Tipos de Software de Gestão de Associações
O software de gestão de associações pode ser tão diferente quanto as várias organizações que o utilizam. Embora todo software de gestão de membros possa ter recursos básicos muito semelhantes, dependendo do tipo de organização para a qual o software é voltado, pode haver recursos adicionais muito diferentes.
Associações sem fins lucrativos – Organizações sem fins lucrativos têm uma variedade de necessidades que diferem de empresas com fins lucrativos. Por exemplo, as organizações sem fins lucrativos precisam de ferramentas adicionais de arrecadação de fundos para ajudar a levantar dinheiro além das taxas de associação. Ferramentas de gestão de doações também são importantes. As organizações sem fins lucrativos podem também querer ser capazes de configurar diferentes níveis de associação para maximizar a renda. Se as associações devem ser renovadas anualmente ou mensalmente, as organizações sem fins lucrativos também precisarão de ferramentas que acompanhem as associações que estão expirando e tenham recursos de marketing para incentivar esses membros a renovar suas associações.
Negócios baseados em membros – Empresas que dependem de associações, como academias e serviços de assinatura mensal, precisam de ferramentas para ajudá-las a manter fluxos de receita e construir seus negócios. Bancos de dados de membros são cruciais, assim como gateways de pagamento e ferramentas de marketing. Um portal de membros pode ser extremamente útil, permitindo que os próprios membros atualizem informações pertinentes e enviem informações de pagamento.
Clubes e outras associações – Clubes mais informais e outras associações podem querer uma solução mais simplificada que se concentre mais em acompanhar os membros e agendar eventos ou enviar comunicações em massa. Um PTO, por exemplo, pode querer um meio de enviar facilmente mensagens em massa para os pais se houver uma emergência ou como um lembrete de um evento escolar. Uma equipe esportiva intramural pode querer usar os recursos de contato para agendar jogos ou torneios, e as ferramentas de registro de eventos facilitam o registro de equipes e jogadores individuais.
Recursos do Software de Gestão de Associações
As soluções de gestão de associações se concentram em manter negócios e organizações sem fins lucrativos baseados em membros. Portanto, os recursos associados são principalmente voltados para manter uma base de membros e garantir taxas de associação.
Banco de dados de membros – Os membros são a espinha dorsal de qualquer associação, por isso é importante poder armazenar informações sobre eles. Informações de contato, informações de pagamento, histórico de associação e taxas ou encargos devidos são todos dados relevantes para os organizadores. Registros em papel são difíceis de organizar e muitas vezes levam à perda de informações, enquanto registros digitais são fáceis de pesquisar e atualizar. Um banco de dados também pode ser usado para campanhas de marketing direcionadas e campanhas de renovação de associação.
Portal de membros – Algumas plataformas de gestão de associações oferecem portais de membros que permitem que os membros acessem a ferramenta e façam alterações em seus perfis ou paguem taxas. Isso é conveniente para todos os usuários, já que os organizadores não precisam atuar como mediadores e os membros podem fazer alterações em seu próprio tempo. Um portal de membros também pode ser acessado por um aplicativo móvel, facilitando o recebimento de atualizações e a alteração de informações em movimento.
Comunicação em massa – Uma das principais vantagens do software de gestão de associações é a capacidade de se comunicar facilmente com todos ou alguns membros de uma vez. As plataformas de gestão de associações podem permitir que os organizadores enviem e-mails ou textos em massa, facilitando o anúncio de eventos ou a publicidade de eventos. Mesmo sem uma ferramenta para criar comunicação em massa, todas as informações necessárias são armazenadas digitalmente, facilitando a recuperação e o uso.
Registro de eventos – Algumas plataformas de gestão de associações incluem alguns recursos básicos de planejamento e registro de eventos para facilitar o planejamento de eventos de arrecadação de fundos, torneios esportivos e outras atividades para a base de membros. Ao ter recursos de registro de eventos e um banco de dados de membros na mesma plataforma, torna-se muito mais fácil enviar convites e acompanhar a participação. Com um portal de clientes, os membros podem facilmente se registrar para eventos que desejam participar.
Gateway de pagamento — Para facilitar o pagamento de taxas e encargos tanto para membros quanto para organizadores, muitas plataformas de gestão de associações incluirão um gateway de pagamento. Isso permite que os membros paguem taxas com um cartão de crédito em sua conveniência, ou permite que os organizadores processem pagamentos de taxas de associação ou encargos no local. Pode até ser possível armazenar informações de cartão de crédito em arquivo, tornando muito mais fácil fazer pagamentos em dia e de forma confiável.
Ferramentas de marketing – Algumas plataformas de gestão de associações incluem ferramentas de marketing que aproveitam as informações armazenadas no banco de dados de membros. Os organizadores podem ser capazes de enviar marketing por e-mail usando as ferramentas de comunicação em massa e as informações de contato armazenadas. Ferramentas de marketing integradas facilitam o aproveitamento dos dados de membros armazenados no banco de dados em campanhas de marketing direcionadas.
