Ausgabenmanagement-Software verfolgt und verwaltet nicht-gehaltsbezogene Geschäftsausgaben, um organisationsweite Transparenz in Bezug auf Ausgaben zu bieten, indem sie Beschaffungs- und Einkaufsdaten sammelt, analysiert und zentralisiert. Sie hilft Unternehmen, Überausgaben zu verhindern, eine genaue Finanzberichterstattung sicherzustellen und die Beschaffungs- und Buchhaltungsteams bei der Planung und Überwachung von Ausgaben zu unterstützen.
Kernfunktionen der Ausgabenmanagement-Software
Um in die Kategorie Ausgabenmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
- Ein zentrales Repository für Beschaffungs- und Einkaufsdaten bereitstellen
- Unternehmens- oder Beschaffungsausgaben verwalten
- Regeln und Workflows zur Genehmigung von Einkäufen und Zahlungen enthalten
- Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen abgleichen
- Beschaffungsbudgets mit tatsächlichen Ausgaben vergleichen
- Echtzeitberichte über Ausgabentransaktionen bereitstellen
- Historische Daten analysieren und Änderungen und Trends bei Ausgaben identifizieren
- Vorschläge für Einsparungen nach Produkt, Lieferant oder Abteilung liefern
Wie sich Ausgabenmanagement-Software von anderen Tools unterscheidet
Ausgabenmanagement-Software sollte nicht mit Spesenmanagement-Software verwechselt werden, die sich auf von Mitarbeitern initiierte, ad-hoc Ausgaben wie Reisen und Mahlzeiten konzentriert. Ausgabenmanagement-Tools integrieren sich enger mit Beschaffungssoftware und breiteren Lieferkettensystemen wie Lieferkettenplanung-Software und Vertriebs- und Betriebsplanungssoftware (S&OP), um strukturierte, organisationsweite Ausgaben zu verwalten.
Einblicke aus G2-Bewertungen zur Ausgabenmanagement-Software
Laut G2-Bewertungsdaten heben Benutzer verbesserte Ausgabentransparenz, stärkere Einkaufskontrollen und genauere Finanzberichterstattung als Hauptvorteile von Ausgabenmanagement-Plattformen hervor.
