Recursos do Software de Fechamento Financeiro
Existem muitos recursos que são importantes para gerenciar o processo de fechamento financeiro com sucesso.
Consolidação — Consolidação de informações financeiras de várias empresas ou entidades empresariais. Esse tipo de funcionalidade é crítico para empresas com várias subsidiárias ou grupos de empresas. Como cada entidade geralmente usa seu próprio plano de contas, livro razão geral e múltiplas moedas, os dados contábeis de todas as entidades precisam ser consolidados em uma fonte de dados.
Reconciliação — A reconciliação garante que os saldos das contas correspondam no final de cada período. Os contadores usam esse tipo de funcionalidade para comparar registros financeiros internos com documentos externos, como extratos bancários. A reconciliação ajuda os contadores a evitar descobertos e identificar fraudes ou roubos. Além de detectar gastos indevidos, a reconciliação fornece justificativas para as diferenças entre os saldos das contas, ajudando os usuários a criar demonstrações financeiras precisas no final do período.
Fluxos de trabalho — Tarefas e fluxos de trabalho definem quem é responsável pelas atividades de fechamento. Como o software de fechamento financeiro é usado por empresas de médio a grande porte, geralmente há várias pessoas ou equipes envolvidas no processo. Definir quem faz o quê e quando cria responsabilidade e permite que os CFOs monitorem o progresso do processo de fechamento. Trilhas de auditoria permitem que as empresas determinem quando os erros foram cometidos, facilitando a correção deles.
Gestão de registros — Documentos e listas de verificação fornecem informações e melhores práticas sobre como consolidar, reconciliar e equilibrar contas para se preparar para o fechamento. Além da conformidade regulatória, grandes empresas definem regras internas para evitar fraudes e erros financeiros. Todas essas regras e regulamentos devem ser documentados minuciosamente para garantir que os contadores saibam o que precisam fazer e como. Listas de verificação podem ser usadas quando o fechamento é menos complexo e a atribuição de tarefas pode complicar desnecessariamente o processo.
Revisão — A revisão e aprovação é a parte mais importante do processo de fechamento financeiro porque cada novo período fiscal depende das informações financeiras do período anterior. Em outras palavras, quaisquer erros durante o processo de fechamento financeiro podem ser transferidos para o próximo período em vez de serem corrigidos. Portanto, é essencial que os saldos sejam minuciosamente revisados e aprovados quando todos os erros forem corrigidos. Essa responsabilidade recai sobre profissionais de contabilidade altamente experientes, como controladores e CFOs.
Insights financeiros — A análise financeira coleta, limpa e examina grandes volumes de dados de várias fontes, como software de contabilidade ou sistemas ERP. Os insights financeiros podem ajudar os contadores a identificar erros, mas também a entender tendências e monitorar o desempenho financeiro da empresa.
Integração — A integração com outros softwares de contabilidade e finanças e sistemas ERP é necessária para criar um fluxo confiável de informações em todo o departamento financeiro, rastreando e transferindo ativos monetários conforme necessário, enquanto otimiza muitos processos críticos em todo o departamento.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Fechamento Financeiro
As seguintes soluções complementam um sistema de fechamento financeiro e ajudam as equipes de contabilidade a realizar suas funções diárias.
Software de orçamento e previsão — O software de orçamento e previsão oferece às equipes de contabilidade uma variedade de ferramentas para estabelecer orçamentos realistas com base em projeções em torno de fluxos de receita em relação aos custos de operação do negócio. Capacidades especializadas de relatórios e visualização de dados incluídas nessas plataformas ajudam a pintar o quadro mais preciso com base em históricos de orçamento, métricas de crescimento e previsões sobre fluxos de caixa novos e existentes.
Software de gestão de desempenho corporativo (CPM) — As equipes financeiras trabalham em estreita colaboração com os executivos da empresa para determinar os melhores planos operacionais para satisfazer os objetivos corporativos, incluindo metas de receita, redução de custos e outras estratégias financeiras. Cada departamento em uma empresa deve planejar seus roteiros estratégicos em relação à saúde financeira da organização, e o software CPM auxilia os executivos a estabelecer KPIs em toda a organização e a rastrear métricas organizacionais sobre esses padrões.
Provedores de finanças empresariais — Esses provedores têm vários tipos de serviços que ajudam as empresas com seus processos de fechamento financeiro. Alguns deles incluem serviços de contabilidade, serviços de auditoria, consultoria financeira e serviço de terceirização de processos de negócios de finanças e contabilidade. Cada um desses serviços tem propósitos diferentes.
- A contabilidade gerencia transações financeiras diárias em nome dos clientes, que geralmente são pequenas e médias empresas, ajudando a preparar os livros para o fechamento financeiro. Contadores externos também podem realizar as atividades de fechamento em nome de seus clientes.
- A terceirização de processos contábeis é benéfica para grandes empresas com atividades financeiras complexas, que não podem ser geridas eficientemente por provedores de contabilidade. Por exemplo, consolidar dados financeiros de várias fontes pode ser desafiador e requer expertise avançada.
- Consultores financeiros não estão envolvidos em operações contábeis contínuas, mas podem aconselhar contadores sobre como definir e implementar estratégias e processos financeiros eficazes. Processos melhores podem agilizar as atividades de fechamento financeiro, permitindo que os contadores sejam mais eficientes e precisos.
- Provedores de serviços de auditoria revisam o trabalho realizado por contadores e fornecem feedback sobre como melhorá-lo. Auditores geralmente têm expertise em melhores práticas para fechamento financeiro, como alocar lucro e perda para múltiplos centros de custo ou entidades empresariais.
