Wer nutzt Lieferantenmanagement-Software?
Mehrere Abteilungen innerhalb einer Organisation können Lieferantenmanagement-Software nutzen, um verschiedene Metriken im Zusammenhang mit Lieferanten und Auftragnehmern zu verfolgen.
HR: Personalabteilungen nutzen VMS, um die Anzahl der Zeitarbeitskräfte zu verfolgen, die Leistung dieser Mitarbeiter zu überwachen und die interne Compliance bei ihren Lieferanten und Auftragnehmern sicherzustellen.
Beschaffung: Beschaffungsteams nutzen VMS, um Lieferanten zu finden und auszuwählen, Bedingungen festzulegen, die Leistung der Lieferanten zu überwachen und Vertragsverhandlungen, -verlängerungen und -kündigungen zu verwalten.
Buchhaltung: Buchhaltungsteams nutzen diese Software, um Ausgaben, Gehaltsabrechnungen und die Anzahl der Mitarbeiter im Zusammenhang mit Lieferanten zu verfolgen. Sie kann auch bei der Planung und Prognose zukünftiger Ausgaben und der Einstellung externer Arbeitskräfte helfen.
Herausforderungen mit Lieferantenmanagement-Software
Lieferantenmanagement-Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Datenspeicherung: Die Speicherung und das Abrufen von Lieferantendaten ist entscheidend. Wenn ein VMS jedoch nicht über ausreichende Speicherkapazität verfügt oder die Daten unorganisiert gespeichert werden, kann die Verwaltung von Projekten, die mehrere Lieferanten erfordern, schwierig werden.
Unzureichende Sichtbarkeit: Wenn ein VMS keine zentralisierte Ansicht der Lieferanten über Dashboards oder Berichte bietet, kann es schwierig sein zu wissen, wie die Lieferanten abschneiden und welche zur Verlängerung anstehen. Die Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Vorschriften kann ebenfalls schwierig sein.
Festlegung von Lieferantenstandards: Viele Organisationen nutzen Dutzende, wenn nicht Hunderte von Lieferanten zu einem bestimmten Zeitpunkt, und all diese Lieferanten sollten den Standards dieser Organisation entsprechen. Daher ist es notwendig, dass Unternehmen, die Zeitarbeitskräfte beschäftigen, Standards, Ziele und Metriken festlegen, die von verschiedenen Lieferanten realistisch erreichbar sind.
Wie kauft man Lieferantenmanagement-Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Lieferantenmanagement-Software
Bei der Auswahl eines VMS ist es wichtig, zunächst zu prüfen, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt verschiedene Optionen für VMS-Produkte, einschließlich solcher, die für die Geschäftsanforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden. Einige Dinge, die beim Kauf von Lieferantenmanagement-Software zu beachten sind, sind die Fähigkeit, die Nutzung von Lieferanten über Dashboards zu verfolgen, Aufgaben wie die Einreichung von Stundenzetteln zu automatisieren und einfach mit Lieferanten zu kommunizieren.
Vergleich von Lieferantenmanagement-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Je nach Branche möchte der Käufer eine Longlist von Softwareprodukten erstellen, die Unternehmen in ihrer speziellen Branche helfen sollen. Zum Beispiel gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen entwickelt wurden, während andere Flexibilität in der Anzahl der Benutzer bieten und zusätzliche Plätze erlauben, wenn ein Unternehmen wächst.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer sie basierend auf seinem Budget reduzieren. VMS ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Anwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis gekauft werden.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software relativ klein ist. Das Unternehmen sollte bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen, wenn es etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für sein Geschäft möchte.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen alle Produkte auf ihrer Shortlist vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind. Zum Beispiel könnte man bitten, durch Funktionen zur Verwaltung von Verträgen, Lieferantenportalen oder Lieferantenzahlungen geführt zu werden.
Auswahl der Lieferantenmanagement-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Manager aus Abteilungen wie HR, Beschaffung, Finanzen und Buchhaltung, die diese Software nutzen werden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Jedes Unternehmen ist anders, und häufige Benutzer sind am besten in der Lage, eine fundierte Meinung zu den besonderen Bedürfnissen des Unternehmens abzugeben. Benutzer können sogar in der Lage sein, dem Unternehmen bei der Installation und Einrichtung der ausgewählten Software zu helfen.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Das Unternehmen sollte diese Entscheidung jedoch nicht leichtfertig treffen, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, ein erheblicher Zeit- und Geldaufwand erforderlich ist. Um eine Rendite (ROI) zu erzielen, können Käufer nicht nach ein paar Monaten ihre Meinung ändern und die Software wechseln.
Verhandlung
Die Verhandlung eines Softwarevertrags ist entscheidend, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien sich darüber einig sind, was sie voneinander erwarten. Wenn ein Unternehmen über den Cashflow verfügt, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Ein Softwareanbieter kann unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn der Käufer im Voraus bezahlt, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung oder Integration der Software mit anderen Systemen benötigen. Normalerweise wird das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es günstiger erledigen kann. Käufer müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzt, kann der Käufer längere Laufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten Prioritäten setzen und die Lösung auswählen, die die meisten, wenn nicht alle ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Wenn möglich, sollten Käufer versuchen, ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchzuführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen, integriert und implementiert wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit Zuversicht kaufen. Wenn das Tool ineffizient ist oder nicht wie erwartet funktioniert, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
