Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro progetta ed esegue una serie di compiti aziendali ripetitivi basati su regole aziendali per ridurre le interazioni umane e aumentare la produttività. Il flusso di lavoro è una serie di compiti che devono essere completati per raggiungere un obiettivo aziendale. Le operazioni quotidiane della maggior parte delle aziende dipendono da compiti ripetitivi come l'invio di verifiche via email, il completamento di moduli e così via. Quando si esegue qualcosa di ripetitivo, possono verificarsi errori umani, ad esempio, l'impiegato potrebbe inviare un'email al destinatario sbagliato con un nome simile o dimenticare di includere il documento completato. L'errore umano è un problema inevitabile per la maggior parte dei processi aziendali, quindi le aziende utilizzano software di gestione del flusso di lavoro e software di automazione per semplificare l'interazione umana di un processo. L'automazione del flusso di lavoro viene eseguita utilizzando software di automazione dei processi robotici (RPA) ed è anche conosciuta come RPA.
L'automazione del flusso di lavoro trasforma processi manuali complicati in compiti semplici. I manager possono progettare un flusso di lavoro specifico e assegnarlo al team in base alla disponibilità. Il singolo membro del team riceverà i compiti assegnati da completare senza dover interagire con il manager. Una volta che il membro del team segna il compito come completato, il manager o la persona responsabile successiva può rivedere e approvare o negare il lavoro completato con un clic di un pulsante. Passaggi successivi diversi appariranno in base alle decisioni. Questo elimina l'interazione avanti e indietro tra tutte le parti coinvolte per semplificare i processi ad alto volume.
Tipi di automazione del flusso di lavoro
A seconda dei compiti, le aziende sceglieranno diversi strumenti di gestione del flusso di lavoro.
- Automazione del flusso di lavoro generico: La maggior parte dei software di gestione del flusso di lavoro consente ai manager di costruire un flusso di lavoro generico che funziona per una vasta gamma di compiti.
- Automazione di documenti o moduli: Questo tipo di software di automazione digitalizza la cattura dei dati automatizzando il processo di creazione e gestione dei contenuti digitali. Consente la creazione di una varietà di moduli come liste di controllo, contratti, sondaggi, ordini di lavoro, registri interni dell'azienda e documenti rivolti ai clienti.
- Automazione del carico di lavoro: L'automazione dei compiti IT è conosciuta come automazione del carico di lavoro. I team IT utilizzano questo tipo di software per semplificare i compiti IT comuni e integrarsi con il software del service desk o software dell'help desk per gestire le richieste interne ed esterne in arrivo.
Vantaggi dell'utilizzo dell'automazione del flusso di lavoro
Quando utilizzata correttamente, l'automazione del flusso di lavoro può portare a molti vantaggi. Alcuni di questi vantaggi includono:
- Ridurre l'errore umano: Ogni compito è standardizzato, quindi senza inserimento manuale e decisioni di processo manuali, lo spazio per l'errore è minore.
- Migliorare la conformità: Limitando l'ambito e impostando i confini per ogni compito, il compito può essere approvato solo quando è conforme agli standard e alle politiche aziendali. I flussi di lavoro storici sono registrati per l'audit.
- Eliminare la gestione non necessaria: Più grande è il progetto, più lavoro amministrativo è richiesto per garantire la comunicazione del team, il trasferimento dei compiti e la valutazione. L'automazione del flusso di lavoro può svolgere tutti questi compiti che sostituiscono gli amministratori per risparmiare sui costi generali.
- Migliorare la trasparenza: I manager possono vedere una visione a 360 gradi dei compiti completati in diversi pipeline per ogni membro del team. Questo aiuta a ridurre notevolmente i pregiudizi quando si valuta la performance e la produttività dei dipendenti.
- Ridurre la documentazione e le email: Approvando e gestendo i compiti sul software di gestione del flusso di lavoro, i team non devono più lavorare su carta o email.
- Migliorare la produttività: Gestire compiti ripetitivi è noioso e richiede tempo. Invece di passare ore a tornare indietro sui dettagli amministrativi, i dipendenti possono semplicemente fare il lavoro richiesto e cliccare su invia quando completato. Questo risparmia tempo e aumenta il morale dei dipendenti.
Elementi di base dell'automazione del flusso di lavoro
Il formato per l'automazione del flusso di lavoro nella gestione del flusso di lavoro può variare, ma l'automazione completa del flusso di lavoro includerà i seguenti elementi:
- Progettazione del flusso di lavoro: I manager possono creare un flusso di lavoro da zero o utilizzando modelli. Questo comporta una serie di alberi decisionali con logica if/then.
- Esecuzione del flusso di lavoro: Una volta che il compito progettato inizia, i compiti saranno assegnati ai membri del team corrispondenti per specificare quale lavoro deve essere fatto in base alle competenze, alla priorità e alla disponibilità.
- Valutazione del flusso di lavoro: Il flusso di lavoro può essere ottimizzato rivedendo le ore di completamento, la qualità del lavoro e così via.
Migliori pratiche per l'automazione del flusso di lavoro
Per far funzionare l'automazione del flusso di lavoro, le aziende dovrebbero seguire queste migliori pratiche:
- Allinearsi con la politica aziendale: Quando si progetta un flusso di lavoro, il progettista deve considerare gli obiettivi del progetto e la conformità.
- Coinvolgere gli stakeholder: Non si crea semplicemente lavoro e lo si assegna ad altri senza consultarsi con loro. Per ottenere il consenso da manager, membri del team ed esecutivi, il progettista del flusso di lavoro dovrebbe discutere le aspettative, i costi e i risultati con loro fin dall'inizio. Questo evita conseguenze indesiderate e aiuta nella gestione del cambiamento.
- Impostare indicatori chiave di prestazione (KPI) per ogni compito: Ora che ogni compito può essere tracciato, i manager possono impostare KPI per valutare la qualità del lavoro per ogni fase del processo. Spesso i manager hanno solo KPI per l'intero progetto invece di analizzare i singoli compiti.
- Offboard amministratore: Una volta che tutti i compiti sono automatizzati, i manager potrebbero non aver bisogno di amministratori per tenere traccia di tutti i compiti. Dovrebbero considerare di dismetterli gradualmente per risparmiare denaro.
Automazione del flusso di lavoro vs. gestione dei processi aziendali (BPM)
L'automazione del flusso di lavoro fa parte del software di gestione dei processi aziendali (BPM). Il BPM è la pratica di semplificare e migliorare le attività aziendali per eseguire più efficacemente azioni aziendali specifiche. Queste azioni aziendali richiedono collaborazione tra team e consistono in molte parti mobili, siano esse sistemi software o interventi umani.
L'automazione del flusso di lavoro di solito si riferisce a una sequenza di compiti che coinvolgono uno o più membri del team. Al contrario, il BPM si riferisce a una pianificazione e esecuzione aziendale centrale che gestisce tutti i dipartimenti su scala aziendale. Si può anche dire che l'automazione o la gestione del flusso di lavoro è una versione leggera del BPM.
Discussioni sull'automazione del flusso di lavoro su G2
Tian Lin
Tian is a research analyst at G2 for Cloud Infrastructure and IT Management software. He comes from a traditional market research background from other tech companies. Combining industry knowledge and G2 data, Tian guides customers through volatile technology markets based on their needs and goals.
