O que é uma avaliação de necessidades?
Uma avaliação de necessidades é uma abordagem sistemática para determinar e avaliar as lacunas entre as condições atuais de negócios e as condições desejadas.
Uma necessidade pode refletir o desejo de uma empresa de melhorar o desempenho atual ou superar uma deficiência no desempenho existente. As empresas precisam analisar cuidadosamente suas condições atuais e medir discrepâncias com as condições desejadas para identificar suas necessidades específicas.
As avaliações de necessidades fazem parte do processo de planejamento em uma organização. Elas melhoram e refinam processos associados a projetos como treinamento, suporte e vendas para alcançar os resultados desejados. As empresas podem usar software de gerenciamento de projetos para realizar avaliações de necessidades de forma contínua enquanto planejam ou otimizam múltiplos projetos.
O processo de avaliação de necessidades ajuda as empresas ao permitir que elas:
- Ganhem clareza sobre problemas e proponham possíveis soluções ou intervenções
- Aloquem recursos finitos para implementar uma solução potencial
- Acumulem dados focados em resultados associados a soluções potenciais e selecionem o melhor processo para atender às necessidades de negócios
Tipos de avaliações de necessidades
Com base no escopo da pesquisa, a avaliação de necessidades é dividida em duas categorias:
- Avaliação de necessidades extensiva: O escopo da pesquisa é amplo e abrange uma grande população. Por exemplo, análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT).
- Avaliação de necessidades intensiva: O escopo da pesquisa é estreito, mas envolve uma análise detalhada e aprofundada de um ou mais casos.
Uma vez que uma organização identifica suas necessidades com uma avaliação de necessidades extensiva, a avaliação de necessidades intensiva é realizada para classificar as necessidades identificadas. Isso ajuda as organizações a decidir a prioridade de atendimento das necessidades.
Existem três tipos de avaliação de necessidades organizacionais:
- Avaliação de necessidades estratégicas foca nas necessidades externas de uma organização e garante o alinhamento dos objetivos da avaliação de necessidades com os objetivos organizacionais.
- Avaliação de necessidades táticas concentra-se na avaliação de desempenho organizacional e contribuições e alinha os objetivos corporativos com projetos e programas.
- Avaliação de necessidades operacionais centra a atenção em metas de desempenho individual ou de equipe e orienta planos de aprendizado pragmáticos.
Benefícios de uma avaliação de necessidades
A avaliação de necessidades oferece múltiplas vantagens para as organizações:
- Ajuda as empresas a avaliar o desempenho atual e tomar medidas desejadas para melhorar o desempenho futuro
- Permite que as organizações acumulem informações de desempenho em um só lugar e tomem decisões informadas
- Permite que as empresas identifiquem necessidades que devem ser atendidas com prioridade
- Facilita a criação de um plano de desenvolvimento para melhorar o desempenho com base nos resultados da avaliação de necessidades
- Constrói credibilidade com as partes interessadas, pois o plano de desenvolvimento é baseado em dados concretos associados à condição atual do negócio
Etapas de uma avaliação de necessidades
As empresas precisam passar por três etapas de avaliação de necessidades para identificar suas necessidades, priorizá-las e reconhecer soluções potenciais para alcançar os resultados desejados.
1. Iniciação
A etapa de iniciação da avaliação de necessidades inclui os seguintes processos:
- Validar a presença de um problema e identificar o público
- Identificar condições atuais e articular resultados desejados
- Estabelecer uma equipe de planejamento para definir metas para alcançar os resultados desejados
- Buscar informações associadas ao processo de alcançar os resultados desejados
2. Coleta e análise de dados
A coleta e análise de dados é a segunda etapa no processo de avaliação de necessidades. Envolve os seguintes passos:
- Configuração de métodos de coleta de dados, determinação do esquema de amostragem e teste de ferramentas de coleta de dados
- Realizar análise PEST (política, econômica, social e tecnológica) para examinar os fatores externos de um ponto de vista amplo, ajudando a identificar os obstáculos no ambiente da organização
- Realizar análise SWOT para coletar dados associados a forças e fraquezas (internas à empresa) e ameaças e oportunidades (externas à empresa)
- Revisar os resultados do PEST para obter uma visão geral do panorama maior e revisar os resultados do SWOT para identificar áreas de sucesso e preocupações.
- Analisar os dados coletados
- Conduzir uma avaliação de necessidades intensiva, se necessário, para definir uma prioridade no atendimento das necessidades identificadas
3. Relatório
A etapa de relatório da avaliação de necessidades inclui os seguintes processos:
- Identificar necessidades com base em uma análise detalhada de dados
- Acumular todos os insights em um só lugar e documentar as necessidades da organização
- Resumir as descobertas sobre a avaliação de necessidades
- Fazer recomendações sobre a estratégia de execução para alcançar o resultado desejado, forças motrizes que devem ser fortalecidas, forças restritivas que devem ser limitadas e outros parâmetros relacionados para alcançar o estado desejado
Melhores práticas de avaliação de necessidades
As melhores práticas ao conduzir uma avaliação de necessidades são as seguintes:
- Use múltiplas fontes de coleta de dados: Obtenha uma compreensão completa da circunstância coletando dados através de várias fontes. Isso ajuda a identificar alguém ou algo que possa ser a causa raiz do problema.
- Seja consistente com as perguntas: Uma ligeira reestruturação das perguntas pode levar a uma variedade de interpretações. É essencial fazer as mesmas perguntas a todas as partes interessadas.
- Selecione a melhor ferramenta de coleta de dados: Considere o ambiente, a indústria, o cronograma, as pessoas e outros fatores relevantes para identificar as melhores ferramentas de coleta de dados. Se a ferramenta não estiver alinhada com a metodologia de coleta de dados da empresa, será desafiador adquirir os dados essenciais para o processo de avaliação de necessidades.
- Forneça clareza sobre o estado ideal: As organizações devem fornecer uma visão clara e precisa do estado ideal. Isso ajuda a identificar a lacuna entre o estado atual e o estado ideal, permitindo que as empresas preencham a lacuna atendendo às necessidades relevantes identificadas através de uma avaliação de necessidades.
Avaliação de necessidades vs. análise de necessidades
Avaliação de necessidades é uma abordagem para identificar lacunas no estado atual e no estado desejado em uma organização. As empresas realizam uma avaliação de necessidades para melhorar seu desempenho atual ou superar uma deficiência em seu desempenho existente. O processo envolve avaliar necessidades e priorizá-las com base em vários fatores, como missão, visão e objetivos da organização.
Análise de necessidades é um processo de análise das lacunas descobertas durante a avaliação de necessidades para obter uma compreensão robusta de todos os atributos associados a ela.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
