O que são respostas automáticas de e-mail?
Respostas automáticas de e-mail são respostas pré-designadas geradas por software para tipos específicos de mensagens recebidas. Respostas automáticas também podem atuar como uma confirmação para o remetente de que seu e-mail foi recebido.
Essas respostas de e-mail precisam ser configuradas apenas uma vez pelo usuário e são acionadas quando um e-mail que atende aos critérios definidos é recebido. Como simplificam o processo de envio de respostas genéricas de e-mail, economiza-se tempo e esforço substanciais sem comprometer a precisão e a eficiência.
Respostas automáticas de e-mail são amplamente utilizadas em vendas, marketing e atendimento ao cliente. Software de marketing por e-mail ajuda a criar e distribuir respostas automáticas. O software é útil ao executar campanhas de marketing por e-mail e gerenciar listas de assinaturas de e-mail.
Casos de uso de e-mails automáticos
Diferentes departamentos usam e-mails automáticos para atividades empresariais para aumentar a produtividade. As seguintes funções de trabalho usam mais comumente respostas automáticas.
- Vendas: Representantes enviam regularmente e-mails semelhantes, que vão desde e-mails frios, apresentações de produtos e acompanhamentos.
- Marketing: Alguns dos e-mails mais comuns que podem ser automatizados para fins de marketing são assinaturas de listas de clientes, newsletters, respostas de clientes e ações centradas em campanhas.
- Atendimento ao cliente: A automação de e-mails é valiosa para representantes de atendimento ao cliente para abordar perguntas frequentes (FAQ), preocupações e feedback, bem como para fornecer recibos de confirmação geral.
Tipos de respostas automáticas de e-mail
Automatizar respostas de e-mail pode ser útil por uma variedade de razões. Aqui estão os cinco tipos mais comuns.
- E-mails de boas-vindas: A maioria das empresas tem um e-mail padrão de boas-vindas para novos clientes, agradecendo por escolher o negócio. Esses e-mails automáticos também são acionados quando há novas inscrições para assinaturas de e-mail.
- E-mails de confirmação: Esses e-mails servem como confirmação de pedidos e geralmente contêm detalhes de envio e rastreamento.
- E-mails de ausência do escritório: Esses e-mails automáticos são específicos para o horário de trabalho de uma pessoa. E-mails de ausência do escritório (OOO) informam as pessoas sobre o tempo de folga do remetente e podem ser configurados por indivíduos com assinaturas de resposta automática. Um bom e-mail OOO sempre terá um prazo de quando uma resposta pode ser esperada e um ponto de contato em caso de assistência urgente.
- Lembretes e alertas: Um dos casos de uso mais extensos de respostas automáticas de e-mail são lembretes e alertas. Essas notificações podem detalhar eventos futuros, compromissos, vendas ou alertas de mudança de conta.
- Atualizações e notícias: As empresas frequentemente usam e-mails automáticos para aumentar a conscientização da marca, compartilhando notícias da empresa e atualizações da comunidade para melhorar o relacionamento com os clientes.
Melhores práticas para respostas automáticas de e-mail
Automação de e-mail é um ativo valioso para os negócios. Uma boa resposta automática de e-mail difere de uma resposta ruim no sentido de que é clara, relevante e sucinta em sua mensagem.
- Assunto claro: Como em qualquer tipo de e-mail, e-mails automáticos com uma linha de assunto clara são mais bem-sucedidos em entregar a mensagem pretendida. Um assunto que é confuso ou complexo não servirá ao seu propósito. Garantir que o assunto esteja alinhado com a intenção de seu conteúdo também é essencial e captura a atenção do público.
- Conteúdo conciso: Manter a mensagem breve e direta ajuda a tornar uma resposta de e-mail legível. Forneça apenas os detalhes necessários e encurte a mensagem para respeitar o tempo do destinatário.
- Tempo e frequência: Respostas automáticas são acionadas assim que um e-mail atende às configurações predefinidas. Uma vez que uma resposta foi configurada, não precisa ser enviada manualmente. No entanto, é sempre melhor realizar testes antecipadamente para evitar falhas de comunicação. Isso também inclui verificar se o e-mail contém um prazo para quando um representante entrará em contato com o destinatário. Considere revisar a frequência de envio de e-mails automáticos para garantir que os destinatários não se sintam sobrecarregados com e-mails.
- Informações de contato: A maioria dos e-mails automáticos não pode ser respondida, pois não possuem uma caixa de entrada especificada para respostas recebidas. Embora isso ajude a prevenir spam de respostas, falha em fornecer informações de contato necessárias para destinatários que precisam se conectar com você. Incluir informações como um endereço de e-mail, número de telefone ou perfil de mídia social é uma boa maneira de manter os canais de comunicação abertos.
- Chamada para ação: Dependendo do tipo de resposta automática de e-mail, uma chamada para ação (CTA) ou próximo passo deve ser incluída em e-mails automáticos. Isso inclui, mas não se limita a notificações, descrições de processos ou pesquisas de feedback. Colocar CTAs ajuda a medir os resultados da campanha, o engajamento do cliente e a melhorar a imagem da marca.
- Personalização: Respostas automáticas de e-mail podem parecer impessoais, e a maioria dos clientes pode perceber a diferença entre e-mails manuais e automáticos. É sempre uma boa ideia incorporar algum tipo de personalização em seu alcance por e-mail, mesmo que isso signifique incluir os nomes para pontos de contato adequados.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
