenbeschränkungen**: Die Bewältigung einer hohen Arbeitsbelastung oder die Bearbeitung zu vieler Aufgaben kann ein Risiko für Ineffizienz darstellen. Es gibt auch Einschränkungen in Bezug auf die Bearbeitung von physischer Post, die Bereitstellung von Gästeservices vor Ort oder andere persönliche Verantwortlichkeiten. - **Begrenzte Kontrolle**: Das Outsourcing der Position reduziert die direkte Aufsicht über den täglichen Betrieb, was für einige Unternehmen eine Umstellung sein kann. - **Potenzielle Missverständnisse**: Ein virtueller Empfangsdienst ist möglicherweise weniger über die Feinheiten des Unternehmens informiert als ein Empfangsmitarbeiter vor Ort, was zu Missverständnissen oder ungenauen Informationen führen kann. Kosten von virtuellen Empfangsdiensten Die Kosten eines virtuellen Empfangsdienstes hängen von Faktoren wie dem Anruf- oder Aufgabenvolumen, dem erforderlichen Spezialisierungsgrad, dem gewählten Dienst und dem Preismodell ab. Sie können geeignete Dienste im Bereich von 50 bis 300 US-Dollar erwarten. Es ist jedoch zu beachten, dass Optionen zu noch niedrigeren Preisen sowie Premium-Dienste verfügbar sind, die möglicherweise über 300 US-Dollar kosten. Die oben genannten Preise sind eine Schätzung basierend auf Internetdaten. Überprüfen Sie immer mit dem Verkaufsteam, um die aktuellsten Preise zu erhalten. Die verschiedenen Preismodelle für virtuelle Empfangsdienste werden hier diskutiert. - **Bezahlung pro Minute**: Modelle berechnen Ihnen die Zeit, die ein virtueller Empfangsdienst mit der Entgegennahme von Anrufen in Ihrem Namen verbringt. Die Kosten hier werden stark von Ihrer Auswahl an Dienstleistungen und der Anzahl der Anrufe beeinflusst. - **Bezahlung pro Anruf**: Modelle berechnen Ihnen jeden Anruf, den der Empfangsdienst entgegennimmt, unabhängig von dessen Dauer. Der Betrag, der für einen dreiminütigen Anruf berechnet wird, ist gleich einem 30-minütigen Anruf. - **Monatliche Abonnements**: Bieten ein Prepaid-Paket von Minuten. Ihr monatliches Abonnement bestimmt die Anzahl der Funktionen, die Anzahl der Anrufe oder Minuten und die Art der Unterstützung. - **Gestaffelte Preispläne**: Ermöglichen es Ihnen, das Serviceniveau zu wählen, das am besten zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passt. Niedrigere Stufen oder Basispläne berechnen weniger und könnten einige Dienstleistungen wie Anrufbeantwortung, Voicemail oder Terminplanung umfassen. Auf der anderen Seite bieten höhere Stufen erweiterte Funktionen wie mehrsprachige Unterstützung, Datenanalyse und Callcenter-Dienste zu einem Premiumpreis. Rendite (ROI) für virtuelle Empfangsdienste Obwohl virtuelle Empfangsdienste nicht direkt zum Umsatz beitragen, verbessern sie den ROI, indem sie mehrere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens positiv beeinflussen. - **Lead-Erfassung**: Mit einem virtuellen Empfangsdienst, der alle Ihre Geschäftsanrufe entgegennimmt, haben Sie weniger Chancen, Gelegenheiten zu verpassen, und eine höhere Möglichkeit, neue Kunden zu gewinnen. - **Zeitersparnis**: Ihr Kernteam spart viel Zeit, wenn es keine Anrufe verwalten oder grundlegende Empfangsaufgaben erledigen muss. Diese eingesparte Zeit kann auf Aufgaben gerichtet werden, die zum Umsatz beitragen. - **Kosteneinsparungen**: Sie können die Gemeinkosten erheblich reduzieren, indem Sie die Empfangsrolle auslagern. Vergleichen Sie die Kosten des Dienstes mit den Ausgaben für die Einstellung eines Vollzeit-Empfangsmitarbeiters vor Ort (einschließlich Gehalt, Leistungen, Arbeitsplatz und Ausrüstung), um das eingesparte Geld zu berechnen. - **Schnellere Anfragenbearbeitung**: Ein professioneller erster Eindruck kombiniert mit einer schnellen Bearbeitung von Anfragen verbessert die Kundenerfahrung, was zu mehr umgewandelten Leads und Kundenbindung führt. - **Skalierbarkeit und Flexibilität**: Ein virtueller Empfangsdienst skaliert mit Ihrem Unternehmen. Sie können sogar Ihr Abonnement ändern, um die Gebühren in Zeiten niedriger Nachfrage zu reduzieren, um Effizienz und Kosteneffektivität zu steigern. Wie wählt man den besten virtuellen Empfangsdienst für sein Unternehmen aus? Um den richtigen virtuellen Empfangsdienst für Ihr Unternehmen zu wählen, der mit Ihren Bedürfnissen, Werten und Zielen übereinstimmt, gehen Sie die folgende Checkliste durch: - **Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse**: Notieren Sie zunächst Ihre Geschäftsanforderungen. Bewerten Sie das Volumen und die Art der eingehenden Anrufe, die erforderlichen Sprachen und alle branchenspezifischen Fähigkeiten oder Kenntnisse. - **Recherchieren Sie verschiedene Dienstleister**: Erkunden Sie verschiedene virtuelle Empfangsdienstleister, um diejenigen zu finden, die zu Ihren Geschäftsanforderungen passen. Suchen Sie nach Unternehmen mit nachgewiesener Erfolgsbilanz, positiven Bewertungen und Empfehlungen aus vertrauenswürdigen Quellen. Stellen Sie sicher, dass die virtuellen Empfangsdienste mit Ihrer Branche vertraut sind, über starke Kommunikationsfähigkeiten verfügen und sich leicht an Ihre Markenstimme anpassen können. - **Bewerten Sie die angebotenen Dienstleistungen**: Überprüfen Sie die angebotene Dienstleistungspalette und deren Flexibilität zur Skalierung. Dazu gehören Anrufbeantwortung, Nachrichtenerfassung, Terminplanung und Auftragsabwicklung. - **Überprüfen Sie Technologie und Infrastruktur**: Stellen Sie sicher, dass der virtuelle Empfangsdienst zuverlässig kommunizieren kann, Daten sicher hält und reibungslos mit Ihren bestehenden Systemen wie CRM-Software arbeitet. - **Nutzen Sie Demos oder Testzeiträume**: Finden Sie heraus, wie verschiedene Dienste zu Ihrem Unternehmen passen, indem Sie sich für Testzeiträume oder Demos anmelden. Berücksichtigen Sie die Servicequalität, Reaktionsfähigkeit, Gehaltspakete, Einrichtungsgebühren, Abonnements und alle zusätzlichen Gebühren. - **Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen**: Bevor Sie sich für einen Dienst entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen, Kündigungsrichtlinien, Vertragsdauer und alle Klauseln im Zusammenhang mit Service-Level-Vereinbarungen verstehen. Fragen, die Sie einem virtuellen Empfangsdienst vor der Einstellung stellen sollten Wenn Sie die obige Checkliste durchgehen, stellen Sie diese Fragen, bevor Sie den Vertrag abschließen. - Was ist im Paket enthalten? - Bieten die virtuellen Empfangsdienste rund um die Uhr Unterstützung oder arbeiten sie zu festgelegten Geschäftszeiten? - Kann der Anbieter mit unserem Unternehmenswachstum skalieren? - Kann der Dienst personalisiert werden? - Können die Anrufskripte angepasst werden? - Welche Erfahrung hat der Anbieter mit virtuellen Empfangsdiensten? Wie lange ist das Unternehmen in dieser Branche tätig? - Welche Maßnahmen sind zum Schutz von Unternehmens- und Kundendaten vorhanden? - Welche Art von Anrufanalysen gibt es? Welche Art von Berichterstattung kann ich erwarten? Wie häufig? - Welche Art von Technologie verwendet der Anbieter? - Welche Schritte werden zur Verwaltung technischer Probleme unternommen? - Welches Feedback haben andere Kunden gegeben, insbesondere solche in meiner Branche? Gibt es eine Fallstudie, die ich überprüfen kann? Recherchiert und geschrieben von Marina Schlosser Überprüft und bearbeitet von Aisha West